El documento describe la implementación de una herramienta de gestión de proyectos llamada Project-Open para la Escuela Virtual para América Latina y el Caribe. Project-Open es un software gratuito que permite gestionar flujos de trabajo, tareas, recursos, medición de tiempos, almacenamiento de archivos y comunicación para proyectos complejos de la Escuela. El documento también incluye ejemplos de diagramas Gantt y de flujos de trabajo, así como instrucciones para descargar e iniciar sesión en Project-Open.

1. Escuela Virtual para América Latina y el Caribe
Gestión de Proyectos
Project Management con
Project-Open

2. Introducción
Desde finales de 2010, tras el levantamiento de procesos llevado a cabo
durante la consultoría externa en 2010, se ha venido trabajando en la
identificación y puesta en marcha de una herramienta de Gestión de
Proyectos (Project Management) que ayude a los miembros del equipo
técnico en las siguientes actividades:
• Gestionar procesos complejos como el diseño, autoría y montaje de
cursos
• Hacer posible la centralización de información relacionada (archivos de
recursos, resúmenes ejecutivos)
• Comenzar a medir tiempos de dedicación por tarea/persona (que puedan
servir para estimaciones presupuestales a Financiera)
• Comunicación de incidencias
• Registro de información valiosa para contrapartes y oficinas.

3. Introducción
Durante la fase de identificación de la herramienta más adecuada para
las necesidades de la Escuela se vigiló por que cumpliera con los
siguientes requerimientos y funcionalidades:
• Gestión de flujos de trabajo (workflow, para la sistematización de
procesos complejos)
• Gestión de tareas y proyectos (diagramas Gantt)
• Basada en web (multiusuario y que permita el acceso remoto)
• Sistema de notificaciones (por email y otros)
• Gestión de recursos (asignación de responsables y personas
colaboradoras por proceso)
• Sistema de medición/imputación de tiempos
• Almacenamiento de archivos (File Storage)

4. Introducción
• Diagramas Gantt: Un diagrama Gantt (Gantt chart) es un diagrama de
barras que ilustra la planificación de un proyecto. Los diagramas Gantt
reflejan las fechas de inicio y final de las tareas, eventos (hitos) y
productos que componen un proyecto. También suelen mostrar las
dependencias existentes entre tareas (el fin de una es requisito para el
comienzo de otra) y los recursos humanos asignados a cada tarea.
• Diagramas de flujo (workflow): El flujo de trabajo es el estudio de los
aspectos operacionales de un proceso o actividad de trabajo: cómo se
estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo,
cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y
cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes
de Petri (Petri-nets).

5. Introducción
Ejemplo de diagrama Gantt:

6. Introducción
Ejemplo de workflow :

7. Project-Open
• Software de tipo ERP-Project Management (gestión de proyectos con
módulo de gestión financiera integrado)
• Software del tipo free-open source
• Posibilidad de diseñar flujos de trabajo con sistema de notificaciones
incluido
• Medición/Imputación de tiempos (timesheets)
• Foros online (incidencias, debates entre el grupo de trabajo)
• Almacenamiento de archivos
• Distintos perfiles de usuario: Project Manager, Senior Manager,
Employee, Sales, Cliente,…
• Configuración del interfaz de usuario (dashboard de inicio).
• http://www.project-open.com/

8. Project-Open

9. Ejercicio práctico
1.
Descargar Gantt-Project:
Desde Compartidas: ATECSoftwareGantt_Project
Web: http://www.ganttproject.biz/download (for Windows)
2.
3.
Abrir Gantt-Project y crear un diagrama de tareas (cronograma)
Entrar a Project-Open
http://172.16.188.19:8000
2.
3.
4.
5.
6.
Crear proyecto (datos básicos: Nombre, descripción) y “clientes”
Introducir miembros del proyecto
Importar diagrama Gantt
Subir archivos relacionados con el proyecto
Probar foros, medición de tiempos, modificar datos del perfil, cambiar
la contraseña, subir su foto, …

10. ¡GRACIAS!
HTTP://172.16.188.19:8000/
HTTP://186.113.24.16:8000/
Chismes, ruegos y
preguntas:
soporte@escuelapnud.org
Regional Bureau
for Latin America
and the Caribbean