PMO: Servicios y tipos

Introducción
“Por buenas Prácticas se entiende un conjunto coherente de
acciones que han rendido buen o incluso excelente servicio en un
determinado contexto y que se espera que, en contextos similares,
rindan similares resultados.”

rindan similares resultados.”
Introducción
Proyectos
Un proyecto es una planificación que
consiste en un conjunto de
actividades que se encuentran
interrelacionadas y coordinadas. La
razón de un proyecto es alcanzar
objetivos específicos dentro de los
límites que imponen un presupuesto,
calidades establecidas previamente y
un lapso de tiempo previamente
definido.

Proyectos
Un proyecto es una planificación que
consiste en un conjunto de
actividades que se encuentran
interrelacionadas y coordinadas. La
razón de un proyecto es alcanzar
objetivos específicos dentro de los
límites que imponen un presupuesto,
calidades establecidas previamente y
un lapso de tiempo previamente
definido.
Introducción
Producción
ProyectosCreación de productos o
servicios y al mismo tiempo
la creación de valor, más
específicamente es la
capacidad de un factor
productivo para crear
determinados bienes en un
periodo de tiempo
determinado.
rindan similares resultados.”Elaboración o la fabricación
de los objetos físicos, pero
también la provisión de
servicios.

Introducción
Proyectos
Producción

Introducción
• Un cuerpo o entidad de la organización que tiene varias
responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada
y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su
jurisdicción. Las responsabilidades de una oficina de dirección de
proyectos pueden variar, desde realizar funciones de apoyo para la
dirección de proyectos hasta ser realmente los responsables de la
dirección de un proyecto.
• Una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno
relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos,
metodologías, herramientas y técnicas.
• Unidad organizacional para centralizar y coordinar la gestión de los
proyectos que están bajo su control.
• Centraliza, coordina y supervisa la gestión de los proyectos,
programas o una combinación de ambos.

Servicios
Estrategia
Dirección
Gestión programa /
cartera / área
Gestión de proyectos
Soporte

Servicios
Estándares, metodologías y procesos
• Definición de
metodologías
• Desarrollo y mejora de
procesos
• Definición de
indicadores Proces
o 1.1.
Proces
o 1.2.
Proces
o 1.3.
Proces
o 2.1.
Proces
o 2.2.
Proces
o 2.3.
Proces
o 2.5.
Proces
o 2.4.
Proces
o 3.1.
Proces
o 3.3.
Proces
o 3.4.
Proces
o 3.5.
Proceso 3.2.
Proces
o 4.1.
Proces
o 4.2.
Proces
o 4.3.Proces
o 1.4.
Entradas
Salidas
Clientes
Proveedores
…
Indicadores
Ficha de proceso 1.4.
Nombre
Objetivo
Meta
Márgenes de referencia
Forma de cálculo
Fuentes de datos
Ficha de indicador

Servicios
Gestión de la gobernanza y del desempeño
Si no se mide lo que se
hace, no se puede
controlar y si no se puede
controlar, no se puede
dirigir y si no se puede
dirigir no se puede
mejorar.

Servicios
Gestión de la gobernanza y del desempeño
• Supervisión /
control de los
proyectos
• Presentación
de informes
sobre el
desempeño
• Distribución de
la información
• Escalamiento
de problemas
• Cumplimiento
normativo
• Gestión
financiera

Servicios de Administración y apoyo
• Abastecimiento, implementación y/o respaldo con
herramientas TIC (software de gestión de proyectos,
business intelligence,…).
• Asesoría.

Servicios
Gestión de talentos
• Capacitación, trayectorias profesionales,
desarrollo profesional, desarrollo de
capacidades y habilidades y
certificaciones/calificaciones

Servicios
Gestión de entrega de proyectos y programas
• Gestión de
programas:
costos y alcances
• Gestión de
recursos
• Comunicaciones
• Gestión de
riesgos PMO Dirección Clientes Operaciones

Servicios
Gestión de carteras
• Presentación de informes sobre carteras
• Priorización
• Asignación de la gestión de recursos

Servicios
Planificación estratégica
Estrategia
Dirección
Gestión programa /
cartera / área
Gestión de proyectos
Soporte

Servicios
Planificación estratégica
• Definición de los
objetivos y la alineación
de negocios
• Confirmación de
prioridades estratégicas
• Análisis de
oportunidades

Clasificación PMI
PMO de
soporte
PMO de
control
PMO directiva

Producción
Proyectos
Tipos PMO
PMO de Soporte

Producción
Proyectos
Tipos PMO
PMO de Control

Tipos PMO
PMO Directiva
Producción
Proyectos

Marcos de trabajo
PMO de proyecto
•Carácter temporal.
•Respalda a proyecto específico.
•Gestión de datos de apoyo.
•Actividades administrativas.
PMO de área / departamento
•Respalda la estrategia del área.
•Gestión de carteras, gobernanza y respaldo
operativo al área.
PMO de respaldo /control
•Apoya a la gestión del proyecto.
•Aplica y/o procesos, prácticas y herramientas
establecidas.
•Apoyo administrativo.
•Tutoría / capacitación.
PMO estratégica / corporativa
•PMO de más alto nivel.
•Alinear proyectos a la estrategia y objetivos
de la organización.
•Respaldo a la planificación estratégica.
•Facilita la gobernanza a nivel empresarial.
Centro de excelencia / Competencia
•Equipa a la organización con metodologías,
estándares y herramientas.
•Aumenta la capacidad de la organización
mediante la aplicación de buenas prácticas.
•Punto de contacto central para los jefes de
proyecto.
•Capacitación y gestión de conocimiento.

Posición jerárquica
Dirección
empresa
Dirección
departamento
Jefe de
Proyecto 1
Jefe de
Proyecto 2
Jefe de
Proyecto n
PMO
Dirección
empresa
Dirección
departamento
Jefe de
Proyecto 1
Jefe de
Proyecto 2
Jefe de
Proyecto n
PMO
Dirección
empresa
Dirección
departamento
PMO
Jefe de
Proyecto 1
Jefe de
Proyecto 2
Jefe de
Proyecto n
Dirección
empresa
Dirección
Producción
Jefe de
Proyecto 1
Jefe de
Proyecto 2
Jefe de
Proyecto n
Dirección
Operaciones
PMO

Consideraciones
• No hay ninguna PMO igual.
• Si no se puede medir, no se puede controlar y por tanto
gestionar.
• La PMO debe estar alineada con los objetivos de la
organización para sobrevivir. Debe ayudar a la Dirección para
ejecutar la estrategia.
• Dirección: principal cliente de la PMO.
• Compromiso de la Dirección:
– Para la definición, el soporte y el compromiso con la ejecución de los procesos
definidos.
– Para la dotación de recursos.

Consideraciones
• Resistencia al cambio:
– Percepción de sobrecarga de trabajo en la gestión del proyecto.
– Miedo a la pérdida de poder, autonomía.
• Herramientas de soporte:
– Sistemas de información y software.
• Creación de cultura de empresa:
– Estandarización.
– Alineación.
– Orientación al cliente.
• Errores frecuentes:
– No conseguir éxitos a corto plazo.
– Percibida como burocrática.
– Percibida como amenaza, autoritaria o rígida.
– Entrar a nivel de detalle en los proyectos.

Muchas
Gracias
Tomeu Fluxà Cabrer
tfluxa@brujula.es
tfluxa@gmail.com
http://www.linkedin.com/in/tfluxa

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