El documento describe cuatro objetivos principales de un archivo: 1) constituir un centro de información disponible en todo momento para proporcionar oportunamente cualquier información requerida, 2) asegurar una perfecta conservación de los documentos para evitar su deterioro o pérdida, 3) satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información al encontrar documentos solicitados de forma oportuna, y 4) mantener en reserva bajo seguridades especiales documentos legales y de constitución de la empresa.

1. OBJETIVOS
Constituir un centro de información disponible en
todo momento. La documentación de una empresa
frecuentemente es consultada como base de
nuevas transacciones; por esto debe guardarse en
un lugar determinado, con el fin de proporcionar
oportunamente cualquier información que se
requiera.
Asegurar una perfecta conservación de los
documentos. Toda documentación debe
permanecer dentro de las máximas medidas de
seguridad para que no se deteriore por la acción de
la humedad, fuego, aire,... y evitar su pérdida.
Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e
información. Si los documentos están bien
archivados, no se pierde tiempo al buscar el
documento solicitado, y se proporcionan los datos
en forma oportuna.
Mantener en reserva, bajo seguridades especiales
los documentos legales como contratos, escrituras,
etc. Y los de constitución y funcionamiento de la
empresa.