Acerca de la Comunicación. La comunicación en sí es inevitable para el normal funcionamiento de una empresa que podría decir que es el mecanismo básico de integración eficaz del recurso humano de una organización, para sus aportaciones individuales concurran, coordinadamente, en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

1. La comunicación en sí es inevitable para el normal
funcionamiento de una empresa que podría decir que es
el mecanismo básico de integración eficaz del recurso
humano de una organización, para sus aportaciones
individuales concurran, coordinadamente, en el
cumplimiento de los objetivos de la empresa.

2. Por otro lado, ocurren serios problemas cuando se produce una
interrupción en algún lugar del proceso de comunicación, lo
que trae como resultado que los objetivos organizacionales no
se logren en forma eficiente.
A pesar de la tecnología la comunicación efectiva continúa
siendo uno de los principales problemas de las organizaciones
modernas. La comunicación se interrumpe cuando algunos
elementos de la misma (comunicador - mensaje- medio-
receptor- retroalimentación) es deficiente en cualquier forma,
que impide la claridad de comprensión.

3. Los principales requisitos de la comunicación efectiva son los siguientes:
Claridad: La comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que se
exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va
dirigida.
Integridad: La comunicación debe servir como lazo integrador entre los
miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación
necesaria para la realización de objetivos.
Aprovechamiento de la organización informal: La comunicación es más
efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para
suplir canales de información formal.

4. Equilibrio: Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del
plan de comunicación para quienes resulten afectados.
Moderación: La comunicación ha de ser la estrictamente necesaria y lo
más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar
burocracia e ineficiencia.
Difusión: Preferentemente toda la comunicación formal de la empresa
debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente
necesarios, evitando papeleo innecesario.
Evaluación: Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y
perfeccionarse periódicamente

5. La capacidad de comunicación encierra varios significados.
Detrás de todo buen comunicador hay siempre un buen
escuchador de la misma manera que detrás de todo gran
escritor ha habido siempre un buen lector. Todo proceso de
comunicación conlleva siempre un juego en doble sentido: una
verdadera transacción. Y todo por una razón muy sencilla:
aceptamos mejor la visión de otra persona cuando notamos
que se interesa por la nuestra.
El líder solo comunica cuando ha detectado las necesidades
del entorno, sus movimientos más profundos, sus grandes y
pequeñas tendencias, cuando ejerce un liderazgo situacional.

6. Psicológicas:
 Emociones.
 Valores.
 Hábitos de conducta.
 Percepciones.

7. Físicas:
Ruidos
Semántica:
Símbolos (palabras, imágenes,
acciones) con distintos significados.

8. Otros:
Interrumpir.
Cambiar de tema.
Tangencializaciones.
No escuchar.
Interpretaciones.
Responder a una pregunta con otra pregunta.
Rotulaciones
No soy capaz de detectar los grises, los indecisos o los del centro.
Mi percepción con respecto de quienes me rodean.
Escuchar demasiado y hacer poco
Tener que aceptar los propios fracasos
Tener que pensar
Tener que desechar el medir lo que vale la escucha.

9. Son medios de acción de las cuales se canalizan diversos
procesos, permitiendo el análisis, debate y decisión de sus
aspectos de funcionamiento, con la participación de varias
personas de un mismo o diferente nivel, actividad,
especialización e intereses.
Las reuniones deben pretender objetivos claros y concretos
previamente determinados, unos declarados y otros no
declarados. El dirigente o director, deberá asumir la
conducción el responsable del funcionamiento y operación
del comité; él o los restantes miembros o integrantes, se
denominan participantes.

10. Informativas
Deliberadas, cuando se pretende sean analizados uno o más asuntos,
previa la decisión para identificar sus aspectos positivos o negativos en
general posibles implicaciones.
Consultivas, cuando se recaba criterios, puntos de vista, opiniones,
propuestas de acción, nuevas ideas, presentadas como recomendaciones o
sugerencias.
Ejecutivas, cuando se concluye en decisiones o acuerdos de acción que se
debe observar.

11. En toda organización sería interesante y efectivo a la vez, implantar
las siguientes ideas básicas para promover las comunicaciones
fuertes:
Material formal de la empresa: Asegúrese que cada empleado
reciba y lea : el plan de la empresa, el manual del empleado, los
objetivos de la organización, descripción detallada de su cargo...
Evaluación anual: Todo empleado debe ser evaluado al menos una
vez al año. En dicha evaluación se deberá dejar claros los objetivos
para el nuevo año, la actualización de la descripción del cargo, los
logros y los fallos, necesidades de mejora y los planes futuros para
asumir los nuevos objetivos.

12.  Reporte semanal: haga que los empleados escriban y
entreguen a sus supervisores un reporte de estatuas semanal,
que incluya las tareas realizadas, las planificadas para la
semana siguiente y cualquier asunto pendiente. El reporte
debe tener la fecha de elaboración, y debe ser guardado por el
supervisor y por el empleado a los cuales les servirá para
efectos de planificación, evaluación y reflexión.
 Reunión mensual con todos los empleados: Sería
conveniente reunir a todos los empleados una vez al mes para
revisar la condición general de la empresa, comentar y celebrar
los éxitos recientes, comentar y decidir acciones respecto a los
fracasos o fallos y principalmente para crear un ambiente que
estimule las relaciones entre empleados y el trabajo en equipo.

13. Reunión semanal o quincenal: Se deberían reunir los
componentes de una organización regularmente aunque no
hayan temas específicos por tratar de esta forma se elimina la
mala costumbre de reunirse solamente cuando existen algún
tipo de problema.
Reuniones uno a uno: Es interesante que los supervisores se
reúnan cara a cara con el empleado para revisar la situación
laboral general de este, hacer y solicitar el feed-back,
planificar su carrera...
Feed-back: Estimule a los empleados y gerentes a criticar en
forma constructiva asegurándose que todo lo que se
comunique es tomado en cuenta y que los problemas son
corregidos y mejorados.
Otras formas de comunicar: No solo se trataran los asuntos
en formas de reuniones ya que existen otros mecanismos
como: carteleras, correo electrónico, audio, videoconferencia..

14. Si una persona trata de comunicar algo a otra sin una
preparación previa, se verá en duros aprietos para que los
oyentes capten el mensaje, y si lo captan, será
distorsionado.
Pero si una persona trata de comunicar algo a otros,
preparando y ordenando las ideas y fraccionando el
contenido en pequeñas dosis, la comunicación será buena.

15. • Utilizar mensaje de retorno (retroalimentación).
• Fraccionar el contenido en pequeñas dosis.
• Utilizar soporte de permanencia mensaje escrito.
•La retroalimentación o “feed back” ayuda a que pueda
cambiar y ser corregido lo que es inadecuado.