El documento provee una guía sobre cómo realizar un estudio de necesidades, incluyendo cuatro fases (exploración, recopilación de datos, utilización, evaluación) y varios métodos para identificar las necesidades más importantes de una comunidad o grupo (como grupos focales, encuestas, observación). El propósito es ayudar a los agentes de cambio a entender mejor las necesidades sentidas por la gente para así desarrollar programas y soluciones más efectivas.

1. Estudio de Necesidades
José M. Huerta, Ph.D.
Especialista en
Evaluación SEA
14 de marzo de 2003

2. Identificando Necesidades
Situación Actual
↓
Situación Deseada

3. Tipos de Necesidades
Necesidades sentidas por la gente y
reconocidas por el agente de cambio.
Necesidades sentidas por la gente pero no
reconocidas por el agente de cambio.
Necesidades reconocidas por el agente de
cambio pero no por la gente.
Necesidades observadas por el agente de
cambio pero ausentes en la comunidad.

4. Rol del Estudio de Necesidades en
la Evaluación
Estudio Necesidades
Planeo Programa Planeo Evaluación Diseño evaluación
Evaluación Implantación Evaluación Progreso
Evaluación Resultados

5. Pasos en el estudio de Necesidades
Situación actual (fortalezas y debilidades)
Establecimiento de metas y enfocar en la dirección
deseada e involucramiento en el programa.
Desarrollo de estrategias para que el participante
logre sus metas y objetivos.
Ayudar a los participantes a determinar el tipo de
evidencia requerida para documentar el progreso
hacia las metas fijadas.

6. Fases del Estudio de Necesidades
Exploración.
Recopilación de datos.
Utilización.

7. Exploración
Identificar Comité timón (“Stakeholders”)
Propósito general estudio de necesidades.
Planificar evaluación del proceso
Administración del proceso.
Identificar áreas más pertinentes estudio.
Identificar fuentes de información.
Determinar datos a recopilarse.
Identificar métodos a utilizarse.
Identificar uso que se dará a los hallazgos.

8. Recopilación de datos
Establecimiento de la logística del proceso.
Adiestramiento a los encuestadores.
Establecimiento plan de recolección de datos
Se codifican los datos previo al análisis.
Se analizan los datos.

9. Utilización
Establecimiento de prioridades.
Determinación de soluciones alternativas.
Plan para implantar las soluciones.
Evaluar el estudio de necesidades.
Comunicar los resultados.

10. Fases del Planeo de programas
Establecer la Situación E
Determinar las necesidades V
Determinar metas y objetivos A
Escoger técnicas y métodos L
Implantar el Programa U
Evaluar el programa A
Establecer la nueva situación C
Determinar las nuevas necesidades I
Determinar nuevas metas y objetivos O
Determinar nuevas técnicas y métodos N

11. Jerarquía de Necesidades de Maslow
Auto Realización
Necesidades de Reconocimiento
Necesidades Sociales
Necesidades de Seguridad
Necesidades Fisiológicas

12. Tipos de Cambios Originados de
Programas educativos
Cambio Individual
Cambio Grupal
Cambio Cultural
Cambio en Política pública
Cambio Tecnológico
Cambio Económico
Cambio Ambiental
Cambio Social

13. Identificación de Prioridades
Sociedad-Comunidad
Clientela (Nivel Primario)
Política
Organización
Recursos (Nivel Terciario)
Personal (Nivel Secundario)

14. Parámetros del Estudio de
Necesidades
Se enfatiza la situación actual y a dónde queremos llegar
Es la diferencia entre la situación presente y la deseada
Se toman en cuenta las necesidades y las fortalezas
Se asume que quien mejor conoce su situación actual al igual
que sus aspiraciones son los mismos participantes
Se requiere involucramiento de los grupos de interés
Ayuda a las personas a que desarrollen destrezas para que
puedan resolver sus problemas y tomar sus propias decisiones.
Está orientada a ayudar a las personas a que se ayuden a sí
mismas
Los profesionales trabajan con las comunidades, y no para las
comunidades, asumiendo un papel de facilitador y guía, y
donde sus puntos de vista no se imponen a la comunidad.

15. Fuentes de Información
Personas
Participantes
Observadores Externos
Documentos
Reglamentos, Regulaciones y guías
Informes
Expedientes
Base de datos

16. Criterio de selección de los Grupos de
Interés
Representan grupos con interés en el estudio y
utilización de resultados
Pueden representar a diferentes organizaciones
Tienen poder para implantar los hallazgos o
influencia en los que tienen poder
Creen que es necesario el E.N.
Les interesa la utilización de los resultados
Compromiso de asistir a las reuniones

17. Factores a considerarse para el
estudio de necesidades
Necesidad de participación amplia
Delinear medios de obtener información
sobre los asuntos de interés crítico
Establecer los valores en el grupo cuyas
necesidades se van a establecer
Es un proceso participativo; no es algo que
se hace a la gente
E.N. es mucho más que recopilar datos.

18. Tipos de información típica obtenida
de expedientes
Indicadores sociales
Educación
Servicios sociales
Agencias de gobierno
Departamento de salud
Archivos disponibles

19. Tipos de Muestras
Muestra aleatoria (al azar)
Muestra estratificada
Muestra sistemática
Muestra de Cluster
Muestra en varias etapas
Muestra accidental
Muestra a propósito
Muestra de la bola de nieve

20. Muestra Aleatoria (al azar)
Todos tienen la misma oportunidad de
participar.
Se requiere una lista de la población.
Un ejemplo es el sorteo.
Otro ejemplo es el uso de la tabla de los
números aleatorios.

21. Muestra Estratificada
Todos en un principio tienen la misma
oportunidad de participar.
Se dividen los participantes en estratos;
tamaño de finca, nivel socio-económico,
lugar de residencia, sexo, raza, etc.
Se espera que el número de cada estrato
responda a la proporción real de los grupos.

22. Utilización Números Aleatorios
Todos en un principio tienen la misma
oportunidad de selección.
Si la población es 70, y el número que sale
es el 2 ( Tabla 1, primera columna , con dos
dígitos), el número seleccionado es 21, el
próximo es 04 y se continúa hasta alcanzar
el número de la muestra seleccionado. Si el
número es mayor de 70, se descarta de la
muestra.

23. Muestra Estratificada
Todos en un principio tienen la misma
oportunidad de selección.
Puede ser cualquier lista de individuos,
incluyendo una guía telefónica.
So obtiene un número al azar, como el caso
de 10, y a partir de ahí se seleccionan las
personas a intervalos de 10.

24. Muestra de Cluster
Podría ser representativa.
Se seleccionan grupos de participantes en
vez de individuos.
Es muy típico en el caso de las escuelas o
Iglesias.
Es más razonable obtener un listado de las
escuelas e iglesias y establecer contacto con
los Directores de escuela y los Pastores.

25. Muestra en Varias Etapas.
Es común realizar una muestra estratificada
de los municipios de la Isla, estratificando
entre zona rural y zona urbana.
A continuación se establece una muestra al
azar de las casas en los diferentes
municipios.
Finalmente, se selecciona una persona de
cada hogar seleccionado.

26. Muestra Accidental.
No se provee a todos la misma oportunidad
de participar.
En el caso de una encuesta de consumo, se
entrevista en un centro comercial en un día
específico a una hora específica.
La muestra es accidental, debido a que en
caso de cambiar el itinerario, no hubiera
obtenido la misma muestra.

27. Muestra a Propósito
No se provee a todos la misma oportunidad
de participar.
Se seleccionan aquellas personas que se
estiman pueden proveer la mejor información
En el caso de las encuestas casa por casa,
se suelen descartar las personas residentes
en zonas consideradas menos seguras.

28. Muestra de la Bola de Nieve
Se utiliza para obtener la participación de
individuos difíciles de localizar.
Como ejemplo, el caso de los adictos a
drogas que no han buscado tratamiento ni
tampoco han sido arrestados.
Inicialmente se localiza a un individuo y este
te pondría en contacto con otros en la misma
situación.

29. Métodos para Obtener Información
Grupo Nominal
Grupo Focal
Información existente
Encuesta
Estudio de Caso
Análisis del Campo de Fuerzas
Análisis Casual (post-estudio)
Observación
Procedimiento de Delphi
Incidente crítico
Foros Comunitarios
Vendaval cerebral

30. Grupo Focal
Requiere entre 6-12 personas por sección
Los participantes deben ser homogéneos
Se recomiendan varias sesiones
Se promueve diálogo y participación
No se busca consenso
La duración es entre 1½ y 2 horas
Debe haber moderador y asistente
Se debe hacer la minuta inmediatamente

31. Ejemplo de Grupos Focales en el
Estudio de Necesidades
?Qué estrategias del taller les han gustado
más?
¿Qué aspectos cambiarían del taller?
¿De qué manera el taller les ha ayudado en
su vida?
¿Qué dificultades tienen para implantar las
prácticas recomendadas en el taller?
¿De qué manera pueden adiestrar a otros?

32. Planificación Grupo Focal
Decidir sobre el tópico
Establecer la población
Realizar las invitaciones
Comité establecerá las preguntas
Al final estas se reducen a entre 6-8
Se prueban las preguntas
Se coordina hora, lugar y refrigerios.

33. Grupo Nominal
Generalmente consta de 1-2 preguntas
Se utiliza método oral-escrito
Combina trabajo individual-colectivo
Se buscan consensos
Los participantes representan grupos
Se obtienen datos en orden de prioridad
EJ: ¿Cuál es la prioridad más importante de la
comunidad X?

34. Ejemplo de Grupo Nominal
Bienvenida a los participantes: explicación y propósito
Ejemplo: Identificar cuatro aspectos positivos y cuatro
negativos del taller ofrecido sobre “Manejo del Estrés”. Esto es
trabajo individual y escrito. Tienen 15 minutos
Explique las ideas. Están se colocarán en la pizarra.
Seguirá una votación individual, donde se puede establecer un
sistema para puntuar las primeras 3 o 5 alternativas
Se cuentan los puntos y se pone por orden en la pizarra
Habrá oportunidad de cambiar el orden por consenso,
estableciendo argumentos. Al final queda un orden establecido
por consenso grupal.

35. Tipos de Encuesta
Encuesta por Correo
Entrevista Personal
Administración Directa
Encuesta Telefónica
Encuesta a través del Internet

36. Encuesta Por Correo
Ventajas: Desventajas:
Es suficiente para recoger Se requieren varios seguimientos
un buen volumen de El cuestionario debe ser
información. sencillo
Las personas tienden a Las preguntas abiertas son
proveer opiniones francas y muy difíciles de analizar.
honestas cuando la Se requiere un listado preciso
contestan en la tranquilidad de participantes.
del hogar . No se debe usar demasiado.
Provee más tiempo a las El procedimiento puede ser
caro.
personas para contestar el
cuestionario. El resultado podría ser
engañoso.
Todos los participantes La profundidad de la encuesta
reciben las mismas es limitada.
instrucciones para contestar.

37. Entrevista Personal
Ventajas: Desventajas:
Es más fácil de conseguir a Método costoso
los más difíciles. Toma tiempo.
Suele generar un Atención a respuestas
porcentaje alto de falsas.
respuestas. Requiere adiestramiento
Método personificado. para los encuestadores.
Es factible obtener la Algunos encuestados
cooperación del prefieren el anonimato.
entrevistado. En algunos casos no es
Puede ser de índole posible alcanzar a todos los
cualitativa y cuantitativa. participantes del estudio.

38. Administración Directa
Ventajas: Desventajas:
Rápido y económico Requiere la
Permite la clarificación cooperación de otras
Provee confidencialidad. personas.
Instrucciones homogéneas .
Solamente pueden
Provee datos datos sobre
actitudes. participar las personas
Suele generar porcentajes que están presentes en
altos de respuestas. ése momento.
Provee datos cuantitativos y El investigador puede
cualitativos. utilizar su influencia.

39. Entrevista Telefónica
Ventajas. Desventajas
Alta respuesta • Toma demasiado
Datos se reciben rápido tiempo
El encuestador lee las • No todos tienen
notas sin distraer al teléfono
entrevistado. • Preguntas deben ser
Es factible la sencillas
supervisión en un • Poca oportunidad para
espacio limitado. ganar la confianza del
entrevistado.

40. Entrevista grupal
Ventajas: Desventajas
Es más barato y más rápido No favorece a los que
que la encuesta personal. prefieren el anonimato
Es una estrategia Algunos participantes
personalizada. tienden a dominar las
Los miembros del grupo se dinámicas.
estimulan entre sí. El éxito de la dinámica
Idóneo para los que depende grandemente de
prefieren la interacción con un experto moderador.
otras personas. Los datos son difíciles de
analizar y sintetizar.

41. Observación
Ventajas: Desventajas:
El lugar es natural, flexible El evaluador tiene menos
y sin estructura. control de la situación.
El evaluador puede El resultado se puede
descubrir su identidad o contaminar si los
permanecer en el participantes se dan cuenta
anonimato. que los están observando.
El investigador puede No se suele puede
participar activamente u generalizar a toda la
observar el evento población .
pasivamente. Se puede No se recomienda su
combinar con otros métodos empleo para grupos
de toma de datos. grandes.
Es apropiado para estudiar
un grupo pequeño.

42. Información Existente
Ventajas: Desventajas:
Información fácilmente El usuario podría tener que
localizar la información,
disponible, discriminarla y
costo mínimo. correlacionarla.
Se puede conseguir Algunas cifras podrían
representar estimados y no
información de
cifras exactas.
progreso.
No revelan creencias o
Los datos son razones para las tendencias
descriptivos. informadas.

43. Estudio de Caso
Ventajas: Desventajas:
Permite un estudio en Puede ser muy subjetivo.
profundidad de las personas Consume mucho tiempo.
o grupos. No se puede generalizar a
Se puede utilizar en un grupo mayor.
combinación con otros No se recomienda como el
métodos único método utilizado.
Es una gran oportunidad Puede ser una guía para
para estudiar con detalle a realizar otros estudios.
los grupos.

44. Medios de Comunicación Masiva
(Foros)
Ventajas: Desventajas:
Todos los ciudadanos Los extremos de una
población suelen responder.
tienen la oportunidad
Las vistas públicas
de responder. consumen mucho tiempo.
Las tele-conferencias, La síntesis de la información
conferencias o el análisis de la misma
telefónicas, reuniones suele consumir mucho
comunitarias y vistas tiempo.
públicas son métodos La participación en las
vistas públicas está muy
rápidos para obtener afectada por el lugar y el
respuestas. horario.

45. Cuestionario (Encuesta)
Mediante el cuestionario. (Encuesta personal)
Circular el número que corresponda a la palabra que mejor describa la
frecuencia en que realizan cada una de las siguientes prácticas.
Nunca a veces a menudo Siempre
Comer juntos en familia 1 2 3 4
Hacer ejercicio 1 2 3 4
Usa cinturón de seguridad 1 2 3 4
Sigue límites de velocidad 1 2 3 4
Rinde planillas cada año | 2 3 4

46. Encuesta (2)
Favor de marcar del 1 al 4, donde 1 implica el menor
conocimiento, importancia y habilidad, y 4 significa el mayor
conocimiento, importancia y habilidad.
CONO IMPOR HABI
Prácticas de prevención de accidentes _____ _____ _____
Prácticas de Prevención de salud _____ _____ _____
Prácticas de manejo del estrés _____ _____ _____
Manejo de los recursos del hogar _____ _____ _____
Prácticas de primeros auxilios _____ _____ _____

47. Incidente Crítico
Se utiliza para preguntar a los participantes que mencionen
incidentes específicos donde se documente que la
organización está realizando una labor excelente, y otra donde
se diga lo contrario. Esta sección se puede integrar dentro del
cuestionario.
Incidente Positivo
________________________________
Incidente Negativo
________________________________

48. Expediente de Observación sobre
comportamiento de los participantes
Preguntas de conocimiento III
Preguntas de Clarificación IIII
Preguntas de explicación II
Hacen preguntas a otros participantes IIIII
Ofrece su propia opinión sobre el tópico II
Resumen opinión de otros participantes II
No responden a preguntas del instructor III
No responden a preguntas de participantes I

49. Procedimiento de Delphi
Identificar propósito y objetivos
Identificar un panel de participantes, no más de 50
Diseñar preguntas abiertas sobre el tópico en cuestión
Enviar el C1 a los participantes
Analizar la encuesta y diseñar preguntas cerradas basado en
las ideas generadas en el cuestionario 1
Enviar el c2 y recolectar las que se completaron
Analizar los datos y enviar c3 : media grupal, desviación
estándar de las respuestas individuales, y solicitar si están de
acuerdo con los resultados. So no lo están, proveer razones.
Se analiza y considera opción de c4. Se envía el informe final e
informe de los hallazgos del proceso.

50. Análisis Causal (Post-estudio)
Técnica muy útil para generar ideas ,
establecer necesidades comunitarias y
recomendaciones de un estudio de
necesidades.
Las causas y las consecuencias no están
aisladas.
Funciona con grupos pequeños (5-8
personas)

51. Procedimiento de Análisis Causal
Columna 1: Lista de las Necesidades principales generadas
en el estudio de necesidades.
Columna 2: Causas para las necesidades detectadas. Cada
necesidad puede tener más de una causa
Columna 3: Se mencionan las consecuencias si no se
remueven las causas y las necesidades no son atendidas.
Cada necesidad puede tener varias consecuencias.
Columna 4: Establezca una calificación de baja, media o alta,
según la necesidad de corregir el problema una vez que este
ocurre.
Columna 5: Califique la necesidad del 1-5, donde 5 es la más
crítica, basado en el grado crítico de la necesidad, si esta no se
implanta.

52. Tabla del Análisis causal
Necesidad Causas Conse- Dificultad de Nivel crítico
Inquietud cuencias corregir la de la
necesidad necesidad.
Baja, Media, 1, 2, 3, 4, 5
Alta.

53. Análisis del Campo de Fuerzas
Se utiliza para documentar las fuerzas que ayudan al cambio
en un grupo de personas u organización, y las fuerzas que lo
repelen. Es muy útil para es determinar necesidades e
implantar recomendaciones de las evaluaciones.
Estado actual----------------------------------Estado deseado
Fuerzas a favor de una mayor participación del líder
___________________________________________
Fuerzas en contra del cambio
___________________________________________

54. Recomendaciones Generales
Involucre a los beneficiarios en todas las etapas del
estudio.
Valide los diferentes procedimientos del estudio
antes de implantarlos (métodos, formularios).
Adiestre a los que van a recopilar datos
Utilice más de una metodología
Disemine los resultados y establezca un plan de
acción para implantar los cambios