Diagrama de procesos

Gestión
de
la
Producción
Juan
Carlos
Acosta.
Presentado
por:
Mabel
Segura
Alejandra
Gutiérrez
1

¿Para qué sirve?
Ayuda a comprender el trabajo como un
proceso y a identificar en qué parte del
proceso está el problema.
2

¿Cómo se elabora?
Utilice símbolos para mostrar el flujo de las
acciones y decisiones involucradas en el
proceso de principio a fin. La simbología
básica es la siguiente:
3

Formato
Se aplicará la simbología sugerida para
elaborar los Diagramas de Proceso.
a continuación encontrará un esquema
básico del Diagrama de Proceso.
5

El
Modelo
para
el
Análisis
Paramétrico
y
Evaluación
Organizacional,
MAPEO,
consiste
en
una
plataforma
de
herramientas
para
analizar
el
perfil
de
composición
y
articulación
de
la
estructura
y
los
procesos
internos
de
entidades
organizacionales,
con
base
en
un
marco
de
referencia
de
parámetros
descriptivos,
su
representación
y
valoración
a
través
de
formatos
de
tipo
tabular
y
matricial.
7

El
propósito
de
MAPEO
se
enfoca
a
la
identificación
de
los
parámetros
con
los
que
se
deben
formular
el
perfil
de
estructura
y
procesos
internos,
para
que
una
entidad
organizacional
tenga
éxito
en
el
cumplimiento
de
sus
objetivos,
metas
y
expectativas
de
utilidad
proyectadas,
así
como
en
la
cobertura
de
sus
funciones
y
compromisos.
8

— Concepto.
— Alcance de la Técnica.
— Ventajas de su utilización.
— Aplicación de la Técnica.
— Sistemas de graficación de cursogramas.
— Características.
— Ventajas y limitaciones de los sistemas de
graficación más usuales.
— Tendencias modernas para la mejora de procesos.
— Metodología de análisis.
— Manual de procedimeintos.
— Elaboración y presentación.
10

— Dos conceptos de organización:
Ø Organización como función o proceso.
Ø Organización como el resultado de esa función o
proceso:
v Organización como estructura formal.
v Organización como estructura y sistemas administrativos.
— Organización como estructura y sistemas
administrativos
— Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos
— Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos
relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una
función o actividad, acompañados con frecuencia de políticas.
11

— Procedimiento: es una sucesión cronológica y
secuencial de operaciones. Mediante procedimientos
se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una
organización.
— Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
generalmente secuencialmente vinculadas y su
método o forma de ejecución.
— Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
relacionadas entre sí y ejecutadas en base a
determinado método.
12

— Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.
— Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos
a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural
de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto
operativos (sistemas administrativos).
— Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de
las estructuras. Por eso cualquier modificación en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.
13

— Un conjunto de procedimientos afines conforman una
actividad y actividades afines constituyen una función.
— Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en
su cumplimiento conforman un órgano.
— Los órganos y sus relaciones formales constituyen la
estructura formal. Las estructura junto con los sistemas
administrativos componen la organización formal.
14

Alcance:
— En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es muy
amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y
constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz
delegación, lograr unificación.
Ventajas:
— maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos,
para una buena toma de decisiones.
— sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,
comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de
información..
15

— Descripción de Procedimientos:
Ø Forma narrativa.
Ø Diagrama de Procedimientos.
— Forma Narrativa, fallas:
v Lectura extensa: complica interpretación,
v Relación entre la información: dificil visión del
procedimiento en su conjunto,
v Narración subjetiva: dificulta ver omisión de
información,
v Distintas interpretaciones,
v Complica elaboración sotware.
16

— Ventajas del Diagrama de Procedimientos:
Ø Aplica a cada actividad administrativa un nombre el
cual se repetirá: elimina ambigüedad,
Ø Facilita apreciación en conjunto del procedimiento,
Ø Evita diferencias de interpretación.
17

— No existe universalidad de criterios respecto
a los sistemas de graficación y existe gran
diversidad de lenguajes.
— Todos los sistemas tienen: símbolos y un
conjunto de reglas. El símbolo es el
elemento o figura que sirve para representar
l o s h e c h o s q u e s u c e d e n e n l o s
procedimientos.
18

19
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
• Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de
Ingenieros Mecánicos, para procedimientos de tipo
industrial.
• Cinco operaciones:
Ø Operación
Ø Transporte o traslado
Ø Inspección o control
Ø Demora o espera
Ø Almacenamiento o archivo.

— Ventajas:
Ø Noción clara y precisa de la sucesión de etapas,
Ø Frecuencia relativa de cada operación,
Ø Cantidad de pasos del trámite,
Ø Demoras,
Ø Cantidad de traslados,
Ø Oportunidad de controles.
— Desventajas:
Ø No muestra los documentos utilizados
Ø No muestra los puestos de trabajo donde se realizan
las operaciones.
20
Código ASME

21
OPERACIÓN
Simboliza toda acción de creación, cambio o adición
de algún elemento en el proceso
TRANSPORTE o TRASLADO
Simboliza el movimiento de un punto a otro.
CONTROL o INSPECCIÓN
Simboliza el cotejo o la verificación contra un criterio
determinado
DEMORA o ESPERA
Simboliza las detenciones transitorias del proceso
durante las cuales no se realiza operación alguna.
ARCHIVO o ALMACENAMIENTO
Simboliza el archivo de portadores de información o el
almacenamiento de objetos.
Símbolos
Código ASME

Reglas
de
diagramación:
Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos
se relacionan mediante líneas.
— Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si
desviaciones.
— Describir cada paso: breve en columna descripción.
— Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
— Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas
rectas.
— Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras
y archivos, y también tiempos y distancias establecidas.
22
Código ASME

— La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para la
descripción y análisis de problemas de procesamiento de
información.
— Resalta la importancia de la información dentro de los procesos
administrativos.
— Con la información se pueden hacer cinco operaciones:
Ø Registrar: anotar un dato en un portador de información;
Ø Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;
Ø Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;
Ø Computar: obtener un nuevo conocimiento;
Ø Archivar: guardar información para recuperarla en otro
momento.
23
Código ASA

Símbolos
24
Código ASA
REGISTRACIÓN
Grabación de información en un portador
COMUNICACIÓN
Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia
del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas
Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica)
CONTROL
Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
COMPUTO
Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida
ARCHIVO
Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificación.

Símbolos referidos a los portadores de información
25
Código ASA
FORMULARIO
Todo portador de información sea en papel o cartulina.
Donde se registran datos en forma manual, mecánica o
eléctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrónico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.
( ) CONECTOR "DENTRO DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
la misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
otra hoja.

Reglas
de
diagramación:
26
Código ASA
• Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debe
formar un codo.
• Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos
graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.
• Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior
del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
del símbolo siguiente.
• Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro
del símbolo de registración, los datos que se registran.
• Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del
símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación
sin portador.
1
Nombre,
apellido
domicilio

Reglas
de
diagramación:
27
Código ASA
• Destrucción de un formulario.
• Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina
la selección.
• Cuando de un control más de dos opciones.
• Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.
¿Cuál es el monto?
Precio Total
Precio unitario x
cantidad
• Proceso predefinido, se pone la denominación y si es
necesario los pasos comprendidos.
• Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación
A la derecha, inferior del símbolo criterio alfabético de clasificación.
Rutina 3
Deudores

El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales
(IRAM) desarrolló normas que regulan la representación
gráfica de los procedimientos administrativos
28
Código IRAM

Símbolos
29
Código IRAM
OPERACIÓN
Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de
información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).
CONTROL
Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,
comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.
DEMORA
Detención transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIO
Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos
de portadores información (formulario y archivos magnéticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO
Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos
portadores de información.
DESTRUCCIÓN
Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no
el elemento portador de la misma.

Reglas
de
diagramación:
— Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a
derecha.
— Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna una
unidad funcional.
— Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas
continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de líneas
“puentes”. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo,
salida por parte inferior o lateral.
— Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final.
— Generación de información impresa: emisión de documentos e
informes: símbolo operación a continuación de símbolo de
formulario.
— Etc.
30
Código IRAM

— Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/
los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.
— Preguntas:
v Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se
hace?, qué sucedería si no se hace?, ...
v Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,
por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia
adecuadas?,....
v Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese
lugar?,....
v Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en
ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...
v Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de
esa manera?,....
31

— El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada
de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas,
procedimientos principales y procedimientos accesorios.
— Contenido:
v IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del
procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha
de elaboración, fecha de vigencia.
v OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se
desarrolla.
v TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las
operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada
operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.
v PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar
del portador y las instrucciones del método de llenado.
v CURSOGRAMA.
32

33
Gerencia General
Producción Comercial Adm. y Fin.
Ventas
Dirección
Departamentos
Compras Fabricación Calidad Mking Contabilidad Finanzas
Ensamblado Envasado Interior Montevideo
Sección
Proceso Comercial
Proceso de Producción
Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.
Gerencia

Un
proceso
sistemático
y
continuo
para
conseguir
el
mejor
producto
(bien
o
servicio)
en
opinión
de
los
clientes
y
con
el
mínimo
costo
de
recursos.
34

1.
IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos
estándar de diagramación que permitan emplear
un lenguaje común y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO 35

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