La estructura documental del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad sigue una pirámide que va desde documentos más generales hasta documentos más específicos. En la cima se encuentra el Manual del SGC, seguido por las Fichas de alineamiento estratégico, los Procedimientos, los Instructivos, los Manuales, las Guías, los Anexos, los Documentos de referencia, los Formatos y los Registros.

1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Representa la jerarquía de los documentos que se definen para el Sistema de Gestión de la Calidad
(SGC) y se representan en la siguiente pirámide documental:
Manual del Sistema de Gestión de Calidad (SGC): documento que describe en forma
general el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad, la estructura de procesos,
fichas de alineamiento estratégico, referencia a los procedimientos documentados, el
alcance y las exclusiones del SGC.
Ficha de alineamiento estratégico: documento en el que se describe el esquema general
de un proceso. Está identificado con un código que comienza con la letra C. Los
elementos que lo componen son: finalidad y líder del proceso, secuencia de actividades
del proceso, entradas (insumos) y salidas (resultado relevante), aporte del proceso al plan
estratégico, seguimiento y medición de los procesos (indicadores de gestión), interacción
con otros procesos y recursos.
Procedimiento: documento que describe las actividades de un proceso, es decir el
conjunto de tareas o acciones necesarias para la obtención de un resultado. Están
identificados con un código que comienza con la letra P, Tienen la siguiente estructura:
objetivo, alcance, desarrollo. El desarrollo se hace en una tabla, en la que se encuentran
asociada la denominación de las actividades del proceso, la descripción de éstas por medio

2. de tareas, los responsables, documentos y registros asociados a cada actividad, las
definiciones de términos técnicos, documentos de referencia y control de los registros.
Si se necesita ampliar la información de una tarea, esta se hace en un instructivo.
Ejemplo:
Instructivo: Documento que describe de manera detallada una o varias tareas que
aparecen descritas de manera general en algún procedimiento. Está identificados con un
código que comienza con la letra I, tiene la siguiente estructura: el desarrollo que se hace
en una tabla, en la que se encuentran asociada la descripción de la actividad por medio de
tareas, los responsables, documentos y registros asociados a cada tarea, adicionalmente
contiene las definiciones de términos técnicos, documentos de referencia y control de los
registros.
Ejemplo:
Manual: documento en el cual se establecen políticas y directrices para un proceso o
actividad. Está identificado con un código que empieza por la letra M. Los elementos que
lo componen son: una presentación general que incluye el objetivo y alcance, la tabla de
contenido y el desarrollo, en el cual se deben asociar las normas institucionales,
procedimientos, instructivos, formatos, guías, y los anexos asociados. Estos pueden tener
diseño gráfico para su publicación el cual debe ser coordinado con la Dirección Nacional
de Comunicaciones.
Guías:Documentos identificados con un código que comienza con la letra G, en ellos se
describe de manera específica el manejo de un sistema de información de soporte

3. tecnológico, la operación de un equipo, entre otros, ejemplo: Guía de Usuario de Finanzas
Estudiantiles, Guía de manejo del espectrofotómetro. Debe contener una descripción
general que incluya el alcance (bien sea para usuarios externos de la herramienta o
funcionarios de la Universidad), tabla de contenido, el desarrollo y definiciones, en los
casos que aplique. Estos pueden tener diseño gráfico para su publicación el cual debe ser
coordinado con la Dirección Nacional de Comunicaciones.
Anexos:Documentos identificados con un código que comienza con la letra A, están
asociados a un procedimiento o a un instructivo. En ellos se documenta toda información
complementaria que no amerita ser descrita como procedimiento o instructivo, ejemplo:
Un listado de nombres de cargo, la explicación de cómo se codifica un documento, un
listado de procesos entre otros.
Documentos de referencia: son documentos que no tienen la estructura definida por el
Sistema de Gestión de la Calidad, pero son necesarios para la ejecución de los procesos
pues en ellos se encuentran datos e información de apoyo o consulta para el desarrollo de
las actividades; pueden ser origen interno o externo a la Universidad. Se consideran de
origen externo la normatividad como leyes, decretos, ordenanzas y metodologías o
modelos necesarios para el cumplimiento de las regulaciones propias de los servicios que
se prestan en la Institución, tales como Lineamientos de Acreditación del Consejo Nacional
de Acreditación (CNA), metodologías para la formulación de proyectos, las Normas
Técnicas Colombianas aplicables (NTC-ISO 9001), entre otras.
Entre las origen interno se encuentran los Acuerdos del Consejo Superior y las Resoluciones
Rectorales. Se identifican en el sistema haciendo referencia al número y nombre de la norma o
documento.
Formatos: Es una plantilla o documento preestablecido que contiene los campos para
registrar datos que evidencien la ejecución de una actividad. Están identificados con un
código que comienza con la letra F. Su estructura interna se diseña según las necesidades
de cada proceso.
Ejemplo:
Registros: Documento que evidencia la ejecución de una actividad o tarea descrita. No son
modificables y pueden ser documentados en un formato previamente establecido.

4. http://calidad.uttecamac.edu.mx/cursos/archivos/1_cursos/Estructura%20Documental.pdf