Importancia de la administración documental

1. ENSAYO
OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Dentro de los objetivos que cumplen la administración documental esta la
prestación de un servicio adecuado de acuerdo a las consultas y manejo de los
documentos, ya que la información se presenta hoy en la vida cotidiana como una
manifestación y una necesidad dentro del manejo administrativo de una entidad.
En cada uno de los actos diarios, existe un componente informativo que regula el
proceso social en que todo individuo desarrolla su actividad.
Los archivos constituyen un recurso esencial, por ello su adecuada administración
es determinante en la eficiencia de cualquier entidad, ya que se refleja en la
capacidad de respuesta al medio ambiente institucional y social.
La producción, el manejo, el control y el uso continuo de información, son de vital
importancia dentro del quehacer de toda empresa. Desde los trámites más
rutinarios hasta la integración de políticas y la toma de decisiones sobre las
actividades más trascendentales, se sustentan en la producción, acopio,
integración y uso de la información por ente los documentos merecen una mayor
atención y mejor manejo de los mismos dentro de los Archivos.
Una buena gestión de los archivos depende en gran medida del conocimiento, y la
capacidad de administrar adecuadamente la información que tenga la persona
responsable de los documentos, acerca de las normas legales, administrativas y
técnicas que se deben cumplir en la prestación del servicio del recurso:
“Información”, soportada en diversos medios.
Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para
poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y
activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen
documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la
información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y
desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.
La importancia dentro de la administración de archivos radica en que facilitan la
gestión, permiten el acceso a la información y preservan la memoria colectiva de
las organizaciones, puesto que el manejo y la administración de la información
requieren de conocimiento, experiencia, soluciones tecnológicas innovadoras, una
infraestructura física óptima y personal altamente capacitado y comprometido.

2. En todo tipo de organización, existe la necesidad de tener un programa de Gestión
documental que permita administrar la información de una manera eficiente desde
su generación y recibo hasta su disposición final. Todas las organizaciones
necesitan un manejo integral de los documentos y de la información, como base
para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.
Igualmente la simplificación de tramites en los procesos administrativos con el fin
de tener un flujo normal y eficaz de la información.
Para concluir es importante mencionar el fin ultimo en la importancia de la
administración documental como lo es buen servicio ágil, de forma precisa y
oportuna , que permita controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la
información útil dentro de las empresas.
Funciones Realizadas en mi puesto de trabajo:
Recibo y radicación de correspondencia
Clasificación de los documentos por Dependencia
Control de salidas de la comunicaciones oficiales
Archivo de documentos por orden cronológico
Funciones administrativas secretariales.
Analizando las funciones de la administración documental con las que desempeño
en la empresa, están muy relacionadas y con este curso busco afianzar mas
conocimientos sobre el tema, para poder un mejor desempeño en mis labores
diarias.