El documento describe los aspectos clave de la planeación del departamento de adquisiciones de una empresa. Incluye la clasificación de productos (materia prima, suministros, equipos), proveedores (normales, confiables, específicos, convenio) y tipos de compras (ocasional, proximidad, comodidad, consumo). También cubre temas como órdenes de compra, contratos, presupuestos, análisis de costos y políticas de compra. El objetivo es establecer una estructura sólida para el departamento

1. Planeación del departamento de Adquisiciones.
2.1 Estructuración de un departamento deAdquisiciones
Adquisiciones
Es la acción de conseguir una determinada cosa, la cosa en sí que se ha adquirido y
la persona cuyos servicios o intervención están ampliamente valorados.
2.2 Clasificación de productos por grupos
2.2.1 Materia prima
Se define como materia prima todos los elementos que se incluyen en la elaboración
de un producto. La materia prima es todo aquel elemento que se transforma e
incorpora en un producto final. Un producto terminado tiene incluido una serie de
elementos y subproductos, que mediante un proceso de transformación permitieron la
confección del producto final.
La materia prima es utilizada principalmente en las empresas industriales que son las
que fabrican un producto. Las empresas comerciales manejan mercancías, son las
encargadas de comercializar los productos que las empresas industriales fabrican.
La materia prima debe ser perfectamente identificable y medibles, para poder
determinar tanto el costo final de producto como su composición.
En el manejo de los Inventarios, que bien pueden ser inventarios de materias primas,
inventarios de productos en proceso e inventarios de productos terminados, se debe
tener especial cuidado en aspectos como por ejemplo su almacenamiento, su
transporte, su proceso mismo de adquisición, etc.
2.2.2 Suministros
La palabra suministro alude tanto a la acción de suministrar, que etimológicamente
proviene del latín “subministrāre” como a su resultado o efecto. Puede definirse como
la provisión o abastecimiento material, de algo que es útil o necesario para quien la
recibe, que puede ser una persona, un grupo familiar, una ciudad, un colegio, un
hospital, una empresa; denominándose intendencia, cuando los suministros son dados
al ejercito.
2.2.3 Equipos
Un equipo comprende a cualquier grupo de dos o más personas con pensamientos
diferentes que interactúan, discuten y piensan de forma coordinada y cooperativa,
unidas con un objetivo común (una investigación o un servicio determinado). Un grupo

2. en sí mismo no necesariamente constituye un equipo. Son muchos los distintos
componentes que forman un equipo como el gerente y agentes.
 En otra acepción, equipo es también el nombre del conjunto de artículos y recursos
físicos (ropas u otras cosas) que le sirven a una persona como, por ejemplo, los
implementos que utiliza en una operación o actividad (el ajuar de una mujer cuando
se casa; cacona el equipo de soldado; etc.).
 Es también el nombre del conjunto de los activos fijos que no incluyen el terreno ni
las instalaciones físicas de una compañía. Es la colección de utensilios,
instrumentos y aparatos especiales para un fin determinado (por ejemplo, "equipo
quirúrgico", "equipo de salvamento", etc.). También recibe el nombre
de equipo cada uno de los elementos de dicho conjunto.
Por otra parte, también se le llama equipo:
 A la acción y efecto de equipar.
 A la serie de recursos con que cuenta una persona o un objeto: "Estoy equipado
para hacer frente a la situación."
 En informática, al conjunto de aparatos y dispositivos que constituyen el material de
un ordenador.
2.3 Clasificación de proveedores.
Proveedor:
Es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El
término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para
un fin.
 Proveedores Normales:
Son proveedores los cuales no están registrados en el Registrode proveedores,
en donde se deben realizar 3 cotizaciones, una por cada proveedor, endonde se
determina según los criterios estipulados por la DAF, a cual de ellos
realizaremos la compra.
 Proveedores Confiables:
Son aquellos que según la evaluación, es importantemantener, ya que reúnen
características que consideramos claves para nuestro trabajo,como son los
criterios de evaluación. Por esto solo es necesario realizar solo una cotización.
 Proveedores Específicos:

3. Son Proveedores cuyos productos que por su nivel deespecialización
(Especificaciones Técnicas), se hace difícil encontrar alternativas. Por esto solo
es necesario realizar una cotización.
 Proveedores Convenio:
Son aquellos con los cuales se mantiene un convenio de prestación de
Servicios. Por esto no es necesario cotizaciones, pero solo mientras estén
prestando el servicio
2.3.1 Localización
La localización es la determinación del lugar en el cual se halla una persona o una
cosa.Y también por localización se entiende a la delimitación y ubicación. Una vez que
se logre determinar la localización de su afección se podrá delinear un tratamiento.
2.3.2 Tipo de producto
Producto
Cualquier ofrecimiento que tenga la capacidad de satisfacer una necesidad o un deseo,
y que para ello, pueda atraer la atención del público objetivo para ser adquirido, usado
o consumido. Un producto, puede ser un bien tangible, un servicio, una idea, una
persona, un evento, una experiencia, un lugar, una organización, una información o una
propiedad
El producto es una de las herramientas más importantes de la mezcla de
mercadotecnia (4 p's) porque representa el ofrecimiento de toda empresa u
organización (ya sea lucrativa o no lucrativa) a su público objetivo, con la finalidad de
satisfacer sus necesidades y deseos, y de esa manera, lograr también los objetivos de
la empresa u organización (utilidades o beneficios).
2.3.3 Volúmenes de compra
2.4 Tipos de compras
Compras
Es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un
bien tanto de patrimoniocomo un bien para el consumo en el proceso de su actividad
dentro de la institución.

4. Además del servicio que solicita la compra, participa la oficina de Compras
propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el
proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de
compra.
 Compra Ocasional
Podríamos llamar compra ocasional al tipo de compra que se realiza
esporádicamente y que tiende a cubrir una necesidad no satisfecha
anteriormente y postergada en el tiempo por el consumidor. Este tipo de compra
contempla igualmente las compras de impulso y de cuantía menor que cubren
necesidades básicas. Los sitios más habituales donde se realizan estas compras
ocasionales se encuentran en mercadillos, rastros, ferias, las novedosas tiendas
de "todo a cien", tiendas tradicionales, 24 horas, súper, etc.
 Compra de Proximidad
Las compras de proximidad obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda
de suministros alimentarios y del hogar de manera practica, rápida y cercana.
Cubren las necesidades básicas y habitualmente tienden a cubrir un periodo de
consumo familiar relativamente corto, diario o todo lo más semanal.
 Compra de Comodidad
Como antes explicábamos, las nuevas condiciones de vida y hábitat condicionan
de manera indudable las formas de consumo. La falta de tiempo, la
incorporación del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere nuevas formas
de distribución cuyo punto fuerte o factor diferenciador es la comodidad por
encima de otros rasgos. En este sentido cabe destacar el enorme desarrollo y
difusión de las empresas de comidas a domicilio al igual que la compra
telefónica o la compra electrónica a través de Internet. Igualmente, la compra de
comodidad tiene su reflejo, cada vez más común, en que cada día son mas las
grandes superficies que para no perder poder en ese terreno y conscientes de la
nueva realidad, han introducido nuevos servicios como reparto a domicilio,
compra por Internet etc.
 Compra de Consumo
Aunque la definición pueda parecer de Perogrullo, ya que todas las compras son
destinadas en principio al consumo, esta denominación tiene por objeto
distinguir el carácter masivo y más duradero en el tiempo de provisión del
cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente los clientes que reparten su
presupuesto familiar en cada tipología de consumo. Compran semanalmente en

5. las llamadas tiendas de proximidad, encargan vía Internet algunos artículos
especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una
periodicidad cercana a los quince días (según los últimos estudios).
2.4.1 Ordenes abiertas
Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a
un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar,
el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la
operación comercial.
2.4.2 Cerradas
El orden cerrado o la gorda instrucción de orden cerrado consiste en la instrucción
militar destinada a enseñar al personal militar cómo moverse y desplazarse formando
una unidad cohesionada en situaciones de no combate, las distintas formaciones que
puede usar dicha unidad para desplazarse y cómo pasar de una a otra.
2.5 Tipos de contratos, órdenes de compra y formas de negociación.
Contrato
Es un acuerdo voluntario entre dos partes, llamadas deudor y acreedor. Cada parte
puede estar constituida por más de una persona, o sea que puede haber más de un
deudor y/o más de un acreedor vinculados por el contrato. Pertenecen al género de los
actos jurídicos, caracterizándose por ser bilaterales.
Ordenes de compra
Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor,
indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.
El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
El duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderías o servicios
encargados.
2.5.1 Compra-venta, suministro, Comodato, consignación y maquila
Compra-venta
Se conoce popularmente como compraventa a aquel comercio en el cual se compran y
venden cosas, especialmente aquellas usadas o antiguas y por supuesto con un valor
mucho más accesible que en cualquier otro comercio en el cual se ofrecen piezas
similares pero nuevas y sin uso.
Comodato

6. Es un contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie,
mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Consignación
Acción y efecto de consignar, de señalar y destinar el rédito de una finca o efecto para
el pago de una cantidad o renta que se debe o se constituye.
2.5.2 Proceso de cancelación de contratos y/o órdenes de compra y sus
penalizaciones
Cláusula de cancelación
1. Previsión de un contrato que permite la terminación de la obligación si ocurren
ciertas condiciones o acontecimientos. Por ejemplo, una cláusula de cancelación
en un arriendo puede permitir que el propietario rompa el arriendo si él o ella
vende la propiedad.
2. Un término del contrato diciendo que, si suceden ciertas cosas, el contrato deja
de ser válido, por ejemplo, si alguien vende lapropiedad que ha estado
alquilando, esta cláusula cancela elcontrato de arrendamiento.
Penalizacion
Castigo, sanción o multa que se pone a una persona que ha cometido una falta
2.6 Desarrollo y evaluación de las estructuras de costos.
La "estructura de costos" es una expresión muy común en los medios
empresariales y gremiales, especialmente cuando se trata de discutir con el
gobierno asuntos como los de la afectación de movimientos en impuestos,
costos de gasolina, salario mínimo y en general, cualquier costo de un
insumo de un sector empresarial.
Así mismo, en mundo gubernamental tener en cuenta la "estructura de
costos" permite definir adecuadamente los precios por los servicios,
enfrentarse a un proceso de formulación presupuestaria e incluso al
prepararse para definir/evaluar procesos licitatorios

7. 2.7 Análisis de valor y reducción de costos.
El análisis del valor es un método para diseñar o rediseñar un producto o servicio, de
forma que asegure, con mínimo coste, todas las funciones que el cliente desea y está
dispuesto a pagar, y únicamente éstas, con todas las exigencias requeridas y no más.
Es utilizado por equipos multidisciplinares en la fase de Identificación de oportunidades
de mejora y, sobre todo, en el Diseño de soluciones. Asimismo, está estrictamente
relacionado con otras herramientas, como son la tormenta de ideas, la recogida y
análisis de datos, el diagrama de flujo y la matriz de planificación.
Con la aplicación del Análisis del Valor no sólo se consigue una reducción de los
costes, sino que además trae pareja una mejora de la calidad y otras relacionadas con
ambos factores como son, la reducción del tiempo de suministro, mejoras en el
funcionamiento, mejoras en los métodos de elaboración, facilidad y seguridad en las
tareas de mantenimiento…
La aplicación del Análisis del Valor en la Gestión de una empresa implica la integración
de toda ella en la tarea, por lo que debe convertirse en una herramienta de trabajo para
todos los componentes de la misma.
2.8 Políticas de Compra
La política de compras es una de las claves para que una empresa tenga un
rendimiento óptimo y pueda generar beneficios.
¿Qué denominamos políticas de compras de una empresa?
Las políticas de compras son una serie de pasos perfectamente estructurados y
estudiados que tienen que tener las empresas a la hora de afrontar las compras y todo
lo relacionado con ellas, desde saber las condiciones de pago, conocer las últimas
ofertas o las relaciones con los proveedores.
Una óptima política de compras es vital para la empresa, ya que agilizará procesos y
gestiones, reducirá costes, aumentará la calidad de los productos o servicios adquiridos
y dará una imagen de seriedad y eficacia ante proveedores y clientes.
El objetivo principal es él lo anteriormente comentado: conseguir los mejores productos
y servicios al menor coste posible. Pero ese no es el único cometido de una buena
política de compras, sino que tiene que ser una estructura claramente organizada y
coordenada para que sea eficaz.

8. 2.9 Presupuestos
Se le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de
una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un
gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización.
ORDENES DE COMPRAS ABIERTAS
ORDEN DE COMPRA ABIERTA
COMPRAS ANTICIPADAS
Es una estrategia mas, en función de los riesgos desuministro e impactos en el proceso
y manejo de la competenciaa través de un proceso de compra estratégico. Un contrato
defuturos es un contrato o acuerdo que obliga a las partescontratantes a comprar o
vender un número determinado debienes o valores (activo subyacente) en una fecha
futura ydeterminada y con un precio establecido de antemano.
IMPORTACIÓN
Es el acto jurídico mediante el cual se introduce al territorio nacional por las vías
habilitadas (marítima, aérea, terrestre o bultos postales). Mercancías extranjeras que
adquieren la nacionalidad del país previo cumplimiento de los registros y formalidades
por la Ley Orgánica de Aduana.Incoterms: Son normas internacionales que permiten
precisar los principales términos utilizados en los contratos de ventas con el extranjero.
Esto para evitar incertidumbres.
IMPORTADOR
Estudio de mercado yCADIVI factibilidades importación, proveedor, acuerdo s
internacionales, flete y seguroVerificar los listados deProductos sujetos a dólares.
Análisis de INCOTERMS y solicitud de cotizaciónInscripción en el RUSAD Verificar
Régimen Jurídico:
•Regímenes legales (art. 12Tramites ante CADIVI y arancel de aduanas)operadores
cambiarios
•Clasificación de aranceles(bancos) – Normativa

9. •Registro normas COVENINCambiaria
•Reglamentos técnicos
•Barreras para arancelarias
•Sistema andino de franja deSuministra documentación preciosal agente de Aduanas
•Precios referenciales. Seleccionar un agente de aduanas Aceptación de la cotización