2ª Sesión sobre la gestión de proyectos europeos impartida a las Agencias de Desarrollo del País Vasco.

1. Gestión y control de proyectos europeos!
Ciclo de un proyecto europeo!
Solicitud!
Gestión!
Seguimiento!
Justificación!
• Diseño de
proyectos
• Creación de
consorcios
• Redacción
de
propuestas
• Procedimientos
de gestión
• Contratación
pública
• Información y
publicidad
• Circuito
financiero
• Seguimiento
técnico
• Coordinación
de los socios
• Seguimiento
financiero
• Elegibilidad de
gastos
• Gestión
documental
• 22/02/14
Control!
• Verificación
• Auditoría
• 29/01/2014
1!

2. Gestión y control de proyectos europeos!
2ª Sesión. Gestión, seguimiento y control!
29 de enero de 2014!
Antes de imprimir este documento, asegúrese de que es necesario. Proteger el medio ambiente
está en nuestras manos.!

3. AGENDA!
1. Gestión!
2. Seguimiento!
3. Justificación!
4. Control!
5. Novedades en el periodo 2014-2020!
3!

4. Gestión, seguimiento y control!
El objeto de esta sesión es examinar el proceso de gestión de proyectos
europeos!
Ciclo de presentación de gestión de proyectos!
Gestión!
• Procedimientos de
gestión
• Contratación
pública
• Información y
publicidad
• Circuito financiero
Seguimiento!
• Seguimiento
técnico
• Coordinación de
los socios
• Seguimiento
financiero
Justificación!
• Elegibilidad de
gastos
• Gestión
documental
Control!
• Verificación
• Control
Información práctica:!
• Errores frecuentes!
• Novedades para el periodo de programación 2014-2020!
4!

5. 1. Gestión!
2. Seguimiento!
3. Justificación!
4. Control!
5. Novedades en el periodo 2014-2020!
5!

6. Gestión!
La gestión de proyectos europeos implica cumplir con la normativa comunitaria
y nacional!
Normativa de aplicación!
• Contratación pública!
• Subvenciones!
• Información y publicidad!
• Medioambiente !
• Igualdad de oportunidades !
• PYMES!
• Elegibilidad de gastos!
6!

7. Gestión. Procedimientos de gestión!
Para desarrollar una adecuada gestión de un proyecto resulta necesario definir
claramente los procedimientos de gestión y control!
Disponer de un manual de procedimientos es una buena práctica que facilita el
desarrollo de las tareas!
Contenido de un manual de procedimientos!
• Circuito financiero!
• Procesos de certificación-verificación!
• Criterios para la justificación de gastos!
• Reembolso!
• Seguimiento !
• Requisitos de información y publicidad!
• Instrucciones para el empleo de las aplicaciones informáticas (si es el caso)!
• Formatos a cumplimentar para la justificación de gastos!
• Formatos a cumplimentar para el seguimiento (informes. Indicadores, etc.)!
• Otra información útil: logos, modelos, normas de aplicación, fechas clave, etc.!
7!

8. Gestión. Procedimientos de gestión!
Los manuales de procedimientos tratan de sistematizar las actividades a
desarrollar!
Resultan de utilidad cuando trabajan varios socios en el proyecto!
Diagrama de flujo!
Información descriptiva!
• Agentes y/o entidades implicadas!
Orientativo
• Procedimientos existentes!
• Tareas a realizar por cada socio y/o
entidad!
• Relación con las preguntas de
verificación incluidas en la lista de
control!
• Entradas y salidas de información!
• Documentos generados!
• Sistemas de información relacionados!
8!

9. Gestión. Procedimientos de gestión!
Definir los procedimientos de gestión facilita la gestión de cualquier proyecto!
Permiten conocer las actividades y criterios a emplear!
Ventajas!
• Permiten conocer las actividades a desarrollar!
• Determinan claramente las obligaciones!
• Establecen los criterios que se deben seguir!
• Permiten conocer los plazos de trabajo y presentación de documentos!
• Homogenizan la presentación de información!
• Permiten resolver dudas y conflictos!
• Ordenan la información y normativa en un único punto!
• Se pueden integrar con los sistemas propios de gestión!

10. Gestión. Contratación pública!
Las contrataciones externas que se realicen deben cumplir con las normas de
contratación pública (RDL 03/2011 Ley de Contratos del Sector Público)!
Se deben seguir unos criterios de transparencia, libre concurrencia y competencia!
Procedimientos de licitación por razón de su cuantía!
Contratos
menores1!
Negociado sin
publicidad!
Negociado
con
publicidad!
Abierto no
sujeto a
regulación
armonizada!
Abierto sujeto
a regulación
armonizada!
Obras!
Menor que
50.000 €!
Entre 50.000 y
199.999 €!
Entre 200.000
y 999.999 €!
Entre
1.000.000 y
4.844.999 €!
Igual o superior
a 4.845.000 €!
Suministros!
Menor que
18.000 €!
Entre 18.000 y
59.999 €!
Entre 60.000 y
99.999 €!
Entre 100.000
y 192.999 €!
Igual o superior
a 193.000 €!
Servicios!
Menor que
18.000 €!
Entre 18.000 y
59.999 €!
Entre 60.000 y
99.999 €!
Entre 100.000
y 192.999 €!
Igual o superior
a 193.000 €!
1
Contratos de duración inferior a 1 año sin prórroga y sin revisión de precios!
10!

11. Gestión. Contratación pública!
Los contratos menores pueden adjudicarse a cualquier empresario con
capacidad de obrar que cuente con la capacidad para realizar la prestación!
En algunos programas suele obligarse a pedir 3 ofertas para prestaciones que superen
los 12.000 euros!
Documentos!
• Informe de necesidades y justificación del procedimiento!
• Invitaciones a licitar-Acuse de recibo de las empresas invitadas-(si lo exige el
programa)!
• Ofertas (si así lo exige el programa)!
• Notificación de la adjudicación!
• Contrato con el adjudicatario!
11!

12. Gestión. Contratación pública!
Los procedimientos negociados deben invitar al menos a 3 empresas que tengan
la capacidad necesaria para realizar los trabajos!
En caso de que deban realizarse con publicidad ésta debe realizarse a través del perfil
del contratista!
Documentos!
• Informe de necesidades y justificación del procedimiento!
• Pliego de prescripciones técnicas y administrativas!
• Invitaciones a licitar-Acuse de recibo de las empresas invitadas!
• Acta de recepción de ofertas!
• Informe de evaluación técnica!
• Informe de evaluación económica y valoración!
• Notificación de la adjudicación (a los licitadores y al adjudicatario)!
• Publicidad de la adjudicación!
• Documentación acreditativa de la solvencia económica financiera y técnica del
adjudicatario!
• Contrato con el adjudicatario!
12!

13. Gestión. Contratación pública!
En los procedimientos abiertos pueda presentar propuesta cualquier empresario
que esté interesado!
En el caso de contratos armonizados debe realizarse anuncio previo y publicarse en el
DOUE!
Documentos a presentar!
•
Informe justificando el tipo de procedimiento a aplicar!
•
Publicidad de la licitación indicando la cofinanciación europea!
•
Pliegos de cláusulas administrativas y técnicas!
•
Certificado del registro de las empresas presentadas!
•
Actas de las aperturas de los sobres!
•
Informe de valoración de las propuestas !
•
Documentación completa enviada por adjudicatario!
•
Publicidad Adjudicación indicando la cofinanciación europea!
•
Comunicación adjudicación definitiva.!
•
Documentación presentada por el adjudicatario tras su adjudicación!
•
Contrato con el proveedor indicando la cofinanciación europea!
•
Facturas con sus correspondientes pagos y acta de recepción de los trabajos!
•
Documentación si aplica de la modificación del contrato.!
•
Si se ha realizado procedimiento negociado, enviar solicitud de ofertas y acuses de recibo!
13!

14. Gestión. Contratación pública!
En los procesos de contratación se cometen una serie de “errores frecuentes”
que implican correcciones financieras!
Errores frecuentes!
• No aplicar la normativa de contratación pública en las contrataciones externas!
• No documentar adecuadamente los procesos de contratación!
• Incluir contratos complementarios o modificados en las justificaciones de gastos!
• Emplear los criterios de solvencia o clasificación como criterios de valoración!
• No hacer referencia a la cofinanciación europea!
• No cumplir con los plazos establecidos en la normativa!
• No justificar los procedimientos de urgencia!
14!

15. Gestión. Información y publicidad!
La normativa de información y publicidad está determinada en cada
convocatoria!
Constituye un área clave a cumplir, dado que genera dificultades en los procesos de
control!
Aspectos clave!
• Proporcionar información sobre la cofinanciación de la Unión Europea y el Programa
concreto de manera que resulte visible tanto por beneficiarios como por la ciudadanía
(colocar un cartel en lugar visible para el público)!
• En el caso de ser proyectos financiados por los Fondos Estructurales (Anexo XII RDC):!
• Documentos: Incluir el logo de la UE y del programa concreto!
• Links: Incluir los logos de la UE y del programa, así como un enlace a la página
Web del Programa!
• Equipos: Etiqueta de la cofinanciación!
• Eventos: Mostrar bandera de la UE en la sala y los logos en los documentos!
• Infraestructuras: Para proyectos superiores a 500 mil euros un cartel durante las
obras y una placa a la finalización!
15!

16. Gestión. Información y publicidad!
En materia de información y publicidad suelen comenterse unos “errores”
frecuentes!
Estos errores suelen derivar en correcciones financieras en los procesos de control !
Errores frecuentes!
• No tener en cuenta la normativa de información y publicidad!
• No documentar las actividades de información y publicidad desarrolladas!
• No hacer mención a la cofinanciación en los procesos de contratación pública!
• No incorporar las etiquetas en los equipos adquiridos!
• No incorporar información en los documentos de control de asistencia (FSE)!
16!

17. Gestión. Circuito financiero!
Comprender el circuito financiero es fundamental para determinar el periodo de
reembolso de los gastos!
Las modalidades y plazos de reembolso deben tenerse en cuenta en la planificación
financiera de las entidades!
Aspectos clave!
• Entidades implicadas en el proceso y sus funciones!
• Modalidades de pago: anticipo, intermedio y final!
• Cuantía máxima de los pagos, especialmente del anticipo!
• Plazos de justificación, así como de consolidación y solicitud de pagos!

18. Gestión. Circuito financiero!
El circuito financiero varía en función de la tipología de programas!
Los Programas Operativos incluyen a un amplio número de organismos!
Circuito financiero. Programas Operativos!
Comisión Europea!
Reembolso (€)!
Declaración de gastos!
Autoridad de Gestión!
Controlador de 1er nivel!
Autoridad de Certificación!
Certificación de
gastos!
Certificación de
gastos!
Declaración de gastos!
Reembolso (€)!
Organismo Intermedio!
Gastos validados!
Reembolso (€)!
Actividad del beneficiario!
Actividad externa!
Certificación de gastos!
Beneficiario!
18!

19. Gestión. Circuito financiero!
El circuito financiero varía en función de la tipología de programas!
La Cooperación Territorial implica a un menor número de entidades!
Circuito financiero. Cooperación Territorial!
Relación de gastos!
Socios!
Validación de
gastos!
Controlador
1er nivel!
Gastos!
validados!
Reembolso (€)!
Solicitud de reembolso
consolidada!
Relación de gastos!
Jefe de Fila!
Autoridad de Gestión!
Validación de
gastos!
Declaración de
gastos!
Reembolso (€)!
Autoridad de Certificación!
Actividad de los socios!
Actividad externa!
Reembolso (€)!
Declaración de
gastos!
Comisión Europea!
19!

20. Gestión. Circuito financiero!
El circuito financiero varía en función de la tipología de programas!
Los Programas de la Comisión Europea son los más directos en el reembolso de los
recursos!
Circuito financiero. Programas gestionados directamente por la Comisión!
Comisión Europea!
Pago (€)!
Solicitud de pago!
Relación de gastos!
Jefe de Fila!
Actividad de los socios!
Informe de
auditoría!
Auditor!
Actividad externa!
Gastos!
validados!
Pago (€)!
Relación de gastos!
Socios!
Informe de
auditoría!
20!

21. 1. Gestión!
2. Seguimiento!
3. Justificación!
4. Control!
5. Novedades en el periodo 2014-2020!
21!

22. Seguimiento. Seguimiento técnico!
Para garantizar el correcto desarrollo del proyecto es necesario realizar un
seguimiento permanente de las actividades!
Este seguimiento permitirá cumplir con las obligaciones existentes en materia de
seguimiento de los proyectos!
Actividades!
• Coordinar la actividad de los socios
del proyecto!
Obligaciones!
• Informes intermedios de seguimiento!
• Informe final de seguimiento!
• Supervisar el desarrollo de las tareas!
• Identificar desviaciones e incidencias
en relación a la planificación!
• Indicadores de seguimiento del
programa!
• Definir medidas correctoras!
22!

23. Seguimiento. Coordinación de los socios!
La coordinación de la actividad de los socios es un aspecto clave para el
correcto desarrollo del proyecto !
Resulta una tarea compleja por la distancia geográfica entre los socios!
Aspectos clave!
• Realizar una distribución clara de las tareas!
• Definir los objetivos esperados de cada una de las tareas!
• Realizar reuniones frecuentes para conocer el avance de las tareas!
• Definir modelos, formatos, guías de contenidos, etc. que faciliten la coordinación de las
actividades!
• Desarrollar reuniones conjuntas de coordinación!
23!

24. Seguimiento. Seguimiento financiero!
El seguimiento financiero debe garantizar que se obtengan los recursos
asignados!
Debe efectuarse un seguimiento tanto de los gastos realizados como del gasto
comprometido!
Tareas!
• Realizar un seguimiento del proceso de justificación de los gastos!
• Realizar un seguimiento de los gastos contratados y no pagados!
• Revisar periódicamente las previsiones de gastos del proyecto!
• Revisar los informes de control y establecer las medidas correctoras que se demanden!
24!

25. 1. Gestión!
2. Seguimiento!
3. Justificación!
4. Control!
5. Novedades en el periodo 2014-2020!
25!

26. Justificación!
La justificación de los gastos constituye uno de los aspectos que proporciona
una mayor trabajo a los beneficiarios de un programa!
Se deben conocer los criterios de justificación establecidos en cada programa!
Criterios comunes de justificación!
• Los gastos deben corresponder con los presentados en la propuesta aprobada!
• Los gastos deben estar efectivamente pagados dentro del periodo de elegibilidad
establecido en la convocatoria!
• Los gastos deben cumplir con las normas de elegibilidad nacional!
• Los gastos no deben estar financiados por otros programas!
• Los gastos deben estar contabilizados y aparecer en la contabilidad con una
codificación que permita su identificación!
• Se debe disponer de información probatoria relativa a dichos gastos (ej. facturas y
justificantes de pago)!
• Se debe estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la seguridad social!
• Se debe cumplir con los requisitos de verificación y/o control que se establezcan en
cada convocatoria!
• Se debe proporcionar un pista suficiente de auditoría!
26!

27. Justificación. Gastos de personal!
Los gastos de personal se justifican en la mayor parte de los proyectos!
Existen una serie de criterios comunes en su justificación!
Documentos a presentar!
• Certificado firmado por la persona responsable determinando las actividades
desarrollados y el porcentaje de dedicación al proyecto!
• Para personal contratado expresamente para el proyecto mención expresa de su
contratación para el proyecto!
• Método empleado para el calculo del coste hora!
• Partes de trabajo detallando la dedicación y las actividades desarrolladas firmado por
la persona y el responsable de personal!
• Convenio colectivo con la jornada laboral del periodo!
• Nominas y seguros sociales !
• Documentación bancaria del pago de las nóminas, así como el correspondiente TC 2
(información de las transferencias donde pueda comprobarse efectivamente el pago
realizado).!
• Certificados de estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seg. Social!
27!

28. Justificación. Prestación de servicios!
La prestación de servicios debe cumplir con las normas de contratación pública!
Debe documentarse de manera adecuada el proceso de contratación!
Documentos a presentar!
•
Informe justificando el tipo de procedimiento a aplicar!
•
Publicidad de la licitación indicando la cofinanciación europea!
•
Pliegos de cláusulas administrativas y técnicas!
•
Certificado del registro de las empresas presentadas!
•
Actas de las aperturas de los sobres!
•
Informe de valoración de las propuestas !
•
Documentación completa enviada por adjudicatario!
•
Publicidad Adjudicación indicando la cofinanciación europea.!
•
Comunicación adjudicación definitiva.!
•
Documentación presentada por el adjudicatario tras su adjudicación!
•
Contrato con el proveedor indicando la cofinanciación europea!
•
Facturas con sus correspondientes pagos y acta de recepción de los trabajos.!
•
Documentación si aplica de la modificación del contrato.!
•
Si se ha realizado procedimiento negociado, enviar solicitud de ofertas y acuses de recibo!
28!

29. Justificación. Equipos!
Los equipos representan una partida habitual financiables por los programas
europeos!
El criterio de justificación habitual suele ser la amortización!
Documentos a presentar!
• Criterio contable de amortización empleado, consistente con la normativa aplicable a la
entidad!
• Criterio empleado para la justificación del gasto del equipo (ej. horas utilizadas/horas
totales)!
• Si el equipo se adquiere como consecuencia del proyecto: información relativa al
proceso de contratación!
• Factura!
• Documentos acreditativos del pago !
29!

30. Justificación. Viajes y alojamientos!
Los gastos de viajes y alojamientos son frecuentes en los proyectos europeos!
Existen una serie de criterios comunes de justificación!
Documentos a presentar!
• Copia de las facturas y justificantes de pago!
• Convenios Colectivos donde aparezca la jornada laboral del período, importe de
dietas, importe de kilometraje, etc.!
• Hojas de gastos de viaje firmado por el trabajador y el responsable de RRHH que
incluya:!
• Nombre, apellidos, y cargo de la persona que efectuó el desplazamiento!
• Gastos realizados!
• Fecha del desplazamiento!
• Objeto del desplazamiento, precisando la acción del proyecto al que corresponde
el mismo!
30!

31. Justificación. Gastos comunes!
Los gastos comunes son propios de proyectos europeos!
Se refieren a gastos contratados por un socio pero pagados por todos los socios del
proyecto!
Documentos a presentar!
• Acta donde se aprueba la realización del gasto común que incluya:!
• Responsable!
• Procedimiento a emplear para la contratación!
• Reparto del gasto!
• Si se trata de una contratación, documentación acreditativa del proceso!
• Facturas de los socios!
• Documentos acreditativos de los pagos!
31!

32. Justificación!
En el proceso de justificación se suelen comenter una serie de “errores”
comunes!
Estos errores suelen conllevar correcciones financieras en el control!
Errores frecuentes!
• No realizar una gestión documental adecuada de la información!
• Realizar la justificación: partes de trabajo, hojas de gastos, etc. en el momento de la
justificación!
• No documentar adecuadamente los procedimientos de contratación!
• No aplicar procedimientos de contratación pública cuando resultan necesarios!
• No documentar adecuadamente la decisión de ejecutar gastos comunes, el
responsable de su realización y la distribución de los pagos!
• No disponer de los tickets de los gastos de viaje y alojamiento pagados por la persona!
• No aplicar los criterios de justificación establecidos en el programa!
• No documentar los criterios empleados para la justificación de los gastos (ej. equipos)!
32!

33. 1. Gestión!
2. Seguimiento!
3. Justificación!
4. Control!
5. Novedades en el periodo 2014-2020!
33!

34. Control!
Los procedimientos de control varían en función de la convocatoria!
En el caso de los FFEE (Programas Operativos y Cooperación Territorial) resultan más
complejos!
Programas Operativos!
Cooperación Territorial!
Otros Programas Europeos!
• Verificación. Control de los gastos previo
a la certificación (art. 60 Regl1828/2006)!
• Auditoría. Informe financiero final
elaborado por un auditor independiente
o por una oficina de auditoría
independiente en el caso de organismos
públicos !
• Auditoría. A lo largo de la vida del
proyecto y durante 5 años después de
su finalización (art. 62 Regl. 1828/2006)!
• En el caso de determinados importes
(variables según la convocatoria)
simplemente es necesario presentar la
documentación!
34!

35. Control. Verificación!
La verificación está dirigida a comprobar que el gasto es real, que el bien o
servicio se ha entregado, que las solicitudes de reembolso del beneficiario son
correctas y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y
nacionales!
Procedimientos de verificación!
• Verificaciones administrativas/
documentales (100% de las
operaciones)!
Comprobaciones!
• Existencia de normas y procedimientos
de gestión y control!
• Elegibilidad de los gastos!
• Elegibilidad material!
• Verificaciones sobre el terreno
(muestrales)!
• Elegibilidad temporal!
• Exactitud y fidelidad de los gastos!
• Pista de auditoría!
• Contratación pública!
• Ayudas de estado!
• Información y publicidad!
• Medio Ambiente!
• Igualdad de oportunidades!
35!

36. Control. Auditoría!
La auditoría comprueba que los gastos y actividades se hayan realizado
conforme a la normativa comunitaria, nacional y regional aplicable!
En el caso de los FFEE se realizan por muestreo una vez al año!
Comprobaciones!
• La operación cumple los criterios de selección establecidos, se ha ejecutado de
conformidad con la decisión aprobatoria y cumple todas las condiciones aplicables con
respecto a su funcionalidad y uso o a los objetivos que han de alcanzarse!
• Los gastos declarados se corresponden con los registros contables y los documentos
acreditativos que obran en poder del beneficiario!
• Los gastos declarados por el beneficiario son conformes a las normas comunitarias y
nacionales!
• Los pagos se han realizado efectivamente y se cumple con las normas de elegibilidad!
36!

37. Control. Irregularidades!
Las irregularidades identificadas en los procesos de control deben ser
subsanadas por el agente infractor!
Estas irregularidades pueden suponer la devolución de los fondos incorrectamente
percibidos de la Unión Europea!
Irregularidades puntuales!
Irregularidades sistemáticas!
• Implican una revisión de la declaración de
gastos realizada!
• En caso de haber recibido fondos de la
Unión Europea se debe proceder a su
devolución!
• Implican una revisión de todos los gastos de
naturaleza similar!
• Resulta necesario establecer mecanismos
que eviten esa irregularidad!
• Implican una revisión de la declaración de
gastos realizada!
• En caso de haber recibido fondos de la UE
se debe proceder a su devolución!
• Pueden implicar correcciones a tanto alzado!
37!

38. 1. Gestión!
2. Seguimiento!
3. Justificación!
4. Control!
5. Novedades en el periodo 2014-2020!
38!

39. Novedades del periodo de programación 2014-2020!
El periodo de programación 2014-2020 ha introducido una serie de novedades!
Estas novedades ponen enfasís en los resultados y en la simplificación de costes!
Novedades!
• Integración de las actuaciones en la Estrategia Europa 2020!
• Orientación a resultados de las actuaciones!
• Simplificación de costes para los costes indirectos!
• Solamente aplicables a subvenciones!
• Calculados sobre una base verificable y fiable!
• Aprobados de manera previa por los auditores o basados en estándares
aplicados a nivel de la Unión Europea o nacional!
• Calculados a tanto alzado, costes unitarios o cantidades globales!
39!

40. Para cualquier consulta, contacte, por favor, con:!
Roman Ruiz Esteban!
Teléfono: +34.94.405.00.43!
Móvil: +34.617.84.98.17!
E-mail: rruiz@cdiconsultoria.com!
C/ José Mª Escuza 1-3, 5º Dpto. 2!
48013 Bilbao-España!
Teléfono: +34.944.05.00.43!
E-mail: info@cdiconsultoria.com !