1. EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
DIANA MARCELA RODRIGUEZ ALFONSO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SAN JOSE DEL GUAVIARE
2014

2. EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
DIANA MARCELA RODRIGUEZ ALFONSO
TRABAJO FINAL
Docente
MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SAN JOSE DEL GUAVIARE
2014

4. La conformación y realización de
este trabajo se hizo con el objetivo
de identificar la problemática de
los archivos de la Empresa y
conocer mas las herramientas
legales, administrativas y técnicas
para el manejo de los archivos de
Gestión y Archivo Central.

5. Proteger, conservar y organizar todo el acervo
documental producido y recibido en la empresa en el
cumplimiento de sus funciones.

6. Aplicar la normatividad Archivística para llevar un buen
orden de los archivos.
Este procedimiento aplica a todos los documentos de
origen interno y externo que hacen parte del
patrimonio documental de la empresa.

7. Me encuentro laborando en el área de archivo
central de la Empresa de Energía Eléctrica del
Departamento del Guaviare, Energuaviare S.A.
E.S.P. soy la encargada de coordinar la gestión
Documental de la entidad.
Es importante tener organizado el archivo
central porque allí reposan los proyectos
elaborados y ejecutados por la empresa a nivel
Departamental los cuales representan la visión
y misión de la empresa.

8. Para la codificación de las series Documentales
se asigna un código numérico ascendente para
cada una de estas a partir del 1.
De igual forma, a las Subseries documentales
se les asigna un código numérico ascendente,
iniciando en 1. Para asignar un código a las
Subseries, se conserva el orden en que van
surgido a cada una de las series documentales,
una vez sean ordenadas alfabéticamente.

9. Listado de con sus correspondientes
, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del de
los documentos.

10.  Facilita el Manejo de la Información.
 Contribuyen a la Racionalización de la Producción Documental.
 Permiten a la entidad proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
 Garantiza la selección y conservación de los Documentos que tienen carácter
permanente.
 Regulan las transferencias de los Documentos en las diferente fases de archivo.
 Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos Administrativos.

11. Se capacita al personal de archivo de Gestión
para que tengan un mejor conocimiento de
como se organiza los archivo de a cuerdo a lo
establecido a las tablas de retención
Documental.

12. CONJUNTO DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y
TÉCNICAS TENDIENTES A LA PLANIFICACIÓN, MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN PRODUCIDA Y RECIBIDA POR LA EMPRESA, DESDE SU ORIGEN
HASTA SU DESTINO FINAL, CON EL OBJETO DE FACILITAR SU UTILIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN.
CONJUNTO DE INFORMACIÓN ESTRUCTURADA EN UNIDADES DE ACCESO
DENOMINADA REGISTRÓ.
LUGAR EN DONDE SE GENERAN LAS SERIES Y SUB SERIES
DOCUMENTALES.
LUGAR EN DONDE SE CENTRALIZA LA CUSTODIA Y MANEJO
DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.
CONJUNTO DE OPERACIONES DE VERIFICACIÓN Y
CONTROL QUE LA EMPRESA REALIZA PARA LA ADMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
QUE LE SON REMITIDOS POR UNA PERSONA NATURAL O JURÍDICA.

13. CONSISTE EN ARCHIVAR ÉSTOS DE UNA
FORMA LÓGICA Y NO ARBITRARIA QUE PERMITA UNA LOCALIZACIÓN RÁPIDA
DE LOS MISMOS EN CUALQUIER MOMENTO.
ACTIVIDAD DONDE SE LIBERAN LOS GANCHOS
PARA QUE EL DOCUMENTO TENGA UNA MEJOR PRESENTACIÓN Y EL
DOCUMENTO NO SE MALTRATE.
ACTIVIDAD DE LIMPIEZA AL DOCUMENTO PARA EVITAR LA
ACUMULACIÓN DE POLVO.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR ORDEN
CONSECUTIVO O POR FECHAS PARA UNA BUENA PRESENTACIÓN.
: LA DOCUMENTACIÓN DEBERÁ FOLIARSE CONSECUTIVA Y
CRONOLÓGICAMENTE AL INTERIOR DE LA MISMA CON LÁPIZ DE MINA NEGRA
EN LA ESQUINA SUPERIOR DE LA HOJA DE ACUERDO A LA POSICIÓN DEL
DOCUMENTO.

14. : DESCRIBE LAS UNIDADES QUE PONEN LAS SERIE
DOCUMENTALES. SIRVE PARA TESTIMONIAR LA EXISTENCIA O AUSENCIA
DE UNA CAJA O EXPEDIENTE FRENTE PARA FACILITAR UN ENCUENTRO
PERIÓDICO Y REGLAMENTARIO PARA GARANTIZAR EL ORDEN DE LOS
DOCUMENTOS EN CASO DE UN ELEMENTO O DESORDEN.
SE DIGITA LOS INVENTARIOS Y TAMBIÉN LAS ETIQUETAS
PARA LAS CAJAS DE ARCHIVO.
ASIGNACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LAS ESTANTERÍAS DE
LA BODEGA DE ARCHIVO.
ES EL CONJUNTO DE ACTIVIDADES
INTERRELACIONADAS QUE OFRECE LA EMPRESA CON EL FIN DE QUE EL
CLIENTE OBTENGA EL PRODUCTO EN EL MOMENTO Y LUGAR ADECUADO
Y SE ASEGURE UN USO CORRECTO DEL MISMO.

15. Archivo Central
Archivo Gestión
Carpeta
Desacificada

16. Este trabajo es importante porque se podrá garantizar
las actividades administrativas y Técnicas tendientes a
la Planificación, manejo y organización de la
Documentación producida y recibida por entidades
desde su origen hasta su destino final con el objetivo
de facilitar su utilización y conservación y la
presentación de un servicio de Calidad.

17. • LEY 594 DE 2000
• ISO 9001:2008
• Acuerdo 038 de 2002