La Oficina

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La OficinaLa Oficina
Es un sitio de trabajo donde se Es un sitio de trabajo donde se
realizan diversas actividades de realizan diversas actividades de
acuerdo al tipo de empresa de que se acuerdo al tipo de empresa de que se
trate.  La oficina es entre otras cosas trate.  La oficina es entre otras cosas
la imagen que da la empresa ante los la imagen que da la empresa ante los
clientes, visitantes y ante otras clientes, visitantes y ante otras
empresas.  Para ello es necesario que empresas.  Para ello es necesario que
la oficina este debidamente equipada la oficina este debidamente equipada
de mobiliario, equipos es instrumentos de mobiliario, equipos es instrumentos
acordes con la gestión que realiza y acordes con la gestión que realiza y
además, deberá  trabajar en ella un además, deberá  trabajar en ella un
personal específico, que posea tanto la personal específico, que posea tanto la
capacidad manual y mental como el capacidad manual y mental como el
adiestramiento adecuado en función adiestramiento adecuado en función
de las actividades que deba realizar.de las actividades que deba realizar.

Cuando una Empresa es grande, Cuando una Empresa es grande,
usualmente se organiza en varios usualmente se organiza en varios
departamentos u oficinas en las que departamentos u oficinas en las que
cada uno realiza una tarea especifica cada uno realiza una tarea especifica
de manera coordinada y en función de de manera coordinada y en función de
un mismo objetivo.un mismo objetivo.
Cuando la empresa es pequeña es Cuando la empresa es pequeña es
posible que un(a) solo(a) empleado(a) posible que un(a) solo(a) empleado(a)
pueda desempeñar hábilmente, varias pueda desempeñar hábilmente, varias
funciones en su lugar de trabajo. En funciones en su lugar de trabajo. En
general, el funcionamiento de toda general, el funcionamiento de toda
oficina depende tanto de las personas oficina depende tanto de las personas
que alli trabajen como del material que que alli trabajen como del material que
se dispone para ejecutar la labores que se dispone para ejecutar la labores que
se requieranse requieran
SiguienteSiguienteAnteriorAnteriorMenú PrincipaMenú Principall

Todas las oficinas, bien sean de Todas las oficinas, bien sean de
empresas publicas o privadas, son empresas publicas o privadas, son
parecidas en esencia, ya que usan los parecidas en esencia, ya que usan los
mismos medios de comunicación, tales mismos medios de comunicación, tales
como: teléfonos, faxes, télex, como: teléfonos, faxes, télex,
computadoras, etc., utilizan similares computadoras, etc., utilizan similares
equipos de trabajo, como son: equipos de trabajo, como son:
archivos, escritorios, gabinetes, archivos, escritorios, gabinetes,
bibliotecas, fotocopiadoras, micros, bibliotecas, fotocopiadoras, micros,
maquinas de escribir, calculadoras, maquinas de escribir, calculadoras,
computadoras,etc., y emplean los computadoras,etc., y emplean los
artículos de uso diario donde artículos de uso diario donde
encontramos lápices, bolígrafos, encontramos lápices, bolígrafos,
engrapadoras, grapas, clips, cinta engrapadoras, grapas, clips, cinta
adhesiva, sacapuntas electrónicos, adhesiva, sacapuntas electrónicos,
reglas, corrector liquido, reglas, corrector liquido,
resaltadores, etc.resaltadores, etc.

Ambiente de OficinaAmbiente de Oficina
El ambiente de oficina es variado y El ambiente de oficina es variado y
depende de la actividad que en cada depende de la actividad que en cada
una de ellas se realice. Pero en general una de ellas se realice. Pero en general
debe ser un ambiente donde se tengan debe ser un ambiente donde se tengan
comodidades necesarias para hacer comodidades necesarias para hacer
mas grato y eficaz el trabajo.mas grato y eficaz el trabajo.
Las oficinas de empresas tales como: Las oficinas de empresas tales como:
organizaciones financieras, bancos, organizaciones financieras, bancos,
hospitales y/o tiendas por hospitales y/o tiendas por
departamentos tienen un ambiente departamentos tienen un ambiente
similar. Su estructura es amplia y sin similar. Su estructura es amplia y sin
mucha decoración, a fin de evitar la mucha decoración, a fin de evitar la
acumulación de polvo y accidentes por acumulación de polvo y accidentes por
exceso de mobiliarioexceso de mobiliario

Algunas sugerencias para el mantenimiento Algunas sugerencias para el mantenimiento
del sitio de trabajo son:del sitio de trabajo son:
El sitio de trabajo debe mantenerse limpio El sitio de trabajo debe mantenerse limpio
a toda hora por ello, deben colocarse los a toda hora por ello, deben colocarse los
desperdicios del día en papeleras desperdicios del día en papeleras
adecuadas para ello.adecuadas para ello.
La limpieza de pisos, ventanas y mobiliario La limpieza de pisos, ventanas y mobiliario
en general, debe ser realizada por personas en general, debe ser realizada por personas
contratadas, autorizadas y entrenadas contratadas, autorizadas y entrenadas
para ello.para ello.
Las reparaciones de equipos electrónicos Las reparaciones de equipos electrónicos
y/o muy complejos deberán ser realizadas y/o muy complejos deberán ser realizadas
mediante técnicas especializadas de la mediante técnicas especializadas de la
empresa.empresa.
El oficinista debe conocer el correcto El oficinista debe conocer el correcto
funcionamiento del equipo que maneja de funcionamiento del equipo que maneja de
lo contrario no deberá tocar los lo contrario no deberá tocar los
mecanismos de los mismos hasta tanto no mecanismos de los mismos hasta tanto no
se halla familiarizado con ello.se halla familiarizado con ello.
No se debe comer ni beber, ni fumar sobre No se debe comer ni beber, ni fumar sobre
el escritorio o sobre instrumentos de el escritorio o sobre instrumentos de
trabajo.trabajo.
La oficina y su MantenimientoLa oficina y su Mantenimiento

La Oficina y su FuncionamientoLa Oficina y su Funcionamiento
LA OFICINALA OFICINALA OFICINALA OFICINA
Factor HumanoFactor HumanoFactor HumanoFactor Humano Factor FísicoFactor FísicoFactor FísicoFactor Físico
Los EmpleadosLos EmpleadosLos EmpleadosLos Empleados
PapeleríaPapelería
EngrapadorasEngrapadoras
ClipsClips
PapeleríaPapelería
ClipsClips
ArchivadoresArchivadores
SillasSillas
MueblesMuebles
ArchivadoresArchivadores
SillasSillas
MueblesMuebles
Maquinas deMaquinas de
EscribirEscribir
ClipsClips
Maquinas deMaquinas de
EscribirEscribir
ClipsClips
IluminaciónIluminación
VentilaciónVentilación
IluminaciónIluminación
VentilaciónVentilación
Elementos MaterialesElementos MaterialesElementos MaterialesElementos Materiales Elementos MobiliariosElementos MobiliariosElementos MobiliariosElementos Mobiliarios Elementos EquiposElementos EquiposElementos EquiposElementos Equipos Elementos AmbientalesElementos AmbientalesElementos AmbientalesElementos Ambientales

¿Cual es el Mobiliario ¿Cual es el Mobiliario
indispensable en una Oficina?indispensable en una Oficina?
La oficina debe ser un sitio ordenado y La oficina debe ser un sitio ordenado y
pulcro, que impresione positivamente pulcro, que impresione positivamente
a las personas que llegan a ella. Los a las personas que llegan a ella. Los
detalles, de un buen gusto deben detalles, de un buen gusto deben
armonizar con los muebles que armonizar con los muebles que
conforman tu sitio de trabajo.conforman tu sitio de trabajo.
Los muebles acondicionados para el Los muebles acondicionados para el
publico visitante se distribuirán a una publico visitante se distribuirán a una
prudente distancia del escritorio, prudente distancia del escritorio,
independientemente del tamaño de la independientemente del tamaño de la
oficina, a fin de una mayor comodidad oficina, a fin de una mayor comodidad
y menor interrupción por parte del y menor interrupción por parte del
publico.publico.

¿Como debe ser el ¿Como debe ser el
escritorio donde trabaja el escritorio donde trabaja el
oficinista?oficinista?
Debe ser pequeño de manera que solo Debe ser pequeño de manera que solo
se utilice para el trabajo que se realiza. se utilice para el trabajo que se realiza.
Un escritorio grande puede Un escritorio grande puede
obstaculizar la correcta distribución de obstaculizar la correcta distribución de
la oficina, además de que estimula a la oficina, además de que estimula a
colocar objetos de mas sobre su colocar objetos de mas sobre su
superficie que pueden distraer la superficie que pueden distraer la
atención en cualquier momento y atención en cualquier momento y
quitan seriedad al sitio de trabajo.quitan seriedad al sitio de trabajo.
El escritorio consta generalmente de El escritorio consta generalmente de
una gaveta central y en el lado derecho una gaveta central y en el lado derecho
del escritorio debe haber dos o tres del escritorio debe haber dos o tres
gavetas grandes que se utilizan como gavetas grandes que se utilizan como
archivos mas utilizados.archivos mas utilizados.

¿Como debe organizarse la superficie del escritorio?¿Como debe organizarse la superficie del escritorio?
El escritorio es el lugar principal de trabajo,el mismo debe permanecer arreglado, de El escritorio es el lugar principal de trabajo,el mismo debe permanecer arreglado, de
lo contrario dará muestra de una persona nerviosa, desordenada y de mal gusto.lo contrario dará muestra de una persona nerviosa, desordenada y de mal gusto.
La forma de organizar el escritorio es la siguiente:La forma de organizar el escritorio es la siguiente:
Dividir el escritorio en tres partes o áreas: izquierda, central y derecha.Dividir el escritorio en tres partes o áreas: izquierda, central y derecha.
En el área izquierda, se coloca el teléfono, la calculadora, adornos, cortapapel , En el área izquierda, se coloca el teléfono, la calculadora, adornos, cortapapel ,
engrapadoraengrapadora
El área central debe permanecer libre; allí el oficinista puede realizar movimientos El área central debe permanecer libre; allí el oficinista puede realizar movimientos
hacia cualquier otra dirección.hacia cualquier otra dirección.
En el área de la derecha, se coloca el calendario, la agenda, cuaderno de notas, En el área de la derecha, se coloca el calendario, la agenda, cuaderno de notas,
minutas y portalápicesminutas y portalápices

¿Como debe organizarse la superficie del escritorio?¿Como debe organizarse la superficie del escritorio?
Para ampliar el escritorio y mantenerlo de forma ordenada para localizar los papeles Para ampliar el escritorio y mantenerlo de forma ordenada para localizar los papeles
de trabajo con facilidad, a la vez que se muestre como un lugar agradable y de trabajo con facilidad, a la vez que se muestre como un lugar agradable y
ordenado se debe::ordenado se debe::
Retirar del escritorio todo aquello que no este relacionado con el asunto en el cual Retirar del escritorio todo aquello que no este relacionado con el asunto en el cual
se trabaja en ese momento.se trabaja en ese momento.
Mantener una carpeta de asuntos pendientes en una gaveta del escritorio, Mantener una carpeta de asuntos pendientes en una gaveta del escritorio,
señalándose en cada uno su prioridad especifica.señalándose en cada uno su prioridad especifica.
Al terminar una tarea, revisar las prioridades y comenzar con el asunto que Al terminar una tarea, revisar las prioridades y comenzar con el asunto que
encabeza la lista, iniciando con el trabajo mas importante.encabeza la lista, iniciando con el trabajo mas importante.

¿Como debe ser la silla de ¿Como debe ser la silla de
trabajo y la mesa para trabajo y la mesa para
maquina de escribir?maquina de escribir?
La silla de trabajo debe facilitar la postura La silla de trabajo debe facilitar la postura
correcta del cuerpo para eliminar así toda correcta del cuerpo para eliminar así toda
posibilidad de trastornos físicos, por lo posibilidad de trastornos físicos, por lo
tanto, deber ser de altura ajustable y tanto, deber ser de altura ajustable y
cómoda El cuerpo con relación a la silla cómoda El cuerpo con relación a la silla
debe tener un ángulo de 90°, los pies deben debe tener un ángulo de 90°, los pies deben
reposar sobre el piso y la base de la silla reposar sobre el piso y la base de la silla
debe poseer ruedas para facilitar el debe poseer ruedas para facilitar el
desplazamiento, agilizar las tareas y evitar desplazamiento, agilizar las tareas y evitar
fatigas.fatigas.
La mesa para la maquina de escribir debe La mesa para la maquina de escribir debe
ser la apropiada para esa función, son mas ser la apropiada para esa función, son mas
bajas que el escritorio y fijas, a fin de evitar bajas que el escritorio y fijas, a fin de evitar
inestabilidad.inestabilidad.

¿Como puede decorarse el sitio de trabajo?¿Como puede decorarse el sitio de trabajo?
Algunas sugerencias en cuanto a la decoración que debe usarse en el sitio de trabajo Algunas sugerencias en cuanto a la decoración que debe usarse en el sitio de trabajo
son:son:
No utilizar flores o plantas sobre el escritorio y mucho menos sobre los No utilizar flores o plantas sobre el escritorio y mucho menos sobre los
archivadores ya que pueden perder la estabilidad y dañar los papeles de trabajo y archivadores ya que pueden perder la estabilidad y dañar los papeles de trabajo y
documentos de archivo.documentos de archivo.
El elemento decorativo debe estar en la mesa auxiliar donde se recibe al publico, si El elemento decorativo debe estar en la mesa auxiliar donde se recibe al publico, si
son flores deben ser de preferencia naturales y de colores vivos y alegres.son flores deben ser de preferencia naturales y de colores vivos y alegres.
Si hay lugar en las paredes para colocar cuadros, estos deben corresponder al estilo Si hay lugar en las paredes para colocar cuadros, estos deben corresponder al estilo
y ambiente de oficina, asegurate de que los cuadros estén debidamente enmarcados y ambiente de oficina, asegurate de que los cuadros estén debidamente enmarcados
y de manera sencilla.y de manera sencilla.
Mapas, fotografías y el organigrama de la empresa sirven como elementos Mapas, fotografías y el organigrama de la empresa sirven como elementos
decorativos a la vez que suministran información sobre la empresa. Nunca decorativos a la vez que suministran información sobre la empresa. Nunca
coloques fotografías personales de carácter familiar o imágenes religiosas.coloques fotografías personales de carácter familiar o imágenes religiosas.
Al requerir de cortinas, seleccionalas de colores armonizantes con el color de las Al requerir de cortinas, seleccionalas de colores armonizantes con el color de las
paredes o contrastante para dar ambiente de clima acogedor.paredes o contrastante para dar ambiente de clima acogedor.

Para el buen funcionamiento de la oficina se debe Para el buen funcionamiento de la oficina se debe
tener en cuenta las siguientes normativas:tener en cuenta las siguientes normativas:
Cumplir con las directrices de su inmediato superior, considerando las prioridades de Cumplir con las directrices de su inmediato superior, considerando las prioridades de
la empresa antes que las suyas.la empresa antes que las suyas.
Agrupar actividades similares para realizarlas en un periodo de tiempo cónsono con la Agrupar actividades similares para realizarlas en un periodo de tiempo cónsono con la
misma; esto ahorrará energía y evitará la fatiga..misma; esto ahorrará energía y evitará la fatiga..
No confiar solamente en la memoria, cuando se trate de detalles de trabajo, se debe No confiar solamente en la memoria, cuando se trate de detalles de trabajo, se debe
elaborar una agenda de trabajo.elaborar una agenda de trabajo.
No dejar para mañana lo que se puede realizar hoy.No dejar para mañana lo que se puede realizar hoy.
No permitir que el trabajo de acumuleNo permitir que el trabajo de acumule
Si queda tiempo libre, adelantar el trabajo del próximo día; esto te proyectará como un Si queda tiempo libre, adelantar el trabajo del próximo día; esto te proyectará como un
trabajador inteligente y eficiente.trabajador inteligente y eficiente.
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ACTIVIDADESACTIVIDADES
Selecciona con el ratón la opción que consideres correctaSelecciona con el ratón la opción que consideres correcta
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¿Cual de estas oficinas consideras que esta mal ¿Cual de estas oficinas consideras que esta mal
decorada?decorada?

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¿Que no se debe hacer en una oficina?¿Que no se debe hacer en una oficina?

La oficina  es  un  sitio  de  trabajo  donde  se  realizan  diversas
actividades de acuerdo al tipo de empresa de que se trate?
Todos  los  ambientes  de  las  oficinas  deben  ser  iguales  sin
importar la actividad que en ella se realice?
El sitio de trabajo debe mantenerse limpio a toda hora, por ello
deben colocarse los desperdicios del día en papelera adecuadas
para ello?
El  escritorio  debe  ser amplio  para  así  poder  colocar grandes
cantidades de carpetas?
Colocar plantas y flores sobre el escritorio mejora  la decoración
de la oficina?
No se debe comer, ni beber, ni fumar sobre el escritorio o sobre
los instrumentos de trabajo
V F
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CRÉDITOSCRÉDITOS
T.S.U. JULY ARAUJO DE LIENDOT.S.U. JULY ARAUJO DE LIENDO
Tutor CBITTutor CBIT
Material aportado por:
Lcda. Luz Marina OspitaLcda. Luz Marina Ospita
Docente de Tecnicas de Oficina
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