Unidad II. Proceso Administrativo. Tema 1. Proceso Administrativo de la Unidad Curricular Organización y Sistemas

1. Proceso Administrativo.
Universidad de Oriente
Núcleo Sucre Carúpano
Escuela de Ciencias
Departamento de Informática
Unidad II Proceso administrativo
Proceso Administrativo
Concepto y características
La administración, como ciencia, exige en su desarrollo teórico y práctico un estilo de
pensamiento sistematizado, con bases sólidas en la investigación y en la elaboración de
sus teorías, que rompa con sistemas rutinarios e improvisaciones por parte de quien la
practica. Éstas son algunas de las características de la administración que da como
resultado el uso de la herramienta más importante que pudo haber adoptado el
administrador en su práctica: el método científico, y con ello, la creación de una verdadera
estructura de trabajo adecuada a su particular forma de ser: el proceso administrativo.
El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual
fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol, y a

2. Proceso Administrativo.
partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de la práctica
administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más amplia y la
posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados a las necesidades
de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se estandariza la función del
administrador.
El proceso administrativo se define como una consecución de fases o etapas a
través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Algunos autores que
estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o
seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del proceso, ya que el contenido es
el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la división cuadripartita, de cuatro
fases, es la más aceptada universalmente: planeación, organización, dirección y control.
Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas
características del proceso administrativo:
a) El proceso administrativo está formado por un conjunto de fases o pasos de
manera cíclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea
administrativa.
b) Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que
analicemos del proceso administrativo, las fases que invariablemente
encontraremos son las de planeación y control.
c) El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de
eficiencia.
d) Estimula la innovación y el progreso.
e) Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial.
Naturaleza
La naturaleza del proceso administrativo se encuentra en su razón de ser, es decir, el
proceso nace como una necesidad de explicar y estructurar toda una función
administrativa que tiene como objetivo coordinar las demás funciones de la organización.
Además, está basada en disciplina, orden, flexibilidad, creatividad y eficiencia.

3. Proceso Administrativo.
La disciplina que exige se encuentra en los principios que lo regulan; el orden se
manifiesta en la consecución de las fases, nos organiza, nos enseña a pensar y trabajar
en un estilo lógico y sistémico en el proceso de decisiones; la flexibilidad, siendo una
característica natural de la administración, crea un modelo manejable de trabajo, para
amoldarse a las necesidades, cultura organizacional y estilos gerenciales de la
organización de que se trate. El proceso administrativo no se debe considerar como una
fórmula rígida.
La eficiencia del proceso administrativo no está proyectada exclusivamente para los
aspectos de sistemas, procedimientos y maquinaria de una organización. El factor humano
es un recurso escaso (mano de obra calificada), con sentimientos y valores, que merece
ser tratado como tal. De esto emanan la creatividad y la productividad de una
organización.
Etapas del Proceso Administrativo
Henri Fayol, plantea 4 etapas en las que se que compone el proceso administrativo:
• Planificar.
• Organizar.
• Dirigir.
• Controlar.
Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión gerencial.
Todo equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto.
Con todo, Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se puede leer en su obra como dejaba
espacio para la flexibilidad y la adaptación. Así, los seguidores de la teoría clásica de la
administración han ido completando, mejorando y adaptando el proceso administrativo a los
diferentes tipos de empresas que han ido naciendo durante las últimas décadas.

4. Proceso Administrativo.
Tomando en consideración lo antes expuesto ya sabemos entonces que el proceso
administrativo está formado por una serie de etapa. En este apartado las desarrollaremos y
las explicaremos. Claro que, en primer lugar, conviene saber cómo se separan estas dos
fases:
• Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la
organización. Podríamos decir que es una parte estática del proceso.
• Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección y el
control. En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.
Es decir, una vez hemos planificado y organizado, toca ejecutar y ponerse manos a la
obra.
En cualquier caso, más importante que distinguir entre mecánico y dinámico, es
conocer las distintas etapas que lo componen:
1. Planificación: Trata de programar las tareas a realizar y solver las cuestiones
pertinentes que más tarde se ejecutarán.

5. Proceso Administrativo.
2. Organización: La idea es ver quién se encargará de cada tarea, en qué orden
y que estructura tendrá el proyecto en su ejecución.
3. Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar, también se encarga de
ayudar, respaldar e intervenir ante cualquier conflicto que se presente en la
consecución de objetivos.
4. Control: El control se basa en el seguimiento de métricas confiables que
permitan supervisar que se conseguirán los objetivos más grandes.
Importancia del Proceso Administrativo
El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de una
compañía. Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo, para poder
alcanzar los objetivos establecidos por la dirección.
De esta manera, seguir todas las etapas marcadas dentro del proceso administrativo,
permitirá a la organización incrementar su grado de eficiencia a la hora de lograr las metas
propuestas. Este proceso supondrá una reducción en el número de recursos consumidos.
Por este motivo, se podrán destinar aquellos recursos ahorrados a otras acciones que
resulten beneficiosas para la compañía.

6. Proceso Administrativo.
Entre las ventajas que podemos destacar del proceso administrativo destacamos las
siguientes:
• Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura.
• Las acciones a llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se encontrarán
estipuladas.
• Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa en el
corto, medio y/ó largo plazo.
• Se optimizan al máximo los recursos
• Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.
• Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la coordinación
entre miembros del equipo.
Por último, hay que destacar que un proceso administrativo perfectamente diseñado
evitará que aparezcan sucesos que rompan los esquemas de los directivos. En
consecuencia, se reducirá el número de medidas improvisadas que pueden derivar en
decisiones perjudiciales para el funcionamiento de la empresa.

7. Proceso Administrativo.
Ejemplo de la Aplicabilidad del Proceso Administrativo
Ana tiene una empresa de ventas de equipos tecnológicos y ha notado que en el
primer semestre del año sus ventas han bajado en un 15 % con respecto al semestre
anterior. En su empresa colaboran:
Hola soy Ana tengo
una empresa de
ventas de equipos
tecnológicos.

8. Proceso Administrativo.
María – Encargada del área de administración
Cecilia – Encargada del área de mercadotecnia y ventas
José – Encargado del área de producción
Cuenta además con tres personas que se encargan de la elaboración de las galletas
y dos empaquetadores.
Ana desea que sus ventas crezcan el siguiente semestre en un 20 % con respecto al
pasado, para lo cual aplicará el proceso administrativo.
Planeación
¿Qué se desea conseguir?
Aumentar las ventas en un 20 % para el semestre Julio – Diciembre
¿Qué se va a hacer para alcanzarlo?
• Mejorar la inversión para la implementación de estrategias que permitan a la
empresa vender mayor cantidad de equipos
• Diseñar una nueva campaña de mercadotecnia
• ¿Quién y cuándo lo van a hacer?
Esta campaña estará a cargo de Cecilia y bajo la supervisión de María. Se pretende
iniciar con la campaña el día 1 de agosto con el lanzamiento del nuevo empaque.
¿Cómo lo van a hacer?
Recursos:
• Humanos: Se necesitará la colaboración de cada persona de la empresa,
cumpliendo la tarea que se les encomiende.
• Tecnológicos: Se seguirá ocupando la maquinaria con la que cuenta la
empresa.
• Financieros: Se destinarán $10,000 para la realización de las estrategias
Organización
Las tareas quedan de la siguiente forma:

9. Proceso Administrativo.
Dirección
Cada persona encargada de su área se dirigirá las actividades de su área, y en general
la encargada de ejecución de estas estrategias será María quien es la administradora de la
empresa y se encargará de incentivar a sus subalternos para el logro de objetivo.
Control
A mitad del segundo semestre se hicieron algunas verificaciones para asegurarse que
el objetivo planeado fuera por buen camino, y, en caso de no ser así, se tendrían que hacer
los ajustes pertinentes.
Al final del semestre María recibió el informe de ventas generado por Cecilia y pudo
observar que las ventas aumentaron en un 22%, por lo que al compararlo con el porcentaje
objetivo, se puede decir que la puesta en marcha del plan ha sido exitosa.
Diseño y planeación de la
nueva campaña de
promoción de equipos
tecnológicos.
Coordinación y supervisión
de nuevas estrategias.
Coordinación y supervisión
personal de la distribución
de las distintas marcas, en
búsqueda de desviaciones
y posibles soluciones