Fundación Hospital Calahorra ha aplicado metodologías Lean para optimizar costes y mejorar la eficiencia, reduciendo el stock en un 43% y los errores en pedidos y inventario. Han estandarizado procesos, automatizado pedidos, y mejorado la identificación de materiales. Estos cambios han ahorrado más de 350.000 euros anuales y mejorado la satisfacción de pacientes y personal.

1. 1. Título del proyecto y modalidad a la que se presenta.
Optimización costes y eficiencia utilizando Lean
Modalidad: 4. Investigación, desarrollo y nuevas tecnologías
2. ¿Por qué considera que este proyecto es de interés?
Fundación Hospital Calahorra (FHC) es una institución pública, enmarcada en la red sanitaria
pública de la Comunidad Autónoma de la Rioja en España. FHC atiende las necesidades de
asistencia sanitaria especializada de una población de referencia cercana a las 75.000 personas
distribuidas entre las 4 cabeceras de comarca de La Rioja Baja, con unos recursos económicos
cercanos a los 35 millones de euros anuales y más de 500 profesionales.
Fundación Hospital Calahorra está certificada globalmente por la norma ISO 9001, OHSAS, ISO
27001, ISO 14001, EMAS, UNE-CWA 15896 y PAS 99, habiéndose dotado de un sistema
integrado de gestión (SIG). Ha recibido, entre otros, seis premios TOP 20 desde el 2002, premio
que le reconoce como hospital referente en modelos de gestión sanitaria a nivel nacional. FHC
ha obtenido el sello de excelencia europea en el nivel +400 puntos (Q de plata).
La actual situación económica obliga a las organizaciones sanitarias a realizar un especial
esfuerzo para equilibrar los intereses de prestar una asistencia sanitaria acorde a las demandas
de los usuarios del sistema sanitario, con gestionar de una forma sostenible los recursos
económicos existentes. La Ley 2/2011 de Economía Sostenible de 4 de marzo de 2011 enfatiza
esta preocupación por la sostenibilidad presupuestaria y señala, entre otros aspectos, la
necesidad de que todo gasto se evalúe atendiendo a los principios de eficiencia y simplificación
de los servicios prestados, incentivando la productividad del sector público.
Esta presión ya ha sido soportada por el sector industrial desde hace décadas utilizando
metodologías de mejora continua enfocadas a incrementar el valor añadido de los procesos. Una
de estas metodologías con mayor implantación y éxito conseguido es la aplicación de Lean.
El interés de este proyecto reside en la capacidad de mejorar de forma espectacular los
procesos utilizando herramientas (LEAN) de probado éxito en otros sectores, fundamentalmente
el industrial, y que se han evidenciado como útiles en sanidad.
3. Tres palabras clave que mejor definan el proyecto
Lean, valor añadido, sostenibilidad
4. ¿Qué personas (entidades) participan?
Fundación Hospital Calahorra. Ctra Logroño s/n. Calahorra 26500 La Rioja.
D. Pedro José Peñalva Segura. Director Económico Financiero y Servicios Generales
Teléfono 638123963 ppenalva@riojasalud.es
Equipo: Unidad de logística, Areas asistenciales del hospital
5. ¿Que resultados o productos obtiene?
El resultado de este proyecto ha sido la optimización de
los costes y la mejora de la eficiencia de los procesos
asistenciales del hospital aplicado lean desde los
procesos logísticos en coherencia con lo establecido en
el Plan Estratégico de Fundación Hospital Calahorra
2008-2011 dentro de la Línea Estratégica de Equilibrio
económico; Eficiencia económica en la que se indica
como objetivo estratégico reducir los niveles de stock de
material consumible sin producir roturas de stock que supongan un riesgo para la seguridad del
paciente y/o interfieran en el desarrollo de la actividad asistencial.
Im porte stock alm acén+ Kanban Nº ROTURAS STOCK ANUALES (acumulado
anual)
700,00 €
Millares
600,00 € 30
500,00 € 25
400,00 € stock Almacen
Euros
20
300,00 € Stock Kanban
15
200,00 €
10
6
100,00 € 8
5
- € 4
0 2
3
06 07 08 0 9 10
20 20 20 20 20 2006 2007 2008 2009 2010
1
Nº Roturas Stock Objetivo

2. Los resultados obtenidos con la aplicación de Lean en FHC se resumen en las siguientes tablas
de indicadores:
Tradicional Lean
Indicador Variación
2004 2010
Impacto económico Stock almacén general 431.000,00€ 247.087,27€ -43%
Stock almacén Quirófano 121.200,00€ 111.365,16€ -8%
Gestión del proceso
Stock almacén Digestivo 25.311,70€ 18.589,12€ -27%
Satisfacción paciente Stock almacén Urgencias 13.051,11€ 11.890,55€ -9%
Sustituciones de personal “Shojinka” 25 0 -25
Consumos -354.409€
Dedicación personal sanitario kanban -107.520€
Satisfacción Tradicional Lean Tradicional Lean
paciente (2004) (2010) Indicador
2004 2010
Quirófanos 8.67 9.10 Albaranes incorrectamente registrados 3% 0,31%
Hospitalización 8.78 8.98 Productos con error en inventario 12,49% 0,73%
Radiología 8.47 8.99 Importe productos con error en inventario 3,90% 0,085%
Roturas de stock (mensuales) 15 2 acumulado anual
Urgencias 8.49 8.96
Pedidos retrasados 88% 11%
Consultas 8.35 8.80
Tiempo medio de reposición almacenes unidades 24 horas 2 horas
Tiempo medio reposición prótesis y depósitos 16 horas 3 minutos
6. ¿Qué metodología ha empleado?
- Identifique cronograma, duración del trabajo
- Y sistemas de validación de resultados empleados y/o previstos
Desde el 2004 se están aplicando en Fundación Hospital Calahorra de forma muy activa
herramientas Lean. Algunos ejemplos de la aplicación de estas herramientas son:
Jidoka (automatización). Solicitud informatizada de material de reposición de depósitos e
implantes desde las pantallas táctiles en quirófano
Solicitud tradicional de material Jidoka - Pantallas táctiles en quirófano
5S / Poka Yoke (a prueba de error): Identificación material a gestionar con pantallas
El punto significa que
este material debe ser
gestionado a través de las
pantallas táctiles de
quirófano. Antes, el
personal no podía
identificar claramente
este tipo de material.
Antes Después
2

3. Kanban (tarjeta en japonés). Reaprovisionamiento del material a través de un sistema pull
Gestión Tradicional Gestión Lean - Kanban
Kaizen (mejora continua en japonés). Por ejemplo, las reuniones sistemáticas entre la Unidad de
Logística y la Unidad de Área Quirúrgica para la mejora de los procesos.
Total
Area de mejora Técnica Lean utilizada Principales mejoras obtenidas
acciones
Control del material en depósito
CWA-UNE 15896 Gestión de Negociación con proveedores de productos críticos
Proveedores 36
compras de valor añadido Doble control del material que entra en quirófano: 1 Logística, 2
Logística + Coordinadora Enfermería
Utilización de las pantallas táctiles de quirófano para la emisión de
pedidos de material de traumatología.
Pedido Jidoka 23
Lanzamiento de los pedidos directamente al proveedor sin
chequeo previo de Logística
Estandarización del circuito de entrada y salida de material;
Procesos Estandarización 12
siempre a través de la Unidad de Logística (almacén)
Gestión stocks Kanban 14 Refino de los stocks y ubicaciones del material en Kanban
Identificación 5S 6 Mejora de la identificación de materiales
Eliminación de tareas sin aporte de valor añadido, por ejemplo
Pérdida de tiempo Muda 3 rellenar información de forma manual en las hojas de implante
que luego no se gestiona
Panel de indicadores para controlar las incidencias del proceso y
Datos Hoshi Kanri 4
de los proveedores
Difusión 3 Comunicación al personal de las unidades implicadas
Sistematización de las reuniones: inicialmente semanales,
Reuniones Kaizen 22 posteriormente cada 2-3 semanas.
Acciones de reconocimiento
Total general
123
(16/02/10-22/03/11)
Spaguetti Chart: El análisis de los flujos logísticos
mediante esta herramienta permitió mejorar el tiempo y
esfuerzo dedicados en la unidad de Diálisis al trasporte de
materiales, así como la optimización del stock de material
de esta área.
3

4. A lo largo del año 2011 FHC está desarrollando
un proyecto I+D+i “Sistema Logístico para
Sanidad basado en la hibridación de Best
Manufacturing Practices –Lean Management-
subvencionado por el Gobierno de la Rioja
(ADER) para la implantación de un Sistema
Robotizado que permita eliminar los mudas
asociados al exceso de stock redundantes en
quirófano y almacén general y la implantación del
sistema Kitting para la preparación del material
en quirófano y que va a suponer más de
200.000€ de ahorro para el hospital.
7. Memoria de actividades y presupuesto de ingresos y gastos
Además de los datos señalados en las páginas anteriores, para la valoración de esta memoria
se adjuntan los siguientes documentos.
Memoria presentada al Centro Español de Logística (CEL) para la concesión del
galardón como finalistas del premio CEL Empresa 2009.
Memoria presentada a AERCE para la concesión del galardón como finalistas del premio
Diamante de la Compra modalidad sector público 2010.
Tesis Doctoral sobre la implantación de Lean en Sanidad basada en la experiencia de
Fundación Hospital Calahorra. Sobrealiente Cum Laude y Tercer premio CEL
Universidad 2011.
Los beneficios obtenidos han sido divulgados en diferentes foros como las Jornadas de
Economía de la Salud 2005, 2006, 2007 y 2008, Congreso de Logística y Gestión de la Cadena
de Suministro 2007, Jornadas AEC de Calidad orientadas al Cliente 2008, Jornadas de Logística
y Compras en los servicios de Salud 2009, Congreso SECA 2010, Jornadas Evaluación Costes
Sanitarios 2010, Revista Calidad de la Asociación Española para la Calidad 2008, Revista Forum
Calidad 2008, artículos publicados en Diario Médico el 15 y 23 de abril de 2009 y la serie de 11
artículos sobre la aplicación de Lean en Sanidad que se han publicado entre 2009 y 2011 en la
revista Forum Calidad.
Otros datos de interés:
FHC organizó en 2010 las I Jornadas Lean en Sanidad.
42 profesionales de FHC han participado en el año 2010 en un proyecto europeo para la
creación de un “Máster en Lean para organizaciones sanitarias”.
FHC ostenta la vicepresidencia del Comité de Seis Sigma de la AEC.
FHC preside el Comité CEL de Logística Hospitalaria
Fundación Hospital Calahorra pone a disposición de Fundación Signos toda la información que
consideren oportuna para poder valorar en más detalle esta memoria.
Para más información contactar con:
Isabel Muñoz Machín
Coordinadora Logística Fundación Hospital Calahorra
Dra. Ingeniera Industrial. Msc Advanced Manufacturing
Master Gestión Sanitaria
MBA
imunoz@riojasalud.es
Teléfono: 600904871
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