El archivo es donde se conserva la historia de una empresa. Contiene papeles con información vital organizada y clasificada en carpetas guardadas en gavetas especialmente diseñadas. Una adecuada organización permite una eficiente localización de documentos. El espacio de archivo debe ser amplio, funcional, iluminado y ventilado para evitar el deterioro de documentos.

1. ES EL LUGAR DONDE SE CONSERVA LA HISTORIA DE UNA EMPRESA. EL
ARCHIVO ESTÁ CONSTITUIDO POR PAPELES QUE GUARDAN
INFORMACIÒN VITAL PARA EL DESARROLLO DE LA MISMA. ESTA
INFORMACIÒN ESTÁ ORGANIZADA Y CLASIFICADA EN CARPETAS QUE SE
GUARDAN EN GAVETAS ESPECIALMENTE DISEÑADAS PARA ELLO.
DE UNA ADECUADA ORGANIZACIÒN DEPENDERÀ LA EFICACIA EN EL
TRÀMITE Y LOCALIZACIÒN DE CORRESPONDENCIA.

2. EL ESPACIO DESTINADO
AL ARCHIVO DEBÈRÀ
SER FUNCIONAL,
AMPLIO, CON
ILUMINACIÒN Y
VENTILACIÒN ADECUADA
PARA EVITAR EL
DETERIORO DE LOS
DOCUMENTOS

3. PARA EL MANEJO
CORRECTO Y LA ACERTDA
CLASIFICACIÒN DE LOS
PAPELES ES CONVENIENTE
QUE EL ARCHIVO SEA
MANEJADO POR UN
ARCHIVISTA, PERSONA
DEBIDAMENTE
CAPACITADA PARA ELLO.

4. SON MUEBLES DISEÑADOS ESPECIALMENTE PARA GUARDAR LOS
DOCUMENTOS. LOS HAY DE DIFERENTES PRESENTACIONES (GAVETAS O
ANAQUELES) Y MATERIALES (MADERA O METAL).LOS DE GAVETAS
VARÌAN EN TAMAÑO, LOS HAY DESDE UNA HASTA CINCO O SEIS
GAVETAS.
EN LOS ARCHIVEROS SE AGRUPAS LOS PAPELES YA CLASIFICADOS Y
ORDENADOS EN CARPETAS O FOLDERS; ÈSTOS TIENEN UNA PESTAÑA
HACIA ARRIBA EN DONDE SE ANOTAN LOS DATOS DE IDENTIFICACIÒN
DE CADA UNO. LAS GAVETAS TIENEN AL FRENTE UN PORTAMARBETE
EN DONDE SE ANOTAN LOS DATOS QUE NOS PERMITIRÀN SABER LO
QUE EN ELLAS SE GUARDA.

5. PARA EVITAR EL EXTRAVÌO DE LOS PAPELES
ANTES DE SER TRALADADOS Y GUARDARLOS
EN EL ARCHIVO, SE UTILIZAN GUÌAS
CLASIFICADORAS QUE NOS PERMITEN
ORDENERA UN GRAN VOLUMEN DE
CORRSPONDENCIA EN FORMA RÀPIDA Y
SEGURA , INTERCALANDO LOS DOCUMENTOS
Y NUMÈRICAMENTE.

6. Comúnmente llamadas folders están elaboradas
de cartulina y las hay en dos tamaños: carta y
oficio. Cuando se ordenan documentos y
correspondencia de un mismo asunto decimos
que estamos formando un expediente

7. Son cajas de madera, metal o acrílico, de
diferentes medidas, que nos permite localizar,
por medio de tarjetas, cualquier documento
archivado en las gavetas.
Este sistema de archivo es ideal para
departamentos en los que se requiere tener
información al día como almacén, personal o
contabilidad. Son charolas desplazables con
tarjetas en donde se anotan fechas, nombres de
clientes, movimientos y existencias de
mercancias.