Manejando Inventarios En Forma Eficiente

Manejando los Inventarios en
Forma Eficiente
Lic. Raúl Garreta
MENDOZA
23 de Abril de 2009

Mendoza, 23 de abril
Algunas Preguntas para Contestar…
¿Qué herramientas / sistemas necesitamos ?
¿Debemos mantener stock de todos los productos
que comercializamos?
¿Qué cantidades deben reponerse y para
cuando se necesitan?
¿Qué controles debemos implementar?
¿Qué prácticas operativas en el abastecimiento y
la distribución debemos aplicar?
¿Cómo pronosticamos la demanda de producto?
¿Qué nivel de servicio debe proveerse a los clientes?
¿El stock debe centralizarse o descentralizarse?

Objetivos y Propósito del Stock
Objetivos:
 Nivel de servicio adecuado a los clientes.
 Minimizar costos.
Propósito:
 Desacoplar la demanda del suministro de producto.
 Anticipar una demanda esperada o planificada.
 Conseguir ventajas a través de la explotación del mercado.
 Lograr un equilibrio eficiente en la utilización de los recursos
de la empresa.

FLUJO DE INFORMACION
ORDENES SISTEMA PLAN DE
PEDIDOS
DE COMPRA MRP PRODUCCION
PROVEEDO- COMPRAS Y DISTRIBUCION
RES ABASTECIMIENTO PLANTA FISICA CLIENTES
FLUJO DE MERCADERIAS
DRPDRP
SISTEMA ‘ PUSH ’ SISTEMA ‘ PULL’
PROACTIVO REACTIVO
PLANIFICADO RANDOM
PEDIDOS
Típica Red de Inventarios

Equilibrio en la
Gestión de Inventarios
“Nivel de Servicio”
a los Clientes
Costo
Financiero
Eficiencia
Operativa
• Nivel de Servicio
• Gestión de Demanda
• Presupuestación
• Stock de Seguridad
• Punto de Pedido
• “Lead-Time”
•Set up de lineas de
producción
•Sincronismo en las
operaciones
•Costos asociado s al
stock
•Herramientas para la
Gestión de Stocks
• Red de distribución
• Lotes de compra
• Precios y condición
de pago
• Costo del capital de
trabajo en inventario
• Inversiones

El Impacto del Inventario
Costo del Acarreo
 Costo del capital inmovilizado.
 Costos operativos: almacén, movimientos, transporte,
mano de obra y equipamientos asociados, el espacio
utilizado, etc.
 Costos administrativos.
 Costo de obsolescencia.
 Costos x deterioros, robos y mermas.
 Impuestos, seguros y pago de servicios.
 Otros gastos.

Los Costos de la Orden
Son los costos fijos incurridos en la reposición de un
lote en el stock. Pueden incluir:
Los costos de preparación, terminación y mermas
iniciales asociados con la fabricación de un lote.
Los costos de gestión y emisión de una orden de
compra.
Los costos de transporte del lote.
Los costos de recepción y almacenaje.
La flexibilización de los procesos de manufactura, las modernas
prácticas de abastecimiento. Los sistemas informáticos han reducido la
incidencia relativa de estos costos.

Son los costos asociados con las pérdidas de ventas por la falta
de producto cuando es demandado:
No tienen las mismas implicancias para todas las empresas niNo tienen las mismas implicancias para todas las empresas ni
en todas las situaciones.en todas las situaciones.
No están explícitos en el cuadro de resultadosNo están explícitos en el cuadro de resultados
En algunos productos, conviene medir el impacto a través deEn algunos productos, conviene medir el impacto a través de
estudios y encuestas a consumidores.estudios y encuestas a consumidores.
Los Costos por Quiebre de Stock

Abarcan los costos logísticos que la gestión no tieneAbarcan los costos logísticos que la gestión no tiene
claramente identificados y cuantificados. Tienen impactoclaramente identificados y cuantificados. Tienen impacto
en la gestión de inventarios.en la gestión de inventarios.
Algunos posibles costos ocultos:Algunos posibles costos ocultos:
•• Las no aceptacionesLas no aceptaciones
•• Las devolucionesLas devoluciones
•• Las urgenciasLas urgencias
•• Las reprogramacionesLas reprogramaciones
•• No encontrar el productoNo encontrar el producto
•• La apertura de cajasLa apertura de cajas
•• Las diferencias de inventarioLas diferencias de inventario
La responsabilidad por su ocurrencia puede ser difusa.La responsabilidad por su ocurrencia puede ser difusa.
Los Costos Ocultos

1) La exactitud de los registros (concordancia entre los datos
registrados en los sistemas, identificación de los productos, lotes
de fabricación, cantidades, locaciones- y la realidad física).
Factores importantes:
El sistema de identificación de los productos.
El registro de los movimientos y las localizaciones
(utilización de códigos de barras, transacciones
“on line”, documentación impresa, etc).
El control cíclico de los stocks.
El cuidado aplicado a las tareas de empaque y
conversión realizadas en el depósito.
¿Qué Determina la
Calidad de los Inventarios ?

2) La existencia de los productos en las cantidades que se
corresponden con una eficiente gestión.
La interrelación con proveedores y clientes
(internos y externos).
El consenso en los niveles de servicio.
El pronóstico y gestión de la demanda.
Las técnicas de reposición y control aplicadas.
La disponibilidad y visibilidad de la información.
El manejo de productos obsoletos y de baja rotación.
¿Qué Determina la

3) El cuidado ejercido en el almacenaje, movimiento y rotación de
los productos.
La disponibilidad de equipos fijos y móviles
adecuados.
Los métodos de trabajo.
El cumplimiento de las condiciones de almacenaje
(temperatura, humedad, segregación, etc).
La rotación y no vulneración de las fechas de
vencimiento de los productos.
El manejo de las devoluciones.
¿Qué Determina la

CLASIFICACIÓN ABC
 DE VENTAS
 DE VENTAS POR
MOVIMIENTOS
 DEL VOLUMEN DE
VENTAS POR
MOVIMIENTOS
 DE CONTRIBUCIÓN
MARGINAL
 DE COMPOSICIÓN
DEL INVENTARIO
20 40 60 80 100
% ARTÍCULOS
20
40
60
80
100
% VALOR
A B C
Análisis ABC de Productos

Conceptos Generales de los
Sistemas de Reabastecimiento
El modelo del “LEl modelo del “Lote Eote Económicoconómico de Reposición”de Reposición”
bbalanceaalancea los costoslos costos asociados con la ordenasociados con la orden
dede unun lotelote concon los costos de mantener el productolos costos de mantener el producto
en inventario.en inventario.
Costos de la orden para productos comprados:
De procesar y negociar la orden de compra
De transporte
De recepción, control de calidad y almacenaje
Costos administrativos del pago de factura
Costos adicionales para artículos fabricados:
Costo de preparación, cambios de producción, defectos y
mermas de la puesta del proceso en régimen.

TAMAÑO DEL LOTE
C
O
S
T
O
S
Costo de
mantenimiento
del inventario
Costo de la orden
Costo total
El lote económico de la orden se verifica en el punto enEl lote económico de la orden se verifica en el punto en
eell que el costo de las órdenesque el costo de las órdenes dede reposiciónreposición igualaiguala alal
costo de mantenimiento delcosto de mantenimiento del inventario.inventario.
El Modelo de Wilson

El Lote de Reabastecimiento
Debería ser…
1.1. El que minimiza el costo de mantener y ordenarEl que minimiza el costo de mantener y ordenar
2.2. El que acuerdan Fabricación y DistribuciónEl que acuerdan Fabricación y Distribución
3.3. El que optimiza el precio de compraEl que optimiza el precio de compra
4.4. El que repone lo consumidoEl que repone lo consumido
5.5. El que optimiza el costo del transporteEl que optimiza el costo del transporte
6.6. El que optimiza el reaprovisionamiento de múltiples artículosEl que optimiza el reaprovisionamiento de múltiples artículos
7.7. El adecuado por la vida útilEl adecuado por la vida útil
8.8. El que está de acuerdo con la capacidad de almacenajeEl que está de acuerdo con la capacidad de almacenaje
9.9. El que determina el criterio generalEl que determina el criterio general

Distribución de FrecuenciasDistribución de Frecuencias
(Artículos de movimiento rápido)(Artículos de movimiento rápido)
Analicemos durante un lapso de tiempo, las ventas de un articuloAnalicemos durante un lapso de tiempo, las ventas de un articulo
de movimiento rápido día a día.de movimiento rápido día a día.
Las ventas varían debido a factores independientes del mercado.Las ventas varían debido a factores independientes del mercado.
40
30
20
10
Frecuencia
(veces)
Unidades de Venta
100 300 500 700 900
La distribución normal describe losLa distribución normal describe los
fenómenos que tienefenómenos que tienenn
lla característicaa característica dede ser el resultadoser el resultado
de la acción de muchosde la acción de muchos
factores variables e independientes,factores variables e independientes,
cuya mutua accióncuya mutua acción sese
compensa y hace muy improbable lacompensa y hace muy improbable la
ocurrencia de resultadosocurrencia de resultados
extremos, preponderando losextremos, preponderando los
términos medios.términos medios.

Distribución de FrecuenciasDistribución de Frecuencias
(Artículos de movimiento rápido)(Artículos de movimiento rápido)
...............................
La distribución de los valores medidos puede asimilarse a unLa distribución de los valores medidos puede asimilarse a un
patrón que ha sido estudiadopatrón que ha sido estudiado..
Las distribuciones se caracterizan por su valor medio y por laLas distribuciones se caracterizan por su valor medio y por la
dispersión de sus valores. Dos distribuciones pueden responder adispersión de sus valores. Dos distribuciones pueden responder a
un mismo patrón y diferir en su valor medio y/o en la dispersión deun mismo patrón y diferir en su valor medio y/o en la dispersión de
sus valoressus valores

Nivel deNivel de
inventarioinventario
Nivel de servicioNivel de servicio
80% 90% 100%
Relación entre los Niveles deRelación entre los Niveles de
Inventario y ServicioInventario y Servicio

Modelo de Reposición
S.S.
Stock
P.P. Q
Q
T.R.
Q
T.R.T.R.
Tiempo
 Se determina un punto de pedido, que es el stock en el cual se
dispara la reposición del stock.
 En el modelo tradicional la determinación del lote de reposición Q
se basa en el análisis del lote económico de reaprovisionamiento.
 El stock de seguridad se establece para sostener un determinado
nivel de servicio.

MPS = Plan Maestro de Producción
 Propósito: Nos indica las cantidades y momentos en
que se necesita disponer del producto.
 El MPS no es un pronóstico de ventas, sino un
pronóstico de producción.
 No es lo que queremos o necesitamos producir, sino lo
que podemos hacer.
 Se abastece de información del pronóstico de ventas de
varios meses, situación del producto terminado y de
políticas de stock.
Artículo Pto de Venta
Pendiente
de Entrega
Stock Total
Producción
Pendiente
Días de
Venta
Stock de
Seguridad
Lote Mín.de
Producción
xxxx-x 120 30 55 20 15 25 20

MRP = Planificación de
Requerimientos de los Materiales
‘‘ Es un proceso de planeamiento que
proporciona una programación de la
necesidad de componentes de un
producto terminado a través de la
producción o compra de acuerdo con los
requerimientos emanados de un Plan
Maestro de Producción “
ARLOG / LTI 191

M.R.P. – Demandas
Dependientes e Independientes
 Items de demanda independiente.
 Productos terminados.
 Componentes para repuestos.
 Items de demanda dependiente.
 Sub-ensambles.
 Items componentes.
 materias primas.

Elementos de un Proceso MRPElementos de un Proceso MRP
MRPMRP
Entradas:
• Presupuesto de ventas /
proyección de demanda.
• Pedidos pendientes.
•Lista de materiales y niveles de
fórmula.
•Restricciones productivas
(incluye calendario).
•Producción Pendiente.
•Niveles de stock ( PT, MP e
insumos, P. Proceso).
•Políticas de stock.
•Ordenes de compra.
•Lead time de proveedores.
Salidas:
• Cantidad y oportunidad de
producción / compra por ítem.
• Necesidades de compra /
abastecimiento de MP,
insumos o prod. Intermedios.
• Transferencias / movimientos
de stock
Este proceso depende de factores
dinámicos en general. Esto
significa que puede repetirse cada
vez que se crea necesario.

Beneficios Principales del MRP
 A diferencia del punto de reorden o pedido, el MRP trabaja
con la demanda futura, lo que implica en general un menor
stock de seguridad.
 Permite análisis y simulaciónes. Identificación de cuellos de
botella.
 Fácil y rápida respuesta a variaciones en demanda,
fórmulas, etc.
 Reducen posibilidad de error y ahorran tiempo debido a la
automatización de procesos.
 Fácil de integrar en la cadena de abastecimiento.

¿ Qué es el MRP II ?
MRP IIMRP II == MRPMRP ++ CRPCRP
( Plan de recursos de ( Planificación( Plan de recursos de ( Planificación
( Planeamiento de( Planeamiento de
manufactura ) de requerimientosmanufactura ) de requerimientos
requerimientosrequerimientos
de materiales ) dede materiales ) de
capacidad )capacidad )
CRP: Permite planificar la utilización de líneasCRP: Permite planificar la utilización de líneas
de producción y capacidades industriales como asíde producción y capacidades industriales como así
también de recursos humanos y otros. Permitetambién de recursos humanos y otros. Permite
realizar análisis de costos productivos.realizar análisis de costos productivos.

Just In Time (JIT)
‘‘Es una filosofía que apunta a la excelencia, eliminando todo
aquello que no agrega valor al producto’’.
Se basa fundamentalmente en:
* Cero defecto.
* El lote ideal es uno.
* La producción rápida no agrega valor.
* El stock de seguridad no agrega valor.
* El inventario es un problema.
* Los proveedores son socios.
* Mantenimiento preventivo.
* El tiempo de ‘‘set up’’ debe ser cero.
* Capacitación amplia y contínua.
Piense una aplicación en la vida
real

‘‘Es un sistema que permite manejar eficientemente,
por medio de señales, el flujo de trabajo a través de
una perfecta sincronización de los recursos’’.
Algunas Reglas Básicas:Algunas Reglas Básicas:
^ No trabaje fuera del sincronismo del sistema.^ No trabaje fuera del sincronismo del sistema.
^ Trabaje para mantener el sistema en régimen^ Trabaje para mantener el sistema en régimen..
^ Nunca deje pasar un error detectado.^ Nunca deje pasar un error detectado.
ARLOG / LTI 198
¿ En que proceso logístico Ud. Utilizaría el KANBAN ?¿ En que proceso logístico Ud. Utilizaría el KANBAN ?
KANBAN

DRP -” Planeamiento de Recursos
para Distribución”
 Administrar niveles de inventario de productos terminados en
cada depósito para la atención a clientes.
 Definir necesidad de espacio, equipamiento y mano de obra por
localización.
 Determinar origen y destino del stock de P.T., cantidad y
oportunidad del tráfico. Costos de transporte.
 Auxiliar a la planificación y programación de la producción.
Es un modelo de enfoque global de corto plazo a partir deEs un modelo de enfoque global de corto plazo a partir de
la demanda prevista del mercado para:la demanda prevista del mercado para:

Logística de Distribución, Fabricación
y Compras
MRP
(Compras) ClientesProveedores
FLUJO DE MATERIALES
FLUJO DE INFORMACIÓN PARA PLANIFICACIÓN
MPS
(Fabricación)
DRP
(Logística)
La integración del DRP con el MPS y el MRP ofrecen un sistema
único y continuo alineando el proceso abastecimiento.

Principales Objetivos de una
Red de Distribución
 Que la mercadería se mueva en el sistema en los tiempos y
momentos requeridos.
 Que haya disponibilidad de productos en los puntos de la red
que contemplen las demanda regional.
 Que los costos operativos sean los mínimos de acuerdo al
nivel de servicio estipulado.
 Que el capital inmovilizado en la red de inventarios, sea el
mínimo compatible con el nivel de servicio a prestar.
 Que la distribución opere en forma sincronizada con el proceso
de producción y abastecimiento.

Cross-Docking
F1
F2
F3
T1
T2
T3
T4
CON BREVE ALMACENAJE
F1
F2
F3
T1
T2
T3
T4
DIRECTO
La Mercadería puede ser recibida de las siguientes formas:
Lotes de artículos sumarizados para todos los destinos.
Mercadería preparada en origen por destino final.

“La Posposición”
Propósito:
“Ahorrar dinero a través del retraso de una
determinada etapa de producción o distribución sin desmejorar
el nivel de servicio brindado”.
Impacto en inventarios x la centralización de los
mismos (reducción y calidad de inventarios)
Impacto en costo de distribución (reducción de
costos x operaciones más simples, ágiles y
eficiencia en el transporte)

Racionalización de Portafolios
““ La variedad es un requisito para ser competitivos, pero más alláLa variedad es un requisito para ser competitivos, pero más allá
de ciertos límites, no es buena para los resultados de lade ciertos límites, no es buena para los resultados de la
operación”operación”
““ El problema no está frecuentemente relacionado con laEl problema no está frecuentemente relacionado con la
introducción de nuevos productos, está normalmente asociadointroducción de nuevos productos, está normalmente asociado
con la decisión de dar de baja los productos que no contribuyen,con la decisión de dar de baja los productos que no contribuyen,
ni a los objetivos estratégicos ni a la rentabilidad de la empresa”ni a los objetivos estratégicos ni a la rentabilidad de la empresa”

Ventajas y Desventajas de la
Centralización de Inventarios
Desde el punto de vista de la gestión de los inventariosDesde el punto de vista de la gestión de los inventarios
las ventajas de centralizar y descentralizar son:las ventajas de centralizar y descentralizar son:
CENTRALIZAR DESCENTRALIZAR
Menor stock de
seguridad
Menor tiempo de
reposición

Estrategia para la Ubicación de Stocks
 Si se analiza el rango de productos a comercializar a través de
una red de distribución, los factores a tener en cuenta son:
* Demanda en cada localización.
* Costo de los artículos.
* Nivel de Servicio.
 El Stock de seguridad para un determinado NS, varía de
acuerdo a la raíz cuadrada de las locaciones (*):
SStotal = SScentralizado . V nro. de ubicaciones
SStotal = SScent . Va% + SScent . Vb% + …
Si la demanda varía según la locación ( a%, b%, etc) :
(*) Siempre que se cumplan las siguientes hipótesis: 1) No hay transferencia de inventario entre
locaciones; 2) LT constantes ; 3)NS similar en todas las locaciones; 4) La demanda en cada
locación responde a una distribución normal.

Posibles Beneficios de la
Centralización de Stocks
Evitar manipuleos del producto.
Mejor aprovechamiento de vehículos.
Simplicidad administrativa.
Reducción de costos operativos.
Liberación de espacios para los locales.
Focalización de las inversiones.
Consolidación / Facilidad para la trazabilidad.
Ahorro de tiempo, factor importante en el servicio y en
productos de “shelf life” corto.

Criterios para Definir un Modelo de
Gestión de Inventarios
Definir objetivos de nivel de servicio.
Fijar niveles de inventarios mínimos compatibles con éstos
objetivos.
Medir el nivel de servicio ofrecido y el percibido ( este último
servirá para redefinir los objetivos).
Analizar todos los factores que pueden quitar validez a los
tratamientos analíticos vistos anteriormente y considerar sus
efectos racionalmente.
Realimentar la indispensable intuición o experiencia, con el
conocimiento de la teoría y el análisis de la gestión de
inventarios que se tiene a cargo.

Algunas Pautas para el Mantenimiento
del Sistema de Inventarios:
El dato debe ser claro y único.
Los indicadores de medición deben ser los mismos a los largo
de todo el proceso.
Tener políticas claras para la administración de los stocks
críticos y la asignación de recursos productivos.
Es necesario aplicar/utilizar módulos que permitan una
presupuestación con mayor confiabilidad y certeza.
Se deben medir y analizar errores para realimentar el sistema.
Revisar periódicamente técnicas y parámetros empleados.
Es fundamental disponer de bases de datos históricos.
No atarse exclusivamente al presupuesto, sino hacer un
seguimiento de la demanda.
Medir constantemente el nivel de servicio.

Herramientas para la mejor
Gestión de Demanda
 En los últimos años, mucho se ha avanzado en herramientas
y/o técnicas que le bajan la incertidumbre a la demanda a
través del trabajo conjunto entre proveedores y clientes.
 Intercambio electrónico de datos (EDI). Implica flujo de
pedidos, catálogo de productos, gestión de cobranza, facturas,
etc.
 Co-administración de inventarios (CMI) entre clientes y
proveedores.
 Gestión de pedidos a cargo del vendedor (VMI)
 Planeamiento, presupuesto y reabastecimiento colaborativo
cliente-proveedor (CPFR)

Muchas Gracias !!!

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