Fórmulas y funciones

Corporación Universitaria Autónoma de Nariño AUNAR
Docente Guido Enrique Ceballos Huertas
Psicólogo y Licenciado en Informática
2009

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Fórmulas en Microsoft Excel
1. ¿ Qué es una fórmula en excel ? Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para
realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda
en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se
encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores
de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se
debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres
que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios
en blanco dentro de la misma.
Por ejemplo, la fórmula =15+4*3 expresa que se multiplique 4 por 3 y, a continuación, se le sume
15 al anterior resultado para producir 27 como resultado final.
1.1. Componentes de una fórmula Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los
siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.
Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una
circunferencia, A = π R2
, se puede escribir en Excel como:
=PI()*B1^2
En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:
- Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.
- Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.
- Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el
operador * (asterisco) multiplica.
- Funciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...
Una fórmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente:
= < operando_A > < operador > < operando_B >
2. OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los
elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos,
de comparación, texto y de referencia.
2.1. Tipos de operadores
- Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma,
resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se
pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

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Operador aritmético Significado Ejemplo
+ (signo más) Suma A3+3
- (signo menos) Resta
Cambio de signo
B3-B1
-A1
* (asterisco) Multiplicación B3*C3
/ (barra diagonal o slash) División D3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponenciación C3^2
Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como
operadores de comparación tenemos los siguientes:
Operador de comparación Significado Ejemplo
= ( igual ) Igual a A1=B1
> ( mayor ) Mayor que A1>B1
< ( menor ) Menor que A1<B1
>= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1
<= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1
<> (distinto) Distinto de A1<>B1
( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un
valor lógico: VERDADERO o FALSO ).

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- Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo ( & “ampersand” ) para unir o concatenar
una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto Significado Ejemplo
&
( "y" comercial)
Concatena o une dos valores
para generar un nuevo valor de
texto continuo.
- "Sierra"&" Nevada"
produce el valor “Sierra Nevada”
- A3&B3
crea un nuevo valor de texto formado
por
el valor de texto que contiene la celda A3
concatenado o unido con el valor de
texto
que contiene la celda B3
- Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista
de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos
en las funciones.
Operador de referencia Significado Ejemplo
: (dos puntos)
Operador de rango que genera una
referencia a todas las celdas
que se encuentran entre dos
referencias a celdas.
B5:B15
Hace referencia a todas las celdas
que se encuentran en el rango
B5 hasta B15
; (punto y coma)
Operador de unión que combina
varias referencias en una sola.
B5:B15;D5:D15
Hace referencia a las celdas que
se encuentran en el rango B5
hasta B15 más las celdas en el
rango D5 hasta D15
(espacio)
Operador de intersección que
genera una referencia a celdas
comunes a las dos referencias.
B7:D7 C6:C8
Hace referencia a la celda C7

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2.2 Fórmulas compuestas en Excel
No siempre las fórmulas que se requieren utilizar son fórmulas simples ( fórmulas en las que sólo se
utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar fórmulas en donde se requieren dos o mas
operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así como
también, para la evaluación de los diferentes operados de manera que se obtenga el resultado correcto,
como por ejemplo, la fórmula =PI()*B1^2 que se presentó anteriormente.
Una fórmula puede entonces tener la siguiente estructura:
= <operando_A> <operador 1> <operando B> <operador 2> <operando_C > …….
Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una fórmula, esto es, puede estar formado por otros
operandos y operadores.
2.2.1 Orden en que Excel realiza las operaciones en las fórmulas
Como se mencionó anteriormente, una fórmula está compuesta por los elementos o valores que se van
a procesar (los operandos), combinados mediante los operadores. El procesamiento u operaciones
especificadas en la fórmula por los operadores se efectúan de acuerdo a un orden establecido
previamente. Para el procesamiento de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los
distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego
realizar los cálculos u operaciones según el orden encontrado.
2.2.2 Precedencia de los operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden
correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene
operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de
multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a la izquierda.
Orden Operador Descripción
1º
: (dos puntos)
(un solo espacio)
; (punto y coma)
Operadores de referencia
2º - Cambio de signo (como en -A10)
3º % Porcentaje
4º ^ Exponenciación
5º * y / Multiplicación y división
6º + y - Suma y resta
7º & Une dos cadenas de texto
(concatenación)
8º = < > <= >= <> Comparación

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Tabla de precedencia de los operadores
2.2.3 Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la
fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que
las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis
que cierra.
Por ejemplo, la siguiente fórmula: =5+2*3
Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la
suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede
escribir como: =(5+2)*3
En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que
calcule primero la suma del valor que se encuentra en la celda B4, luego le sume el valor constante 25,
y después divida el resultado entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las
celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
3 OPERANDOS EN LAS FÓRMULAS
En una fórmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones
especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes, referencias a
celdas, funciones.
3.1 Constantes: Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor.
Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una
referencia a una celda, una fórmula, o un valor obtenido como resultado de una fórmula, no es una
constante. Si se utilizan constantes en una fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo,
=30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.
3.2 Referencias a celdas: Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de
celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se
requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de
cálculo. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a
otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.
3.2.1 Estilo de referencia A1: De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que
se refiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a
las filas identificadas mediante números (del 1 al 65.536). Estas letras y números se denominan títulos
o nombres de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la
columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra
ubicada en la intersección de la columna B y la fila 2.

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Hace referencia a:
A10 La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10
A10:A20 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.
B15:E15 El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.
A10:E20 El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.
5:5 Todas las celdas de la fila 5
5:10 Todas las celdas de las filas 5 a 10.
H:H Todas las celdas de la columna H
H:J Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J
3.2.2 Referencia a celdas en otra hoja de cálculo
En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores contenidos en
el rango B1:B10 de la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo.
Nombre de la hoja Referencia a una celda o rangos de celdas de la
hoja
=PROMEDIO(Marketing!B1:B10)
Separa la referencia de la hoja y la referencia de las celdas
En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de cálculo en el mismo libro, donde el
nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de un
rango de celdas.

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3.2.3 Referencias relativas y absolutas en las fórmulas
- Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la
posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada
dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la
fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una fórmula se
utilizan referencias relativas.
Fórmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3
Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que se crea
en la celda destino se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula
=A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica
automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2.
- Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a
la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a
otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varia. De forma
predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a
referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila
de la celda, por ejemplo $A$1.
Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta
no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1,
se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.
Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3
- Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o
una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1,
$B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se traslada
dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la
referencia absoluta permanece invariable.
Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa se
modifica automáticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =A$1,
que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la
celda C3, la nueva fórmula que contendrá la celda C3 es entonces =B$1.

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Fórmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3
3.3 FUNCIONES
Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando
los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo
valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o
complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2) redondea un valor numérico que está en la
celda A10 hasta 2 posiciones decimales.
3.3.1 Estructura de las funciones
Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:
Nombre(arg 1;arg 2;……;arg n)
La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de
apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre.
- Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las
diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la función
PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de
caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE.
Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botón para
insertar una función en la barra de fórmulas , si está activa esta barra de fórmulas;
o se abre el menú Insertar y a continuación se selecciona la opción Función….
- Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser
números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO,
matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u
otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la
función misma, y cada uno de estos argumentos deberá ser un valor válido y del tipo requerido por
el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan
argumentos como la función PI( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta función, es
obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre.
Información sobre la estructura de la función. Cuando se escribe la función, aparece la información
sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una
celda =REDONDEAR( aparecerá la descripción de esta función. La información de la estructura de

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las funciones sólo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel. En este ejemplo, el signo
igual ( = ) se ingresa antes del nombre de la función para indicar que la función está incluida en una
fórmula.
3.3.2 Funciones Anidadas
En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra
función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza la función SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara el
resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada) con el valor 50, para determinar
cual valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la fórmula.
Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el
mismo tipo de valor que el requerido por este argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica un
valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste
no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de
funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una
función de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la función PROMEDIO y la función SUMA son
ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro
de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.
3.4 Introducir una fórmula
Como se mencionó anteriormente, las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores
que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir
un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la fórmula. Para introducir una
fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ).
3.4.1 Introducir una fórmula sencilla
Una fórmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas
fórmulas se muestran a continuación:
Fórmula Acción
=128+345 Suma 128 y 345
=5,25^2 Halla el cuadrado de 5,25
Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.

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2. Escribir el signo igual (=).
3. Introducir la fórmula.
4. Presionar ENTRAR.
Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas si está activada.
3.4.2 Introducir una fórmula que contenga referencias de celdas:
Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula se
denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la
celda B2 contiene la fórmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2.
Fórmula Acción
=C2 Utiliza el valor de la celda C2
=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2
=-A10 Cambia de signo al valor numérico que se encuentra en la celda A10
=A1+23 Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23
Para introducir estas fórmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos:
- Procedimiento 1
2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas , escribir = (signo igual).
3. Escribir a continuación la fórmula.
4. Al finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir .
- Procedimiento 2
2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas , escribir = (signo igual).
3. Comenzar a escribir la fórmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la fórmula, se
selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación
de otro libro. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien
arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.
4. Al finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir .
Cuando se introduce una fórmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en colores
diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al introducir en la celda D9 la fórmula =(C9*B9)
se podrá observar algo como lo siguiente:

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3.4.3 Introducir una fórmula que contenga una función
Las siguientes fórmulas contienen funciones.
Fórmula Acción
=SUMA(A:A) Suma todos los valores numéricos en la columna
A
=PROMEDIO(A1:B4) Calcula el promedio de todos los valores
numéricos en el rango A1:B4
Para introducir en Excel una fórmula que contenga funciones, como las mostradas en el cuadro
anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la celda en que se desee introducir la fórmula.
2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic en Insertar función en la barra de
fórmulas , o abrir el menú insertar y seleccionar la opción Función….
3. Seleccionar la función que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se
muestra el nombre de la función; si se hace difícil localizar el nombre de la función que
interesa, se puede seleccionar la categoría a la cual pertenece la función o escribir una
pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, al
escribir "sumar números" devuelve la función SUMA).
4. Luego se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran
en la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas para cada
argumento. Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir
directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón Contraer
diálogo , para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a seleccionar la
celda o celdas en la hoja de cálculo, después se presiona el botón Expandir diálogo , para
volver al cuadro de diálogo.
5. Una vez que se tenga completa la fórmula se debe presionar el botón aceptar, para que la
fórmula se introduzca en la celda y se calcule su resultado.
3.4.4 Introducir una fórmula con funciones anidadas
Como se mencionó anteriormente, una función anidada es aquella en que uno o varios de sus
argumentos son a su vez funciones. Como por ejemplo:
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)

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Esta fórmula produce como resultado la sumatoria de un conjunto de números (SUMA) que se
encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda G2 hasta la celda G5 (G2:G5), sólo si el
PROMEDIO de otro conjunto de números, que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde
la celda F2 hasta la celda F5 (F2:F5), es mayor que 50; en caso contrario, produce como resultado el
valor 0 (cero).
Para introducir esta fórmula se puede seguir el siguiente procedimiento:
2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic o presionar el botón Insertar
función en la barra de fórmulas .
3. Seleccionar la función que se necesita utilizar como función de primer nivel. Se puede
seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la función correspondiente; si
se hace difícil localizar el nombre de la función, se puede seleccionar la categoría a la cual
pertenece la función o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro
Buscar una función (por ejemplo, al escribir "sumar números" devuelve la función SUMA).
4. Se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran en la
ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas para cada
argumento.
o Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente
con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón Contraer diálogo
, para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a seleccionar la celda
o celdas en la hoja de cálculo, después se debe presionar el botón Expandir diálogo ,
para volver al cuadro de diálogo.
o Para escribir otra función como uno de los argumentos, se introduce la función en el
cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se puede agregar SUMA(G2:G5) en el
cuadro de edición valor_si_verdadero.
5. Para cambiar las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de
función, se debe hacer clic en el nombre de función en la barra de fórmulas . Por
ejemplo, si se hace clic en SI, aparecerá la descripción de la estructura de la función SI, con una
lista de los argumentos requeridos por esta función.
• Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, se debe seleccionar en primer
lugar el rango, luego se introduce la fórmula y, a continuación, se presionan
simultáneamente las teclas <CTRL> y <ENTRAR>.
• Si se está familiarizado con los argumentos de una función, se puede utilizar la información
sobre funciones que aparece después de escribir el nombre de la función y el paréntesis de
apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la función para ver el tema de la Ayuda
correspondiente a la función o hacer clic en un nombre de argumento para seleccionar el
argumento correspondiente de la fórmula. Para ocultar la información sobre funciones, en el

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menú Herramientas hacer clic en Opciones y desactivar la casilla de verificación Información
sobre herramientas de funciones de la ficha o pestaña General.
4 COPIAR UNA FÓRMULA
Cuando se trabaja con una hoja de cálculo, el objetivo primordial es expresar los cálculos requeridos
que llevan a la solución de un problema mediante una o más fórmulas. Pero es frecuente que, por la
naturaleza del problema, una fórmula que se ha introducido en una celda se necesite copiarla a otra u
otras celdas donde se aplica la misma fórmula. Al copiarse una fórmula de una celda a otras celdas, las
referencias de celda pueden cambiar de acuerdo al tipo de referencia que se utilice.
Para copiar se pueden utilizar los siguientes procedimientos:
- Procedimiento 1
1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula a copiar.
2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la fórmula producirán el resultado
deseado. Si se requiere, se debe cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una
fórmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia
se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.
3. Abrir el menú Edición, y elegir la opción Copiar.
4. Luego seleccionar la celda o celdas en la que se desea copiar la fórmula.
5. Abrir de nuevo el menú Edición. Para copiar la fórmula y el formato hacer clic en Pegar.
6. Para copiar la fórmula solamente hacer clic en Pegado especial y, a continuación, en
Fórmulas.
- Procedimiento 2
Si la fórmula que se necesita copiar va a ser copiada a una celda o rango de celdas que están contiguas
o adyacentes a la misma, se puede copiar la fórmula utilizando el cuadro de llenado o botón de relleno
(cuadrado negro pequeño situado en la esquina inferior derecha de la
selección Cuando se sitúa el cursor del mouse (ratón) sobre el controlador de
relleno, el apuntador cambia a una cruz negra) .
1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula a copiar.
2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la fórmula producirán el resultado
deseado. Si se requiere, se puede cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una
fórmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia
se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.
3. Colocar el cursor sobre el cuadro de llenado y, a continuación, arrastrar el cuadro de llenado,
presionando el botón izquierdo del mouse o ratón, hasta la celda o rango de celdas en las que
se desear copiar la fórmula.
4.1 Procedimiento utilizado por Excel para crear las fórmulas que se copian

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Cuando se copia una fórmula de una celda a otras u otras celdas el Excel aplica el siguiente
procedimiento:
1. Obtiene el desplazamiento en columnas y filas que existe entre la celda origen y la celda
destino.
2. Para crear la fórmula en la celda destino, utiliza como base la fórmula existente en la celda
origen o celda que se copia, modificando, en cada una de las referencia de celdas que se
encuentran en esta fórmula, la referencia a la columna sumándole o restándole el
desplazamiento de columna obtenido antes, y luego hace lo mismo con la referencia a la fila. Si
la referencia a columna o fila está escrita en forma absoluta, el desplazamiento encontrado no es
aplicado, esto es, la referencia a la columna o fila permanece igual o no es modificada.
En el ejemplo siguiente se explicará que sucede con las referencias de celda cuando se copia una
fórmula de la celda A1 a la celda C3:
Fórmula que se copia de la celda A1 a la celda C3
Como se puede observar, entre las celdas A1 y C3 hay un desplazamiento en columnas de 2 y un
desplazamiento de filas de 2.
- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B3 (columna relativa y fila relativa), entonces
la fórmula que se tendrá en la celda C3 es =C4*D5, en donde se observa que a cada columna
de las referencias de celda de la fórmula original se le suma 2, y a cada fila también se le suma
2.
- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*B$3 (columna relativa y fila absoluta),
entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es =C$2*D$3, en donde se observa que a cada
columna de las referencias de celda de la fórmula original se le suma 2, y las filas permanecen
sin variar o fijas ya que están escritas como absolutas (el signo $ antes del número de fila).
- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*$B3 (columna absoluta y fila relativa),
entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es =$A4*$B5, en donde se observa que las
columnas de las referencias de celda de la fórmula original permanecen sin variar o fijas ya que
están escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna) y a cada fila se le suma
2.
- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =$A$2*$B$3 (columna absoluta y fila absoluta),
entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es =$A$2*$B$3, en donde se observa que
tanto las columnas y filas de las referencias de celda de la fórmula original permanecen sin
variar o fijas ya que están escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna).
- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*B$3, entonces la fórmula que se tendrá en la
celda C3 es =$A4*D$3.
- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A2*$B$3, entonces la fórmula que se tendrá en la
celda C3 es =C4*$B$3.

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- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B$3, entonces la fórmula que se tendrá en la
celda C3 es =C4*D$3.
- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*$B$3, entonces la fórmula que se tendrá en
la celda C3 es =C$2*$B$3.
Fórmula en C1 (origen) Tipo de referencias Fórmula en C3
=A2*B3 (columna relativa y fila relativa) =C4*D5
=A$2*B$3 (columna relativa y fila absoluta) =C$2*D$3
=$A2*$B3 (columna absoluta y fila relativa) =$A4*$B5
=$A$2*$B$3 (columna absoluta y fila absoluta) =$A$2*$B$3
=$A2*B$3 (columna o fila absoluta o relativa) =$A4*D$3
=A2*$B$3 (columna o fila absoluta o relativa) =C4*$B$3
=A2*B$3 (columna o fila absoluta o relativa) =C4*D$3
=A$2*$B$3 (columna o fila absoluta o relativa) =C$2*$B$3
5. MODIFICAR O EDITAR UNA FÓRMULA
Sin por alguna razón, una fórmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no es
conveniente volver a escribir la fórmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para
modificación o edición del contenido de una celda, el cual se muestra a continuación:
1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desea modificar.
2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de fórmulas
3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o eliminar caracteres en la
fórmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse y/o las teclas de
direccionamiento del cursor.
4. Para finalizar la edición y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o
presione el botón introducir de la barra de fórmulas.
( para cancelar los cambios presione la tecla ESCape o presione el botón ).
6. ELIMINAR FÓRMULAS
Para eliminar fórmulas que se encuentren en una hoja de cálculo, el procedimiento más directo y
sencillo es el siguiente:
1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula.

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2. Presionar la tecla <SUPR>.
Se pueden eliminar todas las fórmulas que están en un rango de celdas, para lo cual se debe seleccionar
primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla <SUPR>.
7. CORREGIR FÓRMULAS
Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en
las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero ayudan
en gran medida a encontrar los errores más comunes.
Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortográfico, o
inmediatamente sobre la hoja de cálculo mientras se trabaja. Cuando Excel detecta un problema,
muestra un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda de la celda. Ambos métodos presentan
las mismas opciones.
Celda que posiblemente tiene un problema de fórmula
Si se selecciona la celda que muestra este triángulo aparece al lado de la misma el botón que al
hacer clic en él muestra un conjunto de opciones. Se puede solucionar el problema utilizando alguna de
las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no volverá a aparecer en las comprobaciones de
errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se pueden restablecer para que
vuelvan a mostrarse.
Es frecuente que en una hoja de cálculo nos aparezca este indicador de error en celdas que con toda
seguridad sabemos que no tienen errores, como cuando Excel detecta que al copiarse una fórmula a
una celda, una de las celdas contiguas a ésta contiene una fórmula que es diferente, lo cual lo
podríamos interpretar como una señal de precaución.
Más adelante se explicará con detalle estos y otros procedimientos para corregir errores.

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8. BÚSQUEDA Y CORRECCIÓN DE PROBLEMAS EN LAS FÓRMULAS
Es frecuente encontrarnos con uno o varios problemas cuando tenemos fórmulas en una hoja de
Cálculo de Excel, como pueden ser: La fórmula ingresada no calcula el valor correcto, ya sea por que la
misma no utiliza los valores que deben ser o que realiza los cálculos en un orden que altera el
resultado; o que el Excel muestra alguna señal de advertencia o de error. Para encontrar y poder
solucionar estos problemas podemos valernos de lo siguiente:
9.1 Reglas y errores que se detectan al corregir fórmulas
- Errores de valores: La formula no usa la sintaxis, argumentos o tipos de datos esperados. Los
valores de error que se pueden mostrar incluyen #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!,
y #VALUE!. Cada valor de error tiene distintas causas y se resuelve de diferente modo. Si se
introduce un valor de error directamente en una celda, no se marcará como problema.
- Año con dos dígitos en fecha de texto: La celda contiene una fecha de texto en la que el siglo se
puede interpretar incorrectamente si se utiliza en fórmulas. Por ejemplo, la fecha de la fórmula
=AÑO("1/1/31") podría ser 1931 ó 2031.
- Número almacenado como texto: La celda contiene números guardados como texto. Suelen
proceder de datos importados de otros orígenes. Los números guardados como texto pueden ocasionar
cambios inesperados en la forma de ordenar, es preferible convertirlos a números.
- Formulas incoherentes en una parte de la hoja de cálculo
La fórmula no coincide con el patrón de las demás fórmulas cercanas. En muchos casos, las fórmulas
adyacentes a otras sólo se diferencian en las referencias empleadas.
Fórmulas
=SUMA(A1:F1)
=SUMA(A2:F2)
=SUMA(A10:F10)
=SUMA(A4:F4)
En este caso, la fórmula =SUMA(A10:F10) se marcará porque las fórmulas adyacentes cambian en
una fila, y ésta cambia en 8 filas.
Si las referencias utilizadas en una fórmula no son coherentes con las de las fórmulas adyacentes, se
indicará el problema.
- La fórmula omite celdas de una parte de la hoja de cálculo
La fórmula puede no incluir una referencia correcta. Si una fórmula hace referencia a un rango de
celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejar de ser
correctas. La fórmula no siempre actualiza automáticamente su referencia para incluir las nuevas
celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si las celdas
adyacentes contienen más números (no son celdas en blanco), entonces se indica el problema.
En el caso siguiente, la fórmula =SUMA(A2:A4) se marcará con esta regla, puesto que las celdas
adyacentes contienen datos.

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A
1 15.000
2 9.000
3 8.000
4 20.000
5 5.000
6 22.500
=SUMA(A2:A4)
- La fórmula hace referencia a celdas vacías
La fórmula contiene una referencia a una celda vacía. Esto puede dar lugar a resultados no deseados,
como en el siguiente ejemplo.
Suponga que desea obtener el promedio de los números indicados a continuación. Si la tercera celda
hacia abajo del rango indicado está en blanco, el resultado es 22,75. Si la tercera celda hacia abajo del
rango indicado contiene 0, el resultado es 18,2.
A B
1
2 24 24
3 12 12
4 0
5 45 45
6 10 10
=PROMEDIO(A2:A6) =PROMEDIO(B2:B6)
9.2 Auditoria de fórmulas
Utilice Auditoría de fórmulas para reflejar gráficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y
las fórmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan
datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda
específica).

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Hoja de cálculo con flechas de rastreo
9.3 Buscar y corregir errores en fórmulas
Corregir un valor de error, como #¿NOMBRE?
Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentará un valor de
error. Cada tipo de error tiene distintas causas y diferentes soluciones. Los errores en las fórmulas
pueden dar lugar a valores de error, así como a resultados no deseados.
A continuación se facilitan algunos procedimientos que le ayudarán a detectar y analizar los errores.
a. ##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.
Posibles causas y soluciones
El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido
- Aumentar el ancho de la columna Seleccione la columna, elija Columna en el menú Formato,
haga clic en Ancho y, a continuación, escriba un número.
- Reducir el contenido para ajustarlo a la columna Seleccione la columna, haga clic en Celdas en el
menú Formato, elija la ficha Alineación y, a continuación, active la casilla de verificación Reducir
hasta ajustar.
- Aplicar un formato de número diferente En algunos casos, se puede cambiar el formato de número
de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, disminuya el número de decimales
después del separador decimal.
b. Las fechas y las horas son números negativos Si utiliza el sistema de fechas 1900, las
fechas y las horas en Excel deben ser valores positivos.
- Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente.
- Si la fórmula es correcta, aunque el resultado sea un valor negativo, se puede mostrar el valor dando a
la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora. Haga clic en el comando Celdas del

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menú Formato, haga clic en la ficha Número y, a continuación, seleccione un formato que no sea un
formato de fecha ni de hora.
c. #¡VALOR! Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.
1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y, a
continuación, haga clic en Rastrear error si aparece.
2. Revise las posibles causas y soluciones.
- Se ha escrito texto y la fórmula requiere un número o un valor lógico, como VERDADERO O
FALSO
Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegúrese de que la fórmula o la función
es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia
contienen valores válidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un número y la celda A6 contiene el
texto "No disponible", la fórmula =A5+A6 devolverá el error #¡VALOR!
- Se ha proporcionado un rango a un operador o a una función que requiere un único valor, no un rango
de valores
• Cambie el rango para que sólo tenga un valor.
• Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la fórmula.
d. #¡DIV/0! Se produce cuando se divide un número por cero (0).
- Se ha escrito una fórmula que contiene una división explícita por cero (0), por ejemplo, =5/0.
Cambie el divisor por un número que no sea cero.
- Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero
como divisor
Nota Si el operando es una celda en blanco, Excel interpreta el blanco como cero.
• Cambie la referencia de celda a otra celda.
• Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor.
• Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiará el
resultado de la fórmula por #N/A de #¡DIV/0! para indicar que el valor del divisor no está
disponible.
• Evite que se muestre el valor de error, utilizando la función de hoja de cálculo SI. Por ejemplo,
si la fórmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice =SI(B5=0;"";A5/B5). Las dos
comillas representan una cadena de texto vacía.
- Compruebe que el divisor en la función o en la fórmula no es ni cero ni se ha dejado en blanco.
e. #¿NOMBRE? Se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

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- Se ha utilizado una función que es parte del complemento Herramientas para análisis sin que éste
estuviera cargado
Instale y cargue el complemento Herramientas para análisis, realizando lo siguiente:
1. En el menú Herramientas, elija Complementos.
2. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadro Herramientas para análisis y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
3. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalación.
- Se ha utilizado un nombre que no existe
Asegúrese de que el nombre existe. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en
Definir. Si el nombre no aparece en la lista, agréguelo mediante el comando Definir.
- Error al escribir el nombre
Compruebe la ortografía. Seleccione el nombre en la barra de fórmulas , presione F3, elija el
nombre que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Se ha utilizado un rótulo en una fórmula sin que esté permitido el uso de rótulos
Permita el uso de rótulos. En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la
ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar rótulos en las
fórmulas.
- Se ha cometido un error al escribir el nombre de una función
Corrija el error ortográfico. Inserte el nombre correcto de la función en la fórmula haciendo clic en
Función en el menú Insertar.
- Se ha escrito texto en una fórmula sin poner el texto entre comillas (Excel tratará de interpretar la
entrada como un nombre, aunque se haya querido escribir como texto).
Escriba el texto de la fórmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente fórmula inserta la
porción de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50:
="El importe total es "&B50
- Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango
Asegúrese de que en todas las referencias del rango de celdas en la fórmula utilizan dos puntos (:); por
ejemplo, SUMA(A1:C10).
- La referencia a otra hoja no está entre comillas simples
Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del
otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético o un espacio, se deberá escribir
su nombre entre comillas simples ( ' ).
f. #N/A Se produce cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.

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- Faltan datos, y en su lugar se ha escrito #N/A o NOD()
Reemplace #N/A con nuevos datos.
Nota Puede escribir #N/A en las celdas que aún no tengan datos disponibles. Las fórmulas que hagan
referencia a esas celdas devolverán #N/A en lugar de intentar calcular un valor.
- Se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado en las funciones de la hoja de
cálculo BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV.
Compruebe que el argumento valor buscado tiene el tipo de valor correcto, por ejemplo, un valor o una
referencia de celda, pero no una referencia de rango.
- Se han utilizado las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV, BUSCARH o COINCIDIR para
buscar un valor en una tabla no ordenada.
Como valor predeterminado, las funciones que buscan información en las tablas deberán ordenarse en
orden ascendente. Sin embargo, las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV y BUSCARH contienen
un argumento de rango buscado que da instrucciones a la función para buscar una coincidencia exacta
incluso si la tabla no está ordenada. Para buscar una coincidencia exacta, defina el argumento de rango
buscado como FALSO.
La función de la hoja de cálculo COINCIDIR contiene un argumento de tipo de coincidencia que
especifica el orden en que la lista debe ordenarse para buscar una coincidencia. Si la función no puede
encontrar ninguna coincidencia, intente cambiar el argumento de tipo de coincidencia. Para buscar una
coincidencia exacta, establezca el argumento tipo de coincidencia en 0.
g. #¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
- Se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se han pegado celdas movidas
sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas
Cambie las fórmulas o restablezca las celdas de la hoja de cálculo eligiendo Deshacer
inmediatamente después de eliminarlas o pegarlas.
- Se ha utilizado un vínculo a un programa que no está en funcionamiento
Inicie el programa.
- Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinámico de datos (DDE), como "sistema", que no
está disponible
Asegúrese de que está utilizando el tema DDE correcto.
- Se ha ejecutado una macro que introduce una función que devuelve #¡REF!
Compruebe si un argumento de la función hace referencia a una celda o rango de celdas no válido. Por
ejemplo, si la macro introduce una función que hace referencia a una celda situada sobre la función y la
celda que contiene la función está en la fila 1, se devolverá #¡REF! debido a que no existen celdas
sobre la fila 1.

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h. #¡NUM! Se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una
función.
- Se ha utilizado un argumento inaceptable en una función que necesita un argumento numérico
Asegúrese de que los argumentos utilizados en la función son numéricos. Por ejemplo, aunque el valor
que desee introducir sea 1.000 $, introduzca 1000 en la fórmula.
- Se ha utilizado una función de hoja de cálculo que realiza iteraciones, como TIR o TASA, y la
función no encuentra un resultado
Utilice otro valor inicial para la función de la hoja de cálculo.
Cambie el número de veces que Excel itera fórmulas, realizando lo siguiente:
1. En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Calcular.
2. Active la casilla de verificación Iteración.
3. Para definir el número de veces que Microsoft Excel repetirá los cálculos, escriba el número de
iteraciones en el cuadro Nº máximo de iteraciones. Cuanto mayor sea el número de
iteraciones, más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo.
4. Para definir el número máximo de cambio que se aceptará entre los resultados de los cálculos,
escriba la cantidad en el cuadro Cambio máximo. Cuanto menor sea el número, más preciso
será el resultado y más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo.
- Se ha escrito una fórmula que devuelve un número demasiado grande o demasiado pequeño para que
Microsoft Excel lo represente
Cambie la fórmula para que su resultado esté comprendido entre y .
i. #¡NULO! Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
intersectan. El operador de intersección es un espacio entre referencias.
- Se ha utilizado un operador de rango incorrecto
• Para hacer referencia a un rango de celdas contiguas, utilice dos puntos (:) para separar la
referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la última celda. Por ejemplo,
SUMA(A1:A10) hace referencia al rango desde la celda A1 a la celda A10 inclusive.
• Para hacer referencia a dos áreas que no se intersectan, utilice el operador de unión, el punto y
coma (;). Por ejemplo, si la fórmula suma dos rangos, asegúrese de que el punto y coma separa
los dos rangos (SUMA(A1:A10;C1:C10)).
- Los rangos no se intersectan
Cambie la referencia para que se intersecten. Puede realizar lo siguiente:

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Al introducir o modificar una fórmula, las referencias de celda y los bordes alrededor de las celdas
correspondientes están codificados por color.
Referencias de celda codificadas por color.
Si no hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color, se trata de una referencia a un
rango con nombre.
- Cambiar las referencias que no sean a un rango especificado
1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desee cambiar. Excel resaltará cada
celda o cada rango de celdas con un color diferente.
2. Siga uno de estos procedimientos:
o Para mover una celda o un rango de celdas a otra celda u otro rango, arrastre el borde
codificado por color de la celda o del rango de celdas a la nueva situación.
o Para incluir más o menos celdas en una referencia, arrastre una esquina del borde.
o En la fórmula, seleccione la referencia y escriba una nueva.
3. Presione ENTRAR.
- Cambiar las referencias que no sean a un rango con nombre
1. Siga uno de estos procedimientos:
o Seleccione el rango de celdas que contenga las fórmulas en las que desee sustituir
referencias por nombres.
o Seleccione una única celda para cambiar las referencias por nombres en todas las
fórmulas de la hoja de cálculo.
2. En el menú Insertar elija Nombre y, a continuación, haga clic en Aplicar.
3. En el cuadro Aplicar nombres, haga clic en uno o varios.
- Inspeccionar una fórmula y el resultado de una celda
Inspeccione las celdas y sus fórmulas en la barra de herramientas Ventana Inspección aunque las
celdas no estén visibles.
Barra de herramientas Ventana Inspección
1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar.

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Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con fórmulas, haga clic en Ir a en el
menú Edición, elija Especial y, a continuación, haga clic en Fórmulas.
2. En el menú Herramientas, elija el menú Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en
Mostrar ventana Inspección.
3. Haga clic en Agregar inspección .
4. Haga clic en Agregar.
5. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspección a la parte superior, inferior, izquierda o
derecha de la ventana.
6. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del título de la columna.
7. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas Ventana
Inspección, haga doble clic en la entrada.
Nota Las celdas que tienen vínculos a otros libros sólo se muestran en la barra de herramientas
Ventana Inspección cuando el otro libro está abierto.
9.4 Calcular una fórmula anidada paso a paso
Puede ver las distintas partes de una fórmula anidada evaluadas en el orden en el que se calcula la
fórmula. Por ejemplo, puede ver ésto en la siguiente fórmula donde la función PROMEDIO(F2:F5) se
muestra como su valor, 80.
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) como
=SI(80>50;SUMA(G2:G5);0)
1. Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda a la vez.
2. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en
Evaluar fórmula.
3. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la
evaluación se muestra en cursiva.
Si la parte subrayada de la fórmula es una referencia a otra fórmula, haga clic en Paso a paso
para entrar para mostrar la otra fórmula en el cuadro Evaluación. Haga clic en Paso a paso
para salir para volver a la celda y fórmula anteriores.
4. Continúe hasta que haya sido evaluada cada una de las partes de la fórmula.
5. Para ver de nuevo la evaluación, haga clic en Reiniciar.
Para finalizar la evaluación, haga clic en Cerrar.
Nota El botón Paso a paso para entrar no está disponible para una referencia la segunda vez que
ésta aparece en la fórmula, ni si la fórmula hace referencia a una celda de un libro distinto.
9.5 Rastrear la relación entre fórmulas y celdas
Puede mostrar celdas precedentes y celdas dependientes de fórmulas.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver.
2. Compruebe que está seleccionado Mostrar todos o Mostrar marcadores de posición en
Objetos.
3. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en
Mostrar barra de herramientas Auditoría de fórmulas.
4. Siga uno de estos procedimientos.

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- Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes)
1. Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes.
2. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la
celda activa, haga clic en Rastrear precedentes en la barra de herramientas Auditoría de
fórmulas.
3. Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos para la celda activa, haga
clic otra vez en Rastrear precedentes .
4. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente más
alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de precedentes . Para quitar otro
nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón.
- Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes)
5. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.
6. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda dependiente de la celda activa, haga
clic en Rastrear dependientes en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.
7. Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa, haga clic otra vez
en Rastrear dependientes
8. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente más
alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de dependientes . Para quitar otro
nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón.
5. Para quitar todas las flechas de rastreo que haya en la hoja de cálculo, haga clic en Quitar
todas las flechas en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.
Nota Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de
cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrará una flecha de color negro
que señala de la celda seleccionada a un icono de hoja de cálculo . El otro libro debe estar abierto
para que Microsoft Excel pueda rastrear las dependencias.
Sugerencias
• Para ver las precedentes codificadas por colores de los argumentos de una fórmula, seleccione
una celda y presione F2.
• Para seleccionar la celda situada en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha.
Si la celda está en otra hoja de cálculo o en otro libro, haga doble clic en la flecha negra y, a
continuación, haga doble clic en la referencia deseada en la lista Ir a.
• Para ver todas las relaciones de una hoja de cálculo, escriba = (signo igual) en una celda vacía
y, a continuación, haga clic en el botón Seleccionar todo. Seleccione la celda y presione dos
veces Rastrear precedentes .

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9.6 Corregir problemas comunes en las fórmulas
Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en
las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero ayudan
en gran medida a encontrar los errores más comunes. Los dos métodos empleados a continuación
tienen las mismas opciones.
- Cambiar los problemas comunes que comprobará Excel
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha
Comprobación de errores.
2. Active o desactive la casilla de verificación deseada.
- Corregir los problemas comunes de las fórmulas de uno en uno, como con un corrector ortográfico
Precaución Si la hoja de cálculo ya se revisó previamente para buscar problemas y éstos no se
tuvieron en cuenta, los problemas no aparecerán hasta que se restablezcan los problemas omitidos.
1. Seleccione la hoja de cálculo cuyos errores desee revisar.
2. Si la hoja de cálculo se calcula manualmente, presione F9 para actualizarla.
3. En el menú Herramientas, haga clic en Comprobación de errores.
4. Si no ha tenido en cuenta algunos errores anteriormente y desea volver a revisarlos, haga clic en
Opciones, a continuación en Restablecer errores omitidos, después en Aceptar y, por último,
en Reanudar.
5. Coloque el cuadro de diálogo Comprobación de errores justo debajo de la barra de fórmulas
. La barra de fórmulas es el lugar más adecuado para realizar cambios en una
fórmula cuando se utiliza la Herramienta de comprobación de errores.
6. Haga clic en un botón situado a la derecha del cuadro de diálogo. Las opciones son distintas
para cada tipo de problema.
Si hace clic en Omitir error, se marcará el problema para omitirlo en las revisiones
subsiguientes.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Continúe hasta finalizar la revisión de errores.
- Marcar los problemas comunes de las fórmulas en la hoja de cálculo y corregirlos directamente
Si una celda contiene una fórmula que incumple alguna regla, aparece un triángulo en la esquina
superior izquierda de la celda.
Celda con un problema de fórmula
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha
Comprobación de errores.
2. Active la casilla de verificación Habilitar comprobación de errores en segundo plano.
3. Para cambiar el color del triángulo que marca dónde está el problema, seleccione otro color en
el cuadro Color del indicador de error.
4. Seleccione una celda que tenga un triángulo en la esquina superior izquierda.
5. Junto a la celda, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en la opción
deseada. Las opciones varían para cada tipo de problema, que se describe en la primera entrada.

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Si hace clic en Omitir error, se marcará el problema para omitirlo en las revisiones
subsiguientes.
10. REFERENCIAS
- Microsoft Office Excel 2003 SP3. Microsoft Corporation. 2003
- Ramírez, Israel J. Notas de Clases de Microsoft Excel. Universidad de Los Andes,
FACES. Mérida, Venezuela. 2007
Recopilación realizada en base a la ayuda que acompaña a Microsoft Excel. Microsoft Excel es una marca registrada de
Microsoft Corporation.
Por lo general, cuando la versión del Excel está en español se debe utilizar como separador de
argumentos el carácter punto y coma. Si el Excel está en inglés el separador que se utiliza es el carácter
coma.
Cuando en una fórmula aparecen una o varias funciones, se tiene establecido que estas funciones se
calcularan antes que las operaciones indicadas por los operadores.

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