El documento describe diferentes tipos de formatos y formularios utilizados en los procesos de compra y suministros de una empresa, incluyendo requisiciones de compra, órdenes de compra, entradas de materiales, remisiones y facturas. Explica el propósito y contenido de cada uno de estos documentos clave.

1. LECTURA 4:
FORMAS, FORMATOS O FORMULARIOS
Este es un ensayo elaborado en Noviembre de 2010, basado en diferentes publicaciones
sobre manejo de documentos y únicamente se realizó con fines pedagógicos.
Generalmente las empresas manufactureras, comerciales y de servicios cuentan
con un área específica destinada a las compras o suministros cuya función es
hacer pedidos de materias primas, mercancías y suministros necesarios para la
producción, para la comercialización y para la servucción.
El líder del proceso de compra es encargado de garantizar que los artículos
solicitados reúnan las especificaciones y requisitos de calidad establecidos por las
diferentes áreas de la Compañía, que se adquieran al precio más conveniente
para la empresa y se despachen a tiempo.
Formas, formatos o formularios: Son objetos sobre los cuales se imprimen
informes constantes y que cuentan con espacios para que se anote en ellos una
información variable. Generalmente están impresas en papel y pueden haber sido
impresas mediante cualquiera de los procesos de reproducción y constan de
varias partes similares (copias idénticas)
¿Qué es una requisición de compra?
Una requisición de compra es un formulario escrito dirigido al departamento de
compras de la empresa que surge de la necesidad de materiales o suministros
que presenta alguna de sus áreas operativas, comerciales o administrativas. Las
requisiciones de compras están generalmente impresas y prenumeradas con
especificaciones de la Compañía.

2. FORMATO DE REQUISICION DE COMPRA
Versión 1.0
NOMBRE C.C
CARGO FECHA
ÁREA :
JUSTIFICACIÓN:
No. CÓDIGO UNIDAD CANTIDAD ITEM DESCRIPCIÓN DETALLADA
1
2
3
4
OBSERVACIONES:
FIRMA SOLICITANTE FIRMA RECIBIDO
C.C. C.C.
Formato de requisición de compra
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es una solicitud escrita enviada a un proveedor, originada
por una requisición o necesidad de materiales y/o suministros. La orden de
compra se envía cuando se han convenido precios, especificaciones del artículo
o bien, términos de pago y el tiempo de entrega; la orden de compra autoriza al
proveedor a entregar los materiales y/o suministros, para posteriormente emitir la
factura.
Todos los materiales y/o suministros comprados deben soportarse con las órdenes
de compra debidamente prenumeradas con el fin de garantizar el control sobre su
uso.
La orden de compra original se envía al proveedor, una copia es entregada al
departamento de recibo de mercancía para su debido registro y la tercera copia al
Departamento de compras de la empresa para realizar el seguimiento al pedido.

3. Orden de Compra
¿Qué una entrada de materiales y suministros?
Es un formato utilizado por el encargado de la bodega, para recibir o recepcionar
materiales y suministros solicitados.
Al llegar la mercancía a la bodega, la desempaca y la verifica ya sean por conteo
físico, volumen o peso según corresponda; verifica el estado de los productos y/o
materiales, de sus empaques, etiquetas, sellos de seguridad y rotulados para
tener la seguridad de que no se encuentren dañados o averiados, y determina la
presencia o no de faltantes físicos contra la orden de compra; además
inspecciona que la carga cumplan con las especificaciones físicas y técnicas tanto
de los productos como de los empaques, etiquetas y rotulados exigidas y
acordadas en la negociación y establecidas por escrito en la orden de compra.
El original documento entrada de materiales es entregado a contabilidad para que
realicen el pago correspondiente y la copia es archivada por el encargado de
bodega, quien debe emitir un informe de entradas de mercancía ya sea de forma
semanal, quincenal o mensual, según lo establecido por la empresa para llevar un
control de los inventarios.

4. En caso de inconformidad en el recibo se debe realizar la nota correspondiente en
el documento indicando: la referencia el nombre del artículo y la cantidad o peso.
Entrada de bodega
¿Qué es una remisión?
Es un formato utilizado para el traspaso de materiales o mercancía de una planta
o bodega a un centro de distribución o depósito de la misma empresa. Este
documento lo que busca es ajustar los inventarios ya que no existe una venta, solo
un traspaso de materiales. El responsable de la bodega deposito o centro de
distribución recibe la mercancía aplicando los controles establecidos.
¿Qué es una factura?
Desde el punto de vista comercial existirán dos tipos de facturas:
o Factura comercial simple, que no es título valor y se refiere a
aquella que el comprador puede exigir al vendedor donde conste
por lo menos el precio y pago total.

5. o Factura comercial, que es un título valor siempre que cumpla ciertos
requisitos que se describen en la Ley 1231 de 2008. No tendrá el
carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de
los requisitos legales. Sin embargo, la omisión de cualquiera de
estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio
origen a la factura. Se elimina la factura cambiaria de compraventa.
• Una factura (comercial) es un título valor que el vendedor o prestador del
servicio podrá librar (girar) y entregar o remitir al comprador o beneficiario
del servicio.
• La factura debe corresponder a bienes entregados real y materialmente o
a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o
escrito.
• El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias
de la factura. El original firmado por el emisor y el obligado, es un título
valor negociable y transferible a un tercero por endoso y lo conserva el
emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le
entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus
registros contables.
ACTIVIDAD INDEPENDIENTE:
Realizar la siguiente actividad independiente

6. CORRELACIONES
Correlacione la columna de la IZQUIERDA con la columna de la
DERECHA:
COLUMNA IZQUIERDA COLUMNA DERECHA
A FACTURA 1 Es una solicitud escrita enviada a un
proveedor, originada por una requisición o
COMERCIAL necesidad de materiales y/o suministros y se
envía cuando se han convenido precios,
especificaciones del artículo o bien, términos
de pago y el tiempo de entrega.
B REMISION 2 Es un formato utilizado por el encargado de la
bodega, para recibir o recepcionar materiales y
suministros solicitados.
C ORDEN DE 3 Es un formulario escrito dirigido al
departamento de compras de la empresa que
COMPRA surge de la necesidad de materiales o
suministros que presenta alguna de sus áreas
operativas, comerciales o administrativas.
D FORMAS O 4 Es un título valor siempre que cumpla ciertos
requisitos que se describen en la Ley 1231 de
FORMATOS 2008.
E INFORME DE 5 Son objetos sobre los cuales se imprimen
informes constantes y que cuentan con
ENTRADA DE espacios para que se anote en ellos una
información variable. Generalmente están
MATERIALES Y impresas en papel y pueden haber sido
SUMNISTROS impresas mediante cualquiera de los procesos
de reproducción y constan de varias partes
similares (copias idénticas)
F REQUISICION DE 6 Busca ajustar los inventarios ya que no existe
una venta, solo un traspaso de materiales.
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