Las reuniones son importantes para la cohesión y motivación de un equipo. Este documento proporciona principios para organizar reuniones efectivas, como asegurar que el orden del día se consensúe previamente, dividir la discusión en etapas informativa, de debate y de consenso, y cerrar la reunión estableciendo responsabilidades claras. También recomienda espaciar las reuniones de manera rutinaria, evitar abordar conflictos personales o temas generales, y asegurar que el lugar y horario sean acces

1. Reuniones de Equipo
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SESIONES DE EQUIPO
COMO ORIENTAR LAS REUNIONES ORGANIZATIVAS EN MI
EAP, MI CENTRO SE REÚNE PARA PODER ORGANIZARSE
§ La reunión es un instrumento básico de identificación grupal. Las personas
de un equipo se conocen y configuran su ser o no ser en las reuniones.
§ A través de las reuniones un grupo adquiere identidad y, sin están bien
conducidas y planificadas, son un germen de motivación, creatividad e
ilusión por el trabajo.
¿Son las reuniones necesarias?
Nos reunimos básicamente para: conocer y difundir información, debatir ideas,
tomar acuerdos y establecer un contacto interpersonal y grupal. Mientras que para las
tres primeras razones podríamos usar cualquier otra herramienta, para la última, las
reuniones se convierten en imprescindibles. Todos los equipos tienen “alma” propia y
ésta necesita forjarse en el contacto entre los seres humanos que lo componen.
Los principios que debemos aplicar a las reuniones son:
- Principio de la Diversificación: todo equipo debe tener un abanico mínimo
de reuniones bien establecidas y rutinarias: tipo técnico, organizativo,
científico, festivo, etc.
- Principio de Especificidad: cuando es necesario reunir a los profesionales
para la toma de decisiones, hemos de hacerlo sobre los núcleos directamente
afectados. En las reuniones generales se deben tratar temas exclusivamente
de interés general y potenciar las reuniones por grupos profesionales,
estamentos, comisiones técnicas.
- Principio de Utilidad: sólo llevaremos a una reunión un tema que sea
necesario debatir de manera grupal. Antes de plantear cualquier tema en una
reunión es conveniente preguntarse: ¿es la reunión el marco más útil para
tratar este tema? ¿estoy llevando a la reunión un tema que en realidad me
toca decidir a mí?
Las reuniones de coordinación general quedarían como reuniones en las que:
- asisten la mayoría de los profesionales de EAP
- Se informa, debate y se toman acuerdos de aquellos asuntos que interesan a
la marcha global del EAP.
Planificación de las reuniones.
1º) Reflexión previa: antes de realizar ninguna otra acción debemos pensar: ¿Qué
pretendo con esta reunión? ¿Cuáles son las personas idóneas que deben asistir?
¿Cuáles son los documentos, datos o tareas previas necesarias para alcanzar los
objetivos planteados?

2. 2º) El orden del día: es muy común ser convocados a reuniones en las que no
sabemos de que temas vamos a tratar. Confeccionar el orden del día o la agenda de
la reunión previamente es no sólo una cuestión de eficacia sino también de respeto
hacia los convocados. Algunas sugerencias de interés sobra la confección del orden
del día son:
- Debe haber sido consensuado previamente por los elementos más
importantes del EAP. Piense que la manera más fácil de bloquear una
reunión es no asistir a ella o alegar falta de información o de tiempo para
prepararla.
- Debe incorporar los temas de máxima urgencia. Es útil anotar a lo largo de
la semana en la agenda los aspectos más importantes a tratar en la siguiente
reunión de equipo. También es útil y favorece la participación el establecer
un mecanismo en el centro por el que los profesionales puedan proponer
temas a tratar en las reuniones (el clásico apartado de “ruegos y preguntas
de la reuniones” puede ser una vía, pero es interesante establecer otros
mecanismos)
- El orden de los temas a tratar no es en absoluto arbitrario: trate primero los
temas sencillos (dan la impresión de que se está aprovechando el tiempo y
la reunión “no se encalla”); deja para la mitad los temas que el equipo debe
discutir con provecho; intente acabar con un tema que se perciba
positivamente (ayudará a percibir una percepción de eficiencia).
3º) Contenido de las reuniones: deben tener un espacio deliberativo y otro
resolutivo. Los temas a tratar deben responder a los siguientes epígrafes:
objetivos e incentivos; rutinas y cambios organizativos; informaciones
generales; reglas, normas y otras discusiones que configuran la personalidad del
equipo. Nunca deben abordarse en las reuniones organizativas: conflictos
personales o recriminaciones; consensos técnicos (para ellos están las reuniones
específicas); medidas disciplinarias (existen otras herramientas más adecuadas
como circulares, tablón de anuncios), temas de índole general que sobrepasen la
capacidad de actuación del equipo.
4º) Convocatoria y frecuencia de las reuniones: es muy útil que cada miembro
del EAP disponga de un buzón o casillero personalizado, ello facilita la rápida
distribución de notas informativas y convocatorias (nadie puede alegar “que no
había sido informado”). Es recomendable que las reuniones organizativas se
planifiquen de forma rutinaria un día fijo en el mes. Siempre que exista un tema
a tratar complejo o espinoso es recomendable dar documentación previa para
que cada persona pueda reflexionar con suficiente tiempo. No hay que tener
miedo al debate, con algunas normas básicas siempre es muy constructivo. En
cuanto a la frecuencia de las reuniones es muy variable según las circunstancias
del EAP, las tablas 1 y 2 pueden hacerle reflexionar.
5º) Espacio y tiempo para desarrollarlas: el lugar donde se efectúe la reunión
debe ser suficientemente amplio, higiénico, ordenado, aislado acústicamente y
acondicionado en cuanto a temperatura. En cuanto al horario para realizarlas
debe elegir uno que sea accesible para todos los que deban acudir. Es
importante delimitar el resto de tareas para asegurar que todos los profesionales
implicados puedan acudir con comodidad.

3. Reuniones de Equipo
FA15_ReunionOrganiz.doc 3
Desarrollo de las reuniones.
En general el director del equipo debe ser el moderador de la reunión. Para dirigir
eficazmente la reunión es conveniente tener en cuenta:
- Abrir la reunión: en primer lugar se debe leer el Orden del día y aprobar al
acta de la reunión anterior. En segundo lugar se procede a introducir cada
uno de los puntos a debatir de manera ágil. Es muy importante remarcar lo
que es susceptible de discusión y lo que no (los temas ya aprobados no se
vuelven a discutir). En la introducción de cada punto puede resultar útil
tratar de delimitar el tiempo que se le puede dedicar considerando que el
tiempo es finito y que dedicar demasiado tiempo a un tema nos dificulta
poder tratar otros.
- Ordenar la discusión: es importante fomentar la participación de todos los
integrantes de la reunión (tabla 3); en los temas que se plantee debate es
importante diferenciar tres tiempos diferentes:
o Momento informativo: las diferentes personas aportan toda la
información de la que puedan disponer sobre el tema
o Momento para contraponer ideas y debatir: hay que invitar a
participar de forma ordenada a todos los integrantes del equipo y
reconoce su derecho a discrepar. La discrepancia es creativa y
resolutiva siempre que se preserve el respeto hacia el otro y la
amistad que debe presidir toda reunión.
o Momento para la propuesta de acuerdos y formación de consenso.
En esta fase es importante seguir tres principios fundamentales:
principio de unir al grupo, principio de centrar al grupo y principio
de mover al grupo hacia acuerdos (tabla 4).
- Cierre de la reunión: procure realizar siempre un cierre cómodo de las
reuniones; es mejor reconocer que no hemos tenido tiempo suficiente para
tratar todos los temas que intentar resolverlos rápidamente pudiendo dar la
impresión de manipulación. Se deben leer las conclusiones que se han
alcanzado y los términos de consenso y pedir al grupo que los revalide. Por
último reparta responsabilidades entre los miembros de su EAP, sino tendrá
muchas posibilidades de llevarse “demasiados deberes”.

4. Tabla 1. ¿Su Equipo se reúne mucho o poco?
¿Hay sensación de cohesión entre los miembros del equipo?
¿Tienen los integrantes del equipo la sensación de que pueden participar en la marcha
del centro?
¿De vez en cuando hay alguna celebración de tipo lúdico?
¿La gente piensa que está suficientemente informada?
¿Tiene la impresión de que la mayor parte de las reuniones son útiles?
¿Hay suficiente tiempo para tratar todos los temas en agenda?
Si usted a contestado afirmativamente al menos a la mitad de las preguntas,
posiblemente se reúne suficiente
Tabla 2. Posibles causas si piensa que tienen un excesivo número de reuniones
Falla la política general de reuniones, sobre todo en lo referente a los principios de
Diversificación y Especificidad
Nos estamos reuniendo de manera inefectiva
Existe una lucha de poder soterrada
Existe un momento de crisis
Tabla 3. Algunas estrategias para regular la participación en las reuniones
Estrategias para fomentar la participación Estrategias para reconducir la
participación excesiva
* Encargar comunicaciones breves a
determinadas personas (particularmente
eficaz para conseguir la participación de
personas tímidas pero inteligentes).
* Preguntar directamente la opinión.
Nunca recrimine a ningún miembro por
participar poco.
* Romper el hielo no permitiendo
silencios tensos y provocando un tono
relajado y cordial
* Evitar que la reunión se fragmente en
distintos grupos hablando a al vez de
cosas diferentes.
* De la palabra de manera formal.
* Advierta de manera genérica que por
motivos de tiempo es imprescindible la
brevedad en las intervenciones
Los equipos muy inhibidos no suelen participar por el “que dirán”; hasta que el equipo
no toma confianza no se crea un ambiente relajado que permita “tomar riesgos” y
expresar “lo que realmente pienso”. Si existen excesivas ganas de participar las
reuniones suelen resultar interminables y tediosas

5. Reuniones de Equipo
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Tabla 4. Principios en la Fase “Crear Consenso”
Principio de Unir al Grupo: hay que conseguir apartar toda manifestación de
agresividad, petulancia y amor propio y enfatizar la participación relajada y respetuosa
y la tolerancia entre los miembros del equipo.
Principio de Centrar al Grupo en la Tarea: hay que evitar que el grupo se vaya por las
ramas, volver al tema central, recordar la necesidad de llegar a un acuerdo y la
cualidad finita del tiempo de reunión.
Principio de Mover al Grupo hacia Acuerdos: tomar notas sobre el consenso que se va
produciendo, aproximar posturas, evitar interrupciones, neutralizar ataques e intentos
de obstaculizar la toma de acuerdos, proporcionar al grupo mensajes de autoestima.
Tabla 5. Reuniones enfocadas al éxito
Procure que se realicen en horas y días predeterminados
Evite “reunionitis”: mejor aprovechar reuniones periódicas que convocar reuniones
extraordinarias
Reparta documentación
Intente trabajar los temas delicados con las personas clave antes de la reunión
Si no ha tenido tiempo de preparar la reunión o no hay temas que llenar, anúlela o
conviértala en un acto social, pero no acostumbre a la gente a reuniones sin sentido
Orden del día y acta siempre que sea posible
Moderador con capacidad de regular bien la reunión