Los archivos son vitales para las empresas y la sociedad ya que sin ellos no habría pasado ni futuro. Es necesario que los profesionales en archivística cuenten con los conocimientos y herramientas necesarias para comprender su entorno cambiante y apostar a su transformación. Los archivos deben almacenarse de forma ordenada y segura para permitir la fácil localización de documentos cuando sean requeridos y cumplir con las leyes de retención.

1. ARCHIVO, NECESECIDAD APREMIENATE PARA LAS EMPRESAS Y LA SOCIEDAD
Teniendo en cuentaque hoy en día nosenfrentamos a un mundo de la información cada
vez más complejo, cambiante y desafiante, en donde Los archivos son vitales y más que
necesarios paralaspersonas,lasorganizacionesy la sociedad en generalporquesinellos
notendríanni pasadoni futuro. Es apremianteque elprofesional enarchivística, cuenten
con los conocimientos y las herramientas necesarias que proveen las ciencias y los
instrumentosinformáticos para comprender su entorno y apostara sutransformación.
En una sociedad globalizada que se encuentra afectada por los grandes avances en las
nuevas tecnologías de la información y la comunicación.
La palabra archivo proviene del latín Archivium, lugar en él que se guardan de forma
ordenada documentos. Dentro de una empresa podemos decir que archivar es
resguardar de forma ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de un modo
lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de
cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.
Ley obliga a conservar la documentación en periodos establecidos, con plazos mínimos
de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación, estos
documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados, proporcionando
información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad, el archivo
será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
La importancia de las condiciones ambientales y de seguridad de un archivo es muy
importante, estos se tienen que ubicar en un lugardonde no exista ningúnpeligro en el
entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo,
el terrorismo, tiene que ser rentable y con poco costo energético, valoradopara todasu
vida planificada (mínima de 20 años) y preferentemente con espacio paraampliaciones,
que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para
mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente
Los archivos sonnecesarios en las entidades y toda la sociedad porque los documentos
que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, promueven el
conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, sirve de testimonio para los
trámites que pueda requerir la empresa, difunden nuestro patrimonio histórico, dan
acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual,
impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las
organizaciones,apoya a latransparenciay ala rendición de cuentas,ademásdanagilidad
en la localización de la información.