El documento presenta la organización y funcionamiento del Sistema de Gestión Documental y Archivo del Museo Nacional de Arte de Cataluña (MNAC) entre 1997 y 2007. Explica la situación inicial de dispersión de documentos, las bases conceptuales y normativas para la nueva organización, así como la implantación del sistema mediante la clasificación de actividades, la red de archivos y las herramientas para la gestión documental.

1. IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE
CONTEMPORÁNEO. GESTIÓN DE CONTENIDOS Y TECNOLOGÍAS DE LA
WEB SOCIAL APLICADAS A LOS SERVICIOS DOCUMENTALES
EL ARCHIVO DEL MUSEU NACIONAL D’ART
DE CATALUNYA (1997-2007): ORGANIZACIÓN
ACTUAL Y PLANTEAMIENTOS DE FUTURO
Pilar Blesa
Jefe de Área de Biblioteca y Archivo,
Museo Nacional de Arte de Cataluña
(MNAC)
pilar.blesa@mnac.cat

2. 0. OBJETIVO
Presentar una experiencia concreta: la organización y
funcionamiento del Sistema de Gestión Documental y Archivo
del MNAC, cuales son sus bases conceptuales, dónde está y
hacia dónde va.
1
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

3. ÍNDICE
1. Presentación del MNAC.
2. Situación de partida.
3. Bases para la organización del Sistema de Gestión Documental y
Archivo.
4. La implantación del sistema.
5. Los resultados
2
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

4. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC
El MNAC es un consorcio creado por la Ley de museos 17/1990, de
la “Generalitat de Catalunya” con el objetivo de reunir en una única
entidad las colecciones de diversas instituciones museísticas: El
“Museu d’Art de Catalunya”, el “Museu d’Art Modern”, el “Gabinet
de Dibuixos i Gravats”, el “Gabinet Numismàtic de Catalunya” y la
“Biblioteca General de Historia del Arte”.
Recoge los antecedentes de la actividad museística de Barcelona
desde 1981, fecha de creación de la “Junta Municipal de Belles
Arts”.
El MNAC, además de les colecciones de arte, custodia un
importante patrimonio bibliográfico y documental.
En la gestión de su patrimonio ha optado por aplicar a cada tipo de
fondo patrimonial las metodologías, técnicas, normativas y
legislación adecuadas que aseguren su conservación y acceso. 3
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

5. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC
Las colecciones del MNAC.
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6. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC
Las colecciones del MNAC.
PINTURA 5.039
ESCULTURA 3.727
ARTES DECORATIVAS 1.277
DIBUJOS 48.370
GRABADOS 50.000
CARTELES 9.659
FOTOGRAFÍA 6.698
NUMISMÁTICA 134.850
TOTAL COLECCIÓN 259.620
5
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7. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC
Los recursos del MNAC.
UNIDADES
50
ADMINISTRATIVAS
165 plantilla
PERSONAL
150 externo
PRESUPUESTO ANUAL 21.087.391,35 €
6
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8. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC
7
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9. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
 Ámbito en el cual actúa el Sistema de Gestión Documental y Archivo.
 El objeto: es la organización y gestión de los documentos
originales, en cualquier soporte, creados por las actividades
que realiza el museo en el desarrollo de las competencias y
funciones que tiene atribuidas.
 La Función del Archivo: preservar la memoria del museo
como institución garantizando, mediante una correcta
organización de sus fondos documentales, la integridad de los
documentos de archivo.
 La necesidad específica del museo: Integrar el sistema de
Gestión Documental y Archivo en el Sistema de Información
de la Colección.
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10. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
Gestión de los documentos de archivo Gestión de la documentación de soporte
Se clasifican según procedencia: orgánicamente o funcionalmente. Se clasifican y organizan temáticamente. No necesitan registrar
Se debe registrar la información del contexto en que se la información del contexto en que se originó.
originó.
Se deben de establecer políticas de conservación de los Las políticas de conservación no son esenciales.
documentos al ser ejemplares originales y únicos.
Se deben establecer políticas de propiedad intelectual e industrial No se establecen políticas de propiedad intelectual.
para proteger los derechos de autor de los documentos de la
organización.
Se deben establecer políticas de confidencialidad para proteger Las políticas de confidencialidad no son necesarias. El acceso a
aquellos documentos que contienen datos de carácter los documentos es general.
personal, información sensible o secreta. Se deben
establecer políticas de seguridad y acceso a los documentos
por personas autorizadas.
Su gestión debe ser corporativa. No es necesario organizarlos de una forma corporativa, aunque
si es aconsejable.
Se deben establecer políticas de conservación y eliminación de los En general, no tienen períodos establecidos de caducidad.
documentos.
Se deben establecer políticas especiales de seguridad para No son documentos vitales para el funcionamiento de la
aquellos documentos que son vitales para el funcionamiento organización.
de la organización.
Se debe establecer el valor administrativo, legal e histórico de los Carecen de valor administrativo o legal.
documentos.
Se gestionan en las unidades organizativas que los generan y Se suelen gestionar en las diferentes unidades en función de su
cuando finalizan su actividad en los Archivos necesidad de información
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11. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
La organización tradicional de la documentación en los museos:
Los museos disponen de sistemas de documentación manual bien
estructurados en el entorno de las colecciones.
Las series documentales tradicionales son:
 Los expedientes de obra.
 Los expedientes de restauración.
En un segundo término encontramos:
 La documentación administrativa.
Repartidos por las diferentes unidades del museo:
 Los fondos y colecciones en relación más o menos directa
con la colección.
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12. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
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13. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
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14. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
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15. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
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16. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
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17. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
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18. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA
 Problemas que crea este tipo de organización
 Rompe la unidad del expediente, destruye el contexto y
diluye la memoria de la institución.
 Produce dispersión de los fondos documentales de
archivo.
 La falta de responsabilidad sobre su control, conservación
y acceso pone de relieve la concepción subsidiaria de la
documentación de archivo con relación a las colecciones y
niega sus valores patrimoniales.
Veremos cómo la organización del archivo aporta solidez al
sistema, transforma la información individual y dispersa en
información corporativa, aporta contexto a la información de
la colección y recupera la memoria de la institución.
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19. 3. BASES PARA LA ORGANIZACIÓN
 La metodología archivística
 Renovación archivística. El archivero canadiense Michel
Roberge.
 El sistema se consolida como estándar en las instituciones
catalanas en los años 90. En el MNAC se implanta en el año
1997.
 Los cambios legislativos.
 La Ley de archivos y documentos 10/2001 de la “Generalitat de
Catalunya”.
 La normativa internacional.
 La Norma ISO 15.489 1:2001 y 2:2001 Información y
documentación
 La automatización del sistema.
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20. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El año 1996 se crea el archivo del MNAC como Departamento
con un doble objetivo: evaluar el estado del patrimonio
documental del museo e implantar un SGD y archivo.
 El objeto es reunir, conservar, organizar y hacer accesible
todos los fondos, en cualquier soporte, que custodia el
museo.
 Con relación a los documentos de nueva creación, la
función del archivo es dotar al museo de un SGD
corporativo entendido como un conjunto de mecanismos y
técnicas que aseguren la clasificación, la descripción, la
recuperación, la transferencia y la conservación o
eliminación de la documentación. El sistema provee al
museo de un sistema normalizado de archivo para toda la
institución.
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21. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Para la implantación del sistema de gestión documental es
imprescindible organizar la red de archivos en la institución que se
responsabilizará de la correcta gestión de la documentación a lo
largo de su ciclo vital.
ARCHIVO DEL MNAC
ARCHIVO DEL MNAC
ARCHIVO DE
ARCHIVO DE
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO
ARCHIVO HISTÓRICO IMAGEN Y SONIDO
IMAGEN Y SONIDO
ARCHIVOS DE GESTIÓN
ARCHIVOS DE GESTIÓN
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22. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Las herramientas del sistema:
 El cuadro de clasificación es el eje vertebrador del
sistema. Reúne todas las actividades del museo, las
codifica y las ordena de forma jerárquica y lógica. Se
integra en la gestión cotidiana de la organización.
 El calendario de conservación, eliminación y acceso a
los documentos.
 Los instrumentos de descripción.
21
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

23. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El cuadro de clasificación de las actividades del museo:
CLASSE FUNCIÓ
A100 Govern i administració
B100 Actes públics i relacions
Activitats de direcció i suport
C100 Gestió dels recursos humans
D100 Gestió dels recursos econòmics
F100 Gestió dels béns immobles
G100 Gestió dels béns mobles
H100 Assumptes jurídics
K100 Gestió de la informació
L100 Gestió del patrimoni museístic
operatives
Activitats
M100 Difusió del patrimoni museístic
P100 Promoció del museu
22
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24. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El cuadro de clasificación de las actividades del museo:
actividades de dirección i soporte
A100 GOVERN I ADMINISTRACIÓ F100 GESTIÓ DELS BÉNS IMMOBLES
A101 GOVERN DEL PATRONAT F101 ADQUISICIÓ DE BÉNS IMMOBLES
A118 ADMINISTRACIÓ GENERAL F107 ADMINISTRACIÓ DELS BÉNS IMMOBLES
B100 ACTES PÚBLICS I RELACIONS F113 PROTECCIÓ DELS BÉNS IMMOBLES
B101 ACTES PÚBLICS F116 UTILITZACIÓ DELS BÉNS IMMOBLES
B106 RELACIONS EXTERNES G100 GESTIÓ DELS BÉNS MOBLES
B125 VISITES I VIATGES G101 ADQUISICIÓ DE BÉNS MOBLES
B126 RELACIONS INTERNES G119 EDICIONS
C100 GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANS G122 PRODUCTES PROPIS
C101 REGISTRE DE PERSONAL G108 INVENTARI DELS BÉNS MOBLES
C102 ORGANITZACIÓ DEL PERSONAL G109 UTILITZACIÓ DE BÉNS MOBLES
C108 SELECCIÓ I PROMOCIÓ DEL PERSONAL G114 SORTIDA DE BÉNS MOBLES
C109 EXPEDIENTS DE PERSONAL H100 ASSUMPTES JURÍDICS I LEGALS
C110 SITUACIONS ADMINISTRATIVES H101 PROCEDIMENTS JUDICIALS
C115 CONDICIONS LABORALS I H106 ACTUACIONS JURÍDIC ADMINISTRATIVES
C128 RETRIBUCIONS I PREVISIÓ SOCIAL H110 INSCRIPCIONS EN REGISTRES OFICIALS
C145 FORMACIÓ I PERFECCIONAMENT H114 SERVEIS DE CERTIFICACIÓ
C146 RELACIONS LABORALS K100 GESTIÓ DE LA INFORMACIÓ
C124 RÈGIM DISCIPLINARI K101 ADQUISICIÒ DE DOCUMENTS
D100 GESTIÓ DELS RECURSOS ECONÒMICS K107 GESTIÓ DELS DOCUMENTS
D101 PRESSUPOST K123 CONSERVACIÓ DE DOCUMENTS
D113 EXECUCIÓ DEL PRESSUPOST K127 REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS I IMATGES
D128 GESTIÓ EXTRAPRESSUPOSTÀRIA K133 GESTIÓ DEL SISTEMA INFORMÀTIC
D131 CONTROL DE TRESORERIA K137 GESTIÓ DE LES COMUNICACIONS
D134 FISCALITZACIÓ O CONTROL INTERN
D137 OBLIGACIONS FISCALS
D141 ENDOSAMENTS 23
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

25. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El cuadro de clasificación de las actividades del museo:
actividades operativas
L100 GESTIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC
L101 ADQUISICIÓ DE FONS MUSEÍSTICS
L106 DIPÒSITS
L110 DOCUMENTACIÓ DELS FONS
L117 PROTECCIÓ DELS FONS
L122 PERITATGES
L124 CONSERVACIÓ I RESTAURACIÓ DELS FONS
L130 ALIENACIÓ I PRÉSTEC
M. DIFUSIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC
M101 PLANIFICACIÓ MUSEÍSTICA
M105EXHIBICIÓ DEL FONS
M104 GESTIÓ DE PÚBLIC
M110 ACCIÓ CULTURAL I EDUCATIVA
M113 CONSULTA I ASSESSORAMENT
M114 GESTIÓ DE LA RECERCA
P. PROMOCIÓ DEL MUSEU
P101 IMATGE CORPORATIVA
P102 PROJECCIÓ EXTERNA
24
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

26. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El cuadro de clasificación de las actividades del museo: Clase
Gestión de Patrimonio Museístico
L100. GESTIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC
L122. PERITATGES
L101. ADQUISICIONS DE FONS
L108. Ingressos temporals L124. CONSERVACIÓ I RESTAURACIÓ DELS FONS
L109. Oferiments L125 Conservació Preventiva
L126. Control Ambiental
L106. DIPÒSITS L114. Control dels fons
L118. Tècniques de laboratori
L110. DOCUMENTACIÓ DELS FONS L127 Intervencions al patrimoni
L111. Registre del fons L129. Reproducció i còpies
L112. Instruments de descripció del fons
L113. Dossiers informatius L130. ALIENACIÓ I PRÉSTEC
E10 Col·leccions L131. Préstec Temporal
E20 Autors L132. Dipòsit
L133. Retorn de dipòsit
L117. PROTECCIÓ DELS FONS L134. Baixa definitiva
L116 Moviment d’obres
E10 Moviments interns
E20 Moviments externs
E21 Entrades d’obres
E22 Sortides d’obres
L115. Localització dels fons
L121. Comunicació a l’Administració
25
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

27. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El cuadro de clasificación de las actividades del museo: Clase
Difusión del Patrimonio Museístico
M100. DIFUSIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC
M101. PLANIFICACIÓ MUSEÍSTICA
M102. Projecte museològic
M103. Projecte museogràfic
M105. EXHIBICIÓ DELS FONS
M106. Exposició permanent
M107. Exposicions temporals
M104. GESTIÓ DE PÚBLIC
M109. Visites
E10 Visites singulars
M110. ACCIÓ CULTURAL I EDUCATIVA
M111. Activitats culturals
M112. Activitats educatives
M113. CONSULTA I ASSESSORAMENT
M114. GESTIÓ DE LA RECERCA
M115. Projectes de recerca
M116. Congressos i cursos
M118. Publicacions
26
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

28. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El cuadro de clasificación de las actividades del museo: Clase
Gestión de Patrimonio Museístico
Z100. FONS PERSONAL Z115. ÀMBIT ASSOCIATIU I POLÍTIC
Z101. ÀMBIT PERSONAL I FAMILIAR Z116. Activitat associativa
Z102. Activist personal Z117. Activitat política
Z103. Activitat familiar Z118. RECURSOS D’INFORMACIÓ
Z104. ÀMBIT PROFESSIONAL E10 Instruments de descripció
E10 Originals E20 Dossiers temàtics
E20 Publicacions E30 Bibliografia
Z105. Activitat artística E40 Publicacions
Z106. Activitat política E50 Documentació impresa
Z107. Activitat periodística E60 Premsa
Z108. Activitat docent Z119. COL·LECCIONISME
Z109. RELACIONS I REPRESENTACIÓ
Z110. Epistolari
Z111. Correspondència personal
Z112. Correspondència entre tercers
Z113. Actes protocolaris
Z114 Projecció pública
27
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

29. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El Calendario de conservación y expurgo
 Es el instrumento que determina el destino final de los
documentos: el periodo de vigencia, el posible expurgo o
conservación.
Ejemplo:
CÓDIGO: D118 Expedientes de gastos CÓDIGO: H107 Expedientes de convenios
Termino y disposición final: Termino y disposición final:
Activo Activo en el archivo de oficina hasta Activo Activo en el archivo de oficina hasta
que finalice la tramitación que finalice la tramitación
Semiactivo 2 años
Semiactivo 10 años
Inactivo Conservación permanente
Inactivo Muestreo selectivo
Descripción final: Conservación permanente del
Descripción final: Conservación permanente de convenio y documentos que establecen
todos los expedientes relacionados con las condiciones específicas; destrucción total del
colecciones o las actividades del museo. resto de la documentación a los dos años.
28
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

30. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
El repertorio de índices. Expediente
 Es la lista conjunta de los expedientes y de los documentos
administrativos creados o recibidos por el museo y
conservados como testimonio de sus actuaciones. El
repositorio consta de los elementos descriptivos siguientes:
Número de registro
Código de Fondo
Código del archivo de gestión
Código del cuadro de clasificación
Título de clasificación
Número del expediente
Año
Título propio
Año de apertura y cierre
Número de volumen
Soporte documental
Forman parte del expediente todos los documentos que se
producen en el entorno de una actividad: textuales, imágenes
(fotografías, radiografías, audiovisuales) y documentos
multimedia, en cualquier soporte, físico, electrónico o digital. 29
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

31. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
30
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

32. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
31
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

33. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
32
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

34. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
33
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

35. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
34
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

36. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 12
LLISTAT D'EXPEDIENTS SIMPLIFICAT Criteris de M107
5
M NA C 1994 141
Referència ID. Assumpte Topogràfic
141M107-5/1994 5451 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 5.8/269
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. I: projecte
5452 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 6.8/269
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. II: selecció d'obres
5453 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 7.8/269
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. III: sol·licituds d'obres denegades o anul·lades
5454 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 8.8/269
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. IV: sol·licituds d'obres acceptades (A -L)
5455 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 1.4/270
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. V: sol·licitud d'obres acceptades (M -P)
5456 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 2.4/270
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. VI: sol·licituds d'obres acceptades (Q -Z)
5457 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 3.4/270
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. VII: fitxes tècniques
5458 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 4.4/270
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. VIII: assegurances, transports i correus
5459 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 1.4/271
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. IX: assegurances
5460 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 2.4/271
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. X: muntatge
5461 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 3.4/271
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. XI: moviment d'obra
5462 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 4.4/271
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. XII: difusió
35
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

37. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 12
LLISTAT D'EXPEDIENTS Criteris de M107
5
M NA C 1994 141
Referència ID. Assumpte Document Topogràfic
141M107-5/1994 5451 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 5.8/269
desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. I: projecte
Companyia asseguradora: COGRUP
Companyia asseguradora: GRAS SAVOYE
Companyia asseguradora: SWISS NATIONAL INSURANCE
COMPANY
Companyia asseguradora: MAT SECURITAS EXPRESS
Projecte "Agnus Dei. L'Art Romànic i els artistes del XX",
Pilar Parcerisas, octubre 1995
Fitxa tècnica: núm. reg. 799FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 800FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 789FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 791FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 790FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 788FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 796FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 775FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 797FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 498FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 500FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 777FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 776FM
Fitxa tècnica: núm. reg. 779FM
02/10/2008 Pàgina 1 de 3
36
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

38. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 25
LLISTAT D'EXPEDIENTS Criteris de M107-5/1994
M NA C
Referència ID. Assumpte Document Topogràfic
101M107-2/1996 659 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX" 3.6/64
102M107-1/1995 260 14.18/21
102M107-1/1996 337 2.7/29
105M107-4/1995 7137 2.21/416
114L127-23/1995 5752 Restauració per a l'exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX" 46.57/289
123K129-490/1996 10570 TTI TRANSPORTES INTERNACIONALES. Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle 51.75/608
130M107-3/1995 6710 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX" 13.24/377
131D119-327/1995 4629 PILAR PARCERISAS COLOMER. Comissariat exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del 9.28/203
131D119-336/1995 4638 TTI TRANSPORTES INTERNACIONALES. Despeses de transports, embalatges i tràmits duaners 18.28/203
exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX"
131D119-393/1995 4693 Muntatge exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX" 1.43/205
131D119-431/1995 4730 NATIONAL VERSICHERUNG. Assegurança obra de Paul Klee exposició "Agnus Dei. L'art romànic i 38.43/205
els artistes del segle XX"
131D119-439/1995 4738 GRAS SAVOYE. Assegurança obra "L'enfant à la poupée" (Le Douanier Rousseau) exposició 3.26/206
"Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX"
131D119-440/1995 4739 GRAS SAVOYE. Assegurança obres del Centre Georges Pompidou "Les Paques" de Marc Chagall 4.26/206
i "Veronique" de Georges Rouault per a l'exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del
131D119-612/1995 4894 FUNDACIÓ ANTONI TÀPIES. Assegurança de l'obra d'Antoni Tàpies "Zoom" per a l'exposició 34.37/209
"Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX"
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IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

39. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 41
LLISTAT PATRIMONI MUSEÍSTIC Criteris de M107
5
MNA C 1994 141
Registr Títol Autor Locallitzaci Referència Observacio
3934 Crist 141M107-5/1994
Anònim
MNAC
15936 Mare de Déu de Gósol 141M107-5/1994
Anònim
MNAC
24012 Capitell 141M107-5/1994
Anònim
MNAC
35702 Frontal d'altar de Gésera 141M107-5/1994
Anònim
MNAC
40146 Greca i au rampant de San Pedro de Arlanza 141M107-5/1994
Anònim
MNAC
64959 Creu d'altar 141M107-5/1994
Anònim
MNAC
69766 Frontal amb Pantocràtor de Grèixer 141M107-5/1994
Anònim
MNAC
200823 Anyell de l'Apocalipsi 141M107-5/1994 Valoració: 15.000.000 pts
Miralda i Bou, Antoni
MNAC
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IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

40. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
39
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

41. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
40
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

42. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
41
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

43. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El repertorio de índices. Colección
 Es la relación de documentación asociada a una obra de
arte concreta.
Forman parte del expediente todos los documentos que se
producen en el entorno de una actividad: textos, imágenes
(fotografías, radiografías, audiovisuales) y documentos
multimedia, en cualquier soporte, físico o electrónico.
42
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

44. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
43
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

45. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 6
LLISTAT PATRIMONI MUSEÍSTIC Criteris de 26863D
MNA C
Registr Títol Autor Locallitzaci Referència Observacio
26863D A les taules de carn de la Boqueria 110L116E10-1/1992
Nonell i Monturiol, Isidre
MNAC
26863D A les taules de carn de la Boqueria 123K129-1474/2000
Nonell i Monturiol, Isidre
MNAC
26863D A les taules de carn de la Boqueria 123K129-6/2001
Nonell i Monturiol, Isidre
MNAC
26863D A les taules de carn de la Boqueria 141L131-38/2000 Valoració: 4.000.000 ptes.
Nonell i Monturiol, Isidre
MNAC
26863D A les taules de carn de la Boqueria 141M107-1/1992 Valoració: 2.500.000 pts
Nonell i Monturiol, Isidre
MNAC
26863D A les taules de carn de la Boqueria 141M107-10/1999 Itinerància: Barcelona i Madrid
Nonell i Monturiol, Isidre
MNAC
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IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

46. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
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IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

47. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
46
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

48. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
47
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

49. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Las acciones:
 Se ha evaluado y preclasificado la documentación histórica
aplicando el cuadro de clasificación.
 Se han organizado los archivos de gestión para controlar la
producción documental actual desde su creación.
 Se han identificado las series documentales más
importantes del museo: reuniones de gobierno,
exposiciones, intervenciones, actividades culturales,
actividades educativas,...
48
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

50. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Se ha organizado el archivo de imagen y sonido.
 Fase de identificación y inventario.
 Fase de catalogación y descripción.
 Se ha analizado el contenido de las series documentales clásicas,
expedientes de obra y de restauración y se ha comprobado que
en realidad son dosieres informativos.
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IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

51. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Actualmente el sistema de gestión documental engloba la
totalidad de los fondos desde la fase activa hasta la inactiva o
documentación histórica, garantiza su correcta conservación y
asegura el acceso y la confidencialidad de los datos reservados.
 Para su gestión, la documentación se agrupa en
expedientes y estos en series documentales dotándolos
de una referencia archivística. Al entorno del expediente
se organizan todos los soportes documentales que
genera la actividad (textuales, gráficos, sonoros,
audiovisuales).
 El sistema de gestión documental se ha integrado en el
sistema de información del museo.
50
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

52. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 La automatización del sistema:
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IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

53. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Las funcionalidades del programa se han diseñado de acuerdo con
las tareas y los procedimientos establecidos.
 Registro de fondos y colecciones de archivo.
 Gestionar la documentación, mediante los módulos de
archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.
 Gestionar los instrumentos de descripción en un entorno
normalizado.
 Describir la documentación en cualquier soporte.
 Describir documentos a diferentes niveles: documentos
simples o compuestos.
 Vincular imágenes, textuales o iconográficas, digitalizadas.
 Recuperar a partir del repertorio de índices las referencias
archivísticas y obtener datos o copias de documentos
digitalizados.
52
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

54. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 El Sistema permite la recuperación rápida de todas las referencias
archivísticas a partir de una única consulta con relación a dos
conceptos (índices):
 El expediente virtual de la obra de arte (recurso de
información).
 El expediente virtual de la actividad (recurso archivístico).
 Con estos dos elementos es posible compatibilizar la aplicación de
les técnicas archivísticas y conseguir los objetivos de información
requeridos
El sistema de gestión documental se integra así en el sistema
de información del museo.
53
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

55. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 En estos momentos, la realidad es que la implantación del SGD
permite:
 Hacer la historia de la institución y de las colecciones.
 Facilita a los gestores, la evaluación y el seguimiento de
sus objetivos y permite establecer medidas correctoras.
 Permite evaluar el grado de explotación de les colecciones.
 Permite evaluar por “hechos y datos” las necesidades de
información del museo.
 Asegura la integridad del patrimonio documental.
 Pone el archivo al alcance de los usuarios internos y
externos, asegura la integridad, conservación y acceso a
sus fondos con criterios profesionales.
 Facilita su integración en la red de archivos públicos
cumpliendo así la normativa legal vigente.
54
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56. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Extensión del SGD en la organización:
28 Unidades administrativas 54 usuarios
55
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

57. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Volumen de documentación que gestiona el sistema (1990-2007)
315,99 ml.:
Expedientes
31.837
Volúmenes
38.184
Expedientes abiertos en las unidades
administrativas
6.011 56
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

58. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Documentación en imagen y sonido 371.659 documentos:
Soportes Flexibles 188.010
Opacos 150.000
Radiografías 578
Audio 242
Imagen en movimiento 442
57
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59. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Documentos digitalizados 150.569 documentos (en CD o DVD):
Soporte flexible 143.352
Opacos 6.159
Textual 410
Imagen en movimiento 435
Sonido 213
CD + DVD 2.206
58
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

60. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
 Datos sobre identificación de registros documentales vinculados a
la colección:
Volumen de documentación vinculada a piezas de 30.689
la colección
Númeo de piezas de la colección vinculadas a 38.623
documentos
Piezas de las colecciones del MNAC vinculadas 24.064
Piezas FM vinculadas 6.625
59
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

61. 5. LOS RESULTADOS
 Entre los años 1996-2007 el Archivo ha realizado una labor de
organización interna directamente relacionada con el grado de
madurez organizativa de la institución
 Se ha normalizado el sistema de gestión documental y
archivo en base a instrumentos metodológicos
adaptándolos a las necesidades del museo.
 Se ha implementado el sistema desde las unidades de
gestión, se ha creado un departamento de archivo con
personal cualificado, se dispone de espacios donde
custodiar la documentación y realizar tratamientos de
conservación de los fondos de archivo.
 Se han automatizado los procedimientos de archivo.
 Se ha integrado la colección a los procesos de
catalogación.
60
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

62. 5. LOS RESULTADOS
 A partir del año 2007 el MNAC da un paso adelante con la
implantación de MuseumPlus como recurso informático para la
gestión de la colección e inicia un proyecto de implantación de un
sistema de gestión electrónica de documentos para organizar su
fototeca digital.
 En estos momentos el fondo de imágenes catalogado y
digitalizado por el archivo se está incorporando a
MuseumPlus.
 El nuevo sistema facilitará el acceso a los contenidos
catalogados e informatizados por el archivo en los últimos
años.
 Facilitarán la identificación de los nuevos recursos
electrónicos que se están generando, en especial los de
imagen de captación digital directa.
 Permitirá la organización interna de los contenidos digitales
y su salida a internet. 61
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

63. 5. LOS RESULTADOS
Disponer de una metodología normalizada - como la del SGD y
Archivo del MNAC - es una buena herramienta que permite la
implantación de los nuevos sistemas de gestión electrónica de
documentos en un mismo entorno metodológico de
organización documental que dará continuidad a la
organización de los fondos de archivo, enriqueciendo la
información sobre la colección y preservando el patrimonio de
archivo de la institución.
62
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

64. 5. LOS RESULTADOS
63
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

65. 5. LOS RESULTADOS
64
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

66. 5. LOS RESULTADOS
65
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

67. 5. LOS RESULTADOS
66
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

68. 5. LOS RESULTADOS
67
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

69. 5. LOS RESULTADOS
68
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

70. 5. LOS RESULTADOS
69
IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

71. 5. LOS RESULTADOS
70
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72. 5. LOS RESULTADOS
71
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73. 5. LOS RESULTADOS
72
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74. 5. LOS RESULTADOS
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75. 5. LOS RESULTADOS
74
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