Este documento presenta una propuesta para aplicar el Acuerdo 060 en la unidad de correspondencia y archivo de la Universidad del Cauca. Describe 9 pasos para el proceso de correspondencia, incluyendo la recepción de documentos, revisión, radicación, registro en software y entrega. También define conceptos como organigrama y manual de procedimientos, y explica sus usos y elementos. Finalmente, destaca la importancia del manual de archivo y correspondencia para establecer normas sobre el flujo de comunicaciones escritas en una entidad.

1. Acuerdo 060 de
2001
Presentado por:
Diana Melisa Riascos
Kely Magaly Guetoto
Katherine Muñoz
Presentado a:
Clara Inés Muñoz

2. Aplicación del acuerdo 060 en la
unidad de correspondencia de archivo
y gestión documental – Unicauca
Universidad del Cauca Claustro Santo Domingo /
Unidad de correspondencia-Administración central/
oficina de archivo y correspondencia.
1- Circular (horario de atención)
2-Ventanilla única

3. 3-Recepcion de documento aplicando el acuerdo
060.
4- Revisar oficio (código, serie, subserie, numero
consecutivos de documento, fecha, destinatario,
asunto, texto alineado, firma destinatario ,Anexos
completos).
5- Radicar el recibido (copia del recibido firmado a la
persona que entrego el oficio)
6- Radica el documento

4. 7- Ingresar al software que tiene la unidad de
correspondencia la información correspondiente
(Fecha de radicación, empresa, numero
documento, hora de recibido, tipo de documento,
fecha del documento, remitente, asunto, Si el
documento es interno o externo, nombre
destinatario, dependencia, nombre del mensajero)
8- El mensajero registra los datos en la planilla de
entrega de correspondencia( Fecha, origen,
destinatario, numero de ventanilla, asunto, numero
de anexos, espacios firmado)
9- Va dirigido a las dependencias pertinentes.

5. 2- DEFINICIONES, APLICACIONES Y
USOS
Organigrama: El organigrama es la representación
gráfica de la estructura organizativa, usualmente
aplicados a empresas u organización son sistemas
de organización que se representan en forma
intuitiva y con objetividad.

6. Usos:
Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de
la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características graficas y
actualizaciones.
Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad
de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a
través de los manuales de organización.
Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios
de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación,
seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.

7. TIPOS DE ORGANIGRAMA
Vertical: cada puesto subordinado a otro se representa
por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por
líneas que representan la comunicación de
responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del
segundo nivel se sacan líneas que indican la
comunicación de autoridad y responsabilidad a los
puestos que dependen de él y así sucesivamente.

8. Horizontal: Representan los mismos elementos
del organigrama anterior y en la misma forma, sólo
que comenzando el nivel máximo jerárquico a la
izquierda y haciéndose los demás niveles
sucesivamente hacia la derecha.

9. Circular: Formados por un cuadro central, que
corresponde a la autoridad máxima en la empresa,
a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos,
cada uno de los cuales constituye un nivel de
organización.

10. De Bloque: Son una variante de los verticales y
tienen la particularidad de integrar un mayor
número de unidades en espacios más reducidos.
Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos

11. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización
de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas
de ellas.

12. USOS:
-Permite conocer el funcionamiento interno
con lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
-Sirve para el análisis o revisión de los
procedimientos de un sistema (Auditoria
sistémica).

13. Elementos que integran el manual:
Portada
Índice
Introducción
Objetivo del manual
Marco jurídico
Denominación del procedimiento
Propósito
Alcance
Políticas
Descripción del procedimiento
Diagrama de flujo
anexos

14. MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Es un documento que recoge las normas y procedimientos
que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las
comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia
en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que
recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el
desarrollo de las funciones relacionadas con
Correspondencia y Archivo.

15. USOS:
- Dar las pautas para la
organización del archivo de una
empresa
- Control de Ingreso de la
Documentación.
- Organización del Fondo
Documental (clasificar, ordenar,
describir).
- Conservación.
- Servicio y Control de Préstamo
de los documentos.
- Selección y Traslado de la
Documentación al archivo central.

16. Aplicación manual de archivo y
correspondencia
El manual de archivo y correspondencia es
importante dentro de una empresa ya que en el
encontramos las normas que se deben aplicar
dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso
de toda la correspondencia que entra y sale de la
entidad, además del proceso para archivar los
documentos.

17. GRACIAS.