Tema 09 - Unidad 3. Equipo CIM: Rosangi Rojas & Yddany Palma Asesor: Jesús Chaparro Seminario: Sistemas de Gestión Empresarial para Procesos y Comunicación Industrial. Áreas de Grado – Curso Especial de Grado (CEG) Automatización y Control de Procesos Industriales (ACPI) Cohorte III (I - 2015) Ingeniería de Sistemas - Universidad de Oriente Monagas – Venezuela

1. Universidad de Oriente
Núcleo de Monagas
Escuela de Ingeniería y Ciencias Aplicadas
Departamento de Ingeniería de Sistemas
Cursos Especiales de Grado – Área ACPI
Sistemas de Gestión Empresarial para Procesos y Comunicación Industrial
DESAFIOS ESTRATEGICOS AL IMPLEMENTAR ERP´S
UNIDAD III: Sistemas de Planificación Empresarial ERP
Asesor:
Ing. Jesús Chaparro
Equipo CIM
Integrantes:
Palma Jaspe, Yddany Gricelmar
C.I.: 19.663.847
Rojas Salazar, Rosangi Fabiola
C.I.: 19.909.224
Maturín, Abril de 2015

2. CONTENIDO
INTRODUCCION........................................................................................................3
MARCO TEORICO.....................................................................................................4
1. FASES EN LA IMPLEMENTACION DE UN ERP.....................................4
2. CAMBIOS EN LOS PROCESOS IMPLEMENTANDO ERP´s ............4
3. OBSTACULOS EN LA IMPLEMENTACION DE ERP´s.........................6
DISCUSION.................................................................................................................9
CONCLUSION ..........................................................................................................11
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS......................................................................12

3. INTRODUCCION
La aparición de nuevas tecnologías dirigidas a apoyar los procesos de
negocios, han generado en empresarios e inversionistas ciertas inquietudes,
referentes a si es o no viable invertir e incursionar en ellas. Actualmente, muchas
empresas se aventuran en la integración de tecnologías en sus procesos, solo por
la creciente y atractiva opción que aparentemente representa esta para los
consumidores, o basados en los cambios y evoluciones de otras empresas que las
han incluido para apoyar sus procesos, administrativos, comerciales gerenciales
entre otros. Sin embargo, no prevén ciertos aspectos antes de incursionar en el
mundo de la gestión de la información y apoyo al negocio por medio de
herramientas tecnológicas.
Este factor en la mayoría de los casos, representa una desventaja para
estas, ya que aun a pesar de que existe una intención de mejorar, la decisión aún
no está realmente sólida y basada en las necesidades, requerimientos visión y
misión propia de la empresa, lo que significaría que se está en presencia de una
estrategia empírica, que como puede resultar beneficiosa quizás no.
En esta investigación se pretenderá proporcionar al lector algunos aspectos
que deberá tener en cuenta, en caso de querer formar parte del nuevo mundo de
las empresas que incluyen al ERP o sistemas dirigidos a gestionar la planeación
de Recursos Empresariales de forma global dentro de sus procesos, para evitar o
prevenir dentro lo posible cualquier evento indeseado en el transcurso.

4. MARCO TEORICO
Hoy en día nos encontramos en una época en la que la información se
genera cada segundo de forma instantánea en todas las organizaciones y en cada
uno de sus niveles, en el ámbito empresarial, tener a la mano la información
necesaria pude significar una ganancia o una pérdida monetaria, a través de las
últimas décadas, han aparecido y evolucionado los sistemas de planeación de los
recursos empresariales para ayudar en este sector, mejor conocidos como ERP.
El fin de los ERP, es el de integrar los departamentos, donde antes había un
sistema de información especializado para cada órgano de la empresa, los ERP
son capaces de generar una base de datos limpia, donde se gestione la
información de distintas áreas (financiera, de operaciones, marketing, logística,
comercial, recursos humanos, proveedores…) en tiempo real y se pueda obtener
los datos requeridos en el momento que se desee.
1. FASES EN LA IMPLEMENTACION DE UN ERP
La implantación de ERP´s, consta de dos fases, las cuales son:
1. La “pre-implantación”, es decir, el análisis previo para definir los objetivos
del proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades
concretas de la organización, calendarios, etc. para conseguir evaluar la
rentabilidad que supondrá la implantación del ERP.
2. El proyecto propio de implantación incluyendo desarrollos,
parametrizaciones, formación, etc.
2. CAMBIOS EN LOS PROCESOS IMPLEMENTANDO ERP´s
La implementación de cualquier software y de un ERP en particular implica la
mejora de procesos, simplificación de actividades, incremento en la productividad
que conllevan a cambios en los procesos. Hay que cambiar para mejorar, para ser
más productivos, para poder competir. Y como bien sabemos todo cambio implica
resistencias, aceptar restricciones (de la propia empresa, empleados y del
software), tomar decisiones, etc. Es decir, debemos estar seguros de querer
mejorar y cambiar la gestión de nuestra empresa antes de embarcarnos en la
implementación de un ERP.
Si bien la implementación de un ERP tiene muchos beneficios, comprender y
conocer de antemano los dos principales desafíos con los cuales nos
encontraremos; nos permite poner el foco en entender la relación de nuestra

5. empresa con la tecnología y con los cambios que esto puede generar. Trabajar
para que la implementación de un ERP genere mejoras en la gestión y no
angustias, resistencias e insatisfacción en el equipo que deberá trabajar con el
software, es la tarea más compleja pero no imposible del proceso. Una motivación
para asegurar una correcta implementación y adaptabilidad al cambio, puede ser
que un ERP implementado correctamente no sólo aumenta la eficiencia de una
empresa, sino que también constituye una parte importante de la mejora de
procesos de negocio. Con todos sus atributos positivos, los sistemas ERP siguen
creando muchos usuarios y retos tecnológicos.
SISTEMAS ERP
Los sistemas ERP, varían ampliamente en su funcionalidad, alcance, precio y
facilidad de uso. Muchas empresas no realizan una minuciosa diligencia antes de
seleccionar un sistema ERP, lo que en ocasiones imposibilita su adaptabilidad y
aprovechamiento. Puntos claves a considerar al seleccionar un sistema ERP
incluyen la escalabilidad del sistema, gestión de proveedores, servicio y
disponibilidad, la fiabilidad del sistema, la funcionalidad del sistema y soporte al
cliente vendedor. Las empresas que no abordaran estos temas durante el proceso
de selección de ERP pueden enfrentar varios retos antes, durante y después de la
compra del sistema.
IMPLEMENTACIÓN
La implementación de ERP´s, por lo general duran más de lo planteado
inicialmente lo que genera incurrir en más costos de lo presupuestado. Las
empresas que no crean un plan de proyecto adecuado antes de su
implementación, se topara con numerosos obstáculos durante su ejecución,
incluidos los recursos del proyecto, subestimación en evaluación del software
antes de su aplicación, y pasar por alto ciertas estrategias de integración entre los
procesos de negocio y el sistema ERP a implementar. A si mismo otra barrera a la
hora de implementar un ERP, es la correcta gestión de los cambios que se
producen durante el marco de tiempo de implementación y comprensión del
impacto que la aplicación tiene sobre la empresa.
SOBRECARGA DE INFORMACIÓN
Los ERP, son sistemas de gestión de millones de bits de información. Las
empresas a menudo caen en dos trampas de gestión de datos que utilizan el
sistema ERP para extraer más datos de los requeridos para los procesos de la
organización o empresa, simplemente porque está disponible y por miedo a o no
aventurarse más allá de los informes estándar del sistema por temor a estropearlo.
El reto para los usuarios de ERP viene en la optimización del sistema para generar
los datos que le dan la mejor vista de la gestión de las operaciones de la
compañía.

6. FORMACIÓN
La mayoría de los problemas en la implementación de ERP, resultan de la
formación inadecuada de usuarios. Muchas empresas consideran la formación, en
retrospectiva, y así comienzan tarde en el ciclo de implementación de ERP o no
proporcionan suficiente tiempo para entrenar a fondo los usuarios. Las empresas
que no planean la formación para manejo del ERP, a menudo se encuentran
luchando para conseguir instructores satisfactorios, un presupuesto de formación
adecuada o materiales de formación adecuados. Típicamente, los usuarios de
ERP necesitan volver a aprender los procesos y tareas que puede haber realizado
durante muchos años. La cantidad necesaria de tiempo necesario para entrenar
correctamente a un usuario de ERP depende en gran medida de habilidades del
usuario, lo importante que juega un papel del usuario en el sistema y el propio
programa de formación.
3. OBSTACULOS EN LA IMPLEMENTACION DE ERP´s
 Resistencia al cambio: Este factor se refiere a la incertidumbre que se
genera en el personal de los distintos departamentos que conforman una
empresa, ante la posibilidad de que se genere algún tipo de cambios en la
forma de llevar a cabo las actividades o procesos, esto debido a la
comodidad que representa seguir haciendo todo de la misma forma aunque
en ocasiones no sea la más viable.
 Elección del proveedor ERP: Este aspecto es fundamental preverlo, ya que
se debe seleccionar proveedores que realmente permanezcan en el medio,
con el objetivo de solicitarles su asesoría cuando sea requerido y además
deben caracterizarse, por ser hábiles, responsables, proactivos y siempre
comunicativos con respecto a las posibles mejoras tecnológicas que
pudieran seguir apoyando los procesos de negocio.
 Dependencia de un solo proveedor: Normalmente para los desarrollos de
ERP´s por su característica compleja que abarca y conecta todas las áreas
de una empresa, se contrata una empresa o proveedor específico lo que
minimiza la visualización de distintas alternativas y ofertas de servicios. Por
ello el factor anterior o selección del proveedor es un punto crucial para la
empresa que desee migrar a ERP.
 Cambios en la ejecución de procesos esenciales: Aunque los ERP´s,
tiendan a generar modificaciones direccionadas a un mejor
desenvolvimiento de los procesos. Se debe prever que realmente estos
sean necesarios, ya que una modificación requeriría de adaptabilidad y

7. teniendo en cuenta la resistencia al cambio, detallada al inicio, este aspecto
debe ser tratado con cierta delicadeza y meticulosidad, ya que pueden
acarrear costos excesivos, mayor tiempo de adaptación e implementación
entre otros inconvenientes.
 Cambio Cultural: Este aspecto sostiene que la idea de implantar un ERP,
no es trasladar como un espejo la forma actual de llevar a cabo los
procesos, sino más bien aprovechar las bondades del ERP y hacer de
estos procesos más eficientes, claro está que debe haber un equilibrio entre
este concepto y el anterior, referente a los cambios en la ejecución de
procesos esenciales, debido a los inconvenientes de adaptabilidad al
cambio.
 Formación en pre-implantación: este factor, se refiere a la inclusión de
empleados de amplia experiencia en el proceso previo y durante el
desarrollo de ERP´s de forma tal que tengan noción de porque se requieren
los diferentes cambios y
 Asignación de Recursos: La correcta dotación de información, preparación,
instructivos y herramientas necesarias para que los usuarios finales vayan
adaptándose a las nuevas técnicas o métodos para llevar a cabo sus
actividades normales, es de vital importancia, ya que de no hacerlo este
sería otro obstáculo que retardaría o imposibilitaría el aprovechamiento de
la inversión en el desarrollo de ERP´s.
 Asignación de Responsabilidades: Este es fundamental, puesto que todos
los departamentos de una empresa, deben ser partícipes del proceso de
adaptación, instando al conocimiento , evolución y crecimiento dentro de
sus actividades, puesto que no solo el departamento de informática
manipulara los ERP´s, por ende todos los empleados son esenciales y de
su proactividad y capacidad de evolución dependerá el aprovechamiento
eficiente de los ERP´s de forma que repercutan en mayor productividad y
mejor desempeño de la organización o empresa en general.
 Fecha de Arranque: Es vital plantearse una fecha para comenzar a operar
de forma normal las tecnologías desarrolladas, esto debe plantearse al
inicio del desarrollo aun a pesar de que en el camino por factores diverso
pueda verse modificado. Esto prevé que se lleve a cabo en épocas que la
empresa pueda responder (evitando temporadas altas), además, prepara a
los usuarios y la organización para que nada sea sorpresivo.
 Operario apoya el análisis de requerimientos: el hecho de que los
empleados transmitan su experiencia sobre las distintas eventualidades que

8. viven en los distintos cargos y áreas de la organización, además de
proporcionar datos e ideas que puedan apoyar el proceso de desarrollo de
forma tal que apoye los procesos de negocios y se base en datos reales, es
de suma importancia en el proceso. Esto trata de instar a compartir
información y no ser receloso con esta.
 Bajos recursos económicos: A este respecto, existen muchas empresas
sobretodo PYMES que quizás no puedan invertir grandes cantidades de
dinero en desarrollo de ERP, mas sin embargo, actualmente, SAP
(Proveedores de Servicios de Aplicaciones) también ofertan nuevas
soluciones, de menor magnitud pero funcionales para distintas empresa,
organizaciones e industrias, esto reduciría los costos de inversión
considerablemente.
 Tiempo vs capital humano: muchos desarrollo de ERP, tardan mucho
tiempo para ser implementados y en la vía pueden generarse bajas de
empleados que pudieron ser preparados, ya sea por stress, temor al
cambio u otros factores, en estos casos la empresa no debe precipitarse a
contratar empleados solo por no tener puestos vacíos, por el contrario,
debería haber más rigurosidad en el proceso de selección de personal de
forma tal que sean empleados con conocimiento pertinente y adaptabilidad
característica.
 Sistemas amigables: Con el hecho de que de por si el desarrollo e
implementación de ERP´s, genera cambio en los procesos ya es un efecto
causante de stress, entonces lo más viable es proporcionarles un sistema
con interfaces amigables, que permitan una comprensión más efectiva de
sus procesos.
 Directivos integrados: La ausencia de los directivos de las empresa durante
el proceso de desarrollo e implementación de ERP´s, puede repercutir
negativamente en el éxito de dicha estrategia, por lo que debe instarse a la
integración de toda la pirámide organizacional.
 Planificación de Reversión: muchas empresas invierten en ERP´s, sin
embargo en la marcha se dan cuenta que su planificación no respondió
efectivamente y resulta que deben retornar a la forma anterior de llevar a
cabo sus actividades, para ello debe preverse copias de seguridad,
protección de hardware y software que aplicaban para entonces, de forma
tal de no parar los procesos productivos sino retornar al punto de partida,
quedando abierta la posibilidad de intentar incursionar en ERP´s
nuevamente pero con mejores estrategias.

9. DISCUSION
La correcta gestión, interconexión y manejo de la información de los
procesos esenciales de un negocio, es una tarea que en ocasiones es la más
difícil y compleja de lograr. Esto debido a que generalmente, deseamos obtener
beneficios, más sin embargo pretendemos que todo sea de forma sencilla y sin
ningún tipo de esfuerzos. Muchas personas, tienen un concepto errado de lo que
son las tecnologías y confunden el término tecnología con facilidad. Pues, si bien
las tecnologías facilitan y apoyan los procesos de negocios (sistemas
administrativos, atención al cliente etc.) y están dirigidas a manejar y gestionar de
forma eficiente la información referente a la administración y gerencia de una
organización o empresa, también es cierto que migrar de procesos manuales a
tecnológicos requiere de cierta sensibilización que prepare a la empresa y su
capital humano para asumir el reto y seguir ciertas reglas que direccionen de
forma sólida a lograr el éxito.
Es preciso señalar, que la gestión de la información dentro de una
organización, es un aspecto delicado que requiere de cierto trato y dedicación
exclusiva, pues de la correcta selección y adecuación de las tecnologías o ERP´s
dirigidos a apoyar la planeación de sus recursos empresariales, marketing,
proveedores, empleados, suministro, administración, gestión entre otros tantos,
dependerá el éxito o fracaso de estas. Por ende, hallar la estrategia para
administrar e interconectar la información de tal manera que apoye de forma
eficiente y eficaz la toma de decisiones, debe ser uno de los principales objetivos
si se desea tener una empresa sólida y reconocida
Desde hace algunas décadas, ante el crecimiento constante del flujo de
información que fluye dentro de una organización y todos los aspectos que
intervienen de forma continua y de suma importancia para su correcto
desenvolvimiento, las organizaciones y empresas, han demandado herramientas
tecnológicas que faciliten y apoyen de forma efectiva sus procesos. ERP´s surge
como una respuesta sólida, ante tal demanda, asumiendo el reto de la planeación
de recursos empresariales, capaz de interconectar dentro de una misma
plataforma comunicacional, todos los datos e informaciones que son necesarios
para la toma de decisiones oportuna de una organización o empresa, evitando
pasar por alto cualquier aspecto fundamental de estas, ya que incluye TI dirigidas,
tanto a las relaciones con clientes, proveedores, cadena de suministro, ciclo de
vida del producto, gestión del conocimiento, entre otras tantas.
La inclusión de ERP´s, dentro de los procesos de negocios, teniendo en
cuenta que abarcan tantos aspectos, suelen ser un tanto tediosos y su
implementación puede demorar mucho tiempo, sin embargo ello dependerá de
que tan preparado este el personal de una empresa y a su vez de la estrategia de
sensibilización que fue aplicada a estos, antes de incursionar en ello.

10. Existen muchos factores que podrían ser un obstáculo durante el desarrollo
e implementación de un ERP empresarial aun a pesar de que existiese un proceso
de sensibilización previa, ya que el miedo o temor al cambio es un factor que
influencia de forma negativa y genera grandes niveles de stress dentro de los
empleados que quizás repercuta adicionalmente, en distintos aspectos de la
empresa u organización. Este es uno de los factores más difíciles de contrarrestar
más no imposible de lograr. Para esto, debería tener sumo cuidado en la fase de
Pre-Implantación, tratando de incluir a empleados esenciales dentro del proceso
de desarrollo de forma tal de lograr que los cambios tengan una lógica con
respecto al mundo real que estos enfrentan en sus actividades cotidianas y que
además estén basados en el modelo de negocio que define a la organización.
Este último aspecto, es un factor preponderante puesto que delimitara el
rango de acción de una empresa y definirá lo que se tiene y hacia donde
realmente se quiere ir, tratando de lograr la distinción competitiva, esto con la
finalidad de sentar bases sólidas con manejo completo del conocimiento requerido
para lograr cambios que realmente direccionen al éxito y no solo por adecuarse a
una tipología de negocios que está de moda. La implementación de un ERP, trae
consigo la selección de un proveedor exclusivo, lo que también debe llevarse a
cabo de forma estratégica, puesto que en ocasiones la oferta de un producto es
atractiva, más sin embargo al adquirirlo puede no generar las satisfacciones
esperadas y en este tipo de procesos de cambio donde se requerirá la constante
asesoría de forma tal de evolucionar con el entorno y que realmente se cuente con
personal multidisciplinario capaz de prever cualquier aspecto influyente este factor
es vital.
Seguidamente, basados en el marco teórico que antecedió, se infiere que
una correcta implantación de ERP´s, además de lo anteriormente expresado, debe
prever la intervención de directivos durante su desarrollo, gestión eficiente y
rigurosas de análisis de requerimientos, desarrollo de interfaces amigables que
contrarresten la resistencia al cambio de procesos esenciales y la formación
oportuna y supervisada del personal operario o usuario final también es vital
puesto que de nada sirve implementar herramientas tecnológicas si no se contará
con el personal preparado para aprovechar al límite las bondades que estos
pudieran generar, teniendo en cuenta además que la inversión requerida
normalmente es alta y puede aumentar conforme se pasen por alto factores
influyentes.

11. CONCLUSIÓN
Basados en las bondades que puede generar un ERP, implementado de la
forma correcta y teniendo en cuenta que La inclusión de sistemas ERP´s , dentro
de los procesos esenciales de una empresa u organización, como gestores
eficientes de la información donde confluyen todos los aspectos que intervienen
en esta, es de suma importancia y de gran ayuda para la toma de decisiones
eficientes y oportunas, Sin embargo, en algunas ocasiones su naturaleza
compleja puede ocasionar ciertos problemas a la hora de su implementación.
Para evitar dentro de lo posible la incertidumbre en la implementación, la
empresa y capital humano en general, deben tener claro y estar conscientes de
todo lo que esto acarrea, para así actuar de forma preventiva y evitar sobremanera
dar paso a las situaciones problemáticas,
El objetivo principal de cualquier organización que invierta en ERP´s y
pretenda sacar provecho al 100%, debe ser la sensibilización previa, incentivo e
inclusión de todo su capital humano en el proceso, para que en caso de
presentarse algún obstáculo en el camino, se pueda contar con estrategias
pertinentes para saltarlo sin que esto repercuta negativamente en la organización.

12. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
 Barrios E, González D. (2010). Obstáculos en la implementación de ERP´s.
[Documento en línea] Consultado el 21 de abril de 2015
en:http://es.slideshare.net/ejordi/obstculos-en-la-implementacin-de-erps
 Fernández N, Fernández D. (2014). Desafío Estratégico de los ERP
[Documento en línea] Consultado el 21 de abril de 2015
en:http://es.slideshare.net/acpicegudomonagas/tema-9-desafio-estrategico-
de-los-erp-sgepci-unidad-iii-equipo-scm
 Montaño, R. (sf). Sistema ERP. Definición, funcionamiento, ventajas y
desventajas. [Página Web] Consultado el 21 de abril de 2015 en:
http://www.gestiopolis.com/sistema-erp-definicion-funcionamiento-ventajas-
desventajas/
 (Sin Autor). Desafíos con el sistema ERP. [Página Web] Consultado el 21
de abril de 2015 http://ordenador.wingwit.com/software/productivity-
software/162705.html#.VTaaz9J_NBc