Unidad II Proceso Administrativo. Tema 3. Etapa II Organización (Técnicas de Organización). Unidad Curricular Organización y Sistemas.

1. Técnicas de Organización
Universidad de Oriente
Núcleo Sucre Carúpano
Escuela de Ciencias
Departamento de Informática
Unidad II Proceso administrativo
Etapa 2. La organización y su aplicación en las áreas funcionales
Técnicas de Organización
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son
indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

2. Técnicas de Organización
Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro
"Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la
Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente
clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4)
por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.
1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse
a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman
Macroadministrativos: Involucran a más de una organización
Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término
mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan
con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como
información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben
expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades
asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de
ciertas dimensiones
Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de
cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja
de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un
presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos

3. Técnicas de Organización
instrumentos y sus aplicaciones
Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de
su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se
considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la
S.A.
Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado
no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación
3.- POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
Generales: Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector
público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina
Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización.

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4.- POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas
Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas
de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene
anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes
Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además
de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran
utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general
Ejemplo:

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De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y
el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas
5.- POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en
cuatro tipos de organigramas:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular,
en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma

6. Técnicas de Organización
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual,
los manuales de organización recomiendan su empleo.
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en
el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en
tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas
horizontalmente
Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso
de organizaciones con un gran número de unidades en la base

7. Técnicas de Organización
De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos
Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor
jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de
los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro
hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel
de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un

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mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que
unen las figuras
Flujogramas
Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman un
procedimiento. Utilizan los siguientes símbolos:
Cursograma analítico
El cursograma analítico es una técnica de organización del tipo diagrama, en el que se
registran, en forma escrita, de manera ordenada y secuencial, todas las actividades

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relacionadas con un proceso y se grafica el símbolo que corresponde a cada actividad. De
manera que el cursograma analítico reproduce la sucesión de hechos o acontecimientos en
el orden en el que ocurren, sin reproducirlos a escala.
El cursograma se complementa con un «formulario de definición del proceso» el cual
registra una serie de datos. Con esta técnica de organización se puede detallar qué hacen
los trabajadores, lo qué ocurre con los materiales, los documentos y el dinero, además de lo
que hace una máquina o un equipo.
Diagramas de recorrido
El diagrama de recorrido es otra técnica de organización del tipo diagrama hecha a
escala, que muestra los lugares de trabajo y el recorrido que sigue un proceso. Es elaborado
basándose en el contenido de un cursograma analítico, y en el plano aparecen los símbolos
de cada actividad según el lugar donde ocurren. Puede mostrar varios pisos y sirve para
analizar las distancias.

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Cuestionario para la descripción de procesos
Es una técnica de organización que permite contar con información importante para
describir y analizar los procesos dentro de una visión sistémica. También es útil en la
descripción de funciones. Es llenado por cada persona que participa en el proceso que es
materia del estudio que se está realizando.
Manuales.
Son documentos detallados que contiene en forma ordenada y sistemática información
acerca de la organización de la empresa.

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Los manuales son de gran utilidad ya que:
· Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
· Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
· Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y
cómo se debe hacer.
·Son una fuente de información, pues muestran la información de la empresa.
· Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
. Son una base para el mejoramiento de sistemas.
. Reducen costos al incrementar la eficiencia.
A) Manuales departamentales
Contienen:
· Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de
sus secciones básicas.
· Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.
· Carta de organización general y departamental.
· Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.

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· Análisis de puestos.
· Graficas de proceso y de flujo.
B) Manuales ínter departamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre
proporciona la misma cantidad de información:
· Comprenden a todos los departamentos de la organización
· Describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos departamento.
Dentro de una empresa se emplean diversos tipos de manuales los cuales se presentan
a continuación:
C) Manual de Historia
Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus
comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al
empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien
elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a
sentir que pertenece y forma parte de la organización.
D) Manual de organización
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a
través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de
los distintos puestos, y las relaciones.

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E) Manual de políticas
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma
de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización
proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una
adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones.
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
d) Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales
como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
F) Manual de procedimientos.
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales
se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como
hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de
nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de
que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al
realizar su trabajo.
G) Manual de contenido múltiple
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura
organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede
ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual
es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en

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combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.
En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más
conceptos, debiéndose separar en secciones.