Inducción EDU 2019 final

Somos una empresa industrial y comercial del Estado de orden municipal, con
autonomías administrativa, financiera y patrimonial
Direccionamiento

Direccionamiento
Estratégico
Direccionamiento

¿Qué sabemos hacer?
Nuestros Productos

Es la herramienta base para entender los procesos
misionales y estratégicos de la EDU, en su apuesta por
seguir haciendo desarrollo urbano con desarrollo
humano.
Más que un documento, este insumo se convierte en
nuestra hoja de ruta para darle valor agregado a lo
que hacemos como empresa y a lo que queremos a
2025: Transformar Vidas.
Plan estratégico EDU
Direccionamiento

Incrementar la
reputación
corporativa
+ Generar liderazgo orientado al
logro en el equipo directivo + Mitigar la
exposición al riesgo
Generar valor
económico + Crecimiento económico con
sostenibilidad organizacional
Cumplir la promesa
de servicio + Fortalecer el relacionamiento con
los grupos de interés +
Satisfacer las
necesidades de los
grupos de interés
Incrementar la
efectividad de los
procesos
+ Afianzar la gestión
interinstitucional + Fortalecimiento
de las TIC +
Innovar en
procesos y
productos
Gestionar el
conocimiento + Desarrollar el talento humano
+ Transformar la
cultura EDU
CMI: Cuadro de mando integral
RESULTADOS
Nuestras
finanzas
Nuestro
gobierno
Nuestros grupos
de interés
Nuestros
procesos
Nuestra gente
Misión Estrategia empresarial Visión
Direccionamiento

Mapa de Procesos
Direccionamiento

POSICIONAMIENTO
EFECTIVIDAD
Nuevos negocios nacionales e internacionales que nos
posicionan como empresa líder en la transformación del
hábitat.
Innovación en procesos y proyectos a través de
investigación y alianzas estratégicas.
Calidad + Cumplimiento en procesos y proyectos, a partir
de lecciones aprendidas y optimización de procesos.
Crecimiento financiero que permita lograr sostenibilidad
empresarial y solidez económica en el tiempo.
Estrategia de Direccionamiento
INNOVACIÓN
SOSTENIBILIDAD
Direccionamiento

¿QUÉ ES MIPG?
1. Marco de Referencia
Suministra un conjunto de conceptos,
elementos y criterios para enfrentar y
resolver problemas.
2. Calidad e integridad
Busca que la gestión esté enmarcada en
valores públicos (honestidad, respeto,
compromiso, diligencia y justicia), para
consolidar un servicio público eficiente,
transparente y centrado en la
satisfacción de las necesidades y
expectativas de la ciudadanía.
3. Gestión
El término gestión contempla todas
las acciones que implican
administrar, organizar, poner en
funcionamiento una entidad.
4. Resultados y Valor Público
Bienes y servicios que produce la
entidad que dan respuesta y
satisfacen las necesidades y
demandas de los ciudadanos
destinatarios y usuarios de los
mismos.
DireccionamientoDireccionamiento
Direccionamiento

¿CÓMO?
DireccionamientoDireccionamiento

Beneficios MIPG
Es una mejor manera de hacer y no más cosas
por hacer
Gerentes
Servidore
s
Ciudadanos RECURSOS
A
R
T
I
C
U
L
A
R
O
P
T
I
M
I
Z
A
R
TIEMPOS TRANSPARENCI
A
EFICIENCIA
Direccionamiento

RESULTADO MIPG
Direccionamiento

¿QUÉ SIGUE?
1. AUTODIAGNOSTICOS
2. MATRIZ DE BRECHAS
3. PLAN DE CIERRE DE BRECHAS
4. PRIORIZACIÓN DE
PLANES
5. IMPLEMENTACIÓN
6. SEGUIMIENTO
Direccionamiento

Calidad
Una organización orientada a la calidad
promueve una cultura que da como
resultado comportamientos, actitudes,
actividades y procesos para proporcionar
valor mediante el cumplimiento de las
necesidades y expectativas de los clientes y
otras partes interesadas pertinentes.
DireccionamientoCalidad

• Enfoque al cliente
• Liderazgo
• Compromiso de las personas
• Enfoque a procesos
• Mejora
• Toma de decisiones basada en la evidencia
• Gestión de las relaciones
Principios
Calidad
Calidad

Política Integral
Calidad
Calidad

Responsabilidad social empresarial
En el desarrollo de nuestras actividades impactamos y nos
vemos impactados directa e indirectamente por grupos
que representan intereses que deben ser tenidos en
cuenta en el modelo de gestión RSE.
Calidad
Calidad

¿Qué es gestión del riesgo?
Es el conjunto de acciones sistemáticas y lógicas para identificar, analizar, evaluar, controlar
(mitigar), monitorear y comunicar los riesgos asociados a la desviación de los resultados
esperados de los procesos (estratégicos, misionales y de apoyo), de una forma que permita a
las organizaciones mejorar sus procesos y optimizar sus esquemas o mecanismos de control.
Calidad
Calidad

Actualmente la empresa se encuentra comprometida con la satisfacción de las necesidades y expectativas de
las partes interesadas, es por eso que se encuentra certificada en ISO 9001 DE 2015 en GP 1000 de 2009 y
como Empresa Socialmente Responsable, entregado por Fenalco Solidario Colombia.
Certificaciones actuales:
Calidad
Calidad

Subgerencia Evaluación y Control
¿Que es el control interno y que
normatividad lo regula?
Control interno

CONTROL INTERNO:
Conjunto de Acciones
Métodos
Actividades
Planes
Registros
Políticas
Normas
Prevenir que se generen riesgos en la
organización
Control interno

Objetivo del proceso de evaluación y control
Ejercer una función de control independiente y asesoramiento,
mediante la aplicación de los roles fundamentales de Control Interno,
dando cumplimiento a la normatividad aplicable a cada uno de los
procesos.
Control interno

• LEY 87 DE1993 Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno.
• DECRETO 1537 DE 2001 Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos
técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control
interno de las entidades y organismos del Estado; estable los
roles de las Oficinas de Control interno en su articulo 3.
• Decreto 648 DE 2017 Actualiza los Roles de las Oficinas de
Control Interno en su artículo 2.2.2.1.5.3
• Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
Marco normativo
Control interno

Subgerencia de Evaluación y Control
• Liderazgo Estratégico
• Enfoque hacia la Prevención
• Evaluación de la Gestión del Riesgo
• Relación con Entes Externos de Control
• Evaluación y Seguimiento
ROLES DE LA OCI – Decreto 648 - 2017
Control interno

Roles de la dirección de evaluación y control
Establecidos en el articulo 2.2.2.1.5.3 del Decreto 648 de 2017
Control interno

Plan general de auditorías e informes o (PGA)
Este hace parte del Plan de Acción de la Subgerencia, en el cual se
consignan todas las actividades, Informes de Ley, Auditorías y
rendiciones que en el transcurso del año se deben cumplir.
Las recomendaciones efectuadas producto de cada uno de los informes y
auditorías, son socializados y puestos en conocimiento con el proceso
implicado.
Control interno

¿Qué contiene ese plan general de auditorias
e informes?

• Revisión de los riesgos específicos de cada proceso, acompañamiento a
Planeación estratégica en la actualización de las matrices de riesgos.
• Revisión y ajustes al Plan Anticorrupción de la entidad (Revisión
Normativa)
• Revisión y ajustes al Plan de Acción de la entidad (Que las acciones sean
medibles, que puedan ser cumplidas y que conversen con los objetivos
estratégicos de la EDU)
• Acompañamiento, seguimiento y actualización a la implementación en
Ley de Transparencia con las recomendaciones y apoyo frente a las
dificultades.
Plan general de auditorias e informes
Control interno

Rendición Informes de Ley
• Inf. Austeridad en el gasto (Trimestral)
• Inf. Seguimiento a las PQRSFD de la entidad (Semestral)
• Inf. Seguimiento cumplimiento Plan Anticorrupción (Cuatrimestral)
• Inf. Pormenorizado del estado de Control Interno. (Cuatrimestral)
• Acompañamiento en la elaboración de los Planes de Mejoramiento de la
Contraloría, analizando la pertinencia de los mismos y formas de soportar
cumplimiento (Enlaces funcionales por dependencia) Supervisores.
• Acompañamiento a los comités que se desarrollan en la entidad y rendición de
informe con observaciones
• La planeación de las auditorías basadas en riesgos de la vigencia, priorizando
en los procesos y procedimiento de alto riesgo de criticidad.
Control interno

Otras rendiciones
• Actas de Informes de Gestión Gerentes salientes
• Acta de aprobación estados financieros EDU - JD
• Rendición Anual de la cuenta
• Rendición Derechos de Autor
• Inf. De Fiducias (Recursos por fiducia).
• Inf. de Control Interno Contable (Contaduría
General de la Nación y CGM antes del 28 feb).
Control interno

Nuestros indicadores de gestión
Cuatro (4) son los indicadores que miden la efectividad del proceso, así:
Porcentaje de
cumplimiento en
la entrega de
informes:
(No. De informes
entregados/ No. De
informes
programados a
entregar de acuerdo
con el cronograma).
1 2
Trimestral
Indicador de
medición FURAG:
% Resultado de
evaluación de la
encuesta FURAG 2 y
nuevos parámetros
Función Pública
Anual
3
% Porcentaje de
cumplimiento de
los términos de
respuesta a entes
de control:
1- (No. De
requerimientos por
fuera del termino /
No. De
requerimientos de
entes de control).
Trimestral
4
Porcentaje de
cumplimiento de
recomendaciones
adoptadas en la
EDU:
(No. De auditorias
realizadas/ No. De
recomendaciones
adoptadas).
Semestral
Control interno

El eje central en nuestras evaluaciones es el mejoramiento
continuo de los procesos; y no el señalamiento de quien
ejerce las actividades del mismo.

Valores y protocolo
Estas palabras nos ayudan a unificar el discurso con el
contexto empresarial. Hay que tener en cuenta que se debe
hablar un lenguaje claro, efectivo y social.
• Pasión por lo que hacemos
• Escuchamos a la gente
• Construimos con las personas
• Unimos territorios
• Cumplimos sueños
• Dignificamos lo público
• Trabajamos en equipo
• Cocreamos
• La comunidad es nuestro principal cliente
Valores y protocolo

Transparencia:
Somos claros, comunicamos asertivamente nuestras intenciones y objetivos siendo
coherentes en el actuar para construir relaciones de confianza.
•
2.Transparencia: Mi comunicación es abierta,
sincera y oportuna. Expreso mi punto de vista de
manera respetuosa permitiendo el espacio a
opiniones diversas. Construyo con transparencia a
partir de la diferencia.
1.Transparencia: Las personas confían en mi
capacidad de respuesta ante los compromisos
que adquiero con ellos.
4.Transparencia: Mis acciones son resultado fiel
de mis palabras y mis pensamientos, lo que
posibilita la construcción de relaciones de
confianza y trabajo colectivo.
3.Transparencia: Conozco y cumplo las normas y
políticas de la Organización.
Transparencia: Evidencio con mis decisiones y
acciones la prioridad que asigno al bienestar
colectivo sobre el propio.Valores y protocolo
Valores y protocolo
Valores y protocolo

Cercanía:
Nos vinculamos con el otro, con amabilidad y calidez, acompañando la transformación de su
realidad.
1. Cercanía: Valoro el poder de una sonrisa al
relacionarme, generando un ambiente propicio para la
conexión con el otro y la construcción de acuerdos de
beneficio mutuo.
2.Cercanía: A través de mis preguntas, acciones y
soluciones, demuestro mi interés por conocer la realidad
del otro aportando desde mis fortalezas a su
mejoramiento, calidad de vida y bienestar.
3.Cercanía: Resalto y respeto la individualidad de las
personas, valorando la diferencia y sirviendo de manera
unificada e incluyente.
4.Cercanía: Me pongo en el lugar del otro, para entender
su realidad de forma amable, incluyente y tolerante.
5..Cercanía: Conozco el valor y practico el reconocimiento a los demás,
desde la valoración de sus fortalezas y el señalamiento respetuoso de
sus oportunidades de mejora, siempre con el fin trabajar por el
crecimiento las personas y sus colectividades.
Valores y protocolo

Pasión por lo que hacemos:
Nos caracteriza el compromiso, la entrega y la responsabilidad con la que cumplimos nuestra
labor.
1.Pasión por lo que hacemos: Trabajo de manera
constante por mi desarrollo personal desde las
diferentes dimensiones de mí Ser.
2.Pasión por lo que hacemos: Entrego lo que soy,
se y hago, para el crecimiento y logro del Negocio.
3.Pasión por lo que hacemos: Mis acciones y actitud cotidiana, dan
muestra del orgullo que siento al ser parte de la EDU; transmito con
convicción, positivismo y tenacidad nuestra misión, contagiando a los
demás de entusiasmo para lograr las metas del Negocio. Participó
activamente en las iniciativas ciudadanas patrocinadas por la Entidad.
4.Pasión por lo que hacemos: Demuestro humildad
y apertura para reconocer que los demás pueden
ofrecerme nuevos aprendizajes.
5.Pasión por lo que hacemos: En la cotidianidad
me oriento a brindar soluciones, más que a
señalar problemas.
Valores y protocolo

Liderazgo:
Nuestras acciones movilizan el crecimiento personal/profesional de compañeros y/o colaboradores. Trabajamos
con enfoque y claridad estratégica en busca del constante desarrollo, así como del aprendizaje permanente de
nuevas capacidades y conocimientos, para lograr el cumplimiento de las metas Organizacionales.
1.Liderazgo: Tengo la capacidad de inspirar, convocar e influir en los
demás, en búsqueda del crecimiento personal, profesional y el logro
de los objetivos de nuestro Negocio, Mis acciones son ejemplo a
seguir.
2. Liderazgo: Comunico mis ideas, opiniones y propuestas, en el
momento oportuno, cuidando la forma (tono y lenguaje) y
respetando el modo de pensamiento de los demás. Verifico la
escucha y el entendimiento mutuo de los mensajes y acciones
requeridas .
3. Liderazgo: Dispongo de una adecuada inteligencia
social y emocional que me permite fluir
constructivamente en los equipos de trabajo con los
que interactúo, sea como líder o participante de los
mismos.
4. Liderazgo: Pongo mi experiencia, conocimiento
y capacidad de aprendizaje al servicio de los
equipos y el crecimiento del Negocio.
Valores y protocolo

Flexibilidad:
Respondemos rápidamente a los cambios y particularidades de nuestro entorno de intervención y
su evolución social.
1. Flexibilidad: Me adapto con versatilidad,
eficiencia y velocidad a distintos contextos,
situaciones, personas y comunidades.
2.Flexibilidad: Valoro y aprendo de las nuevas
tendencias tecnológicas, así como de las dinámicas
humanas, para incorporar acciones en mi gestión
cotidiana y la oferta de soluciones a mis clientes.
3. Flexibilidad: Soy adaptable, tolerante e incluyente al
relacionarme en los diferentes entornos donde
gestiono soluciones, construyendo espacios comunes
de crecimiento y transformación.
4. Flexibilidad: Comprendo de manera oportuna
las necesidades que se presentan en mi campo de
acción y propongo nuevas alternativas que nos
permitan satisfacer a nuestros grupos de interés.
Valores y protocolo

Nuestra imagen, un estilo que proyecta cercanía
La imagen de la EDU depende en gran parte de la buena impresión que los colaboradores causen. La presentación personal produce un gran
impacto en las personas a quienes servimos.
El código de vestuario tiene como objetivo establecer parámetros institucionales para la presentación personal de las personas que no portan
el uniforme institucional pero que igualmente proyectan la imagen de la Empresa de Desarrollo Urbano, EDU.
Por lo tanto se debe cumplir con las siguientes directrices:
• VESTUARIO
El personal EDU, siempre se debe caracterizar por estar bien vestido, con una presencia casual, que de versatilidad para estar presente en
reuniones formales y nos permita adaptarnos a las visitas de territorio.
Presentación personal
Valores y protocolo

Los colaboradores que no tienen uniforme deben de cuidar el estilo,
teniendo en cuenta estas recomendaciones:
• Para una reunión de trabajo se debe evitar los estampados
llamativos, los tejidos gruesos, las telas satinadas o con brillo. Los
hombres deben de evitar utilizar camisetas y pantalón cargo.
• Se debe tener en cuenta el tipo de reunión que se atenderá, el
horario estipulado, el lugar e invitados del evento.
• Cerciórese que la talla no sea muy ajustada, ni muy grande, siempre
limpio, planchado, sin descosidos y en orden.
• Las faldas deben tener una altura apropiada para el trabajo, no
debe ser más alta de 3 dedos por encima de la rodilla.
• El uso del jean es permitido, es importante que manejes una
tendencia elegante o ejecutiva, es decir, que no tengan rotos,
desgastes ni estampados llamativos.
Valores y protocolo

En las mujeres las camisetas muy ajustadas, con tiritas, escotes y trasparencias, ombligueras no son adecuadas; no uses aquellas
que son muy delgadas, que permiten ver las tiritas de tu ropa interior descártalas de tu estilo estas no evidencian una adecuada
imagen corporativa.
ACCESORIOS: Los accesorios siempre son un complemento, nunca los protagonistas. Se recomienda no
usar más de cinco al mismo tiempo. Evite los accesorios grandes y extravagantes.
Valores y protocolo

• ZAPATOS
- Los zapatos deben estar limpios y contar con una altura adecuada, especialmente por temas de seguridad en
trabajo, debido a la estructura de las sedes y el trabajo en campo.
- Zapatos muy informales como sandalias playeras no son indicados para el trabajo.
- Los hombres deben de usar medias largas del mismo tono del pantalón, no tobilleras con pantalón y jean.
• MAQUILLAJE
- Debe ser discreto y de acuerdo con el vestuario, de tal manera que permita una apariencia fresca y natural.
- El mínimo de maquillaje recomendado consta de uso de labial y rubor. Retoque el maquillaje en momentos de
descanso. Mantener las uñas limpias, bien cortadas y maquilladas habla bien de ti y de la apariencia profesional
que esperamos.
- Se deben usar fragancias frescas, el perfume fuerte se debe dejar para otras ocasiones.
• CABELLO
- Su apariencia debe ser de limpieza y pulcritud, evite estar despeinado. El peinado no debe ser muy elaborado, se
debe lucir natural.
- Usar barba y bigote implica tenerlos siempre bien arreglados, limpios y de tamaño discreto.
Valores y protocolo

ELEMENTOS INSTITUCIONALES
Tenga presente que al portar su carné, chaleco, camisa y gorra institucional está en representación de la Entidad y sus acciones son en
nombre de la misma y no en nombre propio, por lo tanto su presentación personal, modales, lenguaje, actitud y valores deben ser dignos
de la Empresa de Desarrollo Urbano, EDU.
Elementos institucionales
CHALECO
• Tenemos un chaleco institucional, cuyo diseño y distribución son responsabilidad
de la Subgerencia de Gestión Organizacional. No genera ningún costo para el
empleado.
• El uso del chaleco es exclusivo para el personal que tenga alguna relación laboral
con la empresa, bien sea como prestadores de servicios, trabajadores en misión o
empleados vinculados. Su distribución está limitada al personal que efectúa
actividades de campo, tales como profesionales sociales, arquitectos, ingenieros y
demás personal cuyas labores diarias involucran participación en construcción de
obras o reuniones con la comunidad y en general, trabajo por fuera de las oficinas
de la EDU.
• El chaleco se constituye en un distintivo institucional, por lo que es importante
tener presente que no debe movilizarse con este a sitios ajenos a los proyectos de
la Entidad.
Valores y protocolo

• CARNÉ INSTITUCIONAL
Todo empleado independiente de la modalidad de vinculación ya sea vinculado, en
misión o por prestación de servicios, deberá portar el carnet de identificación ya sea
tipo broche o con cinta. Se debe portar de manera visible, utilizándolo
permanentemente al interior del sitio de trabajo.
La Dirección de Gestión Humana es la encargada de entregar el carnet institucional,
con la foto y datos con nombre completo, número de cédula, RH y cargo empresarial.
• DEMÁS ELEMENTOS INSTITUCIONALES
La camisa, gorra y demás elementos institucionales se deben portar de buena
manera, con excelente presentación.
Se deben devolver a la Dirección Administrativa y Gestión Humana, al momento de
terminar su contrato.
Elementos institucionales
Valores y protocolo

Servicio al cliente
• Las asistentes administrativas deben saludar:
Buenos días / buenas tardes bienvenido a la Empresa de Desarrollo Urbano,
EDU, en que le puedo servir.
• El saludo debe ser inmediato y sin esperar a que el visitante salude
primero, hacer contacto visual y saludar con una sonrisa.
• Si es necesario, deben invitar a las personas a tomar asiento mientras las
pueden atender.
Presencial
• Si el tiempo lo amerita, se les debe ofrecer agua, aromática o café.
• Los ciudadanos requieren una atención completa y exclusiva durante el tiempo del contacto. Asegurémonos
de que su solicitud o inquietud se resuelva satisfactoriamente.
Valores y protocolo

Servicio al cliente
• Antes de enviar a la persona para otra sede para que le resuelvan la inquietud, asegurémonos telefónicamente que la persona
está disponible y si es la área adecuada donde pueden dar solución al ciudadano. Si no sabemos cómo resolver el tema, enviar a la
oficina de atención al ciudadano.
• En el trato con las autoridades y personas de rango superior, se debe mantener una actitud respetuosa, evitando bromas de mal
gusto y familiaridades y se debe tratar con “usted”, a menos que la persona lo invite al tuteo.
• En el trato con los iguales: colegas y amigos: debe predominar la amabilidad y respeto mutuo. Se debe evitar hacer charlas
grotescas.
• Si no es posible dar respuesta inmediata a la sugerencia, queja o reclamo, se debe seguir el procedimiento establecido para la
atención a PQRSFD. Tener en cuenta que todas las solicitudes atendidas, deben ser registradas como una PQRSFD para que
quede la evidencia y trazabilidad de la respuesta.
• Ninguna persona deberá recibir correspondencia de ningún tipo (facturas, informes de contratistas, cartas de protocolo, etc) en
las sedes, deberá remitirla al área del CAD, quienes radican la correspondencia y se encargan de la distribución de la misma.
Valores y protocolo

Servicio al cliente
Protocolo para las atención de personas con movilidad reducida,
adulto mayor, mujeres en estado de gestación y talla baja
¿Cómo manejar situaciones difíciles, de quejas de proyectos, garantías de la comunidad, preguntas de trámites?
a. Se debe atender con una sonrisa y amablemente
b. Escuchar: dejar que la persona hable y se desahogue de la situación
c. Aclarar sus necesidades con empatía: entender la dificultad que tiene e identificar si la EDU es el responsable del tema
d. Ubicar el colaborador que puede solucionar la dificultad si es del área respectiva
e. Si no se sabe quién lo puede ayudar, se debe enviar a la oficina de atención al ciudadano o remitirlo al procedimiento de PQRSFD
Prestar un servicio ágil y oportuno a los ciudadanos con movilidad
reducida, adulto mayor y a las mujeres en estado de gestación. Se debe
tener especial consideración con estos grupos de poblaciones y
proporcionarles un tratamiento acorde con su estado, otorgándoles
preferencia en el turno de servicios.
Valores y protocolo

Atención telefónica
Tips para contestar el teléfono:
Cuando conteste una llamada recuerde que usted es la imagen de la EDU, en ese momento salude de una manera
respetuosa y amable.
• Saludo para la persona a cargo del conmutador. Ejemplo sede principal: “Buenos días
(tardes) Empresa de Desarrollo Urbano, le habla (nombre y apellido), continúa con frase de
cortesía (¿en qué le puedo servir?), con mucho gusto lo comunico con (nombre de la persona y
cargo), en la extensión (número de extensión), en caso de que se caiga la llamada”.
• Saludo general. “Buenos días (tardes) Empresa de Desarrollo Urbano, continúa con frase de
cortesía (¿en qué le puedo servir?)”.
• Despedida. Es también muy importante, pues es el remate de una atención con calidad y
respeto, es la información que queda en la mente de los usuarios.
1
2
Valores y protocolo

Atención telefónica
• Despedida general. Gracias por llamar a la Empresa de Desarrollo Urbano, que tenga un feliz día / feliz tarde.
• Cuando la persona responsable del conmutador pasa la llamada, siempre debe enfatizar en el cargo y nombre de la
persona con la cual va a comunicar al ciudadano. Ej: “con mucho gusto, ya lo comunico con la Directora de Gestión
Humana, Ana Maria Tamayo Carvajal”.
• Las llamadas equivocadas también requieren un tratamiento de calidad. Es necesario explicar que la extensión no
corresponde a la persona que está buscando y transferir la llamada a la extensión correcta, si la conocemos. De lo
contrario, debe explicarse que transferirá la llamada al conmutador para que lo comunique con la persona que busca.
• Cualquier llamada se debe contestar rápidamente sin hacer esperar a la persona que llama. Máximo 3 timbres del teléfono. No se hace
esperar mucho tiempo a la persona que llama al teléfono. Si ve que se va a demorar la persona solicitada, puede indicar al interlocutor que
llame más tarde o deje sus datos para llamarle con posterioridad.
• Si su llamada tiene como objetivo devolver una comunicación anterior, debe hacerla en los términos que le hayan especificado (día, hora.).
• No se olvide de las frases mágicas de la buena educación: por favor y gracias.
Actualización del conmutador: de acuerdo con la fecha que se aproxime, al proyecto estratégico que se esté desarrollando, el conmutador debe
dar cuenta de lo que está pasando en la empresa.
Valores y protocolo

Atención digital
Las tecnologías digitales, internet y las redes sociales impusieron nuevas formas de contacto con los clientes, es por esto que en la EDU
contamos con diferentes canales de comunicación con la ciudadanía. Tal es el caso del manejo del correo electrónico y de la página
web institucional, canales que permiten al usuario enviar sus preguntas, quejas, reclamos, sugerencias felicitaciones y denuncias sin
tener que trasladarse hasta las oficinas de la entidad. Es fundamental el uso responsable de canales por parte de los funcionarios EDU.
Correo electrónico. Las PQRSFD que se reciban en el correo electrónico de un funcionario de la entidad deberán ser remitidas por este
al correo comunicaciones@edu.gov.co.
Conserve la identidad institucional, mediante la firma digital definida por la Dirección de Gestión Social y Comunicaciones de la
EDU.
Valores y protocolo

Atención digital
Para redactar un correo tener en cuenta:
1. El asunto: debe de tener un verbo y ser en minúscula, ejemplo: Adjunto documento de
metodología MIB; solicito documento de metodología MIB.
Nunca se ponen siglas. Ejemplo: PSI, para abreviar Para Su Información. Nunca se debe utilizar
la palabra urgente.
2. En el para: se envía a la persona que debe de tomar una acción, preferiblemente debe de ir
solo una persona, máximo dos remitentes.
3. En con copia: solo se pone las personas que les voy a informar del asunto del correo
electrónico.
Importante:
• Asegúrese de utilizar un lenguaje claro, respetuoso con buena ortografía y evitar el uso de mayúsculas sostenidas y negrilla.
• Para los correos electrónicos es preferible utilizar frases cortas, concisas y directas. De esta manera, aseguramos que la información llegue
de manera clara al receptor.
• Verifique el destinatario y las direcciones de las personas a las que quiere enviarles copia. Incluya solo a las personas interesadas en el
asunto.
• Responda todos los correos que le envíen, aunque sea tan solo para decir que lo recibió y que más adelante contestará con detalle.
• Si se trata de un correo urgente, llame inmediatamente para confirmar su recepción. No dé por sentado que el mensaje fue recibido y
leído.
Valores y protocolo

Punto atención ciudadano
El punto de atención al ciudadano es un espacio adecuado para brindar una atención personalizada, direccionar a los usuarios que se
acercan a realizar trámites a la entidad y brindar información general.
Ubicación:
La oficina de atención al ciudadano está ubicada en la sede
principal de la entidad, donde se encuentra la recepción general
EDU.
Procedimiento de Atención:
Todos los colaboradores están en el deber de direccionar a los
ciudadanos a la oficina de atención al cliente, orientándolo con
amabilidad y diligencia, hasta el lugar de atención al ciudadano.
Valores y protocolo

• Presentación personal: Asegúrese de proyectar una imagen limpia y
profesional, usando vestuario moderado, no se debe usar camiseta, ni pantalón
cargo para ir a reuniones externas y para el caso de las mujeres, maquillaje y
accesorios discretos.
• Identificación institucional:
En todas las reuniones, especialmente las que involucren público externo,
asegúrese de identificarse como representante de la Empresa de Desarrollo
Urbano. Siempre debe utilizar el carné institucional y en los casos en que se
requiera, el chaleco institucional.
• Puntualidad: La puntualidad es sinónimo de respeto. Recuerde llegar por lo
menos cinco minutos antes de la hora definida para el inicio de la reunión.
En caso de tener un contratiempo, es reflejo de buena educación llamar a la persona encargada de la reunión para disculpar la demora.
• Modales: La educación siempre debe estar presente cuando represente a la empresa: saludar, despedirse, contestar con respeto a las
preguntas o interrogantes, no masticar goma de mascar, son premisas que siempre debe tener en cuenta.
• Atención: Esté atento a todas las intervenciones en la reunión: escuche, mire a los ojos al interlocutor, evite contestar el celular o chatear,
mirar por la ventana. No abandone la reunión, a menos que tenga una razón verdaderamente importante, en cuyo caso, debe presentar
excusas públicamente.
Comenzar con una breve descripción de lo qué es la EDU y las líneas de negocio.
Valores y protocolo

Más que proyectos, realizamos transformaciones físicas y sociales en los territorios que
impactamos con un enfoque que busca empoderar a las personas para lograr
la sostenibilidad de las obras.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST

La seguridad y salud en el trabajo ha venido dando varios cambios en su ejecución en los últimos
años pasando de programas de salud ocupacional a Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el trabajo, esto hace que las actividades y programas sean mas consecuentes y se logre el
objetivo de disminución de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
GENERALIDADES DE SST
idad y salud en el trabajo – sst

POLITICA INTEGRAL
• Politica Integrada EDU.jpg

 Es una empresa cuya función principal consiste en prevenir, atender y proteger a los trabajadores de los
efectos causados por accidentes de trabajo y enfermedad profesional.
 El aporte mensual es un porcentaje del salario establecido por la ARL según el riesgo que tenga la labor
que desempeña cada trabajador y lo asume la empresa en su totalidad.
ARL: ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES
El personal vinculado de la entidad cuenta con ARL SURA , el personal contratista elige la ARL a la cual quiere
pertenecer y el personal que se encuentre en otra modalidad de contratación se adhiere a la ARL de la
entidad contratante
dad y salud en el trabajo – sst

Es el compromiso que hace la empresa para diseñar programas que ayuden a mejorar las condiciones laborales y que disminuyan
la probabilidad de un accidente de trabajo o una enfermedad laboral asociada a los riesgos prioritarios definidos en la Matriz de
identificación peligros y evaluación de riesgos.
Los cuales están constituidos por:
Mecánico:
.Golpeado por o contra por choques o por objetos
. Caídas a igual nivel
Fisicoquímico:
• Incendios y explosiones
Público:
• Transito
• Atraco y robo
• Manifestaciones
• Extorsiones
REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD
Ergonómico:
• Carga estática
• Carga Dinámica
• Fijación visual permanente
• Posturas inadecuadas
Físico:
• Iluminación
• Temperaturas extremas
• Ruido
d y salud en el trabajo – sst

 Reportar toda condición insegura que se registre durante la ejecución de las actividades por parte del personal, tanto
a nivel de salud, seguridad, daño a la propiedad o ambiente.
 Participar en la investigación de accidentes e incidentes potenciales.
 Identificar los peligros y riesgos de cada una de las actividades e implementar los controles establecidos por la
organización
 Realizar las actividades siguiendo los estándares establecidos en la organización (seguridad, calidad y ambiente)
 Usar los elementos de protección personal siempre y cuando se requieran en la actividad que desempeñen
 Estar actualizados y comprometidos con las disposiciones establecidas dentro del plan de emergencias para
responder adecuadamente frente a una situación imprevista.
 Asistir y participar activamente en las capacitaciones, campañas y demás actividades programadas por la entidad en
materia de seguridad y salud en el trabajo.
NUESTRAS RESPONSABILIDADES CON SST

• PELIGRO: Es una fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de lesión o
enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de éstos.
• RIESGO: combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso
específico.
Ejemplos
PELIGRO VS RIESGO
PELIGRO: Subir y bajar escaleras constantemente (locativo)
RIESGO: Caídas, golpes, Contusiones Fracturas
CONTROLES: Escalas con antideslizantes, auto cuidado

CONDICIÓN INSEGURA:
Es todo elemento de los equipos, la materia prima, las herramientas, las máquinas, las instalaciones o el medio ambiente que se
convierte en un peligro para las personas, los bienes, la operación y el medio ambiente y que bajo determinadas condiciones puede
generar un incidente
ACTO INSEGURO:
Se refieren a todas la acciones y decisiones humanas, que pueden causar una
situación insegura o incidente, con consecuencias para el trabajador, la
producción, el medio ambiente y otras personas. También el comportamiento
inseguro incluye la falta de acciones para informar o corregir condiciones
inseguras.
DEFICIONES SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
eguridad y salud en el trabajo

“La contraída como resultado de la
exposición a los factores de riesgo
inherentes a la actividad laboral o del
medio en que el trabajador se ha
visto obligado a trabajar. El Gobierno
determinará, en forma periódica, las
enfermedades que se consideren
como laborales.
ENFERMEDAD LABORAL

CLASIFICACIÓN DE PELIGROS
QUÍMICOS:
Gases , vapores y humos
FÍSICOS:
Ruido, Temperaturas extremas,
ventilación, iluminación, vibraciones
ERGONÓMICOS:
Movimientos repetitivos, posiciones
incomodas, esfuerzos físicos,
movimientos repetitivos
ELÉCTRICOS:
Choque eléctricos por contacto con
elementos, incendios o explosiones,
quemaduras por contactos eléctricos
MECÁNICOS :
Atrapamientos elementos de máquinas,
proyección de partículas, caídas a igual
nivel y a diferente nivel, locativos
PÚBLICO:
Manifestaciones, Delincuencia, atentados,
transito
PSICOSOCIAL:
Cargas de trabajo excesivas, exigencias
contradictorias y falta de claridad de las
funciones del puesto, acoso psicológico y
sexual, violencia ejercida por tercero

AUTOCUIDADO
El autocuidado implica asumir la responsabilidad de escoger estilos de vida y de trabajo saludables, en
la medida de las propias limitaciones y posibilidades
Ten en cuenta lo siguiente:
• Nutrición
• Ejercicio Físico regular
• Descanso
• Higiene corporal
• Control de consumos nocivos
• Tolerancia, autocontrol, respeto por las normas
• Disfrutar trabajo y familia
• Actitud mental positiva
• Alto nivel de autoestima, autorrespeto y consideración

Son los mecanismos que usa la empresa hacer seguimiento al comportamiento de la salud de sus empleados con
respecto a los factores de riesgo asociados a su tarea. LA EDU cuenta con los siguientes:
SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
SVE
BIOMECANICO.
SVE
PUBLICO .
Esta vigilancia se hace por medio de evaluaciones médicas realizadas por la empresa.
Y para ello es importante la participación y responsabilidad de los empleados para el cumplimiento
de medidas de control sugeridas de forma especifica.

Son las herramientas administrativas de las que disponen los empleados para participar en la construcción del
Sistema de Gestión y el canal definido para responder a las dudas, inquietudes y sugerencias con respecto al
Sistema.
1. Reporte de Condiciones inseguras
2. Reporte de incidentes/accidentes de trabajo
3. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)
4. Comité de Convivencia laboral
5. Boletines internos
6. Brigada de Emergencia
MECANISMO DE PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

1. Reporte de condiciones inseguras:
El reporte de las condiciones que
ponen en riesgo la salud y la
seguridad en los diferentes
espacios por los que nos
movilizamos para la ejecución de la
actividad es responsabilidad de
cada uno de los colaboradores de la
empresa sin importar el rol que
desempeñe (Empleado, contratista
o visitante).

2. Reporte accidentes/accidente de
trabajo: Def
Suceso acaecido en el curso del
trabajo o en relación con este, que
tuvo el potencial de ser un
accidente, en el que hubo personas
involucradas sin que sufrieran
lesiones o se presentaran daños a la
propiedad y/o pérdida en los
procesos.(Res 1401/2007).

2. Reporte accidente de trabajo. Def: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión
del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la
muerte.
Es también ACCIDENTE DE TRABAJO
Accidente de trabajo
Aquel que se produce durante
la ejecución de órdenes del
empleador, o contratante
durante la ejecución de una
labor bajo su autoridad, aún
fuera del lugar y horas de
trabajo
El que se produzca durante el
traslado de los trabajadores o
contratistas desde su
residencia a los lugares de
trabajo o viceversa, cuando el
transporte lo suministre el
empleador
El que se produzca por la
ejecución de actividades
recreativas, deportivas o
culturales, cuando se actúe por
cuenta o en representación del
empleador o de la empresa
usuaria cuando se trate de
trabajadores de empresas de
servicios temporales que
encuentren en misión.
El ocurrido durante el ejercicio
de la función sindical aunque
el trabajador se encuentre en
permiso sindical siempre que
el accidente se produzca en
cumplimiento de dicha
función.

“Es de vital importancia que el
accidente sea reportado dentro
de los dos días hábiles siguientes
a la ocurrencia del evento para
evitar dificultades posteriores”
Se remite el accidentado al centro
asistencial indicado por la ARL
SURA
NOTA: Este procedimiento aplica para las diferentes
modalidades de contratación de la entidad
Ocurre el accidente de
trabajo
El trabajador lo reporta inmediatamente a
su jefe o a la persona que delegue, o al
profesional de SST de la EDU. El
profesional SST lo reporta a la línea
gratuita ARL SURA 4444578.
Posteriormente el jefe ( o la persona que
delegue ) deberá enviar por correo electrónico
al profesional SST el Formato reporte de
accidente FA -16007” Y “Formato entrevista
del lesionado FA-16013”
El profesional SST con base en la información
suministrada en los formatos anteriormente
citados, procede a diligenciar el FURAT en la
página de ARL SURA . Posteriormente se enviará
una copia del mismo por correo electrónico a las
partes interesadas y se le entregará una copia al
servidor.
2.Reporte accidente de trabajo

3. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)
Es el organismo que se encarga de la promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de seguridad y salud en
el trabajo dentro de las empresas a través de actividades de promoción, información, y divulgación
Dicho grupo se encuentra formado por partes iguales en representación de la empresa y los empleados que:
• Busca la equidad entre los colaboradores y los empleadores en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• Hace vigilancia al cumplimiento de los compromisos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
• Apoya y acompaña el desarrollo de algunas actividades del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo

4. Comité de convivencia laboral
Es un grupo de vigilancia de conformación
obligatoria por parte de los empleadores públicos
y privados, cuya finalidad es contribuir a proteger
a los trabajadores contra los riesgos psicosociales
que puedan afectar su salud, como es el caso del
estrés ocupacional y el acoso laboral
Se Cuenta con un correo
comitedeconvivencialaboral@edu.gov.co
También con formato para presentar solicitud
sobre situaciones que puedan constituir acoso
laboral o para presentar sugerencias ante el
comité de convivencia laboral se encuentra
publicado en ISOLUCION

5. Boletines internos
Se cuenta con boletín interno el cual
se envía por correo institucional y se
publican actividades de seguridad y
salud en el trabajo y de los diferentes
grupos de apoyo del proceso de
seguridad y salud en el trabajo.
Conoce el equipo de Brigadistas de la entidad

MECANISMO DE PARTICIPACIÓN Y CONSULTAMECANISMO DE PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
6. Brigada de Emergencia
son grupos de trabajadores debidamente
organizados, capacitados, entrenados y
dotados para prevenir, controlar y
reaccionar en situaciones de alto riesgo,
emergencia o desastre; y cuya primordial
función está orientada a salvaguardar a
las personas y los bienes con los que
cuenta la compañía.
La integración de las Brigadas de
Emergencia permitirá contar con personas
responsables y capacitadas que tomarán
medidas y acciones para prevenir
urgencias y mitigar los efectos de una
calamidad.

Es el suministro de accesorios que todo trabajador requiere para desempeñar su labor y que
sirven como barrera de protección del cuerpo ante un factor de riesgo asociado a su actividad.
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
El personal contratista deberá Contar con los elementos de protección personal necesarios
para ejecutar la actividad contratada de ser necesario, para lo cual asumirá su costo según
decreto 723 de 2015, esto se encuentra evidenciado en su contrato.
El personal vinculado les entrega los elementos de protección la (EDU), y los que se encuentren
en otras modalidades de contratación su empleador es el responsable de la entrega de la
misma.

¿QUE ES UNA EMERGENCIA?
Es un evento inesperado que Implica Riesgo para la salud, la vida, los bienes y el medio
ambiente y requiere acción inmediata
¿QUE ES UN PLAN DE EMERGENCIAS?
Es un conjunto de datos, recursos y medidas aplicables antes, durante y después de un
siniestro o desastre como respuesta al impacto del mismo
ALERTA ALARMA
Emergencias

EN CASO DE EMERGENCIA:
En la empresa de desarrollo urbano EDU contamos con personas que hacen parte directa del Plan de prevención,
preparación y respuesta ante emergencias las cuales puedes identificarlas así
Comité de emergencia: Chaleco amarillo
Coordinadores de evacuación: chaleco verde
Brigada de emergencia: Brazalete color naranja
Atiende las instrucciones de los miembros del plan de
prevención, preparación y respuesta ante emergencias
y procura estar junto la persona anfitriona de tu visita
Ten presente las indicaciones de alerta o de evacuación
Emergencias

PAUTAS PARA UNA POSIBLE EVACUACIÓN
• Conserve la Calma
• Atiende las instrucciones del coordinador de evacuación
• Camina de manera diligente pero sin correr
• No te devuelvas por ningún motivo
• Transita siempre por el lado derecho de la escalera y los pasillos evitando ocupar el ancho de la ruta y así
permitir la entrada de grupos externos de apoyo en emergencias
• No utilices los ascensores: usa siempre la escalera
• Al llegar a los puntos de encuentro acordados, permanece allí hasta que las personas autorizadas
aprueben el retorno a las instalaciones de la institución
Emergencias

Normas de seguridad Generales
• Portar en un lugar visible el carnet
• Al caminar por las escaleras es mejor hacerlo escalón por escalón y caminar por el costado derecho. Utiliza el pasamanos y
trata de andar con el mayor cuidado
• Abstente de fumar: Somos una entidad libre de humo
• Al realizar cualquier actividad que presente condiciones peligrosas se informará al jefe inmediato o a un representante de
seguridad.
• Procure no apoyarse en ventanales y balcones
• Reporta cualquier inquietud de inseguridad, situación de emergencia, incidente o riesgo de cualquier índole
• No corra en la oficina aunque esté apurado
• Respetar las señales de advertencia (Cuidado piso mojado)
• Se debe mantener el sitio de trabajo, ordenado, limpio y seguro.
• No obstruyas los pasillos, escaleras, puertas o salidas de emergencia
y salud en el trabajo – sst

• Es de obligatorio cumplimiento el uso del equipo de protección personal suministrado por la empresa, asimismo, de su
conservación en buen estado en el momento que se requiera.
• AI realizar trabajos en las instalaciones coloque cinta de demarcación alertando al personal.
• Las escaleras tipo tijeras no deben ser apoyadas en la pared ni en ventanales de la entidad.
• No se deben realizar trabajos de mantenimiento cerca a las ventanales y en los balcones, de requerirse se debe tener
presente trabajo en alturas y EPP
• Antes de comenzar el trabajo, piense en realizarlo en forma segura
guridad y salud en el trabajo – sst

• Al cruzar una vía hay que mirar hacia ambos lados. Si un vehículo acaba de pasar, hay que asegurarse de que no viene
uno del otro lado.
• Nunca salgas de manera intempestiva de entre dos vehículos estacionados para cruzar la calle
• Cuando trabajes frente a tu computador, mantén una posición adecuada en relación con la pantalla, teclado y documentos
• No sobrecargues los cajones superiores ya que puede hacer que la cajonera se caiga. Trata de siempre guardar los objetos
pesados en la parte inferior
• Evita reclinarte hacia atrás en tu silla de trabajo para evitar caídas. Si necesitas alcanzar objetos que están en altura no
uses , sillas o muebles. Utiliza escalas seguras para esto
guridad y salud en el trabajo – sst

CUIDARTE UN PROPÓSITO DE VIDA SALUDABLE
VER VIDEO

CENTRO DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL (CAD)

CENTRO ADMINISTRATIVO DOCUMENTAL (CAD)
El CAD es el impulsador en la generación de directrices enfocadas en:
• La gestión documental institucional
• La custodia y la conservación de la documentación
Sobre el marco de evidencia y el cumplimiento del objeto social de la EDU.
Ventanilla Única
de Atención al
Usuario.
Gestión y
Tramite.
Transferencia
Documental.
Consulta. Custodia.
Aplicativo de
Gestión
Documental.
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO
CAD

VentanillaÚnicadeAtenciónal
Usuario.
•Recepción de documentos
externos, radicación y
distribución de las
comunicaciones oficiales.
•“En el procedimiento de
radicación se velara por la
transparencia de la actuación
administrativa, razón por la
cual, no se podrán reservar
números de radicación, ni
habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o
tachados, la numeración será
asignada en estricto orden de
recepción de los documentos”.
Según Acuerdo 060 de 2001.
Extensión 493
GestiónyTramite.
•Se cuenta con el servicio de
tramitadores coordinados en el
CAD, por tanto para requerir
los servicios se deben
comunicar en la extensión 132.
•Así mismo, se cuenta con los
servicios de 472 para el envío
de comunicaciones oficiales:
local, regional, nacional e
internacional. Centralizado en
el CAD.
TransferenciaDocumental.
•La información que en razón de
sus funciones se genera y/o
gestiona en cada área, debe ser
organizada y transferida al
CAD, según cronograma de
transferencias documentales.
Los expedientes se deben
organizar cronológicamente, el
primer documento debe ser el
de fecha más antigua y
posterior los documentos más
recientes, el máximo de folios
por expediente es de 200
hojas.
CAD

Consulta.
•Los servidores de la EDU,
pueden realizar la solicitud de
consulta de información en el
CAD, esto puede ser: de
manera personal, a través del
correo electrónico y/o
mediante una llamada a
extensión 132, la información
se entrega en calidad de
préstamo por 15 días hábiles. Custodia.
•Se cuenta con los servicios
técnicos de custodia y
almacenamiento externo a la
EDU, igualmente se conserva
información en la sede del CAD
AplicativodeGestiónDocumental.
•Se cuenta con el aplicativo
Mercurio, allí se pueden
consultar series documentales
como son: expedientes
contractuales, convenios,
comprobantes de egreso,
historia adquisición de predios,
entre otros. Igualmente se
tienen rutas de Work Flow
como las PQRSDF
CAD

El usuario debe acceder a la web
de la Empresa de Desarrollo
Urbano - EDU
www.edu.gov.co
Intranet
La intranet es la red interna de la entidad, en este espacio podemos encontrar diferentes aplicativos y herramientas
(Tickets, Isolución, Gestión humana y Mercurio) que nos sirven de ayuda para desarrollar y mejorar nuestros procesos.
Cómo ingresar a la Intranet
Información y tecnología

Se puede hacer de dos maneras:
1. Desde la página de la EDU:
www.edu.gov.co
2. Digitando la página de la intranet:
intranet.edu.gov.co
Ingresando a través de la página de la
EDU, debemos desplazarnos hasta el final
y ubicar la sección “Nosotros” y
posteriormente dar clic en “Intranet”.

El sistema solicitará las credenciales que fueron asignadas por el equipo de IT local.
La nomenclatura de usuario para acceder es nombre.apellido
La contraseña será suministrada personalmente por el
equipo de IT local.

¡Listo! Ya estas en la intranet

Después de que el usuario ingrese a la intranet podrá tener acceso a diferentes herramientas entre las cuales se
encuentra una para el envió de tickets, esta sirve para solicitar servicios del área de sistemas o mantenimiento.
También puede acceder desde el navegador web por la página http://ayuda-ti.edu.gov.co/
Para enviar un ticket sigue estos pasos:
Tickets
Es la herramienta por la cual se registran las solicitudes de servicios a las áreas de IT y mantenimiento
Ingresar con el usuario de red y la
contraseña con la que acceden al
computador.
Cómo enviar un ticket

Cómo enviar un ticket
Rellenar la información con los datos solicitados por el formulario. En la sección mensajes
indicar con detalle el requerimiento y la ubicación del usuario (Oficina, piso) para evitar
reprocesos y demoras en la entrega del servicio.

Correo en la Nube (Office 365)

Ingresar a la página de office: www.office.com o
el ícono de outlook
El correo en la nube permite el acceso al correo institucional desde cualquier lugar seguro con
Internet (Trabajo, Hogar)
¿Qué Significa Correo en la Nube (Office 365)?
Cómo revisar el correo en la nube

El sistema solicitará las credenciales que fueron asignadas a cada uno de los usuarios que varían
dependiendo si te asignaron computador o solamente correo institucional.
Usuario
El usuario es el mismo con el que se ingresa al
computador (Red)
Contraseña
La contraseña para el correo es la misma con la que se ingresa al
computador. Siempre que se cambie en el computador cambiará
también para el correo. Este cambio puede tomar hasta 30 minutos.
Con computador

Sólo correo institucional
Usuario
Es asignado por el personal de TI
Contraseña
Inicialmente es asignada por el personal de TI pero el
sistema pide cambiarla inmediatamente se ingresa por
primera vez.

El sistema mostrara el menú aplicaciones con la opción Outlook para visualizar la bandeja del correo
donde se podrán ver los correos enviados y recibidos
Esta es la vista del correo en la nube

Toda la información administrada por los usuarios debe
almacenarse en OneDrive de Microsoft.
Un backup, es una copia exacta de los
datos originales, que puede ser recuperada
en caso de un evento de pérdida de datos
Gestión de Backup

Cómo realizar el Backup de la información
Para garantizar el acceso a los archivos en caso de un evento de pérdida de
datos, toda la información crítica de trabajo debe ser almacenada en OneDrive.
El link se encuentra configurado por defecto en los equipos de cómputo. La
información almacenada se sincroniza automáticamente con la cuenta de Office
365 y puede ser consultada en línea.
Sincronizado
En Sincronización

Licencias Especializadas
Aspectos a tener en cuenta
- Contamos con capacidad limitada de licencias, por lo anterior, los
requerimientos de licencias deben tener solicitud y aprobación por parte
del jefe inmediato (Profesional Líder, Subgerente o Director).
- Las licencias AEC Collection de Autodesk, permiten la instalación en
cualquier cantidad de equipos pero el uso en dos equipos a la vez.
- Las licencias de Lumion Pro, permiten la instalación en cualquier cantidad
de equipos pero el uso en un equipo a la vez.
- Las licencias de la Suite Adobe, Arcgis y Sketchup amarran la identificación
del equipo durante la instalación, por lo que no se puede instalar en varios
equipos a la vez.
- Los propietarios de cada software realizan auditorías programadas durante
el año para validar la autenticidad del software instalado.

Recomendaciones de Seguridad
- Las cuentas de usuario de red y aplicativos son de uso personal e intransferible.
- No escriba su clave en ninguna parte.
- La información almacenada en el backup de Onedrive debe ser sólo institucional, evitar su uso
para almacenar archivos personales.
- Hacer buen uso de los equipos de cómputo asignados.
- No dar click a los archivos adjuntos de los correos que reciban y de los que no tengan certeza del
remitente.
- Bloquear las estaciones de trabajo al momento de ausentarse.
- Abstenerse de instalar cualquier software que no se encuentre autorizado por el jefe inmediato.

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