Una introducción al proceso administrativo

2. Definición, naturaleza y
propósito de la administración

3. Administración: Definición
 Es el proceso de:
 planear,
 organizar,
 dirigir y
 controlar
 los esfuerzos de los miembros de la organización, y de
aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las
metas establecidas

4. El proceso administrativo
 El proceso administrativo consiste básicamente en una
serie de actividades relacionadas conducentes a
alcanzar los objetivos organizacionales

5. El proceso administrativo
 El proceso administrativo tiene cuatro elementos
básicos:
1. Alcance de objetivos
2. Por medio de personas
3. Mediante técnicas
4. En una organización

6. Funciones de la administración
Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control

7. Funciones de la administración
 Planeación:
 Implica determinar misiones y objetivos
 Determinar las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos
 Requiere la toma de decisiones

8. Funciones de la administración
 Organización:
 Supone el establecimiento de una estructura de los
papeles que cada persona debe desempeñar
 Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas
para el cumplimiento de los objetivos y metas

9. Funciones de la administración
 Integración de personal:
 Implica identificar los requerimientos de los puestos
de trabajo
 Reclutar y seleccionar las personas idóneas
 Evaluar, compensar y capacitar al personal

10. Funciones de la administración
 Dirección:
 Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para
que colaboren en el logro de las metas
organizacionales
 Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación,
comunicación

11. Funciones de la administración
 Control:
 Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que se alcance lo
planeado
 Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la
empresa
 Requiere medir productividad, desperdicio,
variaciones presupuestarias, etc.

12. Funciones de la administración
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Control

13. Habilidades administrativas
 Habilidad técnica
 Habilidad humana
 Habilidad de conceptualización
 Habilidad de diseño

14. Habilidades administrativas
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Habilidades
técnicas Habilidades
humanas
Habilidades de
conceptuali-
zación
y diseño

15. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
 Taylor: padre de la administración científica
 Aplica el método científico para mejorar los métodos
de producción
 Se basaba en el concepto del hombre económico

16. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
 Fayol: padre de la teoría administrativa moderna
 Determina funciones administrativas: técnicas,
financieras, comerciales, etc.
 Propone 14 principios de la administración: división
del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina,
unidad de mando, orden, equidad, etc.

17. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
 McGregor: teoría X y teoría Y
 Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo,
es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido,
obligado o amenazado con castigos para que dé un
buen rendimiento
 Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo,
adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la
responsabilidad

18. Teoría X Teoría Y
Las personas no gustan del
trabajo y lo evitan
El trabajo puede ser fuente
de satisfacción
Las personas deben ser
controladas y amenazadas
Las personas pueden ejercer
autocontrol y autodirección
El ser humano trata de evitar
las responsabilidades
Las personas aceptan y
asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene
poca ambición.
El ser humano tiene
imaginación, creatividad e
ingenio
Las personas se preocupan
principalmente de su propia
seguridad.
Se puede conseguir una
mayor utilización del
potencial humano

19. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
 Likert: Sistemas de dirección
 Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la
organización centraliza la toma de decisiones
 Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de
confianza y comunicación, pero aun la interacción
humana es poca y las decisiones centralizadas

20. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
 Likert: Sistemas de dirección
 Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor
interacción a nivel personal y mayor apertura en la
toma de decisiones,
 Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza
completa, las personas sienten responsabilidades en
todos los niveles de la organizaciones

21. Enfoque sistémico de proceso
administrativo
 Un sistema es:
 un conjunto de elementos dinámicamente
relacionados
 que desarrollan una actividad para
alcanzar un objetivo
 operando sobre insumos tomados del
medio externo

22. Enfoque sistémico de proceso
administrativo
 La empresa se ve como un sistema:
 Un sistema abierto
 Un sistema complejo (implica subsistemas)
 Un sistema dinámico

24. Planeación
 Implica determinar misiones y objetivos
 Determinar las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos
 Requiere la toma de decisiones
 Tiende el puente entre el punto donde se está y el
punto hacia donde se desea ir
 Planeación y control son inseparables

25. Planeación
Implementación
de los planes
Control
Desviación
con respecto
a lo planeado
Acciones correctivas

26. Tipos de planes
Misión
Objetivos y metas
Estrategia
Políticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos

27. Metas
Planes estratégicos
Planes operacionales
Para actividades
no recurrentes
Planes de un solo uso
Programas
y
Proyectos
Presu-
pues-
tos
Planes permanentes
Políticas
Procedimientos
Reglas
Para actividades
recurrentes

28. Pasos de la planeación
 1. Análisis situacional:
 Ambiente interno:
 Fortalezas
 Debilidades
 Ambiente externo:
 Oportunidades
 Amenazas

30. Pasos de la planeación
 2. Establecimiento de objetivos y metas:
 Responder a preguntas como:
 Dónde se quiere estar?
 Qué se desea hacer y cuándo?
 Etc.
 Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave
 Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos,
operacionales, generales, individuales, etc.

31. Pasos de la planeación
 3. Desarrollo de premisas:
 Pronosticar condiciones internas y externas en que se
operará:
 Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos
técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales?
Condiciones sociales? Etc.

32. Pasos de la planeación
 4. Identificación de cursos de acción alternativos:
 Es necesario identificar las mejores alternativas de
acción
 Examinar sus ventajas y desventajas

33. Pasos de la planeación
 5. Evaluación de las alternativas:
 Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la
luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas
que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el
entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

34. Pasos de la planeación
 6. Selección de un curso de acción:
 Se toma una decisión
 Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso
de acción

35. Pasos de la planeación
 7. Formulación de planes de apoyo:
 Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico
 Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de
compra de materiales, plan de capacitación, etc.

36. Pasos de la planeación
 8. Presupuestación:
 Los planes se trasladan a cifras a través de los
presupuestos:
 Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de
efectivo, estados financieros, inversiones de capital,
entre otros

37. Administración por objetivos
 Es un sistema administrativo integral
 Se combinan en forma sistemática muchas actividades
administrativas básicas
 Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los
objetivos organizacionales e individuales

38. Administración por objetivos
 Hace énfasis en la evaluación del desempeño
 Da mucha importancia a los objetivos individuales, la
motivación, los incentivos, la participación y la
autonomía
 Se concentra mucho en el corto plazo

39. Estrategias y políticas
 Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo
plazo de una empresa y la adopción de cursos de
acción
 Constituyen un programa general para definir y
alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión
 Forman un patrón de las respuestas de la organización
a su ambiente a lo largo del tiempo

40. Características de las estrategias
 Horizonte temporal amplio
 Impacto final relevante
 Concentración del esfuerzo en un número reducido de
fines
 Patrón de decisiones uniforme
 Engloban a toda la organización: desde la asignación
de recursos hasta las operaciones diarias en todos los
niveles de la organización

41. Principio de la estructura de estrategias y
políticas
 Cuanto más claras sean la comprensión de las
estrategias y políticas y su implementación en la
práctica,
 Tanto más consistente y efectiva será la estructura de
los planes de la empresa

42. Insumos:
Personas
Capital
Habilidades
etc.
Metas de
grupos
interesados:
Empleados
Clientes
Proveedores
Accionistas
etc.
Análisis
de la
industria
Perfil
empresarial
Propósito
Objetivos
Intención
estratégica
Orientación
ejecutiva
Valores
Visión
Desarrollo
de
estrategias
alternativas
Debilidades
y
fortalezas
Amenazas
y
Oportu-
nidades
Evaluación
y decisión
estratégica
Implemen-
tación
Dirección
y control

43. Algunas estrategias:
La matriz FODA
Factores internos
Fortalezas Debilidades
Factores
externos
Oportuni-
dades
Estrategias FO:
usar F para
aprovechar O
Estrategias DO:
superar D para
aprovechar O
Amenazas
Estrategias FA:
usar F para
enfrentar A
Estrategias DA:
minimizar D y A

44. Algunas estrategias:
Estrategias genéricas de Porter
 Tres estrategias genéricas:
 Liderazgo de costos
 Diferenciación
 Enfoque
 Se pueden combinar
 Se relacionan con ventajas competitivas

45. Instrumentación exitosa de estrategias
 1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de
tomar decisiones
 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación
 3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a
lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de
los objetivos

46. Instrumentación exitosa de estrategias
 4. Revisar regularmente las estrategias
 5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia
 6. Adecuar la estructura organizacional a las
necesidades de planeación
 7. Insistir permanentemente en la planeación y la
instrumentación de estrategias
 8. Crear un clima que induzca a la planeación

48. Importancia de la
toma racional de decisiones
 La toma de decisiones es la parte más importante
del proceso de planeación
 El proceso dirigido a la toma de una decisión puede
concebirse como:
1. Establecimiento de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de las alternativas
4. Elección de una alternativa

49. Limitaciones del proceso de
toma racional de decisiones
 Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones
futuras
 No se pueden considerar todas las posibles alternativas
ni sus efectos
 Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la
información, el tiempo y la incertidumbre

50. Evaluación de alternativas de decisión
 Es necesario considerar factores cuantitativos y
cualitativos
 Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.
 Cualitativos: relaciones laborales, cambio
tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.

51. Técnicas contemporáneas:
 Administración por proyectos
 Planeación de escenarios
 Análisis de riesgo

52. Selección de una alternativa
Experiencia
Experimentación
Investigación
y análisis
¿Cuál
alternativa
seleccionar?
Decisión
tomada

53. Certidumbre, incertidumbre y riesgo
 Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará
cierta acción
 Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en
términos de probabilidades
 Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de
las decisiones presentes