Este documento presenta información sobre el manejo de archivos. Explica las tres fases del ciclo de vida de los documentos (activa, semi-activa e inactiva), la teoría de las tres edades, y los procesos de valoración y eliminación de documentos. También discute la importancia de aplicar correctamente estos conceptos para garantizar el tratamiento adecuado de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

1. Diplomado:
Técnicas para el Manejo de
Archivos
Docentes: Rigoberto Lorenzo Ybert
Ulises Medrano Segura
Claudia Salas
Diplomado Técnicas para el Manjejo de
Archivos-Ciclo Documental por Escuela
Nacional de la Judicatura se distribuye
bajo una Licencia Creative Commons
Atribución-SinDerivar 4.0 Internacional.

2. 03/09/15
2

3. Manejo de la Agenda
03/09/15
3
• Historia
• Origen Teoría de las Tres Edades
• Fases del Ciclo Documental
• Activa
• Semi-activa
• Inactiva
• Eliminación de Documento
• Valoración de Documentos
• Proceso de Eliminación
• Procedimiento

4. • Comisión Hoover
▪ Teoría de las 3 edades
• Theodore Roosevelt Schellenberg
• Yves Pérotin
Theodore R. Schellenberg Yves Perotin
Historia

5. 2da
Guerra
Mundial
Incremento de
la
documentación
Comisión
Hoover USA,
1947
Informe, 1948
Modern Archives:
Principles and
Techniques. Th.
R. Schellenberg,
1956

6. Este es el período durante el cual los documentos son
esenciales para apoyar las actividades diarias de la
organización. Se utilizan con frecuencia, por lo tanto deben
permanecer tan cerca como sea posible para el usuario.
El lugar de resguardo se encuentra en la propia área
generadora que es el Archivo Activo, también llamado Archivo
de Gestión o Archivo de Tramite.
Fase Activa

7. Fase Semiactiva
Esta fase comienza cuando culmina el asunto por el cual fue
creada la documentación. Disminuye la frecuencia de uso; ya que
las consultas son para fines de referencia.
En esta etapa los documentos son conservados en los Archivos
Semi-activos, llamados también Archivo Intermedio.

8. Fase Inactiva
En esta etapa la documentación adquiere un valor como fuente
de investigación histórica, informativa y cultural.
Su conservación será definitiva.
En esta etapa los documentos son conservados en los Archivos
Permanentes, llamados también Históricos.

9. Importancia
A través de la aplicación de estos
conceptos se garantiza la presencia
del profesional y de los métodos
que este aplica, para que la
documentación reciba el
tratamiento adecuado, en cada una
de sus etapas.

10. Discusión
¿Reconoce este ciclo en su archivo?
Expliqué

11. Una mala práctica en este campo, ha producido
en algunas ocasiones la eliminación prematura
de documentos, y en otras, acumulaciones
masivas de papeles sin ningún valor.
Ambos extremos producen problemas
administrativos y legales, desperdicio de
recursos humanos, de tiempo, de espacio y
DINERO.
¿Lo boto o lo guardo?

12. Actividad resultante de la disposición final señalada
en las tablas de valoración documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios
y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
¿Que es la Eliminacion Documental ?

13. Eliminar aquellos documentos
cuyos plazos de vigencia legal,
administrativa y fiscal han
finalizado, así como también que
carezcan de valor científico-
cultural.
Objetivo

14. Valoración Documental
Fase del tratamiento archivístico que
consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las
series documentales, fijando los
plazos de transferencia, acceso y
conservación o eliminación total o
parcial.

15. Valores
Valor Primario
•Administrativo
•Legal
•Fiscal
Valor Secundario
•Evidencial
•Testimonial
•Informativo

16. Conservar
Proporcionan información y
pruebas sobre las políticas y las
acciones de la organización.
Proporcionan información y
pruebas sobre la interacción de la
organización con aquellos a quienes
presta sus servicios.
Documentan los derechos y las
obligaciones de individuos y
organizaciones.
Contribuyen a la elaboración de la
memoria de la organización.
Contienen información y pruebas
relativas a las actividades de interés
para partes interesadas externas e
internas.
Eliminar
Copias de procedimientos
Fotocopias de originales.
Documentación obsoleta.
Publicaciones periódicas.
Toda documentación que no
tenga que ver con los procesos
del expediente.
Documentos duplicados (si no es
parte del procedimiento).
Todos los documentos que no
cumplan con los requisitos de
conservación.

17. • Verificar los procesos realizados para la
solicitud de eliminación.
• Confirmar que los pasos previos a la
eliminación fueron los establecidos.
• Revisar los registros del proceso
ejecutado.
• Solicitud
• Aprobación
• Actas
• Fotos y/o videos
Auditando el Proceso

18. Vamos a trabajar!!!