Administración de empresas

1. FORMATOS TIPOS DE DOCUMENTOS EN LAS
EMPRESAS Y LA ADMINISTRACION
Francisco Suriel
Perea Perea

2. INTRODUCCIÓN
Cada empresa o negocio tiene una forma particular de
ordenar su información, y estamos seguros que tu
caso no se escapa de dicha afirmación. Sin embargo,
son muchos los errores que se pueden cometer por la
falta de información o por desconocimiento sobre los
tipos de archivos que existen.

3. TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA
Todos los textos que se utilizan en las comunicaciones internas tienen como
objetivo garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la empresa, así
como documentar sus relaciones internas.
La mayoría de los textos de organización interna se utilizan varias veces al día,
por lo que si las empresas disponen de formatos preestablecidos se agiliza el
trabajo y la función de comunicación.

4. AVISO Y ANUNCIO
Son mensajes breves dirigidos a un colectivo,
para anunciar algo o avisar de algún hecho de
interés para todos.
Normalmente se exponen en el tablón de
anuncios de la empresa, en un formato que
permita su lectura. No obstante, para
trabajadores que utilizan el ordenador, se suele
utilizar como medio de comunicación el envío de
un correo electrónico, pues es mucho más rápido
y asegura la recepción de la información.
Deben presentar un lenguaje sencillo y una
redacción muy cuidada. Se presentarán en un
lugar que sea visible para todos con un diseño y
tamaño de letra que sea acorde a la distancia
probable de lectura.

5. COMUNICADO INTERNO O MEMORÁNDUM
El mensaje debe ser breve y ágil, para que se comprenda
inmediatamente. Si la información que se desea transmitir es
compleja, debe desarrollarse como un anexo al propio
memorándum.
Su estructura es la siguiente:
– Nombre del documento: Comunicado interno, nota interna.
– Emisor/es (apartado “De”): indicando el cargo.
– Destinatario/s (apartado “A”): persona o departamento.
– Asunto: síntesis del mensaje.
– Mensaje: introducción, exposición y conclusión.
– Firma: del emisor, con el nombre y apellidos debajo.
– Fecha: lugar, día, mes y año.
– Información complementaria: anexos, información ocasional,
personas que reciben copia…

6. INFORME
Es un documento que recoge la descripción de todos los datos, hechos o
acontecimientos relacionados con un determinado asunto. Además de la
información principal, puede incluir gráficos, fotografías, organigramas, así
como documentos anexos. También incluye propuestas de
actuación,sugiriendo determinadas actuaciones.
Una estructura posible sería:
– Portada: título del informe, nombre de los redactores, nombre de los
destinatarios, fecha.
– Introducción: objetivos principales del informe.
– Desarrollo: es la parte donde se redacta toda la información objetiva,
dividida en apartados. A veces incluye información complementaria como
estadísticas, gráficos, tablas, etc.
– Conclusiones: análisis e interpretación de los datos contenidos en la
exposición. Los informes expositivos no tienen conclusiones.
– Recomendaciones.
– Anexos. Puede incluirse bibliografía, fuentes consultadas, etc.

7. CONVOCATORIA
Es un escrito en el que se cita a una o varias personas para que
asistan a una reunión. El documento ha de ser funcional no dando
lugar a interpretaciones por parte de las personas interesadas. Se
utilizará un lenguaje neutro y conciso, informando del motivo de la
reunión, lugar, día y hora. Es obligatorio que conste el orden del día, es
decir la relación detallada de los asuntos que han motivado la
convocatoria.
Su estructura es:
– Título: tipo de reunión (consejo, asamblea, junta...) y nombre del
organismo, asociación o grupo que se reúne.
– Convocatoria: citación a los destinatarios para que acudan a la
reunión,comunicándoles el motivo de la misma precisando la fecha, la
hora y el lugar donde se celebrará.
– Orden del día: normalmente comienza con la “lectura y aprobación
del acta de la sesión anterior” y termina con “ruegos y preguntas”.
– Cierre: suele comprender la fecha y el lugar desde el que se convoca
y la firma del presidente.

8. ACTA
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado
durante una reunión o asamblea. Así como la
convocatoria es imprescindible para que la reunión se
desarrolle conforme al orden del día establecido, el acta
es necesaria para que recoja todas las decisiones
acordadas.
En la reunión, uno de los participantes actuará como
secretario y será él el encargado de elaborar el acta, a
partir de las notas recogidas durante la reunión.
El acta debe remitirse a todos y cada uno de los
asistentes lo antes posible.
Antes de firmar el documento, su contenido ha de ser
aprobado por los asistentes. La aprobación puede
hacerse en el transcurso de la propia reunión o puede
hacerse en la reunión siguiente, siendo el primer punto
del orden del día.

9. CERTIFICADO
Documento que sirve para constatar un determinado hecho.
Normalmente se emite a instancia de quien lo recibe, siendo
elaborado por una persona autorizada en la organización.
Confirmando diversos hechos tales como resultados
académicos, asistencia a un curso,etc. Tienen la siguiente
estructura:
– Encabezamiento: nombre o logotipo de la empresa que
emite el certificado. Si lo emite una persona en nombre de la
empresa, deben constar su nombre y cargo.
– Cuerpo: comienza con la expresión “Certifica” o “Certifico” y,
a continuación, se detalla el hecho o circunstancia que se
certifica.
– Cierre: con la fecha, en letra, precedida de alguna frase del
tipo: “y para que conste a los efectos oportunos, firmo el
presente certificado en…”,“y para que conste a los efectos
oportunos, y a petición del interesado y a efectos de su
presentación en…”
– Firma de la persona cuyos datos encabezan el escrito.

10. PORTADA DE FAX
Este documento es una hoja que acompaña y presenta
a un fax y que contiene los datos del emisor y del
destinatario. El objetivo de una portada de fax es que
este llegue íntegro a su destinatario concreto.
Su estructura es la siguiente:
– Datos del remitente: tanto de la empresa como de
quien lo elabora. Se incluyen números de teléfono y fax,
para posibles incidencias.
– Datos del destinatario: nombre de la persona y el
departamento al que se dirige.
– N.o de páginas, incluida la portada, para comprobar
que han llegado todas las páginas que se envían.
– Mensaje: puede incluir alguna observación, si se
desea, así como un saludo o una despedida.
– Fecha.

11. NOTAS DE RECEPCIÓN DE VISITAS O
LLAMADAS TELEFÓNICAS
Son notas breves que se utilizan por la persona que atiende el teléfono o
atiende una visita para transmitir un mensaje al destinatario correspondiente.
Su estructura es muy simple e, incluso, puede ser redactada en un papel en
blanco que se dejará al destinatario. No obstante, es recomendable que la
empresa diseñe un modelo de hoja que incluya, al menos, el siguiente
contenido mínimo:
– Destinatario: persona a la que llaman o a quien quieren visitar.
– Remitente: persona que ha llamado o ha venido.
– Motivo de la llamada o de la visita.
– Número de teléfono de quien llama, para devolver la llamada.
– Mensaje: breve y claro.
Actualmente, muchas empresas, utilizan alguna aplicación informática (por
ejemplo, Microsoft Excel) para elaborar estas notas de recepción,

12. TEXTOS PROTOCOLARIOS
No tienen una finalidad comercial, son textos formales que se envían por cortesía o
deferencia a una persona o un grupo de personas.
El lenguaje de los textos protocolarios debe ser sencillo, directo y ajustado con el
contenido del mensaje (no será lo mismo felicitar por un nacimiento, que dar el
pésame por un fallecimiento).
Algunos de los escritos que veremos a continuación pueden redactarse en forma de
carta, aunque en la mayoría de los casos se utilizan tarjetas de empresa o tarjetas en
blanco. No obstante, para los textos cuya naturaleza lo permite, cada día se utiliza más
el formato electrónico, a través del envío de mensajes de correo electrónico o SMS. En
todo caso, si se realizan en el formato tradicional, la presentación reviste especial
importancia por lo que el papel y el sobre deben ser de calidad.

13. SALUDA
Es un documento que se utiliza para
comunicar, formalmente, alguna
información breve, a personas con quien se
mantiene o se quiere manteneruna relación
comercial.
Su estructura suele constar de un
encabezamiento con los datos del
remitente, el cuerpo del escrito después de
la palabra "Saluda" con un tamaño de
fuente más grande que el anterior y
destacada en párrafo aparte y, finalmente,
el cierre, que presenta alguna información o
invitación. Además,se puede incluir una
despedida final, con una frase formal de
cortesía.

14. INVITACIÓN
Documento breve que utiliza la empresa
para invitar al destinatario a un acto o
celebración. Para este fin puede utilizarse
también el Saluda, por lo que sus
características generales (tamaño, formato,
lenguaje, etc.) son las mismas.
Deben personalizarse, bien en el propio
escrito, bien en el sobre en el que se
incluirán. Suelen incluir la petición expresa
de confirmación de asistencia al evento así
como, en su caso, la indicación de si se
requiere algún tipo de etiqueta o puede
vestirse informalmente.

15. FELICITACIÓN
Las felicitaciones son escritos que dirigidos
a personas por motivos diversos, como por
ejemplo éxitos en su carrera profesional,
nombramiento por un cargo,
acontecimientos agradables de la vida
personal, fiestas de Navidad, etc.
Su estructura es muy simple; comienza con
un saludo cordial y de proximidad, sigue
con el mensaje propiamente dicho de
felicitación por el hecho concreto objeto de
la comunicación y termina con una
despedida de acuerdo con el tono del
saludo.

16. NOTA DE REGALO
Es una nota escrita a mano, generalmente en el
reverso de una tarjeta de visita, cuya finalidad es
acompañar a un regalo que no se entrega
personalmente.
El texto es muy breve y conciso (por ejemplo,
“muchas felicidades”) ya que su fin es únicamente
informar de la procedencia del regalo.
En concreto, su contenido normalmente incluye unas
breves palabras de cortesía acompañadas de la
firma del emisor. También suele incluirse el día,mes
y año en que se envía y el nombre o logotipo de
nuestra empresa,cuando se envían a alguien ajeno a
la misma.

17. PÉSAME
Es un mensaje que se utiliza para transmitir el
sentimiento que produce el fallecimiento de alguna
persona relacionada directa o indirectamente con la
empresa.
Según la relación que se mantuviera con el fallecido
o con los destinatarios del pésame, el tono será
protocolario y solemne o más personal y próximo.
El pésame siempre será personalizado, pudiendo
utilizarse una carta, un escrito tamaño A5 o una
tarjeta.

18. ESQUELA
Son mensajes publicados en la prensa para comunicar
el fallecimiento de alguien y manifestar el pésame, en
nombre de la empresa.
Si bien, habitualmente, es la familia quien las publica,
pueden ser también insertadas por la empresa, como
muestra de condolencia. Lógicamente, el tono debe ser
solemne debiendo prestarse especial atención a
aspectos como las creencias religiosas.

19. TELEGRAMA
Es un mensaje muy breve, sencillo y urgente que se envía
mediante el servicio de telégrafos.
Como el precio del envío depende del número de palabras
utilizadas, estas se reducen al mínimo; por tanto estos
escritos tienen un lenguaje especial en el que no se suelen
utilizar artículos, preposiciones, etc., para conseguir un texto
muy corto.
Por ejemplo, si queremos decir “no podremos llegar el día
previsto, sino que lo haremos con dos días de retraso, a la
misma hora”, en un telegrama diremos “Imposible llegar fecha
prevista. Retraso dos días. Misma hora”. Normalmente se
redactan en un formulario que existe en las oficinas de
correos. Formato debe llevar:
– Destinatario: nombre, dirección y número de teléfono.
– Texto: como hemos indicado, muy breve y directo.
– Emisor: datos personales, domicilio y teléfono.

20. SOLICITUD
Es un documento que contiene una o varias peticiones
dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que
se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones del
solicitante con fundamento en un derechosubjetivo o interés
legítimo.
La solicitud debe estar fundamentada e inicia un
procedimiento administrativo a instancia del solicitante; por
ello, comúnmente se conoce también a este documento como
“Instancia”. Nosotros podemos realizar nuestra solicitud pero
tomando en cuenta ciertos requerimientos:
- Datos personales - Datos del representante
- Exposicion de hechos - Medio y lugar de presentación
- Solicitud - Relación de documentos
- Fecha y firma - Organo o Institucion

21. DENUNCIA
La redacción debe ser clara, concisa y con frases cortas y
sencillas. Además, lo más importante es que debe
presentar los hechos de forma objetiva.
Su estructura es la siguiente:
– Datos identificativos del emisor de la denuncia.
– Hechos: exposición ordenada y cronológica de los
hechos y razonamientos en los que se basa la denuncia.
– Documentos adjuntos: relación nominal y numerada de
todos los documentos, si los hubiera, que se aportan como
fundamento de la denuncia presentada.
– Medio preferente y lugar de notificación: el denunciante
debe indicar el lugar y medio por el que prefiere recibir la
notificación.
– Firma.
– Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la
denuncia.

22. ALEGACIONES
La redacción debe ser clara y sencilla para evitar ambigüedades y facilitar
la lectura y comprensión. Deben evitarse también los párrafos
excesivamente largos. Se deben presentar sin apreciaciones personales,
es decir de una manera objetiva.
Su estructura es la siguiente:
– Datos identificativos de quien presenta las alegaciones.
– Asunto o procedimiento en el que realiza la alegación, especificando, si
se conoce, el número de expediente.
– Exposición ordenada de los datos, hechos o argumentos que se desea
que
el órgano competente tenga en cuenta en el momento de resolver.
– Relación nominal de los documentos que, en su caso, se aportan.
– Lugar, fecha y firma.
– Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la alegación.

23. RECURSO
Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública
que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está
de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad
correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.
Tiene la siguiente estructura:
– Encabezamiento: comienza con la palabra “Recurso”, centrada en el
papel. A continuación figuran los datos de la persona afectada por la
resolución, que firma el recurso, y que se denomina recurrente.
– Interposición de recurso: indicación de la disposición contra la que se
está recurriendo, órgano que la dictó, fecha en la que se dictó y fecha en
la que se ha notificado.
– Alegaciones: se detallan los argumentos por los cuales formulamos el
recurso. Cada alegación irá en un párrafo. En el caso de aportar
documentación se hará constar en este apartado.
– Solicitud: es consecuencia de las alegaciones anteriores y en las que
se fundamenta el recurso.
– Cierre: lugar, fecha, firma y destinatario.

24. ¡¡¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN
BRINDADA!!!