El resumen analiza un documento sobre una auditoría administrativa realizada al departamento de almacén de la empresa MOTORPRO SA de CV. El equipo auditor evaluó la organización, limpieza, materiales, procedimientos e instalaciones del almacén mediante observación, entrevistas y cuestionarios. Se identificaron oportunidades de mejora en cuanto a organización, limpieza e inventario que podrían optimizar el desempeño del área.

1. Licenciatura de Administración de
Empresas
Auditoria Administrativa
Centro Titular: Lic. Jorge Salvador Lares
Universitario
de Auditoria Administrativa realizada al
Departamento de Almacén de la Empresa
Ciudad Juárez
MOTORPRO SA de CV
Equipo:
Nidia Fernández Escandón
Juan Carlos Rojas Guzmán
Wber Aletse Gallegos de la Peña
Jesús Alberto Rincón Martínez

2. C Naturaleza de la empresa
•Naturaleza
O •Objeto
N •Antecedentes
•Visión
T •Misión
E •Objetivos
•Organigrama
N Investigación preliminar
I Propuesta técnica
D Diagnostico preliminar
O Recopilación de información y papeles de trabajo
•Grafica de Gantt
•Organigrama especifico
•Layout de almacén
•Descripción del puesto
•Entrevista
•Cuestionarios
•Evaluación por observación directa
•Graficas
Diagnostico final
Informe
Recomendaciones e implementación

3. MOTOR PRO S.A. DE C.V.
NATURALEZA
MOTOR PRO S.A. de C.V. es una empresa que se dedica a la
Compraventa de refacciones automotrices.
NATURALEZA 1.- Sector: Privado
2.- Subsector: Comercio al mayoreo y menudeo
DE LA 3.- Giro: Compra venta de autopartes y refacciones
EMPRESA 4.- Tamaño: Pequeña empresa
OBJETO
ANTECEDENTES

4. MOTOR PRO S.A. DE C.V.
VISIÓN
Ser la empresa líder en ventas de refacciones automotrices en
Ciudad Juárez. Contar con el personal realizado y con valores
morales, que nos permitirá lograr nuestras metas, aso como una
operación armoniosa con resultados exitosos.
NATURALEZA
MISIÓN
DE LA La distribución de refacciones automotrices en Ciudad Juárez
EMPRESA dentro de un marco de lealtad y respeto hacia los negocios de
nuestros clientes, a través de una atención esmerada eficiente y
amable.
OBJETIVOS / METAS
Objetivos generales
Objetivos Tácticos
Objetivos Específicos

5. ORGANIGRAMA
Gerente
general
Cuentas
Ventas ALMACEN Compras
por cobrar
Asistente
Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar

6. INVESTIGACION
PRELIMINAR
Con el fin de obtener información del estado actual que guarda el
área a auditar, relacionada a todas las actividades y procesos que ahí
se manejan, programamos nuestra primer visita de reconocimiento,
momento que se aprovecho para presentarnos con el jefe de almacén
y solicitar la documentación pertinente. De esta visita concluimos que
el departamento de almacén es el área donde convergen
prácticamente todas las actividades de la empresa, es decir, de ahí
dependen el servicio al área de ventas de mostrador, la atención a los
agentes de ventas (vendedores) así como el servicio directo a los
clientes a través de la entrega a domicilio, razón por la cual
decidimos basar en esto nuestra propuesta técnica de auditoría.
Pudimos observar que existen algunas tareas y procesos susceptibles
de ser mejorados tanto en la atención a clientes internos como
externos y que expondremos en el desarrollo de esta auditoría.

7. PROPUESTA
TECNICA
Naturaleza: Auditoría parcial de Organización y de Control
Alcance: Área de Almacén
Antecedentes: No se ha realizado ninguna auditoría anterior
Objetivo: Señalar oportunidades de mejora y formular recomendaciones
tendientes a mejorar el desarrollo de las actividades y el desempeño del
personal del departamento.
Estrategia: Se recopilara información de la estructura bajo la cual se
llevan a cabo las diferentes actividades a través de entrevistas,
cuestionarios, observación directa, evaluación de las actividades, para
conocer el nivel de desempeño así como la aplicación del proceso
administrativo en esa área.
Justificación: Decidimos realizar la auditoria en esta área, porque
consideramos que es un punto clave para la operación general y que su
desempeño incide en el resto de la empresa, ya que se encuentra
estrechamente relacionada con otras áreas que tienen que ver con el
servicio al cliente. En otras palabras sentimos que resolviendo la
problemática del almacén, ayudara a obtener mejores resultados en la
organización.

8. PROPUESTA
TECNICA Recursos:
Contamos con un equipo de cuatro personas supervisados
por un experto en la materia. Nos apoyaremos en el uso
de las siguientes herramientas:
1.-Entrevistas
2.- Cuestionarios
3.- Investigación documental
4.- Observación directa
Acciones:
a) Visita y reconocimiento del área.
b) Presentación con el jefe del departamento.
c) Entrevista con el jefe del departamento y solicitud de
información.
d) Análisis de la información y los diferentes procesos.
e) Diagnostico Preliminar
f) Aplicación de cuestionarios
g) Análisis de la información obtenida
h) Elaborar Gráficos
i) Elaborar recomendaciones
j) Presentación de resultados

9. DIAGNOSTICO
PRELIMINAR
En nuestro primer acercamiento, pudimos observar que la empresa
cuenta con la estructura suficiente para desarrollar todas las
actividades concernientes a su misión, no obstante, se puede
apreciar que existen procesos y tareas muy importantes que
necesitan ser mejoradas a la mayor brevedad posible, ya que
interfieren con el buen desempeño de otras áreas, como lo es la
venta de mostrador o de piso y el departamento de compras,
mismas que aunque no están contempladas en el alcance de esta
auditoría, será necesario incursionar un poco en ellas para
determinar con mayor precisión las oportunidades de mejora.

10. RECOPILACION
Grafica de Gantt
DE INFORMACION
Y PAPELES DE Marzo Abril Responsable
TRABAJO
Wber
Nidia
Jesús
Juan
ACTIVIDA
DES 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Información y
documentación
Recepción de información
Revisión de información
Conocimiento e
integración
Diagnostico premilinar
Aplicación de
cuestionarios
Analisis de información
Recomendaciones y
observaciones
Integración de datos
Elaboracion de Graficas
Presentación del
problema
Propuesta de mejora
Presentación de
resultados
Recomendaciones
Conclusiones

11. Organigrama especifico
RECOPILACION
DE INFORMACION
Y PAPELES DE
TRABAJO
Jefe de
almacén
Asistente
Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar
Auxiliar

12. LAYOUT DE ALMACEN
RECOPILACION
DE INFORMACION
Y PAPELES DE
TRABAJO Acceso a mezzanine
Baños
Recepción y
Entrega
oficinas Mostrador

13. RECOPILACION
DE INFORMACION
Y PAPELES DE
TRABAJO

14. RECOPILACION
ENTREVISTA CON EL JEFE DE ALMACEN
DE INFORMACION Guía para entrevista
Y PAPELES DE 1.- ¿Cuáles son sus responsabilidades en general?
TRABAJO 2.- ¿Conocen a fondo sus responsabilidades cada uno de los empleados del área?
3.- ¿Se maneja algún tipo de documentación para realizar el trabajo, y de qué tipo?
4.-¿Están familiarizados con la documentación relacionada con su trabajo?
5.-¿De quién es la responsabilidad de organizar el almacén?
6.-¿Cuántas personas dependen de Usted?
7.-¿Se brinda capacitación al personal del área, de que tipo?
8.-¿Cuales son las tareas del departamento de almacén?
9.- ¿Como se controlan las entradas y salidas del área de almacén?
10.- ¿Estas familiarizado con la misión, visión, valores de la empresa?
11.- ¿Con los objetivos del empresa?
12.-De acuerdo a su percepción, en una escala de 1 al 10, donde 10 es lo máximo,
¿cómo calificaría el desempeño de las actividades del almacén?
•Recepción de mercancía (10)
•Revisión de la mercancía (10)
•Acomodo de mercancía (8)
•Manejo de documentación (turnarla al departamento correspondiente)
(10)
•Surtir pedidos (8)
•Facturación de pedidos (10)
•Atención a mostrador (8)
•Supervisión de mercancía para entrega (10)
•Entrega de pedidos a domicilio (10)
•Supervisión del recorrido de las rutas (10)
•Limpieza del área (8)
•Inventarios (8)

15. RECOPILACION
DE INFORMACION
Y PAPELES DE
TRABAJO
CUESTIONARIOS PARA EL PERSONAL
¿Cuál es tu responsabilidad específica?
¿Cómo recibes la mercancía?
¿Cómo confirmas que lo que estas recibiendo esta correcto?
¿Cómo es el proceso de revisión de mercancía?
¿Una vez que revisas donde colocas la mercancía?
¿Qué haces con los documentos que manejas?
¿Quién y cómo se da de alta esa mercancía?
¿Dominas todas las tareas del almacén?
¿Cómo surten los pedidos?
¿Cómo facturan los pedidos?
¿En qué consiste la atención a mostrador?
¿Cómo entregan los pedidos a los clientes?
¿Cómo se supervisa la mercancía para entregar?
¿Cómo se acomoda la mercancía?
¿Cómo se levantan los inventarios?

16. RINCON Y ASOCIADOS S.A. DE C.V.
Parciales:
RECOPILACION
Separado x medidas
Separado del suelo
Organización/control 70%
Un sólo lugar
Altas temperaturas
DE INFORMACION
Anaqueles firmes
Contra humedad
Fácil de contar
Fácil acceso
Almacén: Motorpro Limpieza 75%
Y PAPELES DE
Total: 81% Materiales 91%
Cumple: NO Procedimientos 86%
TRABAJO 1=si cumple 0=No cumple
1. Organización/control Aceite 0 1 1 1 1 1
a. Cuenta con implementos de trabajo 0 Anticongelante 1 1 1 1 1 1 1 1
b. Esta separado por tipo de material 1 Filtros para aceite 1 1 1 1 1 1 0 0
c. Tiene actualizado su inventario 1 Bandas 1 1 1 1 1 1 1 1
d. Debidamente identificado el material 1 Baleros 1 1 1 1 1 1 0 0
4. Material en almacén
e. Existe Jaula para material alto costo 1 Grasa 1 1 1 1 1 1 1 1
f. Tienen buena relación con los demás departamentos 1 Cables para bujía 1 1 1 1 1 1 1 1
EVALUACION POR g. Existen anaqueles para piezas pequeñas 1 Partes para encendido 1 1 1 1 1 1 0 0
OBSERVACION DIRECTA h. Escritorio y área para almacenista 1 Balatas 1 1 1 1 1 1 1 1
i. Equipo necesario para maniobras 0 Partes para suspensión 1 1 1 1 1 1 0 0
j. Ubicación de las mercancías 0 Acumuladores 1 1 1 1 1 1 1 1
Empaques 1 1 1 1 1 1 0 0
2. Limpieza Filtros para aire 1 1 1 1 1 1 1 1
a. Almacén libre de basura 1
b. Esta suficientemente iluminado 0
c. Se recolecta basura periódicamente 1 Bujías 1 1 1 1 1 1 1 1
d. Almacén sin material no inventariado 1 Sensores 1 1 1 1 1 1 1 1
Partes para frenos 1 1 1 1 1 1 1 1
3.Manuales y procedimientos(Almacenista firma y sella) 5. Material en jaula 94% 100% 100% 100% 100% 100% 69% 69%
a. Entradas y órdenes de compra 0
b. Salidas con remisiones o factura 1
c. Traspasos 1
d. Archiva Diario 1
e. Recibe solo con factura 1
f. Entrega solo con firma de recibido 1
g. Las actividades son multifuncionales 1

17. RECOPILACION
DE INFORMACION
Y PAPELES DE
TRABAJO
RINCON Y ASOCIADOS S.A. DE C.V.
CRITERIOS PARA EVALUAR EL AREA
Un sólo lugar: Que las diferentes presentaciones o medidas de un material se encuentren en la misma sección del almacén y
sea exclusiva para ese material.
Separado por medidas. Una vez en un sólo lugar, cada tipo de material debe estar separado por medidas y no permitir que
se mezclen entre sí.
Separado del suelo. Evitar el contacto con el suelo colocando polines, tarimas, etc.
EVALUACION POR Altas temperaturas. Evitar que los materiales estén expuestos a temperaturas altas debido a reacción
OBSERVACION DIRECTA Contra la Humedad. Proteger del contacto con el agua o humedad, con plástico o bajo techo.
Anaqueles firmes. Los anaqueles deben estar seguros para cualquier movimiento de material
Fácil de contar. Que el material esté acomodado de forma que sea fácil y rápido su conteo, especialmente en cantidades
iguales: de 20 en 20, de 5 en 5, etc.
Fácil acceso. Que sea fácil y rápido llegar hasta el material, que esté libre el paso y que se pueda disponer sin obstáculos ni
riesgos.

18. RECOPILACION
DE INFORMACION
Y PAPELES DE
TRABAJO
GRÁFICAS

19. Después de asignarle valores a las diferentes etapas del proceso administrativo
considerando el nivel de importancia que cada una tiene en esa área, analizamos y
comparamos la información recabada, tomando en cuenta los diferentes puntos de
DIAGNOSTICO vista de cada uno de nosotros, obteniendo el siguiente diagnostico:
FINAL
PROCESO
Puntaje máximo Puntaje obtenido
ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN 20 14
Misión y visión 5 3
Objetivos, metas y estrategias 5 3
Procedimientos y procesos 10 8
ORGANIZACIÓN 30 26
Estructura organizacional 15 12
División de funciones 15 14
DIRECCIÓN 25 16
Liderazgo 9 7
Comunicación 6 5
Motivación 5 4
Equipos de trabajo 5 4
CONTROL 25 16
Sistemas 8 4
Supervisión 12 8
Documentación 5 4
TOTAL 100 72

20. Introducción.- Conforme nos familiarizábamos con la operación de la empresa
INFORME confirmamos la necesidad de revisar analíticamente el desempeño del área de
almacén, debido a que existen tareas y procesos que presentan oportunidades de
mejora y son parte fundamental para el logro de los objetivos de la organización.
Para la realización de esta Auditoria Parcial fue necesaria la participación de un equipo
de 4 auditores y un asesor, la utilización de herramientas administrativas, durante un
tiempo de tres semanas.
Antecedentes.- La inquietud del Director de la empresa mostrada al inicio de nuestra
intervención nos indico de manera acertada, según pudimos constatar posteriormente,
la necesidad de auditar el almacén de la empresa.
Técnicas empleadas.-
1.- Entrevistas
2.- Cuestionarios
3.- Observación Directa
4.- Parámetros de Evaluación
Diagnostico.- Se obtiene a partir del análisis de la información recabada mostrando
inconsistencias en el desarrollo
del proceso administrativo, justificando la necesidad de aplicar ajustes que subsanen
dichas inconsistencias.
Propuestas.- A través de las observaciones que a continuación enumeramos, estamos
seguros que el nivel de desempeño del personal de almacén mejorara
perceptiblemente, impactando positivamente las demás áreas de la empresa,
especialmente aquellas que tienen un contacto constante y directo, apoyando de
manera significativa al logro de los objetivos organizacionales.

21. RECOMENDACIONES PROCESO O TAREA PROBLEMAS SOLUCIONES E IMPLEMENTACION PAUTAS
E IMPLEMENTACION Recepción de mercancías
No hay consecutivos de entradas al almacén y no existe Establecer formatos foliados de entradas para controlar y Los procesos deben estar documentados y ser
un montacargas para descargar mercancías pesadas Adquisición de un montacargas supervisados para que se respete la disciplina
No es inteligente tratar de ahorrar en un gasto de
Establecer un orden de acuerdo a la rotación de los productos
La ubicación de las mercancías no respetan un orden energía eléctrica poniendo en riesgo la productividad,
de tal manera que el acceso a las mercancías sea más fácil y
Acomodo de mercancía por importancia, el área esta pobremente iluminada lo tampoco lo es el colocar las mercancías de alta rotación
rápido. Asimismo iluminar el área para que todas las áreas
que dificulta el acceso y el conteo de inventarios al fondo del almacén y menos si el lugar está mal
sean notablemente visibles.
iluminado.
El personal que debe manejar documentos no los sabe Es importante que el personal conozca por que hace, lo
Entrenamiento en el manejo de documentos e información de
Manejo de Documentación interpretar debidamente, por lo que no les da la que hace, es decir de qué manera va a impactar mi
la razón de ser de cada uno de ellos.
importancia que tienen trabajo en el siguiente proceso o tarea.
Independientemente de que se corrija la iluminación del No es lógico que solo una persona atienda el área de
En ocasiones se toma demasiado tiempo para surtir las
Atención a Mostrador almacén y la ubicación de las mercancías, en necesario la mostrador siendo que ahí se encuentran cuanto
mercancías a mostrador.
contratación de un elemento más para atención al mostrador. personas que requieren de un servicio casi simultaneo
Además de que se encuentra mal iluminado
Mejorar el acceso a las mercancías, iluminar mejor el área y entorpeciendo el acceso, hay mercancías que debido a
Surtido de pedidos Inconsistencias en las entejas a domicilio y al mostrador
adquisición de implementos de trabajo su naturaleza están colocadas en lugares altos y no se
cuenta con escaleras en el sitio
Aumentar la supervisión en la revisión de pedidos para
No existen áreas bien definidas para el proceso de
Supervisión de mercancía entrega a domicilio antes de su embarque e implantar algunas
Inconsistencias en las entejas a domicilio revisión de pedidos para entrega ni identificación de las
para entrega herramientas de mejoras como el KANBAN que permitan
mismas
mejorar los procesos.
En general no se encuentra debidamente clasificado,
Definir un área especifica para mercancías defectuosas o Dificultad para localización de los materiales y confusión
ordenado ni limpio por lo que se dificulta observar la
Limpieza del área mermadas y conforme se cumplan las soluciones a la para determinar si el producto estaba en buen estado o
disciplina, además están mezcladas con mercancías
reubicación, iluminación, etc., exigir una mayor disciplina no
defectuosas o mermadas.
Se toma más tiempo del necesario para levantar el Al corregirse los problemas anteriores se dará solución a este Difícil acceso a las mercancías, mala iluminación, mal
Inventarios
inventario y por lo general existen inconsistencias otro en automático acomodo etc.

22. AGRADECIMIENTOS
GRACIAS