Artículo informativo sobre como llevar una buena Administración de Inventarios. Encontrarás temas como: -Partes o refacciones críticas. - Análisis ABC. -Almacén Satélite. - Costos de mantenimiento de inventario. - Rotación de inventario. - Máquinas expendedoras.

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Administración
Inventariosde

2. ADIMINISTRACIÓN
DE INVENTARIOS
| ADIMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS PARTE 1 de 9
¿Qué son las partes o
refacciones críticas y cómo las
podemos identificar?
Aunque la intención clara es, no utilizarlos de forma regular, las consecuencias negativas de no tener
uno cuando es necesario, son mucho mayores que el impacto de la compra de los mismos y los costos de
inventario asociados con el mantenimiento en el almacén.
No existe una metodología prescrita que siempre nos de la respuesta "correcta", para lo que debe
ser identificado como una reserva crítica.
El precio, la disponibilidad y el tiempo de entrega, son a menudo factores primarios,
en la determinación de la criticidad de la pieza de recambio.
Los repuestos críticos son a menudo caros, a veces artículos únicos, con un uso anticipado bajo y
frecuentemente largos plazos de entrega. Debido a la potencial producción, servicio y consecuencias
financieras de un fallo de equipo que requiere estos materiales, es imprescindible mantenerlos en
stock o fácilmente disponibles en todo momento.

3. | ADIMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Otros factores que se deben considerar
de igual forma, por ejemplo:
Tiempo transcurrido
antes de que la
producción se detenga.
Confiabilidad del
proveedor
de las refacciones.
Disponibilidad de
activos redundantes
/respaldos.
Capacidad de utilizar
tecnologías predictivas
para anticipar fallos.
En última instancia, la determinación de que es crítico y que no lo es, es a menudo algo subjetivo.
Sin embargo, hay dos puntos importantes que debemos tener en cuenta:
La criticidad tiene que ver con las prioridades.
Los repuestos críticos típicamente no
representan más de
1 - 2% de todos los artículos del almacén.
Independientemente del proceso o criterio utilizado
para determinar lo que es crítico, lo más importante es
que la decisión se tome a través de un esfuerzo de
colaboración entre los responsables Materiales/Inventarios,
Mantenimiento, Ingeniería de Confiabilidad, Producción
y otros como sea necesario; y que todos estén de
acuerdo en el resultado.
1 2Si todo es crítico,
entonces nada es crítico.
El consenso es clave.
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4. ¿Qué es el Análisis ABC y que
beneficios tiene el implementarlo?
El análisis de ABC es una forma de priorizar artículos de inventario para que los elementos
más importantes reciban la mayor atención.
Son los más importantes. Estos artículos requieren controles estrictos de inventario,
revisión frecuente de los pronósticos de demanda y tasas de uso, datos muy
precisos del artículo y frecuentes conteos físicos para verificar la exactitud del
balance de inventario. Típicamente, estos artículos comprenden del
5% al 10% de la cantidad total de artículos y representan 70% - 85%
de la actividad total o el valor de uso anual.
"A"
El objetivo del análisis ABC es determinar los elementos que tienen el mayor impacto en cosas como
la actividad del inventario y la inversión general en almacén.
Después de clasificar todos los artículos del almacén de mayor a menor, los puntos de
corte se establecen similar a un análisis de Pareto
Los resultados del análisis determinan cómo cada parte será monitoreada y administrada desde
una perspectiva de adquisición y almacenamiento.
El nivel de actividad.El valor en dólares de los
artículos de almacén.
Hay varias maneras de hacer un análisis ABC, pero las más comunes se basan en:
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5. Son de importancia media. Estos artículos requieren controles de
inventario nominales, revisiones ocasionale de las previsiones de
demanda y tasas de uso, datos de artículos razonablemente precisos y
conteos físico menos frecuentes, pero regulares. Típicamente
comprenden el siguiente 15 - 25% del total de artículos y representan
entre 10 y 20% de la actividad total o el valor de uso anual.
"B"
Son de importancia baja pero no dejan de ser importantes. Estos artículos
tienen el menor impacto en términos de actividad de almacén y financieros
y, por lo tanto, requieren controles de inventario mínimos. De hecho,
dependiendo de la naturaleza del artículo, éstos pueden ser buenos
candidatos para despacharse en forma autónoma. En los análisis del
pronóstico de la demanda y las tasas de uso de los artículos "C", no se
recomienda ordenar pedidos de forma recurrente en forma automática,
a menudo se solicitan en grandes cantidades con abundante stock disponible.
Los artículos tipo "C", comprenden típicamente del 65 al 80% del total de
artículos y representan sólo entre el 5 y el 10% de la actividad total o
el valor anual de uso.
Debido a su bajo uso, pueden llegar a convertirse en inventario obsoleto o inactivo.
"C"
Los resultados de un análisis ABC también se extienden a una
serie de otros procesos de gestión y control de inventario:
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6. Revisión de los niveles de almacenamiento
Los artículos "A" generalmente tendrán un mayor impacto en el inventario y la compra, y por lo tanto
deben gestionarse de forma más agresiva en términos de niveles mínimos y máximos de existencias.
Evaluaciones de obsolescencia
Por definición, los elementos inactivos o de nulo
movimiento, caerán al final de la lista de prioridades.
Por lo tanto, la parte inferior de la categoría "C" es
el mejor lugar para comenzar al realizar una revisión
periódica de la obsolescencia.
Manejo del almacén
Deberán localizarse los artículos con mayor
movimiento (es decir, "A") para facilitar el acceso, el
almacenamiento y uso.
Identificar los artículos que podamos tener a
consignación o en el almacén del proveedor
Dado que los artículos "A" tienden a tener un mayor
impacto en inventario, éstos serían los mejores
candidatos para investigar el potencial para mantenerlos
en un esquema de consignación, que ayudaría a reducir
el pasivo de inversión y los costos de
mantenimiento asociados.
Identificación de posibles artículos
que puedan auto-despacharse
Dado que los ítems "C" son menos probables de
ser críticos y tienden a tener un menor impacto
significativo en el mantenimiento y el inventario, éstos
serían los mejores candidatos a considerar
y reducir así el esfuerzo de gestión del inventario.
Conteos Cíclicos
Cuanto más activo sea un artículo, mayor será la
probabilidad de que los problemas de manejo y
transacción resulten en errores de inventario.
Por lo tanto, para asegurar saldos y registros precisos,
los artículos de prioridad más alta se cuentan con mayor
frecuencia. Generalmente los artículos "A"
se cuentan una vez cada trimestre; artículos "B"
una vez cada seis meses; y artículos "C"
una vez cada 12 meses.
Índices de rotación y objetivos de
inventario asociados
Por definición, los artículos "A" tendrán un uso mayor que
los artículos "B" o "C" y como resultado debe tener mayores
tasas de rotación. Cuando se establecen métricas de
inversión y de volumen de rotación, los artículos pueden
agruparse en una clasificación ABC, con
diferentes objetivos para cada categoría.
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7. ¿Qué es un Almacén Satélite y
que tipos de artículos deben almacenarse ahí?
Un almacén satélite, es una extensión del almacén principal/central.
Ayuda a mejorar la productividad de los departamentos operativos y evita pérdidas innecesarias de producción
manteniendo determinados repuestos críticos, materiales de libre acceso, suministros de atención al operador
y/o cantidades limitadas de otros artículos cerca de su punto de uso.
Los almacenes satelitales pueden o no estar dotados de personal, pero deben estar asegurados al igual que el
almacén principal y deben ser operados por personal debidamente capacitado en los procesos básicos
de Manejo de Materiales.
Decidir qué elementos y cantidades deben almacenarse en un almacén satélite es un proceso de colaboración
que debe incluir los departamentos de Materiales, Operaciones, Mantenimiento e Ingeniería de Confiabilidad.
Todos los grupos deben ponerse de acuerdo sobre la estrategia antes de implementarla.
Las consideraciones típicas para tomar estas decisiones son:
Urgencia (es decir, ¿cuánto
tiempo podemos tolerar
estar sin la parte?)
Con excepción del material de autodespacho, los artículos almacenados en el almacén satélite deben ser listados en el inventario
del sistema con una ubicación designada, descripción detallada de la pieza, y el mismo min/máx. y otros parámetros de pedido
para la reposición, al igual que se tiene en el almacén principal. A pesar de todo, el almacén satélite no debe ser percibido como un área
"oficial" para mantener materiales no autorizados.
Asegurar el control
adecuado del material.
Completar las transacciones
de inventario necesarias.
Realizar inventarios físicos.
Realizar cualquier mantenimiento
programado rutinario requerido
por los artículos almacenados
en la ubicación satélite.
Estos incluyen procedimientos y prácticas utilizadas en el almacén principal
Tipos de materiales
requeridos.
Controles requeridos,
ej. medio ambiente,
almacenamiento
físico, peligrosos, etc.
Necesidad de rastrear
el historial de uso.
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8. Las herramientas personales utilizadas todos los días por Mantenimiento y Operaciones deben
ser manejadas por esos departamentos para asegurar que los operadores de producción y mantenimiento
tengan las herramientas necesarias para completar las tareas asignadas de rutina sin ninguna demora.
La forma más efectiva de administrar herramientas especializadas es tratarlas como cualquier
otro elemento del almacén, excepto que debemos esperar recuperarlas cuando se complete el trabajo.
A cada herramienta se le asigna un número de stock, tiene una ubicación de anaquel establecida y se le
realiza un seguimiento del inventario en el sistema. Para el trabajo planeado, las herramientas especiales
deben ser listadas en la orden de trabajo y deben ser programadas y entregadas en el
sitio de trabajo junto con otros materiales requeridos.
Para fines de control, no es poco común que el almacén mantenga un pequeño inventario de herramientas
adicionales para reemplazar los artículos rotos y desgastados. Herramientas que se utilizan para un solo
propósito en particular, son requeridas frecuentemente para completar trabajo planeado y no planeado.
¿Quién debe
administrar las
herramientas
personales?
Si estos artículos no se administran correctamente el resultado podrían
ser retrasos innecesarios en las reparaciones críticas.
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9. Para trabajos no planificados, las herramientas especiales deben solicitarse en el almacén a través
de una reserva y debe despacharse contra la orden de trabajo aplicable al momento
que las recogemos en el almacén.
También debe considerarse
Que las herramientas deben ser devueltas en buenas condiciones de trabajo.
Es responsabilidad del usuario asegurarse de que la herramienta esté funcionando
correctamente, o al menos notificar a alguien que la herramienta necesita
ser reparada o reemplazada.
Dado que las herramientas especiales se gestionan como otros artículos del almacén,
es más eficiente definir un lugar especial dentro del mismo para almacenarlas.
Una vez finalizado el trabajo, la herramienta se devuelve al inventario. Esto se acredita a la orden
de trabajo y se vuelve a colocar la herramienta en el almacén, para que pueda reutilizarse.
Dado que las transacciones de emisión y de devolución a stock se compensan entre sí,
no importa cuál sea el coste asociado con la herramienta, pero generalmente estos elementos
se mantienen en valor cero.
Si por alguna razón una herramienta no se devuelve
de manera oportuna, la información sobre la orden de trabajo debe indicar dónde encontrarla.
Al rastrear las herramientas especializadas en el sistema, cualquiera puede saber si una herramienta
especializada está disponible, por ejemplo, cuando el artículo se sacó del almacén, sabemos para qué trabajo
fue y, posiblemente, quién lo tomó, basándonos en quién fue asignado para completar el trabajo.
La orden de trabajo a la que se le hizo el cargo del artículo, también proporcionará una idea de
cuándo debe devolverse la herramienta en función de la fecha de finalización prevista del trabajo.
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10. Cuando se utiliza de forma eficaz, la codificación de barras proporciona beneficios significativos,
tales como mayor productividad, menor entrada de datos y menos errores en las actividades
de almacén como recepción, almacenamiento, despachos, conteos físicos y otras transacciones.
Sin embargo, la codificación de códigos de barras debe utilizarse conjuntamente con procesos
de almacén fundamentales sólidos y utilizados por personal bien entrenado y calificado,
de lo contrario la tecnología simplemente acelerará errores ya inherentes a su operación
y generará retrasos innecesarios.
¿Debo usar códigos de barras en mi
almacén y cómo lo hago?
Debemos asegurar que todos conozcan
cómo se implementará, administrará
y apoyará el sistema actual de gestión.
Cuando se utiliza de forma eficaz, la codificación de barras proporciona beneficios significativos,
tales como mayor productividad, menor entrada de datos y menos errores en las actividades
de almacén como recepción, almacenamiento, despachos, conteos físicos y otras transacciones.
Sin embargo, la codificación de códigos de barras debe utilizarse conjuntamente con procesos
de almacén fundamentales sólidos y utilizados por personal bien entrenado y calificado,
de lo contrario la tecnología simplemente acelerará errores ya inherentes a su operación
y generará retrasos innecesarios.
¿Debo usar códigos de barras en mi
almacén y cómo lo hago?
Debemos asegurar que todos conozcan
cómo se implementará, administrará
y apoyará el sistema actual de gestión.
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Si el almacén está bien organizado, y los procesos de trabajo son eficaces y
repetibles, entonces vale la pena considerar la codificación de barras definitivamente.
Sin embargo, tener esos elementos fundamentales alineados es sólo el comienzo.
También es imprescindible tener una estrategia que integre eficazmente a la gente, las herramientas
y la tecnología en todo el almacén y el espectro completo de los procesos.

11. Los costos de mantenimiento son costos asociados con el mantenimiento del material en
su almacén. Ellos representan un costo de oportunidad como resultado de dinero que no
está disponible para otros propósitos porque los fondos están contemplados en el valor
del inventario que se mantiene.
Algunos de estos costos existirían independientemente del nivel de inventario en el almacén.
Sin embargo, si observamos sólo los tres primeros elementos: costo del capital,
seguros e impuestos cada uno de los cuales se basa en la inversión en el almacén que
fácilmente puede agregar hasta 15-20% o más al valor total del inventario por año.
Conociendo el porcentaje anual de costo de mantenimiento y el valor promedio de su inversión
en el almacén, puede calcular fácilmente la magnitud del gasto incurrido.
Por ejemplo, una planta que tiene un inventario de MRO de $ 5,000,000 y un factor de costo
de 20% de gastos, gasta $ 1,000,000 cada año para mantener el inventario en los libros contables.
¿Cuáles son los costos
de mantenimiento de inventario?
Los costos de mantenimiento incluyen:
•Costo de capital, es decir, la tasa de interés vigente para el préstamo de dinero.
•Seguros - el costo de las primas para asegurar el inventario de la planta contra
una pérdida parcial o catastrófica, típicamente 6-8%
•Impuestos - impuesto estatal sobre el valor del inventario, típicamente 4-8%
•Pérdidas por robo, daño, obsolescencia o cualquier otra causa que haga inutilizable el inventario.
•Alquiler / hipoteca
•Infraestructura de almacenes, es decir, el costo de actualizar y mantener las instalaciones.
•Personal del Almacén - contratación, capacitación y pago a los almacenistas y otros empleados.
•Mantenimiento de edificios y equipos - empleados de mantenimiento interno
y / o contratado para operar y mantener la instalación y equipos de manipulación de materiales.
•Seguridad - seguridad contratada o el costo interno para mantener el almacén seguro.
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12. La rotación del inventario es el promedio de otras dos métricas del almacén:
valor del material despachado por los almacenes y valor del inventario.
Por lo general se mide tomando el total de despachos de los últimos 12 meses,
dividido entre la inversión al de fin de mes.
El objetivo que toda empresa debe buscar acorde a las mejores
prácticas es una rotación de almacén de entre 2.0 y 3.0 vueltas al año.
La rotación de inventarios es una de las métricas más críticas, para determinar
si el inventario se está administrando eficazmente en relación con la demanda actual.
La mayoría de las organizaciones reactivas tendrán valores inferiores a 1.0.
Incluso los artículos más activos típicamente sólo rotan una vez al año en un sitio reactivo.
La manera más eficaz de mejorar la rotación de un almacén,
es gestionar dinámicamente la inversión en almacén.
Estas son algunas de las cosas que podemos hacer para ayudar
a reducir el inventario y por lo tanto mejorar la rotación:
•Identificar y eliminar el inventario obsoleto
•Vender o deshacerse de exceso de existencias
•Establecer acuerdos de almacenamiento a consignación
•Revisar los niveles de inventario
•Definir áreas de auto-despacho para consumibles y artículos de bajo costo
y alto volumen, como cinchos y accesorios
•Aumentar la frecuencia de los pedidos de re-orden y disminuir la cantidad
al pedir menos piezas con mayor frecuencia, podremos disminuir
el inventario promedio
¿Cómo medir y gestionar
la rotación de inventario?
| ADIMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS PARTE 7 de 9

13. La primera pregunta que debemos hacernos es: "¿Realmente necesito almacenar este artículo?"
la respuesta estará en función de una serie de variables como el tiempo de entrega, criticidad
de la parte o activo en el que se usa, cuánto tiempo podemos estar sin contar con dicho artículo,
el nivel de cumplimiento en entregas del proveedor, y la capacidad de compras, para definir
almacenamientos alternativos.
Si concluimos que, “sí” debemos almacenar el artículo, entonces la información más importante
es el tiempo de entrega y el uso estimado.
Con estos dos datos, puede establecerse un plan de almacenamiento que proporcione un nivel
aceptable de servicio y al mismo tiempo minimice el nivel de inventario y los costos
de mantenimiento de inventario asociados.
El punto de re-orden determina el nivel más bajo que debe alcanzar el inventario mientras
espera las piezas de reposición y, por lo tanto, es el principal impulsor de un buen nivel servicio.
El punto de re-orden debe basarse en un plazo de entrega exacto, una estimación razonable
de la demanda futura y debe considerar el impacto potencial de una falla.
El punto de re-orden, suele ser sugerido por el usuario final, pero realmente debe ser
determinado por el departamento de compra que es quien mejor entiende el plazo
y la posibilidad de establecer acuerdos de almacenamiento alternativo con el proveedor
y acordado con todos los principales interesados.
La cantidad de re-orden determina la frecuencia de los pedidos de reposición, el nivel
potencial de inventario e impacta el nivel promedio de stock de cada artículo y, por tanto,
los costos de transporte asociados. La cantidad solicitada como parte del re-orden, es
generalmente determinada por el tamaño del lote del proveedor, las cantidades económicas
de compra, el espacio disponible, y debe considerar la cantidad de piezas usadas cada vez
que las requiere la operación.
La cantidad a ser reordenada, suele ser sugerida por
el usuario final, por Compras y Almacén y aceptada
por todos los principales interesados.
¿Cómo determinar el nivel
de inventario adecuado?
| ADIMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS PARTE 8 de 9

14. Mantenimiento proporciona un insumo importante con respecto a los tipos y cantidades
de piezas que es más probable que se requieran y por lo tanto deben ser almacenados.
También ayudan en el desarrollo de BOMs (Bill Of Material Listado de Partes/Refacciones)
de equipos, identificando inventario obsoleto y estableciendo un programa PM para
el almacén de repuestos críticos. Además, las actividades de planeación y programación
requieren una comunicación y cooperación estrecha entre el almacén y el planeador
de mantenimiento y así asegurar la ejecución oportuna del trabajo de mantenimiento.
En conclusión, podríamos argumentar que es irrelevante a quién reporte el almacén,
siempre y cuando exista una estrecha comunicación interdepartamental y el liderazgo
del departamento responsable del almacén, entienda los desafíos de manejar prudentemente
la inversión financiera, y al mismo tiempo asegure el suministro adecuado de materiales críticos.
Se podría argumentar que Finanzas, tiene responsabilidad de la inversión
financiera ejecutada para el inventario del almacén, por lo que debe reportar
a Finanzas.
El propósito principal del almacén es asegurar la disponibilidad de las piezas correctas en
el momento adecuado para que el Mantenimiento pueda realizar su trabajo de la manera más
eficaz y eficiente posible. Después de todo, la falta de material crítico puede detener la planta
y eliminar de forma inmediata cualquier beneficio derivado de una gestión eficaz del inventario.
¿A quién debe reportar el almacén?
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15. Muchos almacenes de MRO mantienen un inventario de consumibles y otros suministros.
Éstos se manejan típicamente como auto despachos y el encargado del almacén
no tiene ninguna idea de cuánto se gasta en estos materiales.
Para gestionar eficazmente los costos de estos elementos, es importante saber
quién los utiliza, cuántos, con qué frecuencia y qué se usa.
De lo contrario,
el uso y los costos asociados pueden
descontrolar la administración del almacén.
¿Debemos considerar el uso
de máquinas expendedoras?
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