Este documento proporciona una guía sobre las herramientas que la Central de Compras puede usar para estandarizar su proceso de búsqueda y selección de proveedores. Describe solicitudes de información (RFI), cotizaciones (RFQ) y propuestas (RFP), así como definiciones clave, comités, y las etapas de un proceso de compra debido.
Lecturas de Historia del Pensamiento Económico (Adrian Ravier).pdf
Guía RFI-RFQ-RFP.pptx
1.
2. Objetivo
Este documento tiene como finalidad proporcionar una
guía que permita identificar las distintas herramientas que
permiten a la Central de Compras estandarizar su proceso
de búsqueda y selección de proveedores con el único fin
de “garantizar la adquisición de productos y servicios a
través de terceros, que cumplan con las mejores
condiciones del mercado en cuanto a oportunidad, calidad,
precios, condiciones de pago y servicio postventa que
contribuyan al cumplimiento de los objetivos estratégicos
de las Empresas de la Organización.” de acuerdo a lo
expuesto en el Manual de Compras de la Organización
3. Definiciones
RFI: (Request for Information) o Solicitud de Información: Es una herramienta que
permite a la Organización obtener información del mercado acerca de productos,
bienes y/o servicios los cuales esta interesada en adquirir pero no tiene conocimiento
detallado acerca de estos. De esta manera puede evaluar las distintas opciones que
ofrece el mercado así como comparar costos antes de adquirir un bien y/o servico.
Esta herramienta es muy utilizada en momentos donde no se tiene clara la necesidad
pero no el proveedor, bien y/o servicio que la satisfaga.
RFQ: (Request for Quotation) o Solicitud de Cotización: Su objetivo es pedir a
distintos proveedores el precio de un servicio o producto determinado. Se utiliza
cuando la empresa solicitante tiene muy clara no solamente la necesidad a cubrir si
no también la solución – producto o servicio – que desea contratar por lo que la
definición del proveedor sa seleccionar se limita específicamente al precio.
RFP: (Request for Proposal) o Solicitud de Propuesta: Al igual que el RFQ, su objetivo
es pedir a distintos proveedores el precio de un servicio o producto determinado, sin
embargo, este proceso suele estar acompañado por una complejidad alta técnica y
funcional que amerita presentar con mayor detalle, los aspectos técnicos y
funcionales a contratar.
4. Manual de Compras: Políticas, principios y elementos rectores que deberán
aplicarse en todos los Procesos de Contratación de Bienes y Servicios por
parte de las empresas pertenecientes al grupo empresarial.
Condiciones Generales de Compra: Condiciones aplicables a todos los
Contratos que suscriban las Empresas, las cuales hacen parte integral del
Manual en calidad de Anexo Nro. 2. Su contenido podrá ser publicado y
aceptado mediante cualquier medio con valor probatorio suficiente, de
conformidad con lo establecido en la normatividad vigente del País Destino.
Plan de Compras: Herramienta que permite identificar y planificar de acuerdo
al histórico de compra las renovaciones de negociaciones de necesidades
recurrentes (bienes, servicios y obras) en un período de tiempo determinado.
Definiciones
5. Definiciones
Solicitud de pedido: corresponde al registro de la necesidad en Oracle para
aprobación y posterior paso al área de compras.
Presupuesto: valor aprobado anualmente por compañía y proyecto.
Proyecto: conjunto de actividades que se realizan con un propósito definido. Hace
parte del presupuesto y del portafolio de proyecto aprobado.
Empresa: listado de compañías (razones sociales) del grupo empresarial.
Métricas de Distribución: actividad que define de acuerdo a un criterio lógico, el %
del total del costo que asume cada compañía, componentes:
Criterio de distribución
Fecha de actualización de la información
% asociado por compañía
6. Comités
Comité de Inversión: Órganos colectivos de la organización que aprueba los
proyectos nuevos en la organización, previo a su ejecución.
Comité de Compras COMICOM: Órganos colectivos de KERALTY,
encargados de evaluar los negocios puestos a su consideración por parte del
área de Compras de cada país, cuando el valor del Proceso de Contratación
sea igual o mayor a la suma señalada en el Manual de Compras.
Comité Ejecutivo de Compras: con la participación VIP de Compras y
Tecnología se evalúan mensualmente procesos estratégicos y opciones de
adjudicación.
8. Solicitud de Información o RFI
Cuando utilizar el RFI?
Como se mencionó anteriormente, el RFI es una herramienta que permite
obtener información del mercado en momentos donde la organización tiene
clara la necesidad, mas no el proveedor o bien/yo servicio que la pueda
satisfacer. De esta manera puede evaluar las distintas opciones que ofrece el
mercado así como comparar costos antes de adquirir un bien y/o servicio.
9. Solicitud de Información o RFI
Que información se comparte en un RFI?
La información a compartir dependerá del objetivo que busque el RFI, sin embargo, existe
alguna información básica la cual es importante compartir a los proveedores al momento de
realizar la invitación al proceso:
• Información básica de la Organización Keralty (Presentación Corporativa)
• Objetivo del RFI
• Descripción del bien y/o servicio del cual se busca información
• Preguntas sobre la experiencia del proveedor con proyectos similares.
• Cantidades proyectadas de consumo en un periodo determinado (En caso de contar con
esta información)
• Cronograma del proceso
10. Solicitud de Información o RFI
Que información nos deben entregar en un RFI?
Al igual que lo anterior, la información dependerá del objetivo que se busque con el RFI, sin
embargo, a continuación se detalla algunos ejemplos de información que podemos recibir por
parte de los proveedores:
• Información básica del proveedor tal como el objeto social, principales clientes, años de
experiencia, capacidad técnica, etc
• Objetivo del RFI
• Precio del bien y/o servicio de acuerdo a las especificaciones y proyecciones de consumo
dadas
Nota: El resultado del RFI dependerá de la información que en este se solicite por lo que es
importante ser muy específicos en la información solicitada asi como limitar la solcitud a la
información que realmente se requiera.
11. Solicitud de Información o RFI
Actividades del Proceso
Actividad RFP Area Responsable
Definición de Criterios/alcance Negocio/Transversal/Compras
Elaboración Anexo Técnico/documento de alcance Negocio/Transversal
Entrega de especifiaciones técnicas a Compras Negocio/Transversal
Envío de invitación Central de Compras
Recepción de preguntas (Opcional) Negocio/Transversal
Entrega oferta Proveedores
Evaluación inicial Técnica Negocio/Transversal
Revisión y validación de la documentación financiera y de la
estructura de la oferta económica
Central de Compras
Ajustes de la documentación financiera y de la estructura de la
oferta económica
Proveedores
Sustentación oferta Negocio/Transversal
Entrega nueva oferta técnica (si aplica) Proveedores
Evaluación final Técnica Negocio/Transversal
Revisión de Ofertas Económicas Iniciales Central de Compras
Negociación de Ofertas económicas Central de Compras
Recepción de ofertas económicas finales Central de Compras
Elaboración de cuadro de análisis final Central de Compras
Preparación y envío del COMICOM Central de Compras
Aprobación del COMICOM Aprobadores
Adjudicación Central de Compras
Actividades Opcionales
