El documento presenta una propuesta para organizar una cena navideña para los empleados de la empresa Master Cleaning Services con el objetivo de mejorar el clima laboral. Se detallan las etapas de planificación, ejecución y evaluación del evento, incluyendo la conformación de comités, el cronograma de actividades, los recursos necesarios y el presupuesto. El resumen concluye que el trabajo permite conocer la importancia de los eventos para las organizaciones.
El documento presenta el cronograma y actividades para la organización y ejecución de la Feria EXPO-SENA. Se detallan las tareas asignadas a los diferentes comités encargados de la logística, promoción y administración del evento, así como los manuales de funciones de cada cargo. El resumen incluye tres oraciones:
El cronograma establece las fechas para la elaboración de materiales promocionales, invitaciones y certificados, así como para las reuniones de comités, diseño del logo y planeación general del event
El documento proporciona información sobre la planificación y producción de eventos. Explica diferentes herramientas para la programación de eventos como el plan de acción, la carta Gantt y el programa del evento. También describe elementos clave de la producción de eventos como los recursos, el presupuesto, la financiación y el marketing.
Este documento presenta los pasos para planificar eventos empresariales. Explica que un evento es una actividad que ocurre en un tiempo y lugar determinados con un método para su desarrollo. Detalla los tipos de eventos y los 7 pasos clave para la planificación: diseño, cotización, producción, montaje, ejecución, desmontaje y evaluación. También indica lo que se debe y no se debe hacer para organizar eventos exitosos como innovar, establecer metas claras y no improvisar. Finalmente, presenta un ejemplo
Guia 2, operacion de eventos, iii periodoClaudia150499
Este documento presenta una guía de aprendizaje sobre la planeación de eventos. Explica que la planeación es importante para analizar aspectos como los objetivos y requerimientos del evento. Describe cómo se debe organizar un comité de planeación con diferentes coordinaciones como finanzas y logística. Incluye ejemplos de un organigrama y cuadro de costos para eventos con diferentes partidas como sonido, alimentos y recursos humanos. Finaliza con actividades prácticas relacionadas con la creación de un logotipo, organigrama y cuadros
Guia 1, operacion de eventos, ii periodoClaudia150499
Este documento presenta una guía de aprendizaje para el programa de formación de Técnico en Operación de Eventos del SENA. La guía incluye actividades para que los aprendices adquieran conocimientos sobre la digitación, tabulación y análisis de información relacionada con la operación de eventos. Las actividades implican diseñar una encuesta, tabular los resultados en Excel y realizar gráficas y análisis para apoyar el estudio de factibilidad de una empresa de eventos.
El documento describe el proceso de organización de eventos para promover relaciones empresariales. Explica que la organización de eventos es una herramienta estratégica de comunicación que permite impactos directos, efectivos y llegar al público objetivo. Detalla las etapas de planeación, ejecución y evaluación de eventos y los conocimientos y pautas necesarias como tipos de protocolo, objetivos, y planes de eventos con actividades previas, durante y posteriores al evento.
Guia ejecuciã³n ofertar las acciones correctivas engatorrojo
Este documento presenta una guía de aprendizaje para el programa de formación Técnico en Asistencia Administrativa del SENA. La guía contiene actividades para enseñar a los aprendices sobre la organización de eventos empresariales y la atención al cliente. Las actividades incluyen aprender sobre tipos de eventos, protocolos, comités y pasos para organizar eventos, así como identificar medios para atender clientes y políticas de servicio al cliente. La guía tiene una duración de 96 horas y contiene instrucciones detalladas para cada
El documento presenta una propuesta para organizar una cena navideña para los empleados de la empresa Master Cleaning Services con el objetivo de mejorar el clima laboral. Se detallan las etapas de planificación, ejecución y evaluación del evento, incluyendo la conformación de comités, el cronograma de actividades, los recursos necesarios y el presupuesto. El resumen concluye que el trabajo permite conocer la importancia de los eventos para las organizaciones.
El documento presenta el cronograma y actividades para la organización y ejecución de la Feria EXPO-SENA. Se detallan las tareas asignadas a los diferentes comités encargados de la logística, promoción y administración del evento, así como los manuales de funciones de cada cargo. El resumen incluye tres oraciones:
El cronograma establece las fechas para la elaboración de materiales promocionales, invitaciones y certificados, así como para las reuniones de comités, diseño del logo y planeación general del event
El documento proporciona información sobre la planificación y producción de eventos. Explica diferentes herramientas para la programación de eventos como el plan de acción, la carta Gantt y el programa del evento. También describe elementos clave de la producción de eventos como los recursos, el presupuesto, la financiación y el marketing.
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Este documento presenta una guía de aprendizaje sobre la planeación de eventos. Explica que la planeación es importante para analizar aspectos como los objetivos y requerimientos del evento. Describe cómo se debe organizar un comité de planeación con diferentes coordinaciones como finanzas y logística. Incluye ejemplos de un organigrama y cuadro de costos para eventos con diferentes partidas como sonido, alimentos y recursos humanos. Finaliza con actividades prácticas relacionadas con la creación de un logotipo, organigrama y cuadros
Guia 1, operacion de eventos, ii periodoClaudia150499
Este documento presenta una guía de aprendizaje para el programa de formación de Técnico en Operación de Eventos del SENA. La guía incluye actividades para que los aprendices adquieran conocimientos sobre la digitación, tabulación y análisis de información relacionada con la operación de eventos. Las actividades implican diseñar una encuesta, tabular los resultados en Excel y realizar gráficas y análisis para apoyar el estudio de factibilidad de una empresa de eventos.
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Este documento presenta la planeación del Primer Congreso Nacional del Sena que se llevará a cabo del 15 al 17 de diciembre en Bogotá. El congreso busca reunir a los representantes de cada regional del Sena para discutir problemas e inquietudes y encontrar soluciones. El evento contará con tres días de actividades que incluyen bienvenida, debates y clausura.
El documento proporciona consejos para organizar eventos con ingenio y creatividad. Explica que los eventos dejan una huella e influyen en la imagen y prestigio, por lo que requieren cuidadosa preparación. Luego, detalla los pasos clave para planificar un evento: 1) definir metas y objetivos, 2) concretar detalles como fecha y lugar, 3) establecer un calendario, 4) ejecutar el plan previniendo imprevistos, y 5) realizar una valoración del evento a corto y medio plazo para
Este documento presenta un proyecto de sistema de información para la empresa Convenze, dedicada a la organización de eventos. Describe a los integrantes del proyecto, la estructura organizacional de la empresa, sus procesos y proveedores. El objetivo del sistema es automatizar los procesos de la empresa y generar información oportuna para la toma de decisiones.
El documento describe los pasos clave para la planificación y organización de un evento. Explica que la naturaleza y duración del evento determinarán su organización. Cada nueva edición del evento reflejará los logros alcanzados anteriormente y un compromiso de futuro. Se debe considerar el objetivo del evento, cómo alcanzarlo y planificar fechas clave, duración y lugar. También es importante analizar los recursos disponibles como el equipo humano, plan de trabajo, cronograma, análisis estadístico, estudios geográf
El documento resume las etapas y elementos clave para organizar un evento. Explica que un evento tiene tres etapas (pre-evento, durante el evento, post-evento), y que la estructura general incluye objetivos, directrices, población objetivo y tipos de participantes. También describe los comités organizadores, el perfil de asistentes, y consideraciones de protocolo y procesos administrativos para planificar con éxito un evento.
Este documento proporciona información sobre la planificación y organización de certámenes y eventos. Detalla los aspectos clave a considerar como la denominación, características, objetivos, fecha, lugar, duración, participantes, estructura organizativa, financiamiento y estructura académica. Resalta la importancia de una planificación detallada para asegurar el éxito del evento.
Este documento presenta un módulo sobre organización de eventos elaborado por Luz Stella Grajales. El módulo incluye una introducción a conceptos clave como qué es un evento y cómo clasificarlos, así como los pasos en la planificación de eventos. También presenta el temario del curso, el cual cubre temas como tipos de eventos, marketing, producción, protocolo y recursos humanos. El objetivo es capacitar a los estudiantes para que puedan organizar con éxito diferentes tipos de eventos sociales y corporativos.
El documento describe las distintas etapas de planificación y organización de un evento. Se divide el proceso en tres etapas principales: pre-evento, evento y post-evento. En la etapa pre-evento se describen 12 pasos clave como determinar objetivos, seleccionar fecha y lugar, y elaborar un presupuesto. La etapa de evento consiste en la ejecución del programa planeado. Finalmente, la etapa post-evento incluye evaluación, agradecimientos y generación de un informe.
Guia 1 actividad 2, operacion de eventos, ii periodoClaudia150499
Este documento presenta una guía de aprendizaje para el programa de formación de Técnico en Operación de Eventos del SENA. La guía describe las actividades de aprendizaje relacionadas con la evaluación de eventos, incluyendo ejemplos de encuestas, métricas para incluir en un informe y preguntas de evaluación. El objetivo es enseñar a los aprendices a medir los resultados de un evento y mejorar futuros eventos mediante la recolección y análisis de comentarios de los participantes.
¿QUé hay que tener en cuenta a la hora de diseñar la preproducción de eventos? Descubre los pasos a seguir y los factores a tener en cuenta gracias a CEUPE. Además, conoce su programa de Máster online en Relaciones Públicas: Eventos, Protocolo y Comunicación y conviértete en un profesional de la gestión de eventos.
Este documento describe los aspectos clave de la organización de eventos. Explica que un evento tiene etapas como la planificación, organización, dirección y evaluación. También detalla los pasos para organizar un evento como definir responsabilidades por departamento, elaborar listas de verificación, y preparar el mobiliario, materiales y salones necesarios. El objetivo es garantizar que todos los detalles estén cubiertos para que el evento se desarrolle sin problemas.
Este documento describe las distintas etapas de planificación y ejecución de un congreso. En la etapa de pre-congreso se definen el objetivo, nombre, comité organizador, fecha, participantes, lugar, cronograma, recursos, presupuesto y promoción. La etapa de congreso incluye la recepción de participantes, registro, inauguración, programa de actividades y clausura. Finalmente, la etapa de post-congreso comprende la recopilación de información, evaluación, agradecimientos y cumplimiento de comprom
Este documento presenta lineamientos sobre buenas prácticas para el servicio de reservaciones y recepción en posadas. Explica que estas áreas son fundamentales para ofrecer un buen servicio al cliente y generar ingresos. Además, provee herramientas como formatos y hojas para documentar procesos, responsables, materiales y tiempos requeridos. El objetivo es mejorar la eficiencia operativa de las posadas y brindar una experiencia positiva a los huéspedes.
Este documento presenta un resumen de tres oraciones del proyecto de una empresa organizadora de eventos juveniles y culturales. El objetivo principal es ofrecer al cliente el desarrollo de la logística adecuada para que su evento sea un éxito sin que tenga que preocuparse por la organización. Se busca facilitar, organizar y llevar a cabo todas las actividades requeridas para cada evento de manera eficiente y complaciendo los gustos de los clientes. El proyecto también tiene como fin emplear sistemas tecnológicos que faciliten
Este documento proporciona orientación sobre la planificación y organización de eventos. Explica que la organización de eventos requiere una amplia planificación con anticipación. Detalla los pasos clave como establecer la temática del evento, seleccionar un lugar adecuado, crear una agenda atractiva, realizar una lista de invitados y desarrollar un plan de marketing y publicidad. También destaca la importancia de colaborar con patrocinadores para aumentar la credibilidad del evento y reducir costes.
El documento describe los diferentes comités involucrados en la planificación y ejecución de eventos. Explica las funciones clave de cada comité, incluyendo programas, finanzas, apoyo y servicios generales, promoción y relaciones públicas, transporte, seguridad, recepción, registro, alojamiento, alimentos y bebidas, y damas.
El documento presenta una serie de reflexiones sobre la importancia de soñar, crear ideas valiosas y la innovación. En primer lugar, invita a soñar sin importar lo que digan los demás y a perseguir los objetivos propios. Luego, explica que las ideas pueden surgir de la inspiración, la intuición o el trabajo en equipo y que la creatividad y la innovación son claves para ideas exitosas. Por último, define la innovación como un proceso que fortalece a las empresas y les permite estar un paso adelante de la competencia a través de
El documento describe diferentes tipos de eventos organizacionales y sociales. Entre los eventos organizacionales se encuentran congresos, jornadas, seminarios, conferencias, simposios, convenciones, talleres, foros, reuniones, cursos. Los eventos sociales incluyen banquetes, festivales, aniversarios y concursos. Para cada tipo de evento se especifican su duración, objetivo, características, número de participantes, tipo y forma.
Guia 1, operacion de eventos, i periodoClaudia150499
Este documento presenta una guía de aprendizaje para el programa de formación de Técnico en Operación de Eventos del SENA. La guía incluye actividades para que los aprendices adquieran conocimientos sobre la digitación, tabulación y análisis de información relacionada con la operación de eventos. Las actividades incluyen diseñar una encuesta sobre necesidades de clientes para eventos, aplicarla a 30 personas, tabular los resultados en Excel, crear gráficas y analizar los resultados para concluir.
Análisis técnico operacional y organizacional de cocteles el paraisoeventossusini
Este documento presenta un proyecto de vida para la empresa "Cocteles el Paraíso" que ofrece servicios de catering y organización de eventos. Describe la misión y visión de la empresa, así como protocolos y procedimientos para la selección de personal. También incluye un organigrama, cronograma de eventos, descripción de puestos y el reglamento interno de trabajo de la empresa.
Análisis técnico operacional y organizacional de la casa banquetera los angelesYaiiriitaa Hernandez
La casa banquetera "El Manantial" presenta su proyecto de vida, con una misión de ser líderes nacionales en la organización de eventos guiados por la integridad, el trabajo en equipo y la innovación. Su visión para 2017 es brindar los mejores servicios e instalaciones para satisfacer las necesidades de los clientes y ser reconocidos a nivel nacional e internacional. Adicionalmente, presentan su protocolo para la selección de personal, con objetivos como identificar las principales técnicas utilizadas y realizar diagnósticos teóricos
Este documento presenta la planeación del Primer Congreso Nacional del Sena que se llevará a cabo del 15 al 17 de diciembre en Bogotá. El congreso busca reunir a los representantes de cada regional del Sena para discutir problemas e inquietudes y encontrar soluciones. El evento contará con tres días de actividades que incluyen bienvenida, debates y clausura.
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Este documento presenta una guía de aprendizaje para el programa de formación de Técnico en Operación de Eventos del SENA. La guía describe las actividades de aprendizaje relacionadas con la evaluación de eventos, incluyendo ejemplos de encuestas, métricas para incluir en un informe y preguntas de evaluación. El objetivo es enseñar a los aprendices a medir los resultados de un evento y mejorar futuros eventos mediante la recolección y análisis de comentarios de los participantes.
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Este documento proporciona orientación sobre la planificación y organización de eventos. Explica que la organización de eventos requiere una amplia planificación con anticipación. Detalla los pasos clave como establecer la temática del evento, seleccionar un lugar adecuado, crear una agenda atractiva, realizar una lista de invitados y desarrollar un plan de marketing y publicidad. También destaca la importancia de colaborar con patrocinadores para aumentar la credibilidad del evento y reducir costes.
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El documento describe diferentes tipos de eventos organizacionales y sociales. Entre los eventos organizacionales se encuentran congresos, jornadas, seminarios, conferencias, simposios, convenciones, talleres, foros, reuniones, cursos. Los eventos sociales incluyen banquetes, festivales, aniversarios y concursos. Para cada tipo de evento se especifican su duración, objetivo, características, número de participantes, tipo y forma.
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Consejos para organizar eventos de empresa. Fernando Le Monnier Enero 2014fernandolemo
¿Cuáles son las claves para organizar un evento de empresa? Os presentamos un eBook que ha redactaado Fernando Le Monnier, especialista en eventos y socio de Kivicom y Eventoprix.
Estos son los principales apartados del documento:
1. Para qué sirve un evento corporativo y cómo organizarlo satisfactoriamente
2. Las ventajas de los eventos de empresa
3. Cómo definir adecuadamente los objetivos
4. Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de los objetivos
5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades
6. El contenido del evento. Configuración y recursos (I)
7. El contenido del evento. Configuración y recursos (II)
8. Los nuevos formatos de eventos
9. La comunicación previa al evento
10. La comunicación postevento
11. Cinco consejos para administrar los gastos
12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora en los eventos corporativos
El documento presenta la planeación de una rueda de negocios organizada por Jamyl Asesores Ltda. para el 6 de diciembre de 2013 en el Centro Comercial Ricaurte. Los objetivos son comercializar productos y servicios, dar a conocer la oferta de la compañía, y posicionarse en el mercado. Se detalla la programación del evento, los comités organizadores, la logística, y los protocolos de seguridad.
Este documento proporciona información sobre la organización de eventos y el rol de los planificadores de bodas. Explica que los organizadores de eventos se encargan de la planificación, coordinación y ejecución exitosa de diferentes tipos de eventos para cumplir con los objetivos del cliente de manera profesional. También describe los beneficios de contratar a un organizador de eventos para ahorrar tiempo y estrés del cliente y garantizar que el evento se realice según sus necesidades e intereses.
Fabrica de eventos. Manual para organizar eventos de alto impactoIdeas Disruptivas
Se trata de un documento que denominamos "Fábrica de Eventos" y que recoge nuestra experiencia en la organización de eventos de alto impacto, deseamos que sea útil para cualquier organizador de eventos toda vez que integra formatos y algunas reflexiones a considerar para los mismos.
Este manual describe los procedimientos del departamento de alimentos y bebidas de un hotel. Incluye definiciones, estrategias para elaborar manuales, y contenidos como la introducción, objetivos, estructura organizacional con organigramas, y procedimientos detallados para cada área como cocina, bar, restaurante, bodega, y administración y costos.
Este documento describe los cargos y puestos de trabajo de la empresa Gas Inyección Ltda. Incluye cuestionarios y descripciones de puestos para cargos técnicos y administrativos. También presenta la información general de la organización y su direccionamiento estratégico, con su misión, visión, objetivos y estrategias. El documento provee una guía detallada sobre la estructura organizacional de la empresa y las funciones de sus diferentes roles.
Este documento presenta una guía para la realización de auditorías internas en cooperativas. Explica los conceptos clave de control interno y auditoría interna, y la importancia de llevar a cabo controles internos. Luego, detalla las cuatro fases del proceso de auditoría: 1) lineamientos, 2) planificación, 3) ejecución, y 4) emisión de informe y seguimiento. Bajo la fase de ejecución, explica cómo identificar riesgos y validar controles, documentar el entendimiento, y estructurar el
Este documento habla sobre la organización de eventos empresariales. Define los eventos como acontecimientos programados que promueven las relaciones entre las personas y las empresas. Explica que los eventos son una herramienta para mejorar la imagen de una empresa, fidelizar clientes, y facilitar la comunicación interna. Además, clasifica los eventos por su naturaleza, magnitud, exclusividad, y criterio económico. Finalmente, describe las etapas clave de planificación, ejecución y evaluación de un evento empresarial exitoso.
El documento proporciona información sobre la planificación y organización de certámenes y eventos. Explica los tipos de eventos, aspectos a considerar como el nombre, características, objetivos, fecha, lugar, duración, participantes, y la elaboración de un organigrama para la coordinación. Resalta la importancia de una planificación detallada para asegurar el éxito del evento.
Este documento proporciona información sobre la planificación y organización de certámenes y eventos. Detalla los aspectos clave a considerar como la denominación, características, objetivos, fecha, lugar, duración, participantes, estructura organizativa, financiamiento y estructura académica. Resalta la importancia de una planificación detallada con anticipación para garantizar el éxito del evento.
El documento proporciona información sobre la planificación y organización de certámenes y eventos. Explica que los certámenes son sucesos periódicos mientras que los eventos son esporádicos. Detalla aspectos clave como la denominación, características, objetivos, fecha, lugar, duración, participantes, estructura organizativa y consideraciones logísticas.
El documento proporciona información sobre la planificación y organización de certámenes y eventos. Explica que los certámenes son sucesos periódicos mientras que los eventos son esporádicos. Detalla los aspectos clave a considerar como el nombre, características, objetivos, fecha, lugar, duración, participantes, estructura organizativa y presupuesto. Resalta la importancia de una planificación detallada para asegurar el éxito del evento.
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El documento proporciona información sobre la planificación y organización de certámenes y eventos. Explica que los certámenes son sucesos periódicos mientras que los eventos son esporádicos. Detalla aspectos clave como la denominación, características, objetivos, fecha, lugar, duración, participantes, estructura organizativa y consideraciones logísticas.
1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA CH & D CHICOS Y DAMAS
KAREN XIMENA MONTILLA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA
TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA: 525360
BOGOTÁ
2013
2. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA CH & D CHICOS Y DAMAS
KAREN XIMENA MONTILLA
INSTRUCTORA: DIANA PAOLA HERRERA MOLANO
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA
TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA: 525360
BOGOTÁ
2013
3. CONTENIDO
INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 4
1.1 OBJETIVOS............................................................................................................... 5
1.1.1 Objetivo General................................................................................................ 5
1.1.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 5
2. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.................................................. 6
2.1 TABLA DE RESUMEN............................................................................................. 6
2.2 OBJETIVO ................................................................................................................. 6
2.3 ALCANCE .................................................................................................................. 7
2.4 RESPONSABILIDADES.......................................................................................... 7
2.4.1Creación de Comités de trabajo....................................................................... 7
2.5 ENTRADAS ............................................................................................................... 7
2.6 DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................... 9
2.7 DESARROLLO........................................................................................................ 10
2.7.1 FIJACIÓN DE ASPECTOS BÁSICOS............................................................. 10
CONCLUSIONES.............................................................................................................. 16
4. INTRODUCCIÓN
Los eventos son una parte importante dentro de la administración de las
empresas, por esto para que un evento cumpla su función que es el logro de la
satisfacción del cliente tanto interno como externo, al cual va dirigido y tenga un
buen resultado se requiere de una muy buena planeación, su organización es una
de la tarea más complejas y su puesta en marcha es la culminación de tanto
esfuerzo y dedicación durante las diferentes etapas del proceso. Luego de una
verificación a la propuesta hecha a la empresa durante la etapa de análisis y
planeación de las condiciones actuales de la empresa, nos enfocamos en la
realización de un evento para presentar el manual de funciones del Asistente
Administrativo, por ser una de las carencias más notorias en CH & D Chicos y
Damas, en la administración del personal, para la planeación del evento se tuvo
en cuenta la opinión dada en entrevista informal de la Gerente, de cuáles eran los
objetivos que se esperaban, de donde era más conveniente para la empresa llevar
acabo el evento, si dentro o fuera de la locaciones de la empresa, de que medios
de divulgación podría la empresa al servicio del evento, de cuanto presupuesto se
podría destinar. Contará con la participación de la Gerente General y de todos y
cada uno de los empleados que conforman la plata de personal del área
administrativa.
El evento se planifico y organizo llevando a cabo una serie de pasos los cuales se
detallan dentro del informe y su finalidad es dar orden al evento y que se cumpla
su fin.
5. 1.1 OBJETIVOS
1.1.1 Objetivo General
Planear y organizar el evento de acuerdo al protocolo para dar a conocer el
manual de las funciones del Asistente Administrativo en CH & D Chicos y Damas.
1.1.2 Objetivos Específicos
Dar a conocer la importancia de contar con un Manual de Funciones para el
cargo de Asistente Administrativo
Aplicar las herramientas y los conocimientos adquiridos para la
organización de eventos y así lograr la satisfacción de los clientes internos
de la empresa.
6. 2. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Los eventos es un suceso planificado y en el tema corporativo son de gran ayuda
cuando se desea potencializar o dar a conocer un determinado producto o
servicio, para este caso será el Manual de Funciones la herramienta de
administración del personal la que se dará a conocer dentro de CH & D Chicos y
Damas.
2.1 TABLA DE RESUMEN
SECTORES SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECTORES ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
ACTIVIDAD / ES CAPACITACIÓN
GUÍA/ S ACTIVIDAD/ ES ORGANIZACIÓN DE COMITES
TIPOLOGÍA DEL PROCESO ESPECIFICO
PROCESO PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
RESPONSABLE DEL PROCESO GAES APRENDICES SENA
PROCESOS RELACIONADOS NO APLICA
ENTRADAS DEFINICION DE LOS OBJETIVOS
SALIDAS EVENTO PLANIFICADO Y ORGANIZADO
Cuadro elaborado No 1. Realizado por MONTILLA, Karen, CHACON, Cesar, NOEL, Edgar
2.2 OBJETIVO
Dar a conocer el Manual de Funciones del Asistente Administrativo a los directivos
y empleados de la empresa CH & D Chicos y Damas.
7. 2.3 ALCANCE
Presentar una posible propuesta para la realización de un evento, para dar a
conocer y socializar el Manual de Funciones del Asistente Administrativo, a través
de una capacitación
Las actividades a las que afecta este proceso, son la jornada laboral de buena
parte de los empleados de Área Administrativa, ya que el evento se llevara a cabo
dentro de su jornada habitual de trabajo, los empleados operativos no se verán
afectados pues dicho manual es específico para el cargo.
2.4 RESPONSABILIDADES
La planeación y organización del evento está a cargo de equipo de trabajo GAES,
conformado por Cesar Andrés Chacón, Edgar Agusto Noel y Karen Ximena
Montilla, quienes de acuerdo a sus capacidades y disposición se encargaran de
las diferentes labores que se deben seguir entre las más importantes están.
2.4.1Creación de Comités de trabajo
Organizador, estará a cargo de KAREN XIMENA MONTILLA
Honorifico, estará a cargo de la Gerente General de la Empresa
Ejecutivo, estará a cargo personal administrativo que la empresa designe
Financiero, estará a cargo de EDGAR AGUSTO NOEL
Técnico, estará a cargo de CESAR ANDRES CHACON
2.5 ENTRADAS
LISTA DE CHEQUEO
Objetivo: Analizar la implementación del procedimiento específico en un Evento
Área: Organización de Eventos
Fecha: Hora:
Nombre del Responsable: KAREN XIMENA MONTILLA
ASPECTO OBSERVADO SI NO
El alcance del proceso abarca aquellas actividades que involucran
planificación y organización
X
Se realizó la planificación inicial y cotizaciones de presupuesto X
8. Existe una programación de horarios detalladamente X
Se plantea la fecha para el Evento X
Contamos con el personal suficiente X
Contamos con recursos físicos, financieros, humanos X
Se tiene planteada de manera adecuada el tema a tratar X
Cuadro elaborado Realizado por MONTILLA, Karen
ANALISIS: podemos encontrar que para la realización de la propuesta del Manual
de Funciones en CH & D Chicos y Damas se realizara un pequeño lanzamiento
donde brindaremos una mini conferencia aplicando los pasos correspondientes a
la realización de un evento, teniendo en cuenta la programación y disponibilidad
con que la empresa cuenta.
Para la planeación, organización y puesta en marcha de evento, contaremos con
una serie de recurso tanto financieros, físicos, logísticos y humanos.
Recursos Financieros, estos son todos y cada uno de los recursos en dinero que
la empresa va a destinar para la planeación, organización del evento donde se
dará a conocer el manual de funciones asistente administrativo.
Recursos Físicos, son todos los elementos como su nombre lo dice físicos como,
mantelería, mesas, arreglos florales, cortinería, cubertería, decoración,
iluminación, sonido con que se va a realizar el evento y que son de vital
importancia.
Recursos Logísticos, estos hace a lución a todos y cada uno de los planes de
trabajo, como se dé la planeación, el estudio de cada una de la variables, la
organización, con ayuda de medios tecnológicos, de trasporte etc. Dentro del la
logística se debe contemplar los permisos y seguros tanto para el personal que
participa en el evento cono para la protección de terceras personas.
Recursos Humanos, es el personal capacitado para la organización del evento,
como meseros, bármanes, los disc jockey, los presentadores de evento, los
encargados de la ambientación y la iluminación, se hace necesario que este
9. personal cuente con las medidas de seguridad necesarias para no tener ningún
percance que lamentar, en espacial los encargados de la seguridad
2.6 DIAGRAMA DE FLUJO
Organizar el evento que permita
tener más claridad sobre la
importancia del manual de
asistente administrativo.
Fijación de aspectos
básicos
Duración: 5 horas
Estilo: Clásico con elegancia y etiqueta
Contenido: Permitir que cada persona
de la empresa se sitúe dentro del
manual, lo que conlleva a poder
identificar perfectamente su función.
Público objetivo: Personal de la
empresa , accionistas y clientes.
Presupuesto: 5.000.000 millones de
pesos
Programación
Organización técnica
Lugar: Hotel Inter Bogotá
Fecha del evento: 08-03-14
Personal
10. 2.7 DESARROLLO
2.7.1 FIJACIÓN DE ASPECTOS BÁSICOS
El tipo de acto que se quiere realizar para la empresa SPEEDWAY EXPRESS DE
COLOMBIA LTDA, es una conferencia relacionada con el tema la importancia de
un manual de Asistente Administrativo, se hizo esta propuesta con el fin de dar a
conocer sobre el significado de un manual del asistente administrativo que es una
fuente de permanente de información, pues permite conocer la estructuración de
las organizaciones. Cada empresa cuenta con sus propios manuales, esto debido
a que en cada una de ellas se trabaja de manera distinta y por lo tanto sus
procedimientos, organización, políticas, etc., son diferentes.
Su importancia se encuentra principalmente en que los manuales estandarizan y
controlan la realización de las funciones y el cumplimiento de las mismas dentro
de la empresa, esto es muy importante, pues cada empleado de la organización
conoce cuáles son sus funciones y en qué momento interviene, lo cual evita
conflictos y escape de responsabilidades y al mismo tiempo promueve la
delegación de funciones.
Objetivos a conseguir
El objetivo que se pretende conseguir es resaltar que todo manual administrativo
delimita actividades, responsabilidades y funciones pues se evita la duplicidad de
funciones en la empresa CH & D Chicos & Damas y sobre todo elimina tiempos
perdidos pues las actividades son realizadas eficientemente. Esto se refleja en el
empleado pues su nivel de desempeño aumenta pues ya sabe qué debe hacer,
cómo hacerlo y en qué momento lo debe hacer.
Al final del evento, realizar una lista de chequeo donde se pueda evaluar si se
cumplió con la meta tanto en la planeación, como el entendimiento de un manual
correctamente redactado ya que puede ser un valioso instrumento administrativo.
11. Duración, estilo y contenido
El evento está estipulado para 30 personas que incluye los empleados de la
empresa, accionistas y clientes. Donde tendrá una duración de 5 horas. Donde se
tendrá en cuenta las siguientes características:
Evento tipo formal
Sera un micro evento en el hotel Inter Bogotá
Duración 5 horas
Es un espacio cerrado, cómodo y de un ambiente agradable
El espacio será un salón de eventos y recepciones del hotel
Se realizara en la ciudad de Bogotá
La temática que se manejara es únicamente de tipo empresarial
Todo los invitados vendrán en traje formal, para los caballeros traje
elegante con corbata y las damas vestido largo o de noche.
La decoración con diseños innovadores en grabado y papeles con texturas
planas, limpias de máxima calidad, con colores cálidos y acogedores.
Figura Estilo Clásico
Público objetivo
Se realizó una lista sobre el público objetivo del evento, donde incluye los
asistentes y el orador Carlos Julio Torres ; quien dará una charla
12. aproximadamente de dos horas sobre el tema “La importancia del manual de
funciones del asistente administrativo”.
PLANIFICACION INICIAL Y PRESUPESTO
De acuerdo con la información recopilada se realiza el presupuesto de todos los
gastos incluidos que se indican a continuación:
1. Alquiler del lugar del evento.
2. Decoración del salón que incluye.
Manteles, sobre manteles, forros para las sillas con su respectiva estola, centros
de mesa, TODO ACORDE A TEMATICA.
3. Tarjetas de invitación
4. Servicio de cena tipo buffet con mesa debidamente decorada y servida de
acuerdo al gusto de sus invitados y al suyo propio y de ser necesario la asesorará
un chef de nuestra organización.
5. Servicio de licor en:
a. whisky para los caballeros
b. Coctel en tres variedades diferentes preparados en jugos naturales a su
elección para las damas (BARRA LIBRE).
c. Las opciones de licor incluyen el servicio de cristalería y sus pasantes (agua,
hielo, limonada y gaseosa ilimitada).
6. Servicio de champaña con su respectiva copa flauta incluyendo la de la corte
militar.
7. Como pasa bocas mientras se llega la totalidad de las personas, Tabla de
quesos en presentación de 5 quesos nacionales, jamones nacionales y frutas
exóticas.
8. El servicio incluye:
El menaje en su totalidad, plato cristal cuadrado, cubiertos de lujo, jarras para el
agua, hieleras con sus respectivas pinzas, bandejas para servicio, poncheras para
13. la crema, copa flauta, vaso cristal roquero y vaso cristal largo para los pasantes y
demás que demande el evento.
9. Servicio de 3 meseros y 1 barman durante todo el evento
10. Sonido profesional, maestro de ceremonias.
11. Servicio de 50 fotografías, filmación de todo el evento, CD editado en estuche
de lujo y kit de la quinceañera.
12. Póliza de garantía
Las condiciones y Forma de Pago: Se abona el 50% a la firma de este acuerdo, un
25% a la firma del contrato y un 25% antes a la iniciación del evento, previo
inventario de los servicios acordados.
VALOR DEL PAQUETE: $ 5.000.000 (CINCO MILLONES DE PESOS
M/CTE)
PROGRAMACION
Es imprescindible para la realización del evento tener bien armada la hoja de ruta
o el timing de la fiesta. Este cronograma indica con exactitud y muchos detalles
todo lo que sucederá durante el evento y el orden en el que se realizará.
9.3.1. Timing general del evento
6:00 pm Llegada
6:45 pm Mensaje de bienvenida
7:00 pm Ponente de apertura
9:00 pm Cena
10: 00 pm Comentarios
11:00 pm Finalización del evento
ORGANIZACIÓN TECNICA
Puesta en marcha del evento.
14. • Comité Organizador y Logístico
Atender las necesidades que se presenten
Controlar que lleguen al horario indicado y que se cumpla todo lo previsto: Entre
las necesidades más básicas o habituales son:
Cámara de fotos
Cámara de video
Cables de conexión a PC
Proyector de pantalla
Meseros
Micrófonos
Fecha de celebración
Para organizar el evento con éxito es importante elegir una fecha en la que no
haya otros acontecimientos del mismo sector. Se tendrán en cuenta ciertos
factores como:
Fecha: El evento se realizara el 08 de marzo del 2014
Hora: 6:00 pm a 11:00 pm
Lugar de celebración
Las opciones pueden ser infinitas y cada evento tiene diferentes necesidades y
presupuesto, pero lo que está claro es que la ubicación elegida es uno de los
factores vitales del éxito o fracaso de un evento. La selección del espacio está
muy relacionada con lo que se quiere transmitir, a quién va dirigido. En este caso
la estrategia será el diseño en la decoración y el estilo del lugar .El hotel Inter
Bogotá cumple los objetivos generales del evento.
El hotel está ubicado en el centro, a pocas cuadras de los principales museos, la
antigua Bogotá, el barrio la Candelaria, Corferias y todos los centros de interés
turístico y comercial hacen que el Hotel Inter Bogotá brinde excelentes facilidades
y servicios de calidad para eventos, viajes de negocios o placer.
Lugar: Hotel Inter Bogotá (Carrera 2º No. 20-12) Barrio Chapinero
15. Adecuación en función de la naturaleza del evento
Dimensiones necesarias
Cuentan con aparta estudios, al igual que amplias y recién remodeladas
habitaciones así como el salón de eventos en donde se podrá organizar las
reuniones de negocios, congresos, conferencias y todo tipo de recepciones
sociales disfrutando de los menús nacionales e internacional acompañado de una
gran variedad de licores.
16. CONCLUSIONES
Un evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso
posible. Así, se dice eventualmente o ante todo evento en previsión de algo que,
previsiblemente, podría ocurrir en una circunstancia determinada y es
generalmente un hecho imprevisto.
La organización de un evento es herramienta de mercadeo, que permite
acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa
y amable, los productos y/o servicios de la empresa.
Para lograr que el evento cumpla sus objetivos se debe tener en cuenta varias
fases que componen la organización de un evento. Son las siguientes:
Planificación Producción Realización y Evaluación.
El desarrollo de ésta guía permitirá identificar y aplicar al desarrollo de un evento
las siguientes fases:
Planificación: “Se define el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué
medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que
objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario,
asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el
acto y definir con claridad todos los objetivos.
Producción: Actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de
trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y
con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto”.