Este documento habla sobre la importancia de los manuales en las organizaciones. Explica que los manuales sirven para registrar y transmitir de manera ordenada la información y las instrucciones de una organización. Menciona que los manuales más comunes son el manual de organización, el manual de procedimientos y el manual de calidad. Resume brevemente el propósito de cada uno de estos manuales clave.

1. José García v-19.598.326
San Cristóbal 30/11/2014
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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para La Educación Universitaria
Instituto Universitario Politécnico
"Santiago Mariño”
Sistemas y Procedimientos Administrativos

2.  Son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente
tanto la información de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos
de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que
desempeñe mejor su tarea.
 IMPORTANCIA: Los Manuales constituyen una de las herramientas
mas utilizadas por las organizaciones para facilitar el desarrollo de
sus funciones administrativas y operativas, son indispensables
debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus
operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada
para atender adecuadamente la dinámica organizacional.

3. Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
 Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que
se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado
sería difícil reunir.
 La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan
supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario
actuante en cada momento sino que son regidas por normas que
mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
 Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
 Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan La formulación de la excusa del
desconocimiento de las normas vigentes.
 Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento
de las condiciones que configuran un sistema

4. Desventajas.
 Existe un costo en su redacción y confección que,
indudablemente, debe afrontarse.
 Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de
vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
 No incorporan los elementos propios de la organización
informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en
lo manuales.
 Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a
efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.
 Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se
compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la
comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

5. Comúnmente en las organizaciones empresariales
se elaboran seis tipos de manuales de aplicación,
entre ellos tenemos
 A.- Manual de Organización.
 B.- Manual de Políticas.
 C.- Manual de procedimientos y normas.
 D.- Manual del especialista.
 E.- Manual del empleado.
 F.- Manual de Propósito múltiple.

6. Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen
un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que
deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los
procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el
propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos
instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico,
por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de
esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados
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7. Aunque todos los manuales son útiles para la organización, los más
representativos por su uso y bondades son los de organización, porque
sientan las bases estructurales de funcionamiento; los de procedimientos
porque traducen en forma operativa las funciones; y los de calidad porque
consignan el sistema que una organización debe adoptar para mejorar sus
productos y/o servicios, en consecuencia a continuación se explicaran
detalladamente cada uno de ellos.
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Manual De Organización .
 Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que
detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las
diferentes unidades orgánicas de una institución, en estrecha relación con el
Reglamento de Organización y Funciones; Así mismo establece los cargos y
requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica.

8. 30/11/2014 8
Manual de procedimientos.
El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de
instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que
explican el desarrollo de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de información permanentemente actualizada que
facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las
tareas normalizadas. Además, regula la participación de los
distintos sectores de una organización, así como también de entes
externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.)
Manual de calidad
Especifica la política de calidad de la empresa y la organización
necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad
de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la
política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la
misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad