El documento describe los diferentes niveles y áreas de descripción archivística según la norma ISAD(G), incluyendo el área de identificación, contexto, contenido y estructura, condiciones de acceso y utilización, y documentación asociada. Explica conceptos como fondo, serie, tipología documental, sistema de organización, y condiciones que pueden restringir el acceso.

7. NIVELES DE DESCRIPCION
AREA DE IDENTIFICACION
AREA DE CONTEXTO
AREA DE CONTENIDO Y EXTRUCTURA
AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y
UTILIZACION
 AREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA
 AREA DE NOTAS





8. DOCUMENTO REFERENCIA
• Consejo internacional de archivos : norma
internacional general de descripción
archivística ISAD(G).
• FORMATO DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA

9. FONDO
SUBFONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE

10. VOLUMEN DE UNIDAD DE
DESCRIPCION
• Se debe indicar aquí el volumen de la unidad
de descripción , señalando la cantidad de
unidades físicas en números arábigos y
mencionando seguidamente la clase de
soporte de los documentos que lo componen.
• EJEMPLO
• Volumen 15 folios Soporte: Papel

11. CARPETAS,LEGAJOS,CAJAS Y OTROS
• En el espacio correspondiente debe señalarse
el numero con el que se identifica a la unidad
de conservación.
CARPETA
LEGAJO
CAJAS
OTROS

12. TIPO DOCUMENTAL
• La consideración de la tipología documental es
importante para el análisis descriptivo esta tiene
regularmente dos acepciones.
• DIPLOMATICA Y JURIDICO ADMINISTRATIVA.
• Respecto a la unidad archivística ,se trata del mismo
criterio.
•
TIPOLOGIA
DIPLOMATICA
TIPOLOGIA
JURIDICA

13. NUMERO DE ORDEN
• Al elaborar un catalogo se le asigna dos tipos
de numeración una correlativa y otra
consecutiva.
•
correlativa
correlativa
consiste en el numero que se
le da a cada unidad descriptiva(pieza
documental expediente, etc.)el numero
correlativo (numero de orden) es la referencia
para cada unidad descriptiva.

14. CONSECUTIVO
CONSECUTIVO
El numero consecutivo en
cambio ( numero de índice) se refiere al
numero dado a cada unidad descriptiva
dentro del fondo ( de “1” a “n”) es decir se
enumeran
interrumpidamente
los
documentos hasta la ultima unidad este
numero equivale en un manejador de base de
datos de Micro CDS.

15. NUMERO DE INDICE
• Se refiere al numero dado a cada unidad
descriptiva dentro del fondo (de “1” a “n”). Es
decir, se numeran ininterrumpidamente los
documentos hasta la ultima unidad. Este
numero equivale, en un manejador de bases
de datos como Micro CDS/Isis, al numero de
registro o MFN (Master File Number)

16. AREA DE CONTEXTO
1. NOMBRE DEL PRODUCTOR. (Persona o entidad)
2. FORMA DE INGRESO (donación o origen)
3. HISTORIA INSTITUCIONAL /NOTA BIOGRAFICA. (organismo:
historia de la entidad, evolución y funciones. Individuo:
Apellidos, nombres, cargos y funciones, lugar y fecha de
nacimiento y defunción).
4. FECHAS DE GENERACION DE LOS DOCUMENTOS POR EL
PRODUCTOR. (fechas de creación que contenga acciones
registradas en los documentos por el productor).
5. HISTORIA DE LA CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS. (cambios
de propiedad y custodia de la unidad de descripción, fechas
pertinentes, datos que demuestren su autenticidad,
integridad e interpretación).

17. Ejemplo:

18. Ejemplo:

19. Ejemplo:

20. AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
1.RESUMEN /NOTA DE ALCANCE Y CONTENIDO.
2.LUGARES.
3.NOMBRES/CARGOS.
4.TEMAS.
5.VALORACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION.
6.SISTEMA DE ORGANIZACIÓN.
7.NUEVOS INGRESOS.

21. TEMA PRINCIPAL
CALIFICATIVO –CLASE DE GESTION
000 / numero de índice del catalogo.
MINAS = EXPLOTACION PLEITOS –PLEITOS
EXCLAVOS= REMATES –POSTULACIONES

22. VALORACION, SELECCIÓN , Y
ELIMINACION
• Aquí se debe informar acerca de cualquier
operación realizada sobre la unidad de
descripción en lo que tiene que ver con los
procesos de valoracion,selección y eliminación
 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
• ¨se ha determinado que estos documentos
,debido a su valor testimonial ,deben ser
conservados permanentemente a partir der un
termino de diez años de existencia¨.

23. VALORACION, SELECCIÓN , Y
ELIMINACION
• Aquí se debe informar acerca de cualquier
operación realizada sobre la unidad de
descripción en lo que tiene que ver con los
procesos de valoracion,selección y eliminación
 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
• ¨se ha determinado que estos documentos
,debido a su valor testimonial ,deben ser
conservados permanentemente a partir der un
termino de diez años de existencia¨.

24. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
• Se debe proporcionar información acerca de la
ordenación que el archivista le ha dado a la
unidad de descripción. Se enunciaran las
principales características de la estructura
interna y el orden de los documentos.
Ej:
• Expedientes ordenados alfabéticamente.
• Encontramos numero consecutivo asignado a
cada documento.

25. AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y
UTILIZACION
• CONDICIONES DE ACCESO
• Se señalizaran aquellas condiciones legales o
materiales que restringen o afecten el acceso
a la unidad de conservación . Se informara el
periodo de restricción de su consulta y la
fecha aproximada en la cual se pondrá
nuevamente a disposición.