La hoja de recogida de datos consiste en un documento estructurado para recopilar datos de forma fácil y automatizada con el fin de analizarlos. Las hojas de recopilación ayudan a recopilar datos de variables de artículos, defectos, causas de defectos y tareas de mantenimiento para su posterior análisis. El diseño de la hoja debe identificar el elemento de seguimiento, el alcance y frecuencia de los datos así como un formato que permita totalizar la información recopilada como fechas y personas.