Informe DE PRACTICAS PREPROFESIONALES

“FEDERICO URANGA”
Revalidado RD Nº 0035-2007-ED
Independencia-Pisco
CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO
INFORME DE PRÁCTICA PRE-PROFESIONALES
MODULO I: RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN
ALUMNA:
GÉNESIS TABITA NOEMI PÉREZ SANDOVAL
PISCO-PERÚ
2014

DEDICATORIA
A Dios que me ha dado la vida y
fortaleza para terminar este
proyecto de investigación; A mis
padres a quienes les debo mucho,
y son los que me apoyan en mis
estudios.

AGRADECIMIENTOS
 Al Instituto de Educación Superior Tecnológico “Federico Uranga” por
brindarme una enseñanza de calidad en el nuevo sistema modular.
 A la Institución Educativa Privada “El Shaddai” por haberme permitido
ejecutar mis prácticas pre-profesionales y darme las orientaciones
necesarias para poder así realizar mis actividades con eficiencia.
 Agradecer así mismo a los profesores del Instituto “Federico Uranga”
quienes nos comparten sus conocimientos.
 A mis padres por haberme apoyándome una u otra manera inculcándome
valores y darme así la oportunidad de culminar mis estudios y poder
desarrollarme profesionalmente.

INTRODUCCIÓN
Con la finalidad de cumplir con las normas vigentes para el proceso de
titulación, se presenta el informe de las prácticas pre profesionales del módulo I
Recepción y manejo de información en el cual se detalla las actividades
necesarias en el centro de prácticas y que me ha permitido consolidar mi
formación como futura Secretaria Ejecutiva.
Las practicas pre profesionales son de mucha importancia en la formación
de los profesionales que se desempeñaran en el mercado laboral tanto a nivel
local regional o nacional ya que en la actualidad la tecnología y los diferentes
procesos que se realizan en las empresas públicas y privadas se desarrollan con
celeridad y es necesario que la futura secretaria ejecutiva conozca y aplique estas
tecnologías.
En el presente informe daré a conocer detalladamente mis actividades
realizadas en la Institución Educativa Privada El Shaddai, así como mis datos
generales como practicante entre otros datos importantes, y materiales e
inmuebles que utilice en la realización de mis prácticas durante el periodo de
ejecución;
LA ALUMNA

OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA
1. Posibilitar a los estudiantes la obtención de experiencias reales en un
centro de trabajo.
2. Vincular a los estudiantes con las empresas e instituciones públicas o
privadas, a través del contacto directo en los procesos de su propia carrera
profesional tecnológica.
3. Promover en el estudiante, el aprendizaje y transferencias de nuevas
tecnologías
4. Fomentar en los estudiantes la realización personal y social durante el
desarrollo de la carrera profesional.

CAPITULO I
DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE
1.1NOMBRE DEL PRACTICANTE
Génesis Tabita Noemi Pérez Sandoval
1.2CARRERA PROFESIONAL
Secretariado Ejecutivo
1.3SEMESTRE ACADEMICO Y TURNO
Segundo semestre turno tarde
1.4NOMBRE DEL MODULO PROFESIONAL
Recepción y Manejo de Información
1.5COMPETENCIA DEL MODULO
Realizar la recepción y manejo de información de las comunicaciones escrita
hacia la atención al público teniendo en cuenta las normas y procedimientos
establecidos por la organización.

CAPITULO II
DATOS DE LA EMPRESA O CENTRO DE PRÁCTICAS
2.1 NOMBRE DEL CENTRO DE PRÁCTICAS
Institución Educativa Privada “El Shaddai”
2.2 DIRECCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICAS
Av. Los Libertadores 1101
2.3 ACTIVIDADES QUE REALIZA EL CENTRO DE PRACTICAS
 Educar a los niños y jóvenes
 Brindar educación de calidad
2.4 ORGANIZACIÓN Y ORGANIGRAMA
I. ARC (Asociación de Reuniones Cristianas)
II. Director de la IEP: David Nemias Pérez Salazar
III. Administración:
a. Secretaria: Nancy Salazar Herrera
b. Personal de Servicio: Anadio Salazar
IV. Profesores:
a. Inicial
i. Auxiliar

ii. Alumnos
b. Primaria
i. Auxiliar
ii. Alumnos
c. Secundaria
i. Auxiliar
ii. Alumnos
2.5 INFRAESTRUCTURA
I. AMBIENTES: el centro de prácticas tiene dos locales uno es
utilizado para el nivel de inicial y primaria, el segundo local es el nivel
secundaria; los ambientes son de material noble, de tres pisos, hay
un total de 10 ambientes y 4 SS.HH en el primer local, los cuales se
utilizan:
a. 7 Aulas
b. 1 Oficina del director
c. 1 Sala de computo
d. 1 Cocina y almacén
ARC
Docentes
Director de
la IEP
Inicial Primaria Secundaria
Administración
Secretaria Personal De
Servicio

El segundo local también de material noble de 2 pisos; tiene 10
ambientes y 4 SS.HH, 9 ambientes se utilizan para aulas y una es de
almacén, cuentan también con una loza deportiva; cuantos en
general las aulas son ambientes amplios y adecuados.
II. MATERIAL Y EQUIPO:
a. MATERIALES: Pizarra acrílica, mesas y sillas, carpetas
unipersonales, plumones, papelotes, mota, útiles escolares,
libros, implementos de limpieza, tachos, botiquín, extinguidor,
pelotas, útiles de educación física y útiles de oficina.
b. EQUIPOS: Computadoras, impresora, teléfono, proyector,
timbre, parlantes, micrófono, y router de wifi.
2.6 RESEÑA HISTORICA
La IEP “EL SHADDAI” fue creada por Resolución Directoral Nº 00078-08-
02-2000-USE y ampliado con R.D. Nº 000 116-03-02-2010- DREI.
La Institución Educativa Privada “El Shaddai” ofrece una educación de
calidad con fundamentos bíblicos, actualmente viene funcionando en los
niveles de educación inicial de 3,4 y 5 años, educación primaria del primero
al sexto grado, y educación secundaria del primero al quinto grado, la
Institución está dirigido por su actual director, el profesor David Nemias
Pérez Salazar.
El Shaddai cuyo significado es Dios Todopoderoso, es una institución
seria que brinda una sólida formación integral con fundamentos cristianos,
pues creemos que la palabra de Dios es Viva y Eficaz y puede actuar en el
alumno preparándolo para toda buena obra.
La Institución Educativa El Shaddai tiene 12 años al servicio de la
comunidad, cuenta con una plana docente calificada y muy comprometida
con su compromiso y responsabilidad, en dar una buena educación
personalizada y de calidad, demostrando primero con su ejemplo.
Se caracteriza por su buena participación en las diferentes actividades
programadas por las entidades públicas y privadas, actividades educativas,

artísticas, científicas, deportivas, culturales y cívicas consiguiendo muchos
méritos por su excelente participación.
Sus méritos más recientes son el haber ocupado el primer puesto en el
desfile cívico escolar nivel primaria en el distrito de San Clemente por el XX
aniversario; primer puesto en el desfile cívico escolar del nivel primaria por
el XXI aniversario; primer puesto en el nivel primaria y secundaria por el
XXII aniversario; primer puesto en nivel primaria y secundaria por el XXIII
aniversario de San Clemente; segundo puesto en el desfile cívico escolar
año 2008 en el distrito de Humay, segundo puesto en el desfile cívico 2008
pueblo joven Bernales; primer y segundo puesto en el concurso provincial
de dibujo y pintura 2008; primer puesto en el concurso de títeres nivel
provincial año 2008; primer puesto en el concurso de títeres nivel regional
año 2008; segundo puesto en el concurso provincial de dibujo y pintura
2009; segundo puesto y tercer en concurso distrital de dibujo y pintura,
ganadores del sol radiante en el desfile cívico escolar- 2010- MDSC, primer
puesto en el concurso de escolta nivel secundaria año 2011 por el
aniversario de la IE Independencia, primer y segundo puesto en nivel
primaria y secundaria por el XXVI aniversario en el distrito de San
Clemente y obteniendo un sol radiante así mismo el primer y segundo
puesto en las secciones de 5to y 6to grado en el concurso de cuentos a
nivel distrital año 2011; y muchos otros reconocimientos en diferentes
competencias.
La Institución Educativa “El Shaddai” cuenta con dos locales de
funcionamiento, la primera está ubicada en sexta cuadra de la Av. Los
libertadores 1101 y en la calle Indoamérica Nº 601, en el distrito de San
Clemente, atendiendo niños en sus tres niveles: inicial, primaria y
secundaria.
Su lema son las palabras del Señor Jesucristo. “Dejad a los niños venir a
mí, y no se los impidáis, porque de los tales es el reino de los cielos”
IEP “EL SHADDAI” UNA EDUCACION DE CALIDAD CON
FUNDAMENTOS CRISTIANOS.

CAPITULO III
ASPECTOS DESCRIPTIVOS DE LA PRÁCTICA REALIZADA
3.1 UBICACIÓN DE LAS PRÁCTICAS
Fue realizado en la dirección del El Shaddai en el Área de administración.
3.2 EJECUCION DE LA PRÁCTICA
Fue desarrollada en su totalidad de forma dinámica en la oficina
Inicio: 13 de agosto del 2012
Termino: 05 de diciembre del 2012
3.3 TOTAL DE HORAS ACUMULADAS
331 Horas
3.4 JEFE DE LA OFICINA DONDE SE REALIZO LAS PRACTICAS
Nombre y apellido: David Nemias Pérez Salazar
Cargo que ocupa: Director General

3.5 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS
 DENOMINACION
a) Atención al cliente
b) Recepción de llamadas
c) Revisar email
d) Archivar documentos
e) Emitir boletas y recibos por honorarios
f) Llevar el control de la agenda
g) Control de la caja chica
h) Redacción de documentos
i) Recepción de oficios
 SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
a) Atención al cliente
El servicio de atención al cliente o simplemente servicio al cliente es
el servicio que proporciona una empresa para relacionarse con sus
clientes.
Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un
suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el
momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo.
En la institución donde realice mis practicas pre profesionales,
llegaban padres de familia para solicitar información de matrículas o
pensiones mensuales, alguna queja, matricula, pago de
mensualidad, solicitar certificados o constancias, en el caso que
solicitaran información de matrícula les preguntaba el nivel (inicial,
primaria o secundaria) y el grado para luego verificar si había

vacantes en ese grado. De igual manera para las pensiones
mensuales solicitaba el nombre del alumno y grado, en los otros
casos como la presentación de alguna queja, el director los atendía
personalmente, si estaba presente, de lo contrario le comunicaba la
hora de su llegada; para las constancia solicitaba el nombre y
apellidos del alumno y el grado, con esos datos los digitaba,
buscaba su código de matrícula en las actas. Luego una vez
verificado los datos, el director los firmaba. De la misma forma en
los certificados; con la diferencia de buscar en las nóminas las notas
de las asignaturas por grados hasta el presente; ese documento era
a mano, por lo tanto no debía tener error alguno.
b) Recepcionar llamadas:
El teléfono es la primera impresión que tiene una persona del lugar a
donde llama, por lo que es necesario:
 Tener actitud positiva
 Diferenciar el uso del teléfono: profesional/ personal
 Saber escuchar
En la comunicación telefónica se pueden captar e interpretar las
diferentes motivaciones y actitudes del interlocutor, esto se produce
en ambas direcciones, si se contesta con voz cansina, el que llama
tendrá la sensación de importunar. Si se responde de modo
excesivamente familiar, incluso dudara de haber llamado al lugar
correcto.
La recepción de llamadas tiene una mecánica para mostrar la actitud
perfecta en la recepción de llamadas: en la medida de lo posible, hay
que evitar cualquier interferencia ambiental (ruido, conversaciones al
fondo, etc.).
Los mensajes tienen que ser escritos. Anotando la hora en que la
llamada fue recibida y todos los datos relevantes: nombre, teléfonos

de localización, empresa, etc. es conveniente comprobar que el
mensaje se ha entendido claramente y que los datos son exactos.
Mi trabajo consistió en contestar las llamadas telefónicas.
Respondía primero saludando, seguido del nombre la institución y en
que puedo ayudarle luego la persona explicaba el motivo de su
llamada a veces era para hablar con el director, otras para recibir
respuesta directa de algún documento, entre otras. En caso que no
estuviera el director presente le preguntaba el nombre, y que le
devolvería la llamada cuando él estuviera de regreso.
c) Revisar e-mail
El correo electrónico se ha convertido en una más de las
herramientas fundamentales en nuestro trabajo diario a menudo
enviamos correos para comunicarnos.
Mi tarea era revisar el correo mayormente los fines de mes para
recibir los recibos por honorarios de parte del contador de la
institución, descargaba los recibos en Excel luego los imprimía y los
hacia firmar según los trabajadores (profesores) y el presidente de la
ARC.
d) Archivar documentos:
Se puede definir el concepto de archivo como el hecho de proteger,
guardar y controlar la documentación. Asimismo, se considera la
custodia de la documentación.
Detalles básicos antes de archivar:
 Organizar nuestro archivo debe convertirse en una tarea
prioritaria. Podríamos decir que una labor de base, y que
mejorara muchos otros aspectos de nuestra practica laboral
diaria.

 Archivar lleva tiempo. El tiempo que no dediquemos a
archivar, tendremos que dedicarlo a buscar la documentación
que no sabemos dónde está. Cada día que aplazamos el
archivo correcto y sistemático de nuestra documentación, se
hace más difícil.
Lo primero que archive fue las nóminas de matrícula de acuerdo a
los grados y niveles, luego las actas de notas por secciones y por
año, de la misma manera archivaba los oficios y otros documentos
que llegaban a mesa de partes, una vez registrados los colocaba en
su respetivo archivador, también los oficios emitidos.
e) Emisión de boletas
Las empresas tienes diferentes responsabilidades, una de ellos es la
entrega de comprobantes de pago para acreditar la realización de
una compra-venta o la prestación de un servicio.
En el caso de esta institución, emitía boletas de pago por el canjeo
del Boucher que traían los padres de familia al cancelar su pensión
mensual, también emitía boletas por el pago de una constancia de
estudio, constancia de trabajo, derechos de traslado y certificado de
estudio; esa mi tarea casi diariamente.
f) Redacción de oficios y memorándum
La redacción es indispensable en una secretaria, Para saber cómo
redactar un oficio, en principio hay que tener en cuenta que existen
dos tipos de este tipo de comunicación: el oficio simple o directo, que
es cuando el contenido va dirigido a una sola persona; y el oficio
múltiple, que es el que se utiliza cuando el mismo contenido va
dirigido a distintos y varios destinatarios.
En cuanto al diseño de puesta en página de la información, el saber
cómo redactar un oficio equivale conocer la siguiente estructura:

 En primer lugar aparecen la Fecha y el lugar desde dónde se
escribe.
 Luego la numeración del expediente que corresponda al caso,
según el modelo de carta y con las siglas de la oficina y el
año de expedición.
 En tercer lugar debe aparecer el organismo o destinatario que
recibirá el oficio.
 En cuarto, una breve y concisa explicación del asunto a tratar.
 El quinto paso contiene el texto explicativo, en el cual es
posible extenderse y optar por frases más o menos complejas
o explicaciones que requieran de mayor tiempo de exposición
 En sexto lugar aparecerá un saludo o una despedida cordial.
 Por último una firma a mano y con bolígrafo cerrará el oficio.
Esos pasos seguía en el caso de redactar un oficio, y lo imprimía
doble una era el cargo y otro el que entregaba a la entidad
destinada.
Un memorándum se considera que este documento es el más
usado en área de la administración pública, ya que poseen las
características de un oficio y la capacidad de que la
comunicación externa e interna puedan ser notificadas mediante
este escrito. El área de difusión de este documento solamente
puede ser de carácter interno, ya que como se sabe el único
ambiente donde se difunde y circula es dentro de la institución o
de la empresa.

La persona que tiene la capacidad de poder firmar los
memorandos son aquellos que son parte de una institución o de
una empresa, sin hacer ninguna clase de distinción jerárquica.
Las partes para poder redactar un correcto memorando son:
 Lugar y fecha.
 Código.
 Destinatario.
 Asunto.
 Cuerpo.
 Despedida o antefirma
 Firma y posfirma.
 Suscribir Con Copia o "C.C".
 Pie de página.
g) Control de agenda
Controlar la agenda es controlar el cuándo y el cómo de nuestras
actividades y de las del jefe.
Pautas para llevar un buen control de la agenda:
 Llevar un registro de nuestras actividades y apuntes al
respecto de ellas en el teléfono móvil.

 No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario,
reunión o evento.
 Poder tener detalles para con los demás, apuntando sus
preferencias.
 Manejar los gastos y los pagos pendientes.
 Controlar los vencimientos de tarjetas, seguros, etc.
 Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades al
organizarnos.
Una función que realice fue tomar el control de la agenda, debía
anotar en la agenda las actividades o eventos a la cual debía asistir
el jefe y también las actividades que debía realizar mientras el jefe
estaba ausente, también si había un documento u otra cosa que
debía atender lo registraba.
h) Control de caja chica
En todas las empresas, tanto del estado como privadas, debe existir
una caja chica para así controlar los gastos menores del día a día
que se deben pagar en efectivo, al igual que todos aquellos pagos
que deben hacerse por medio de cheques o transferencia bancaria.
La caja chica es importante, ya que en toda empresa siempre habrá
compras de montos pequeños que necesitan ser contabilizados,
controlados y así tomarlos en cuenta a la hora de la declaración de
impuestos fiscales. Recordemos que este tipo de gastos son
aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa
en lugar de cuentas personales.
Para manejar una caja chica, debemos tomar en cuenta cuáles son
los tipos de gastos que se incluyen. Entre ellos están compra de

material de oficina, reparaciones menores, combustible, peajes,
parqueos, tarifas de transporte público, entre otros. Tengamos
siempre presente que la caja chica es para salir de apuros diarios y
no para gastos por montos que sobrepasen el límite establecido.
Lleve el control de caja chica cuando la secretaria de la institución se
retiró por motivos de salud, este trabajo consistía en apuntar los
gastos e ingresos en el lugar correcto, luego al final de cada mes
debía sacar la cuenta de cuanto había ingresado y cuanto había
salido, y luego cuanto era el saldo. Todo debía ser justificado con
sus respectivos comprobantes de pago.
i) Recepción de documentos:
Podemos definir la recepción y despacho de documentos a un
proceso continuo que se desarrolla constantemente en una empresa
y que es de vital importancia para el manejo de archivos a nivel
interno y externo en cualquier institución, por pequeña que sea ésta,
se debe tener un conocimiento básico de correspondencia para
poder diligenciar y administrar la cantidad de información que circula
por allá.
Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los
documentos, por ejemplo se debe verificar que estén completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para
efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes:
 Sellarla y registrarla.
 Leerla y verificar que sea para la oficina.
 Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe
atender el jefe.

 Contestar y digitar la que nosotros atendamos.
 Sintetizar la información de la otra.
 Buscar los expedientes correspondientes si ya existen.
 Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
 Digitarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a firmar.
 Separar y repartir las copias o sacarlas.
 Colocar la copia en expedientes para su seguimiento.
 Elaborar un acuse de recibo si es necesario.
 Archivar la copia.
Realice estos pasos, al recibir y despachar un documento,
mayormente fueron oficios y solicitudes.
 EQUIPOS, MATERIALES Y ENSERES UTILIZADOS EN LAS
ACTIVIDADES
a) Computadora
b) Impresora
c) Teléfono
d) Archivadores
e) Perforador
f) Engrampadora
g) Lapiceros

h) Tijera
i) Regla
j) Tampón y sello
k) Lápiz, tajador y borrador
l) Folders manila
m) Silla
n) Escritorio
o) Estantes
 DIFICULTADES QUE SE PRESENTARON EN LAS ACTIVIDADES
a) Una de las dificultades fue la distancia entre centro de prácticas y
mi casa, está un poco lejos y yo debía correr con los gastos de mi
pasaje.
b) Otra dificultad fue, el horario, la salida era tarde lo cual me
retrasaba en las clases y no almorzaba como debe ser.
c) La institución no contaba con una computadora específicamente
para la secretaria, solo había una, que era compartida con el jefe.

 APORTE DEL ESTUDIANTE AL CENTRO DE PRÁCTICAS.
De acuerdo a las experiencias obtenidas en el desarrollo de mis prácticas
pre profesionales y con la finalidad que la institución desarrolle su labor con
éxito, se propone lo siguiente:
a) Que la secretaria cuente con una computadora propia, para que así
pueda realizar sus funciones y actividades de una manera más
rápida y eficiente.
b) Contar un ambiente más amplio con sus respectivos accesorios de
oficina, para que se pueda brindar un buen servicio al público.
Podrían implementar la oficina con una de zona de espera donde
halla asientos.

CONCLUSIONES
El presente informe fue realizado siguiendo criterios y procedimientos
establecidos por el Instituto para dejar una constancia de haber realizado las
prácticas pre profesionales, las cuales son de suma importancia para la
obtención del título profesional técnico
La consolidación de la formación de los profesionales, se realiza a través de la
ejecución de las prácticas, porque les permite contrastar la teoría con la
práctica y desarrollar sus habilidades y destrezas en las tareas que desarrollan
en el centro de prácticas.
Que las instituciones nos permitan a los practicantes obtener experiencias
reales acerca del ambiente donde se trabajará y lograr la capacidad para tener
una buena formación profesional.

SUGERENCIAS
 Las entidades públicas y privadas de la región, deben apoyar las
prácticas de los estudiantes que se forman para ser profesionales
técnicos, brindándoles conocimiento, y también incentivarles de alguna
forma, animándoles a que sean emprendedores.
 Los docentes de la carrera profesional deben realizar la supervisión de
la práctica, a fin de detectar los problemas que se presenten en el centro
de prácticas y puedan brindar las orientaciones necesarias para el caso.
 Implementar con equipos modernos la sala de cómputo para así brindar
mejor servicios y conocimientos a los estudiantes de todas las carreras.

BIBLIOGRAFIA
 www.contenidoweb.info
 www. buenastareas.com
 Guía para las secretarias ejecutivas, Londoño Mateus, MARIA CLAUDIA

ÍNDICE
Pág.
Dedicatoria 4
Agradecimientos 5
Introducción 6
Objetivo de las practicas 7
CAPITULO I: DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE
1.1 Nombre del practicante 9
1.2 Semestre académico 9
1.3 Nombre del módulo profesional 9
1.4 Competencia del módulo 9
CAPITULO II: DATOS DE LA EMPRESA O CENTRO DE PRÁCTICAS
2.1 Nombre del centro de prácticas 11
2.2 Dirección del centro de práctica 11
2.3 Actividades que realiza el centro de prácticas 11
2.4 Organización y organigrama 11
2.5 Infraestructura 12
2.6 Reseña histórica 13

CAPITULO III ASPECTO DESCRIPTIVO DE LA PRÁCTICA REALIZADA
3.1 Ubicación de la práctica 16
3.2 Ejecución de la práctica 16
Fecha de inicio
Fecha de término
3.4 Total de horas acumuladas 16
3.5 Jefe de oficina donde se realizó 16
Nombres y apellidos
Cargo que ocupa
3.6 Descripción de las actividades realizadas 17
3.5.1 Denominación 17
3.5.2 Secuencia de las actividades realizadas 17
3.5.3 Uso de equipos, máquinas y enseres en las actividades 25
3.5.4 Dificultades que se presentaron en las actividades 26
3-5.5 Aportes del estudiante al centro de prácticas 27
Conclusiones 28
Sugerencias 29
Bibliografía 30
Índice 31

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