Este documento presenta los pasos clave para planificar un evento. Estos incluyen determinar el objetivo, público y presupuesto del evento, seleccionar un lugar y fecha, diseñar el programa, coordinar los detalles logísticos como transporte y comida, y establecer un comité de planificación. También describe las fases de la organización de eventos como la preparación, ejecución, desmontaje y evaluación. El propósito es ofrecer una guía general para organizar con éxito diferentes tipos de eventos.

1. Universidad Fermín Toro
Vice-rectorado Académico
Facultad de Ciencias Sociales y Económicas
Escuela de Comunicación Social
Alumna: Colmenarez María Virginia
C.I:24.550.004
Asignatura: RRPP (SAIA A)
Tutor: Ayari Orellana
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2. 
Es el proceso de
diseño, planificación y
producción de
congresos, festivales,
ceremonias, fiestas,
convenciones u otro
tipo de reuniones,
cada una de las cuales
puede tener
diferentes finalidades.
Pregunta al
patrocinador cuál es
la auténtica razón
por la que quiere
organizar el evento
PASOS PARA EL PLANEAMIENTO DE UN EVENTO
Asistencia prevista
Tareas que
realizar:
-el presupuesto.
-el cronograma.
-Selección y
reservación del
espacio.
-tramitación de
permisos.
-supervisión de
servicio de
transporte.
-servicio
gastronómico.
-Coordinación
logística integral.
Constituye un comité
de planificación
Determina con
precisión cuál es tu
público beneficiario
Fija un presupuesto
para el evento,
apartando el 10%
para imprevistos.
Lugar de celebración
Formato y duración
Programación o Si el
evento es de
envergadura,
organízalo con al
menos 12 meses de
antelación.
Diseño y
cotización
El desarrollo de una
línea temática, el
registro previo y la
acreditación de los
participantes, la
coordinación de los
oradores o
conferencistas, la
decoración del lugar,
mobiliario,
equipamiento audio-
visual, entoldados,
servicio de seguridad,
baños portátiles,
planes de continencia
y de evacuación,
servicios médicos y
limpieza.
Se establecen los objetivos, el mensaje que
comunicar al público participante y las
expectativas que el organizador del evento
tiene con relación a la realización de la reunión.
Producción
Disposición de los recursos técnicos y humanos
en el lugar donde se llevará a cabo el evento.
Dependiendo del
tipo de evento,
también puede
formar parte de la
gestión:
Momento en el que se establece el grado de
cumplimiento de los objetivos establecidos y la
eficiencia de las prestaciones.
Retiro de los materiales y elementos utilizados
en la reunión.
El conjunto de gestiones previas al inicio de la
reunión y que tienen por objeto la preparación
de los recursos que componen el evento.
Fase en la que, estando los participantes del
evento reunidos en el mismo lugar y al mismo
tiempo, comparten las actividades planificadas y
demás.
Montaje
Ejecución
Desmontaje
Evaluación de
resultados
La organización de
eventos es un
campo de estudio
relativamente
nuevo