1) El documento presenta un plan de comunicación organizacional para Intcomex Colombia que incluye valores corporativos, objetivos del diagnóstico, hallazgos de la situación actual y una matriz de verificación de objetivos. 2) El diagnóstico encontró que la comunicación interna es deficiente y que los empleados no entienden claramente el propósito de la compañía. 3) La matriz propone nuevos objetivos, estrategias y tácticas de comunicación enfocadas en mejorar la difusión de información, fomentar el compromiso de

1. Actividad 2. Grupal
PLAN DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL DESARROLLADO PARA
INTCOMEX COLOMBIA
Valores
Contaste expansión por Latinoamérica y el Caribe
Portafolio diversificado
Líder en el mercado de mayoristas de tecnología
Innovación constante de las marcas
Llegar a sitios recónditos a nivel nacional
Fuerza de ventas dedicada al buen servicio
Definición de objetivos del diagnostico diferente al plan estratégico de comunicación
organizacional
Identificar la interpretación en los empleados del propósito general de la compañía.
Entender los medios de divulgación utilizados en la organización hacia los
empleados
Identificar cual es el origen de los mensajes enviados a los colaboradores de la
compañía
Identificar si existe aprobación de los mensajes entregados en la organización
Identificar la eficiencia de los objetivos parametrizados por la corporación hacia la
filial y su eficaz desarrollo obtenido por medio de la comunicación local
Verificar si el presupuestos de 2013 puede incluir implementación de la
comunicación
Analizar el aporte que puede hacerse a la corporación con la planeación estratégica
de la comunicación

2. Hallazgos encontrados situación enfermiza o saludable
Después de realizar el levantamiento de información, encontramos:
Diagnostico Posibles estrategias del diagnostico
Los empleados mas aun quienes reciben Es importante entender el sentir actual
la información y parámetros de la de los miembros por área de la
administración gerencial, a pesar de no organización y exponer por cada
estar de acuerdo con las decisiones departamento las decisiones tomados,
presentadas, se someten a estas medidas junto con los objetivos que se buscan y
de manera impositiva y no generan compararlo con la situación actual. Es
controversia de los posibles importante generar reuniones
inconvenientes o malos resultados que participativas.
esto pueda ocasionar.
La organización presenta signos Las imposiciones con las políticas en la
arraigados de individualismo, ya que organización han generado que los
cada persona cumple sus funciones como grupos se solidaricen para aceptar y
medida para conservar su cargo y afrontar los cambios, lo cual nos permite
mantener sus responsabilidades obtener como recurso la unión de las
cumplidas, es decir por su propio personas y llevándolas a construir una
prestigio y reconocimiento. No se cultura organizacional. Es importante
evidencia el propósito como profetizar con la misión, visión, valores
organización que respalde la necesidad y estrategia de la organización a cada
del funcionario en la ejecución de los grupo y su participación en el logro de
labores. Sin embargo cada departamento estos puntos.
ha logrado solidarizarse como área y
crear metas conciliadas como equipo
apoyándose mutuamente para lograrlas
en un periodo determinado.

3. Es importante involucrar a la gerencia
Identificamos que la gerencia general no general en ausencia actual de la cultura
difunde los cambios o decisiones a nivel organizacional. Las decisiones tomadas
general y la información llega por por este cargo deben ser oficializados en
rumores o canales informales, dando una acta de comité y este mismo debe ser
inadecuada interpretación del mensaje replicado a toda la organización para
iniciar su vigencia.
Determinamos que existe confusión en Cada empleado debe tener claridad de lo
los empleados con respecto al propósito que requiere la empresa y porque hace
establecido como organización. parte de ella. Es importante una reunión
con cada gerente de área y cada uno de
los integrantes de su grupo.
Identificamos que no existe un plan de La identidad corporativa, los objetivos
comunicación implementado en la de cada año, los cambios del mercado
organización. deben ser de conocimiento de cada
miembro de la organización.
No están establecidos los medios de La intranet maneja información de todas
trasmisión de mensajes desde la las filiales por lo que no es eficiente para
comunicación descendente la comunicación de la oficina de
Colombia. Aquí debemos incluir nuevas
tecnología de la información, que
ofrezcan la oportunidad a toda la
compañía para resolver inquietudes.
ESTRATEGIA ACTUAL DEL NEGOCIO:
Después de un crecimiento acelerado, en el 2011 la compañía estaba dedicada
exclusivamente a incrementar las ventas por la oferta del portafolio. Se posiciono en
el mercado con agresivas promociones y mejorando la cobertura de clientes de
diferentes segmentos, entre ellos grandes superficies. Su estrategia comercial estaba
dirigida al cumplimiento del presupuesto de ventas, con buenas ofertas y

4. disponibilidad de inventario. En el 2012 el mercado se ha contraído y las
expectativas de continuar creciendo se han estancado
MARKETING COMUNICACIÓN
El Marketing esta dirigido a la No existe actualmente un proceso de
generación de incentivos para motivar comunicación implementado. La intranet
los clientes a realizar compras de las es una herramienta corporativa en la cual
diferentes marcas. se publican los eventos, actividades y
novedades de las oficinas de todos los
países.
MATRIZ DE VERIFICACIÓN DE OBJETIVOS
La misión de Intcomex es distribuir productos de tecnología de alto
volumen, accesorios, artículos de consumo y ofrecer servicios de logística
por toda Latinoamérica y el Caribe. Nuestros clientes incluirán minoristas y
distribuidores de los canales de distribución tradicional o no tradicional
Estamos comprometidos con el éxito de nuestros clientes y de nuestros
socios de negocios ofreciéndoles una amplia red de operaciones locales en
Misión
países en Latinoamérica; así como selección de productos y servicios de
logística. Nos guiamos por las necesidades de nuestros clientes para la
selección de productos y servicios ofrecidos y proveemos operaciones
eficientes con una ejecución precisa para apoyar su crecimiento y éxito
Ser la primera opción entre los distribuidores de tecnología para
Latinoamérica y el caribe, con presencia local expandida, crecimiento en
Visión
ventas, diversidad de marcas, con productos de alta rotación, logrando
posicionamiento con nuestras marcas exclusivas y llegar a atender cien mil
clientes
Contaste expansión por Latinoamérica y el Caribe
Valores
Corp. Portafolio diversificado
Líder en el mercado de mayoristas de tecnología

5. Innovación constante de las marcas
Llegar a sitios recónditos a nivel nacional
Fuerza de ventas dedicada al buen servicio
Dir. Objetivos Objetivos Estratégicos del plan de comunicación
Estrateg Estratégicos de la
organización
Intcomex Crecer las ventas en el Motivar a los empleados para difundir la buena
Colombia
100% en el 2015 reputación de la organización otorgando un buen
servicio a los clientes y manejando un lenguaje
cordial en todas las áreas, posicionándola en el
mercado como un proveedor de confianza, solidez y
buenas ofertas.
Lograr rentabilidad Comunicar a todas las áreas este propósito general
bruta del 10% de la compañía e identificar conjuntamente cual es
su papel para lograr este objetivo.
Disminuir los gastos Formular al equipo la importancia de aumentar las
de la estructura ventas para lograr el objetivo, buscando generar
invirtiendo el 6% de la sentido de pertenencia, pro-actividad, iniciativa y
rentabilidad de la motivación de los empleados, logrando esfuerzos de
compañía todo el equipo hacia un mismo fin
Disminuir los días de Comunicar periódicamente los ingresos de producto
inventario, haciendo y el inventario que esta envejeciendo sin presentar
mas eficiente la rotación a los departamentos involucrados en la
rotación venta, como son: comercial, cartera, despachos y
compras, para que se haga una labor conjunta de
rotación de la misma.
Disminuir los días de Establecer el proceso de recaudo de cartera a 30
recaudo de cartera días y comunicar al departamento comercial sobre
manejando un la importancia de establecer negociaciones con
promedio de 30 días créditos no superiores a ese período de tiempo.

6. Adjunto en Excel matriz de mando formulando nuevos objetivos y acciones
vinculados a la estrategia organizacional y las estrategias desarrolladas en el plan de
comunicación de acuerdo al diagnostico realizado.
Objetivo Audiencia a impactar Estrategia del objetivo Tactica de la estrategia Indicador de gestion Medios a utilizar Herramientas Proveedor
necesarias
Sembrar en los empleados Motivacion que Direccion general Mejorar en un término de 6 • Crear un comité de comunicación que * Analizar si los resultados en ventas y * PC de cada colaborador * Codigo de acceso al * Incomex Colombia
los conduzca a difundir la buena reputación Jefes de Area meses, la fluidez de la dentifique un medio de difusion de facil numero de clientes atendidos a sido * Correo electronico sistema. * Help Hunter
de la organización otorgando un buen subordinados comunicación interna acceso y participativo para todos los incremental en los ultimos 6 meses corporativo *Perfil para solicitud de * Papeleria
servicio a los clientes y manejando un organizacional en un 90%, a fin miembros de la organizacion, considerando *Realizar la medicion en los tiempo de * Reportes del sistema reporte de ventas * Departamento de sistemas
lenguaje cordial en todas las áreas, de lograr la interacción en como alternativas un blog de inquietudes o respuesta de los requerimientos * Profesional de la * Recursos humanos
posicionándola en el mercado como un tiempos razonables entre los de publicaciones. realizados de un departamento a otro comunicación * Impreson digital
proveedor de confianza, solidez y buenas departamentos, generando cuando este depende en su totalidad de * Documentos formales * Resmas de papel
ofertas. mayor eficiencia y eficacia en gestion local personalizados * Archivador
todos los procesos y *Realizar una encuesta semestral acerca
redundando en satisfacción para de la cultura organizacional y su posicion
los clientes internos y externos en ella.
de la compañía.
Comunicar a todas las áreas el propósito Todos los miembros de la Consolidar los equipos y • Establecer una campaña interna, con la * Realizar una nueva encuestra acerca * Persona que realiza la * Temporal que * Adecco
general de la compañía e identificar organización encaminar sus esfuerzos en la colaboración del diseño y la publicidad, de la interpretacion del mensaje encuesta suministre persona para * Departamento de
conjuntamente cual es su papel para lograr consecución de la visión y los creando un personaje emblemático que entregado por el comunicador y el * La intranet realizar encuestas a 120 mercadeo
este objetivo objetivos organizacionales empiece a generar una campaña de proposito generar de la organización. * Carteleras en la cafeteria miembros de la * Mercadeo Regional
trazados, principalmente en expectativa y logre comunicar la * identificar el nivel de aceptacion al *Periódico ó Boletín interno organización
términos de crecimiento en importancia del rol de cada colaborador y cambio y a las nuevas medidas de semanal * Tiempo del
ventas, posicionamiento, su proceso comunicativo con periodicidad comunicacion por parte de los miembros * Material elaborado como Diseñador Grafico
rentabilidad, cobertura y semanal. de la organizacion videos y presentaciones
eficiencia en el desempeño de • Crear de una insignia sobresaliente * Medir el numero de postulaciones
su cargo mensualmente, en el cual la alta dirección realizadas durante el ultimo trismestre
generando una mencion por un aporte comparado con las vacantes en el mismo
positivo hacia el proposito general de la periodo
organizacion
• Abir campañas de postulacion interna
para los cargos que se generan en la
organizacion, prevalece el funcionario ante
el agente externo
• Establecer como fondos de pantalla la
historia, misión y visión de la compañía en
una presentación de diseño y simplicidad
que le de recordación a todos los
funcionarios sobre su identidad y camino a
Formular al equipo la importancia de * Departamento comercial Generar mayor sentido de • Planear un evento académico interno, en * Hacer preguntas esporadicas en sitios *Actividad realizada en un * Restaurante campestre * Restaurante en
aumentar las ventas para lograr el objetivo, * Departamento de credito y pertenencia y compromiso por el cual se comuniquen la misión, visión y de descanso de la oficina, como la espacio abierto. con capacidad para 100 alrededores de Bogota. *
buscando generar sentido de pertenencia, cartera parte de los colaboradores, a objetivos organizacionales a todos los cafeteria acerca de la imagen *Grupos de debates y personas y disponibildad administracion ed. Cll 71
pro-actividad, iniciativa y motivación de los * Departamento logistica través de información veraz, colaboradores y por cada area, con corporativa de la organización conversación personal de jornada sabado de 8 a * Recepcion intcomex
empleados, logrando esfuerzos de todo el * Departamento de Mercadeo completa y oportuna por parte material impreso, dando la relevancia, * Cuantificar las ideas expuestas por las * Una hora de labores por 12
equipo hacia un mismo fin de sus directivos en un término acentuando su importancia y generando areas y cuales han sido implementadas o empleado para el cambio de * Auditorio Piso 1
de 3 meses, medible en compromiso • se encuentran es este proceso. rol Edificio cll 71
términos de clima Definir objetivos semanales de trabajo a * indagar el conocimiento en las * Reuniones formales e * reserva de sala de
organizacional. cada equipo, publicando en carteleras funciones de las personas que han sido informales juntas
visibles encaminadas a los procesos de involucradas con dependincias diferentes
comunicación, generando incentivos para a las que naturalmente pertenecen
colaboradores que proporcionen ideas de
mejoramiento y las áreas que interactúen
con mayor asertividad y entusiasmo
considerandose asi en un eslabon para la
efectividad de las metas
Comunicar periódicamente los ingresos de * Direccion general Lograr a través de la Revisar con periodos semanales el * PC de cada colaborador * Codigo de acceso al * Incomex Colombia
producto y el inventario que esta * Departamento comercial comunicación constante y inventario informado y las unidades * Correo electronico sistema. * bonos Sodexho
envejeciendo sin presentar rotación a los * Departamento de credito y oportuna, de la mano de un plan vendidas. Revisar la efectividad de esta corporativo *Perfil para solicitud de
departamentos involucrados en la venta, cartera de incentivos bien ejecucion si se ha planteado una * Reportes del sistema reporte de ventas y de
como son: comercial, cartera, despachos y * Departamento logistica fundamentado y focalizados rotacion superior al 50% * Profesional de la inventarios
compras, para que se haga una labor * Departamento de Mercadeo hacia las áreas que intervienen comunicación
conjunta de rotación de la misma. * Departamento de Compras en la venta, el esfuerzo adicional * Bonificacion
por lograr la rotación de
productos e inventarios.
Establecer el proceso de recaudo de cartera Generar mayor liquidez en la Incentivar a la fuerza de ventas, a través de Revisar las transacciones realizadas en * PC de cada colaborador * Codigo de acceso al * Incomex Colombia
a 30 días y comunicar al departamento compañía, a través de un una tabla de comisiones extra, por ventas los clientes que pagan de contado * Correo electronico sistema. * bonos Sodexho
comercial sobre la importancia de establecer proceso de recaudo de cartera que recauden cartera en 15 y 30 días. De comparado con los clientes que manejan corporativo *Perfil para solicitud de
negociaciones con créditos no superiores a máximo de 15 días y una esta forma, se esforzarán por cerrar credito. Posiblemente en cifra los * Reportes del sistema reporte de ventas
ese período de tiempo. estrategia de comunicación que negociaciones efectivas con tiempos de terminos de credito presenten un numero * Profesional de la * Recursos humanos
consciencie al equipo sobre la pago inferiores. superior, pero si este objetivo se esta comunicación * Impreson digital
importancia y como redunda en trabajando el numero de transacciones en *blog informativo de
la compañía. clientes de contado debe ser superior
premios
* Bonificacion

7. MEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGIA
Existentes
Función Efectividad
Correo El nivel de correos que transitan por la compañía hacen de este recurso un
electrónico elemento de difícil fluidez, para evitar los embotellamientos en las
diferentes aprobaciones requieren frecuentes revisiones durante el día
tomando tiempos que podrían generar productividad en otras actividades
Intranet Es un recurso que esta disponible para toda la organización y donde tiene
acceso 3500 empleados, las actividades que se incluyes con lanzamientos
de producto, convenciones, tips de salud y contrataciones, sin embargo no
es participativo y la información al ser general se convierte en consulta
solo para los vinculados al mensaje más no como una herramienta
interactiva.
Chat La herramienta que usan para comunicación interna online es el
comunicator, esta conectada con todos los países pero el mayor uso se da
internamente, se utiliza para conseguir respuestas inmediatas, sin tener
bloqueos por reuniones que no le permitan atender una llamada o consulta
que requiera respuesta inmediata. Sin embargo, se considera que mas del
50% de su uso, esta destinando en Colombia a la comunicación informal y
poco productiva lo cual desvirtúa la calidad de la herramienta.
MEDIOS CLAVES PARA LA CONSECUCION DEL ÉXITO COMUNICATIVO
Doc. Formales: Entrega de documentos que consignen, Misión, Visión, Valores,
invitaciones, presentaciones
Cartelera Elemento por definir si se manejará a través de interactivos desde
informativa computador vía anuncios ó si se admitirá manejar papel para hacerlo
más participativo.
Periódico Disponible impreso únicamente en caso de colaboradores que no cuente
VirtuaL/ con acceso a computador.

8. Newslette
Correo Medio masivo de invitación, convocatoria e información
electrónico
Grupo de Debate No se puede perder el contacto personal, importancia de mantenerlo y
permitir el debate de los temas que aquejan a todos los colaboradores y
sus directivos.
Video / Video preparado para las audiencias con información relevante y de
Videoconferencia acceso, utilizar videoconferencias para unir a todas las ciudades y
/ Vodcast: hacerles partícipes de temas centralizados en Bogotá y Vodcast.
Presentaciones Presentación preparada en todos los sentidos para explicar
herramientas, objetivos, etc. Formatos flash y/o powerpoint
Blog Blog profesional que permita múltiples aportes de todas las audiencias.
Redes Sociales Únicamente twitter y facebook, a través de mensajes que debaten temas
generales de crecimiento en los sentidos requeridos, sin mecionar bajo
ninguna circunstancia temas puntuales de la compañía.
Podcast Aprovechar herramienta innovadora que permita mantener episodios
narrados.
Wiki: Integrar a los diferentes actores de los diferentes procesos a través de
un mismo editor, que convierta todas las ideas en colaborativas
Adjunto en Excel plan de medios y cronograma de implementación