organigramas, tipos de organigramas

1. LOS ORGANIGRAMAS

2. UTILIDAD
Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos
proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el
conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial;
RAZONES
Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.
La división de funciones.
Los niveles jerárquicos.
Las líneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de la comunicación.
La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada
departamento o sección de la misma.

3. Organigrama: definición
"El organigrama es una representación gráfica
de la estructura organizacional de una empresa,
o de cualquier entidad productiva, comercial,
administrativa, política, etc., en la que se indica y
muestra, en forma esquemática, la posición de la
áreas que la integran, sus líneas de autoridad,
relaciones de personal, comités permanentes,
líneas de comunicación y de asesoría".

4. Organigrama: definición
 “La representación gráfica de la estructura
orgánica de una institución o de una de sus
áreas, en la que se muestran las relaciones que
guardan entre sí los órganos que la componen"
Del libro: Organización de Empresas, Segunda Edición, de
Franklin B. Enrique, Mc Graw Hill, 2004, Pág. 78.

5. Elementos de la Estructura
Autoridad
Especialización
Departamentalización
Cadena de Mando
Tramo de Control
Centralización / Descentralización
Formalización

6. CONTENIDO

1.- Títulos de descripción condensada de las actividades,
nombre de la empresa y la actividad que se defina.
2.- Nombre del funcionario que formuló
3.- Fecha de formulación
4.- Aprobación
5.- Leyenda, o sea explicación de líneas y símbolos
especiales
6.- La carta debe ser de tamaño manuable y fácil de leer
7.- No contener nombre de personas. Ser claros.

7. VENTAJAS

•Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
•Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajo en la compañía.
•Muestra quién depende de quién.
•Señala puntos importantes de la estructura de una compañía,
sus puntos fuertes y débiles.
•Sirve como historia de los cambios, instrumentos de
enseñanza y medio de informacional público acerca de las
relaciones de trabajo de la compañía.
•Son apropiados para lograr que los principios de la
organización operen.
•Indica a los administradores y al personal nuevo la forma
como se integran a la organización.

8. DESVENTAJAS
•Muestran solamente las relaciones formales de autoridad
dejando por fuera muchas relaciones informales significativas
y las relaciones de información.
•No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles
y no se pueden indicar con más líneas porque el organigrama
sería confuso.
•Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o
como era, más bien como es en realidad. Algunos
administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la
organización es dinámica y permiten que los organigramas no
estén al día.

9. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN:
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un
número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente
a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o
Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas;
cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo
cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el
nombre de la persona que lo ocupe.
Los organigramas no pueden representar un número muy grande de
elementos de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.
El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
· Títulos de descripción condensada de las actividades.
· Nombre del funcionario que formuló las cartas.
· Fecha de formulación.
· Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)
· Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

10. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN:
Los organigramas serán departamentales; se usará el formato
vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo.
Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones
de la oficina.
Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el
nombre del puesto.
En la parte superior del organigrama, va el nombre de la
Institución seguido del nombre del departamento y el título del
organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de
elaboración.

11. ENTRE LAS TÉCNICAS REALES PARA LA ELABORACIÓN DE
UN ORGANIGRAMA SE DEBEN CONSIDERAR:
Información sobre unidades:
· El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la
institución. Ésta será una cifra de control.
· Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que
radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.
· Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que
comprenden cada puesto.
Información sobre relaciones:
Debe precisarse con cuales otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada
uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Información sobre funciones o labores:
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información
sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a
quedar representadas en el organigrama

12. ¿Organización futura o actual?
La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:
 Planeación de una organización nueva.
 Representación de una organización existente.
Planeación de la organización:
 En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de
información las constituyen los estudios y proyectos realizados.
Fuentes de información:
En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:
 Los archivos de la institución,
 Los empleados y funcionarios,
 Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Métodos de recolección de datos:
 Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines,
etc.).
 Cuestionarios escritos.
 Entrevistas con jefes y empleados.
 Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de
las oficinas y talleres donde se labora)
 NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.

13. Registro de datos:
 Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
análisis, y su tabulación en su caso.
Análisis de datos:
 La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e
interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está
en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.
Clasificación:
 Los organigramas se pueden clasificar dentro de dos grandes grupos de acuerdo a
diferentes criterios que son: por su ámbito y por su presentación.
POR SU ÁMBITO:
 Generales: Presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman también
carta maestra.
 Específicos: Representan la organización de un departamento o sección de una
empresa

14. Clasificación:
Por su objetivo: Estructurales y funcionales
Por el área: Generales y departamentales
Por su contenido: Esquemáticos o analíticos
Objetivo:
Presentar en forma gráfica las principales funciones y
líneas de autoridad de una organización.

15. Por su objetivo:
 Estructurales: muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
 Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y
sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.
 Especiales: se destaca alguna característica.
Por su área:
 Generales: presentan toda la organización; se llaman también cartas
maestras.
 Departamentales: representan la organización de un departamento o
sección.
Por su contenido:
 Esquemáticos: contienen solo los órganos principales, se elaboran para el
público, no contienen detalles.
 Analíticos: más detallados y técnicos.

16. TIPOS DE ORGANIGRAMAS
1.- VERTICAL: los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia
abajo.
2.- HORIZONTAL: los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
3.- CIRCULAR: los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro
hacia la periferia.
4.- MIXTO: se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
5.- ESCALAR: se utiliza en empresas pequeñas por su aspecto lineal.

17. ORGANIGRAMAS VERTICALES
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se presenta por
cuadros en un nivel inferior, ligados por líneas que representa la comunicación
de responsabilidad y autoridad.
De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación
de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así
sucesivamente.

18. Presidencia H. AYUNTAMIENTO DE
FUNCIONAL Municipal COATZACOALCOS, 2007-2009
Tesorería
Municipal
Subdirección Subdirección Subdirección
Subdirecció Subdirección
Subdirección de Control Sevrs. de
n de de
de Egresos Pptal. Grales. Informática
Ingresos Planeación.
Afectación
Control De Cuenta Mantto. Sistemas
Presupuestal
Ingresos Pública
Subdirección Soporte
Cuentas Intendencia
Impuestos de R. H. Técnico
por Pagar
Nómina Redes
Catastro
Control
Licencias Asistencia

19. ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Representan los mismo elementos de los anteriores y en la
misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a
la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia
la derecha.

20. ORGANIGRAMAS CIRCULARES
Están formados por un cuadro central, que corresponde a la
autoridad máxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan
círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel
de organización. En cada uno de estos círculos se coloca a los
jefes inmediatos, y se les liga con líneas que representan los
canales de autoridad y responsabilidad

21. TÉCNICAS DE ORGANIZACION.
Organigrama Circular.
Está formado por un cuadro central que corresponde a
la
autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se
trazan
círculos, cada uno constituye un nivel jerárquico y se
colocan en ellos los puestos de jefatura inmediatos.
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22. ORGANIGRAMAS ESCALARES
Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo
los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que
señalan dichos márgenes

23. EJEMPLO ESCALAR
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24. Organigrama Mixto.
Esta gráfica es la combinación entre el organigrama
vertical y el organigrama horizontal, su utilización es por
razones de
espacio.
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25. EJERCICIO
Instrucciones: Completa cada uno de los enunciados, selecciona la respuesta correcta de las opciones que se
te presentan, debiendo escribir sobre el espacio en blanco cada una de las respuestas.
Posibles respuestas.
Concepto organigrama
Clasificación de los organigramas
Objetivo de los organigramas
Utilidad de los organigramas
Contenido de los organigramas
1- Título de descripción condensada de las actividades, nombre de la empresa y la actividad que
se defina, nombre del funcionario que formuló, fecha de formulación, aprobación, leyenda, la
carta debe ser de tamaño manuable y fácil de leer, no contener nombre de personas: Es
el .....................................
2.- Es una herramienta muy útil para organizar la estructura formal de una organización, en el
cual se representa gráficamente, el nivel jerárquico, las interrelaciones, las funciones de cada
puesto dentro de la organización que conlleva cierta responsabilidad con su consecuente nivel de
autoridad. Lo anterior atendiendo a las necesidades de cada grupo
social: ...........................................
3.- Uniforma y controlan el cumplimiento de funciones. Delimitan actividad, responsabilidad y
funciones. Aumenta la eficiencia de los empleados, ya que indica lo que se debe hacer y cómo
hacerlo. Son una base par el mejoramiento de sistemas. Reduce el costo al incrementar la
eficiencia: ...................................................
4.- Por su objetivo, por el área, por su conocimiento, se refiere a: ...................................
5.- Presentar en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una organización
es el:------------------

26. MANUALES DE ORGANIZACIÓN.
CONTIENEN:
1.Objetivos generales de la organización.
2.Políticas generales.
3.Glosario de términos administrativos.
4.Nombres de áreas o departamentos y puestos.
5.Procedimientos de organización.
6.Responsabilidades de los altos niveles.
7.Funciones.
8.Cartas de organización.
9.Descripción de puestos.
10.Introducción y objetivos del manual.
11.Historia de la empresa.
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27. CONCLUSIÓN
Los organigramas se conocen como la representación gráfica de la estructura de
una organización, es donde se da a conocer de manera formal la relación que
existe entre los departamentos o puestos que integran la empresa.
Se consideran instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se
fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.
Es por esto que los organigramas dentro de las empresas tienen gran importancia,
es decisión de la empresa para elegir la que más se adapte a sus necesidades.

28. BIBLIOGRAFÍA
 Garza, J. G. (2001). Administración Contemporánea. Segunda Edición.
México: Mc Graw Hill.
 Méndez, J. S. ((2002). Economía y la Empresa. México: Mc. Graw Hill.
 Reyes, P. A. (1989). Administración de Empresas, Teoría y Práctica, Parte
1. México: Limusa.
 Wether, W. B. y D. Heith. (1995). Administración del Personal y Recursos
Humanos. México: Mc. Graw Hill.