El documento presenta los elementos fundamentales para el diseño de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Explica que una PMO es clave para la gestión corporativa de proyectos y su diseño depende del nivel de madurez de la organización. Los seis elementos principales para el diseño de una PMO son: diseño, personal, metodologías, herramientas, y desarrollo. La implementación de una PMO genera expectativas que deben medirse a través de objetivos periódicos.

1. Visión Estratégica para el Diseño de una PMO Sandra Ramírez O., PMP Antofagasta, Chile “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

2. Objetivos de la Sesión Visualizar el carácter estratégico que tiene una PMO dentro de la organización. Comprender cómo encaja la PMO dentro del plan estratégico de la organización. Conocer los elementos fundamentales en el diseño de una PMO. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

3. Agenda Motivación. Contexto. Repensando la Gestión Corporativa de Proyectos. Elementos fundamentales en el diseño de una PMO. Taller Práctico. Conclusiones. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

4. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®” Motivación

5. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®” PMO Project Office Program Management Office OGP Portfolio Office BPMO PMO Estratégica PMO Táctica PMO Operativa Repositorio de Proyectos Project Support Office PAO PMO Básica PMO Coach Project Management Centro de Excelencia ¿Qué es una PMO?

6. Contexto Origen es del año 1994 (Hobbs & Aubry, 2010). Crecimiento en los últimos 10 años. Literatura abundante en teoría. Característica principal: variedad en estructuras. No existe un estándar de buenas prácticas de PMO. Dificultad para llegar a un consenso. Se constituye en una de las prácticas más importantes en Gestión de Proyectos. Su foco atraviesa una “transformación” de “proyectos” a “gestión corporativa de proyectos”. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

7. ¿Qué se entiende por “Gestión Corporativa de Proyectos”? “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

8. Repensando la Gestión Corporativa de Proyectos La PMO es el eje fundamental para la Gestión Corporativa de Proyectos. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

9. Repensando la Gestión Corporativa de Proyectos “ What’s the value?” “Today more than ever, every dollar invested must be justified, and any initiative must deliver positive and tangible results.” ¿Qué ha pasado en los últimos 10 años? Incremento en la competitividad. Cambio en el paradigma de productos a servicios. Incremento en el nro. de proyectos. Estrategia se constituye en lo más importante. OPM3: Proyecto, Programa, Portafolio, Habilitadores Organizacionales. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

10. Repensando la Gestión Corporativa de Proyectos Dilema del “Huevo y la Gallina”. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

11. Repensar la Gestión Corporativa de Proyectos Para implementar una PMO: En primer lugar, se requiere patrocinio. Segundo se debe de identificar el nivel de madurez en el que se encuentra la Organización. En tercer lugar, diseñar la PMO según el grado de madurez. En cuarto lugar, asesoría especializada. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®” Implementar mediante la ejecución de un proyecto.

12. Repensando la Gestión Corporativa de Proyectos ¿Cuál es el valor esperado de la PMO? (Expectativas). Valor esperado = Valor percibido o desempeño de la PMO. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

13. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®” Elementos Fundamentales para el Diseño de una PMO

14. Repensando la Gestión Corporativa de Proyectos “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

15. Síntesis La primera PMO surge en el año 1994. En Latinoamérica el crecimiento se ha presentado desde el 2004. No existe un consenso. Desde el 2000 existe un incremento de la competitividad y la estrategia de las Organizaciones. Los proyectos permiten traducir la estrategia en algo tangible. La estrategia frecuentemente se ve traducida en múltiples proyectos. Repensar la “gestión de proyectos como “gestión corporativa de proyectos”. La PMO es el eje fundamental en la “Gestión Corporativa de Proyectos”. El diseño de la PMO depende de la madurez de la organización. Existen 6 elementos fundamentales para el diseño de una PMO. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

16. Diseño Staff Metod. Admin. de Proyectos Metod. Gestión del Portafolio Herramientas EPM Desarrollo Elementos Fundamentales en el diseño de PMO

17. Diseño

18. Diseño Características Organizacionales ¿Región Geográfica? ¿Público o Privado? ¿Sector Económico? ¿Tamaño de la Organización? ¿Número de Proyectos en la Organización? ¿Clientes externos o internos? ¿Nivel de Madurez en PM? ¿Soporte cultural de la organización en PM? ¿Duración de los proyectos? ¿Existencia de Proveedores?

19. Diseño Alcance Identificar cuales son las expectativas que se tienen acerca de la PMO. ¿Qué áreas de conocimiento? ¿Qué servicios? ¿Qué objetivos?

20. Diseño

21. Diseño Enfoque Enfoque por Competencias Project Office / Program Office PMO Básica PMO Estándar PMO Avanzada Centro de Excelencia Enfoque por Objetivo Operativa Táctica Estratégica Enfoque por Autoridad Consultora Centralizada

22. Diseño Enfoque

23. Roles y Responsabilidades. Líder PMO Soporte PM Analista PMO Soporte EPM Staff PMO ¿Qué tipo de experiencia y preparación?

24. Metodología de Administración de Proyectos y Programas Incorporar Mejores Prácticas Ajustado a las Necesidades Resultados Repetibles Metodología de Administración de Proyectos

27. Metodología Gestión del Portafolio

28. Herramientas EPM

29. Personal de la PMO. Directores de Proyecto. Recursos de los Proyectos. Ejecutivos Interesados. Desarrollo ¿Qué tipo de entrenamiento y capacitación?

30. Síntesis Existen 6 elementos fundamentales para el diseño de una PMO. Diseño. Staff. Metodología de Administración de Proyectos. Metodología de Gestión del Portafolio. Herramientas EPM. Desarrollo. La implementación de cada elemento, se recomienda sea mediante la ejecución de un proyecto. La implementación de una PMO genera expectativas, que deben ser gestionadas mediante objetivos periódicos en los que se mida el desempeño de la PMO. La PMO crece con la organización. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

31. Taller Práctico Reunirse en grupos de 5 personas, que correspondan al número que les fue entregado al inicio de la sesión. Se les entregará 4 fichas, que deben ser completadas de forma individual pero se puede compartir con miembros del equipo. El tiempo para completar las fichas es de 15 min. Al termino del tiempo, se compartirá la experiencia. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

32. “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®” Conclusiones

33. Conclusiones ¿Cuál es el camino a recorrer para una organización con un nivel de madurez 0 – 1? ¿Cuál es el camino a recorrer para una organización con un nivel de madurez 2– 3? ¿Cuál es el camino a recorrer para una organización con un nivel de madurez 4 – 5? “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

34. Conclusiones Organización 0 – 1 Establecer las necesidades Fijar los objetivos Establecer un programa Estandarizar Incentivar la Gestión Corporativa de Proyectos “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

35. Conclusiones Organización 2 – 3 Difundir Desarrollar Medir y Controlar “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

36. Conclusiones Organización 4 – 5 Plan de Mejora Continua “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”

37. ¡Muchas Gracias! Sandra Ramírez O., PMP [email_address] +56 (2) 595-5150 “ Haciendo la Gestión de Proyectos Indispensable para los Resultados del Negocio ®”