El documento establece criterios y procedimientos para el archivo y gestión de la correspondencia en una empresa. Se describen los pasos para la recepción, clasificación, registro y archivo definitivo de la correspondencia de entrada y salida, así como los diferentes soportes y sistemas de clasificación que pueden utilizarse. También se analizan cuestiones como la conservación, consulta y eliminación periódica de documentos, respetando la normativa de protección de datos.

1. Criterio 1) Se han identificado los medios, procedimientos y criterios más adecuados en la
recepción,registro,distribucióny transmisiónde comunicaciónescrita a través de los medios
telemáticos.
Recepción y archivo.
Todos losarchivosque se originan enla empresanopuedensermaterialmente guardados.Por
ello es necesario fijar una serie de criterios de selecciónde documentos que debemos cumplir
de forma sistemática.
Recepción y archivo en soporte papel.
Para dar entrada en el archivo físico se aconseja seguir los siguientes pasos:
- Confirmarque el documentoquese vaaarchivarnosearequeridoporningúnempleado
o departamento en ese momento.
- Determinarel valorpresente yfuturo de los documentossusceptiblesde archivo.Para
ello se clasificarán en 2 grupos:
o Los documentosde escasovalorque nonecesitenserconservados.Estosserán
destruidos.
o Los documentosque presentenciertovalorlegal uoperativopresenteofuturo
para la empresa
- Realizar copias seguridad, fotocopias o digitalizaciones de los documentos originales
que el responsable del archivo considere oportunos para evitar pérdidas de
información.
- Referenciar los documentos que van a estar guardados en más de un expediente.Se
archiva el documento original en una localización concreta para localizarlo lo antes
posible.
- Prearchivar los documentos susceptibles de archivo para ordenar la documentación
aplicando el mismo sistema de archivo.
- Finalmente se procederá al archivo definitivo.
El procesode archivose realizaráde formaperiódicaevitandounaacumulaciónde documentos
pendientes.
Tratamiento de la correspondencia empresarial.
La correspondencia sirve para comunicarse con los clientes, proveedores, empleados,
administraciones públicas, etc. Hay distintos tipos:
- Correspondenciade entrada: esnecesarioclasificarla,recibirla,registrarlaydistribuirla
a losdistintosdepartamentosde lapersonaode laempresaparagarantizarunapuntual
recepción y circulación interna.
- Correspondencia de salida: se debe recoger de los diferentes servicios o
departamentos,clasificarla,registrarla y enviarla en los plazos y formas establecidos.
- Comunicaciones interiores: tienen que ser distribuidas entre los distintos
departamentos o personas de la empresa.
Tratamiento de la correspondencia de entrada.
Recepción: los documentos se pueden recibir a través de muchos canales (correo, fax,
mensajería).
La manipulaciónde lossobresypaquetesdeberealizarsede acuerdoalossiguientesprincipios.
- Firmar el albarán que acompaña a la correspondencia
- Abrir el correo ordinario, no obstante,el correo personal deberáentregarse cerradoa
la persona que va dirigido.

2. - En caso de que falte la fecha en algún documento escribirla en el borde superior
derecho
- Revisar que aparezca la dirección del remitente
- Comprobar que dentro del sobre está la documentación a la que hace referencia el
documento.
Tras abrir y comprobar el contenido, la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada.
Clasificación: la correspondencia se clasifica según sean cartas, impresos, facturas, etc.
En la primera clasificación se repartirá entre los departamentos a los que correspondan las
cartas con identificación personal y los impresos. Con el resto haremos lo siguiente:
- El correoque viene dirigidoanombre de unapersonadebe clasificarse enloscasilleros
correspondientes.
- Cuandoundocumentoafectaamásde undepartamentose hacenfotocopias(eloriginal
al destinatario y las copias al resto)
- En el correo que no se especifique lapersonao departamentoreceptorse aparta para
ser revisado.
- Cuando recibimos correo por error se aparta para remitirlo de nuevo a la oficina de
correos.
Registro:el correose debe registrarconforme alasnormasinternasde cadaempresa.Notodos
los documentos tienen que registrarse. El registro consiste en estampar un sello en la parte
superior de un documento, asignando un número correlativo y la fecha de la recepción. En
algunos organismos públicosel sellose sustituye por una impresión mecánica o pegatina. Una
vez fechada y enumerada la correspondencia la registraremos en el registro de entrada.
El formato de registro de entrada no está formalizado porque no es obligatorio.
Criterio2. Se han determinadolas ventajas e inconvenientesde la utilizaciónde los distintos
medios de transmisión de la comunicación escrita.
Correo convencional: deja constancia escrita de lo comunicado, es uno de los canales de
comunicación más utilizado por las empresas y organismos públicos.
Fax: Surge por la necesidad de transmitir entre dos lugares geográficamente alejados copias
exactas de documentos de manera rápida. Consiste en la transmisión por vía telefónica de
material escaneado a otro dispositivo de salida que nos imprime una copia exacta.
Correo electrónico:nosfacilitael envíode documentosaunao variaspersonasentiemporeal.
Se puedenadjuntarimágenesoimpresosque se podránimprimirde maneraexactaal original.
Para su uso, nuestro ordenador tiene que estar conectado a internet.
Las cuentas de correo tienen una serie de ventajas:
- No necesitamos tener instalada una aplicación específica
- Suelen ser gratuitas
- Podemos consultarla desde cualquier parte del mundo
Cuando recibimos un correo, lo primero que debemos hacer es analizarlo con un programa
antivirusparaasegurarnosde que esseguro.Si el correomereceserconservadoelegiremosuna
carpeta para archivarlo.

3. Criterio 3. Se ha seleccionado el medio de transmisión más adecuado en función de los
criterios de urgencia, coste y seguridad.
Seguridad Rapidez Coste
Correo Convencional Las cartas pasan por
muchas manos y
puedenserabiertasy
leídas por personas
distintas al
destinatario.
Las cartas pueden
tardar de 1 a varios
días
Depende de la
distancia, peso y tipo
de entrega
Correo Electrónico Los mensajes
enviados solo
puedenserleídaspor
usuarios de una
determinada cuenta
Instantáneo,
independientemente
de donde se
encuentre el
destinatario
Ninguno.
Criterio4. Se han identificadolos soportesde archivo y registro más utilizadosen función de
las características de la información que se va a almacenar.
Materiales de archivo en soporte papel.
Las empresas suelen utilizar distintos materiales y herramientas para desarrollar
adecuadamente la labor de archivo en soporte papel. Los más utilizados son los siguientes:
- Carpetas simples.Sirven para proteger y clasificar expedientes en estanterías o cajas
- Carpetas clasificadoras. Son amplias, con varios compartimentos que permiten la
clasificación y ordenación de documentos.
- ArchivadoresA-Z. carpetas de anillasconaperturamediante unsistemade palanca.Se
perforael margenizquierdode losdocumentosose guardan en fundasde plástico.Se
alojan dentro de una caja contenedora que facilitan su colocación en las estanterías.
- Cajas de archivo. Se utilizan para el archivo definitivo de documentos. Se hace una
anotación para identificar su contenido en un lugar visible.
- Carpetas colgantes. Tienen soporte en sus solapas y visores en su borde superior. Se
puedencolocarde manerasuspendidaenlosbastidoresde unarmario,así se facilitala
movilidad de los expedientes y su rápida colocación.
- Armarios de carpetas suspendidas. Archivadores con guías donde se colocan las
carpetas colgantes.
- Estanterías. En ellas se colocan tanto carpetas como archivadores. Puedentener o no
puertas.
- Armario de seguridad. En caso de documentación especialmente sensible se utiliza
mobiliario con clavesde seguridad y sistemas de alarma para proteger la información.
A lahorade fabricarlosse suelenutilizarmaterialesque protejansuinteriorde incendios
o inundaciones.

4. Criterio 5. Se han analizado las técnicas de mantenimiento del archivo de gestión de
correspondencia convencional.
Cómo se debe archivar:
1. Los documentos deben ordenarse para que cualquier persona pueda encontrarlos
fácilmente.
2. Hay que registrar cualquier entrada o salida de cualquier documento.
3. No acumular excesiva documentación pendiente de archivar.
4. Es necesario ser selectivos, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
5. Debemos asegurar, antes de abrir un expediente, que no ha sido anteriormente.
6. Es recomendable utilizar señales visuales al clasificar documentación.
7. Eliminar periódicamente aquellos documentos que ya no son útiles.
8. Establecer medidas de seguridad para evitar modificación, daño o destrucción de
documentos.
9. En documentoscon respuestaesinteresanteadjuntarunacopiadel documentoal que
respondemos.
10. Facilitar la visibilidad de cualquier documento en una posterior búsqueda.
Criterio6. Se ha determinadoel sistemade clasificación, registro y archivo apropiado al tipo
de documentos.
Sistemas de clasificación de documentación.
Un buen sistema de clasificación de documentos debe cumplir una serie de requisitos:
- Debe serfácil de entender(paraque cualquierpersonapuedaaplicarlosinproblemas)
- Debe ser sencillo de aplicar
- Debe ser resolutivo
- Debe posibilitar futuras ampliaciones causadas por un crecimiento inesperado de
documentación almacenada.
Existen muchos criterios para almacenar los documentos de un archivo.
Sistema alfabético
Archivar los documentos de acuerdo con el orden establecido por el alfabeto, para ello es
necesario determinar en cada uno una palabra clave (ordenatriz)
Sistema numérico
Permite ordenar la documentación a partir de un número natural siguiendo un orden
ascendente o descendente. Se suele utilizar para la ordenación de presupuestos, facturas,
pedidos y envíos de faxes.
Sistema cronológico
Sigue como criterio de ordenación una localizaciónfísica concreta referente en el documento.
Se suelen clasificar los documentos por países, provincias, poblaciones, barrios, etc.
Su principal ventaja es su flexibilidad.
Sistema temático
Se archivan los documentos por temas o asuntos.
Sistema alfanumérico
Combinar sistema alfabético y numérico (letras y números)

5. Criterio7. Se han reconocidolosprocedimientos de consultayconservaciónde lainformación
y documentación.
Conservación y uso de documentos escritos.
La documentaciónescritadebe serconservadahastaque se determine que yanoesútil para la
actividad empresarial. Es necesario respetar una serie de normas básicas para conservar la
integridad de la documentación e impedir la pérdida de cualquier documento:
- En primer lugar, dejaremos constancia en un registro auxiliar de un documento
previamente archivado para conocer la localización exacta y el responsable de este
documento.
- Cuando se vaya a utilizar un documento es recomendable dar salida del archivo al
expediente completo donde esté contenido. En caso de extraer soloun documentose
recomienda dar testigo de su posición.
- Una vez utilizado un documento hay que devolverlo lo antes posible al archivo
Gestión de datos en soporte informático
Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener
información de una base de datos, gestionando el exceso,consulta y eliminación de los datos
alojados y organizados en ella. Los más utilizados son Access y Oracle entre otros.
Gracias a laexistenciade camposcomunesenlosficherosque componenunabase de datos,un
sistemade gestiónpuedeestablecerrelacionesapartirde unaserie decondicionespreviamente
fijadas por el usuario.
La gestióninformáticade unabase de datostieneunaserie de ventajasfrenteal tratamientode
información conservada en soporte papel:
- Los sistemas informáticos poseen motores de búsqueda que facilitan la obtención y
localización de información de manera más rápida que los archivos tradicionales.
- El archivo informático no ocupa tanto espacio físico como el archivo en papel. Esto
supone unahorro tantode costescomode espacioyrecursospara cualquierempresa.
- El archivoenformatopapel obligaaestarpresentefísicamentedonde este se sitúepara
consultarinformación.Sinembargo,lossistemasinformáticos,permitenlaobtencióny
consulta en cualquier momento y lugar.
Purga y destrucción de documentos
La eliminaciónperiódicade documentaciónnoútil evitalaacumulaciónde documentacióncon
escaso valor operativo o legal. Es necesario recordar que la guarda de documentación en un
archivo tiene sentido siempre y cuando esta sea fácilmente localizable en él.
La destrucción de documentos debe desarrollarse frecuentemente utilizando un método que
evite acceder a la información, evitando así un uso indebido.
Para ello se suelen utilizar máquinas destructoras de documentación.
Criterio 8. Se han respetado los niveles de protección, seguridad y acceso a la información
según la normativa de las 3R.
Cada día más empresas aplican el principio de las 3R (reducir, reciclar y reutilizar).
- Es importante reducirel usode materialesde archivoparasucorrecto funcionamiento.
Un comportamientoadecuadopodríaserlarealizaciónde impresionesde documentos
a doble cara.
- Se aconsejareutilizaral máximotodoslosmaterialesposibles.Porejemplo,reutilizarlas
carpetas que tenían documentación que ha sido destruida.
- Para reciclar se pueden colocar papeleras de reciclaje en el archivo.

6. Criterio11. Se ha valorado laimportancia de la firmadigital enlacorrespondenciaelectrónica.
Portafirmas electrónico: herramienta que facilita el uso de la firma electrónica agilizando la
actividad administrativa.La firma electrónica incluye un códigode verificación para contrastar
laintegridadyautenticidaddelfirmante.El portafirmasfacilitalafirmade unoovariosfirmantes
para los documentos.
Certificadodigital:documentoelectrónicoqueestableceque aunapersonale correspondeuna
clave públicadeterminada.El certificadodigitaleslaidentificacióndigital de lapersona,esdecir,
que lo identifica. La firma digital es tiene el mismo valor que la firma manuscrita y gracias a la
autoridad de certificación se garantiza la asociación entre la clave y el usuario