Este documento describe los conceptos fundamentales de una organización como funciones, actividades, deberes, responsabilidades y autoridad. Explica que las funciones representan los objetivos esenciales de la organización y que las actividades son las tareas específicas requeridas para cumplir cada función. También define los deberes, responsabilidades y autoridad de los individuos dentro de la organización y cómo estas contribuyen a lograr las funciones y objetivos de la misma.

1. FUNCIONES,
ACTIVIDADES,
DEBERES,
RESPONSABILIDADES
AUTORIDAD EN LA
ORGANIZACIÓN

2. Constituyen la acción innata de la empresa en
general, representan los fines esenciales y
básicos que se pueden realizar para que la
organización exista y permanezca.
Se define la función como un agrupamiento
de las principales unidades de trabajo. La
unión lógica de las actividades afines.

3. Función
Acción Genérica
Finanzas
Qué implica: Dinero
Unidades Procesos de acción
Contabilidad
Tesorería
Presupuestos
Auditoria
Compras
Ventas

4. Se define como la cantidad de trabajo específico que
debe realizar una unidad o una persona para que se
puedan realizar las funciones por las cuales fueron
creadas.
Para cumplir la función de finanzas y poder
administrar bien el dinero, es necesario que una
serie de unidades realicen sus actividades, por
ejemplo, contabilidad debe elaborar estados
financieros, balances, en base a una serie de trabajos
específicos que se debe hacer en esa unidad.

5. Un deber u
obligación se
define como la
actividad que debe
realizar un
individuo con base
en el puesto que
ocupa dentro de la
organización.
Las obligaciones
recaen en el
subordinado que
tiene que obedecer
órdenes o seguir
instrucciones.
De ahí que la
ejecución de un
conjunto de tareas,
labores y trabajos
sea la realización
coordinada y
orgánica de las
actividades y , en
consecuencia de
las funciones.
Funciones
Actividades
Deberes
Tareas
Ramón M. Melinkoff propone la siguiente
relación orgánica

6. Puede definirse como la obligación de responder por la ejecución de los
deberes asignados.
La responsabilidad tiene un carácter personal, por consiguiente no se
puede delegar.
Cómo funciona: Un director de auditoría interna es responsable de que
se cumplan las actividades de su unidad orgánica y las funciones, pero
no puede realizar ambas por sí mismo, en consecuencia, tiene que
delegar autoridad a cada persona de su unidad para que estas cumplan
con sus respectivas responsabilidades.

7. Autoridad
Puede definirse como el
derecho que tiene una
persona de exigir a otra
que cumpla ciertos deberes
H.Fayol lo define como: «
El derecho de mandar y el
poder de hacerse
obedecer».
Entonces la autoridad se trata del
derecho de mandar a actuar y de
tomar decisiones y hacer que se
cumplan.

8. Puede definirse como la
separación y delimitación de
las actividades, a fin de realizar
una función con la mayor
precisión, eficiencia y el
mínimo esfuerzo, lo cual da
lugar a la especialización y al
perfeccionamiento en el
trabajo.
La división del trabajo, en el
sentido estricto, significa para
la organización la base que
permite determinar las
distintas actividades que se
realizarán, así como los
deberes y las relaciones que
existen entre ellas.
La división del trabajo

9.  En una empresa las
causas son:
Las diferentes funciones orgánicas y la
necesidad de agrupar las distintas actividades
La decisión de aprovechar las ventajas de la
especialización, la cual tiene efectos positivos
sobre la productividad
La necesidad de circunscribir los conocimientos
de las personas hacia áreas específicas de
especialización.
La necesidad de definir tipos de trabajo para
zonas particulares, impuestas por factores
geográficos
La necesidad de hacer más productivos los
factores de la producción.

10. Unidad administrativa
Una unidad administrativa está integrada por un grupo de unidades:
Personas
Cosas
Estructuras
Y están a su vez pertenecen a una unidad orgánica

11. Es otro elemento básico de la organización, tiene intercalado los siguientes instrumentos:
Políticas: Son los lineamientos generales que se siguen para emprender la acción
administrativa. Las políticas deben formularse por escrito y se fijan de manera tal que
sean congruentes con los planes de acción y con las áreas funcionales.
Una función importante de los administradores consiste en interpretar las políticas
para que las apliquen los empleados.
Coordinación

12. Son las descripciones de los pasos que se
deben seguir en el desempeño de un puesto
de trabajo para lograr un objetivo fijado. Por
ello los procedimientos guían las acciones, en
lugar del razonamiento, en la medida que
establecen de manera concreta en qué se
deberá realizar determinada actividad.
Los procedimientos existen en todos los
niveles jerárquicos de una empresa, pero son
más específicos y complejos en el nivel
operativo.

13.  Se refiere a la conducta específica que se
debe observar.
 Cuando se infringen las reglas, se deben
adoptar medidas correctivas.

14. Se refiere a hacer uso de la
cadena de mando.
Cuando se presenta alguna
discrepancia entre dos o
más personas en una
empresa, se remonta en el
nivel jerárquico hasta
alcanzar una persona con
autoridad sobre todas ellas,
la cual resolverá el
problema.