El documento describe las fases de implementación de un sistema de Exactitud de Registro de Inventarios (ERI). Estas incluyen 1) diseño y preparación del sistema de inventario y ordenamiento del almacén, 2) saldos iniciales, y 3) conteo cíclico de un grupo de materiales de control utilizando métodos aleatorios u otros para verificar la exactitud de los saldos físicos contra los registros. El objetivo es lograr un porcentaje ERI mayor o igual a 95%.

1. EXACTITUD DE REGISTRO
DE INVENTARIOS (ERI)
Taller
Por Cecilia Palacios D.

2. Fases de implementación
I. Diseño y preparación:
- Revisar y asegurar el sistema de
inventario.
- Revisar y asegurar el sistema de
ordenamiento del almacén.
II. Saldos iniciales.
III. Conteo Cíclico:
- Grupo de Control
- Método de Conteo Cíclico
- Conteo Cíclico
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3. I. Diseño y preparación
- Revisar y asegurar el sistema de inventario
El sistema de inventario debe identificar cada movimiento
y el resultado que mostrará en los libros contables.
Por tanto debe verificarse:
1. ¿Los movimientos están identificados?
2. Cada movimiento ¿tiene asociada la cuenta contable
que se modificará cuándo se registre?
3. ¿Quién es responsable de administrar y crear los
nuevos movimientos que se efectúan en un almacén?
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4. I. Diseño y preparación
Definiendo movimientos
REC - Recepción
ISS - Salida
STS - Transferencia Stock to Stock
RTS - Retorno al Stock
SCR - Scrap
SA - Ajuste de Inventario
SW - Scrap (desde Proceso- WIP)
− Revisar y asegurar el sistema de inventario
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5. I. Diseño y preparación
“Un lugar para cada cosa y
cada cosa en su lugar”, esta
frase es la major
representación de lo que
debe ser el ordenamiento
en un almacén.
A ella, solo faltaría agregar:
“cada material con su
identificación”
− Revisar y asegurar el sistema de
ordenamiento del almacén
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6. I. Diseño y preparación
- Revisar y asegurar el sistema de ordenamiento
del almacén
¿Qué dimensiones tiene el
almacén y cuál es el mejor
Layout?
¿Tenemos los equipos idóneos y
suficientes para manipular los
materiales y tenerlos ordenados?
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7. II. Saldos iniciales
• Preparación Física
• Mantenimiento y Limpieza
• Pre - marcar
• Pre - empacar
• Pre - contar
• Preparación de Procedimiento
• Rutas
• Conteo / Chequeo
• Referencias / Ayudas
• Auditoria
• Preparación del Personal
• Selección
• Entrenamiento
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8. - Grupo de control
III. Conteo cíclico
Establecer un grupo de materiales que serán la muestra en
la que se practicará el Conteo Cíclico, analizando cuáles
son los materiales mas importantes del almacén, tomando
criterios como: valor monetario, dificultad de
abastecimiento, de uso común para todos los usuarios del
almacén, y otros que nos ayuden.
Puede incluso, combinarse los criterios para seleccionar el
grupo de muestra
IMPORTANTE: que la selección se revise con los clientes y
proveedores del almacén para estar seguros que estamos
escogiendo los principales materiales.
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9. - Método de Conteo
III. Conteo cíclico
Ahora debemos decidir cómo escogemos la muestra
que contaremos periódicamente:
 ¿Debe ser aleatoria porque considero que todos los
materiales que están en el almacén son prioritarios?
 ¿Formo grupos de materiales y de cada uno
establezco un tamaño específico de muestra que
sumados me den, por ejemplo, 50 materiales?
 Los materiales del almacén son muy variados,
entonces defino que para el conteo de los mas
pesados, espero que el lote se acabe para incluirlos
en el conteo, ¿qué implicaría eso?
 ¿El conteo será diario, interdiario, semanal o el
encargado define el día?
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10. - Conteo Cíclico
III. Conteo cíclico
Ahora manos a la obra:
Entrego los materiales a cada participante: calculadora, hojas
de conteo, lapiceros, indumentaria y equipo de seguridad
personal y si fuera necesario, equipos de movimiento de
materiales. Esto último normalmente es manejado por personal
especializado no por quienes hacen el Conteo.
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11. - Conteo Cíclico
III. Conteo cíclico
Una vez que termina de contarse, se compara con los
saldos que nos da el sistema que controla los
inventarios, puede ser desde un Excel hasta un
reporte del sistema informático de la empresa.
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12. - Conteo Cíclico
III. Conteo cíclico
Si existe diferencia de vuelve a contar, si se encuentra lo que
faltaba o se encuentra que un movimiento no se registró o se
trató de un mal conteo, NO se considera como diferencia. Se
suelen hacer tres conteo antes de considerar si efectivamente es
un ERROR.
ACIERTO: Cantidad
física igual a
cantidad en sistema
ERROR:
Cantidad física
diferente a cantidad
en sistema
POR CADA
MATERIAL
CONTADO
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13. - Conteo Cíclico
III. Conteo cíclico
La fórmula para encontrar el porcentaje de Exactitud de
Registro de Inventarios (ERI) suele ser:
ERI = Número de conteos errados x 100
Número de conteos efectuados
Resultado esperado:
ERI > ó = a 95%
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¡Saldos de inventario cuadrados!

14. Por Cecilia Palacios D.