Webinar: Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3

Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 1
Webinars PMI Madrid
25 de Julio de 2016. “Implementando una PMO. Fase de
diagnóstico usando OPM3”
LUIS EDUARDO REYES PLASENCIA
José Barato. PMP®. PMI-ACP®. Responsable del Área.
Rafa Pagán. MSc. PMP®. PMI-ACP®. MCT. Responsable Captación de Ponentes.
Francisco Astudillo. Ph. D. MSc. PMP®. Organización y Logística.
Miguel Navarro. MSc. MBA. PMP®. Organización y Logística.

Implementando una PMO.
Fase de diagnóstico usando OPM3
Luis Reyes, PMP
Gestor de Proyectos
lreyesp@gmail.com
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Sobre mi
• Gestor de Proyectos en EVO Banco
• PMP, por el Project Management Institute
• Ingeniero Informático por la Universidad Nacional
Mayor de San Marcos, Lima, Perú
• Blogger http://blog.luis-reyes-plasencia.info
• Experiencia en el sector de TI con especialización en el desarrollo de soluciones
tecnológicas y la consultoría de negocios enfocado hoy en tareas de análisis y gestión de
proyectos.
• Formador y expositor en temas referidos a Project Management, MS Project y Business
Analyst.
• Perfiles profesionales: http://es.linkedin.com/in/lreyesp
http://www.projectmanagement.com/profile/luisreyes/

Agenda
• Algunas definiciones previas
• PMO
• Modelos de madurez
• OPM y OPM3
• Demo
• Diagnóstico

Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único.
(fuente: PMBOK)
Proyecto
Sub Proy1
Sub Proy2
¿Qué es un proyecto?

Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades y
herramientas, además de técnicas, a las actividades del
proyecto a fin de alcanzar o exceder las necesidades del
mismo.
(fuente: PMBOK)
RRHH OperacionesMarketing
Sistemas
Proyecto
Nuevo
Producto
Comercial
Project
Manager
¿Qué es la gerencia de proyectos?
Proc
Inicio
Proc.
Planifi
Proc
Control
Proc
Ejecución
Proc
Cierre

¿Éxito en los proyectos?
¿qué significa?
…Con el alcance y la calidad correcta
…En el tiempo requerido
…Dentro del presupuesto acordado
…Con la satisfacción de nuestro cliente
Se podría traducir en gestionar proyectos …

• ¡Sí! Podría decir el Gerente de Proyectos … cuya visión e intereses
sea solamente la de su proyecto o programa …
• O quizá ¿no? … según la perspectiva de un Director Ejecutivo
• ¡El éxito en los proyectos no siempre se traduce como triunfar en
los negocios!
• Y realmente lo que importa es el ……
Éxito en los negocios!!!

ÉXITO EN LOS
NEGOCIOS
ÉXITO EN LOS
PROYECTOS

Es necesario no sólo velar por el desempeño
de los proyectos sino:
• Seleccionarlos inteligentemente para que
resulten beneficiosos para nuestra estrategia
corporativa.
• No comprometer los recursos escasos en
proyectos innecesarios para la organización.
• Mostrar atención a detalles tales como
competencia, innovación, interés social, además
de costo-beneficio.
• Cancelar proyectos que se conviertan en una
carga pesada para la empresa.

Es un grupo de proyectos relacionados que pueden ser manejados en una
forma coordinada.
(fuente: PMBOK)
ProyectoProyectoProyectoProyectoProyecto “N”
Programa
¿Qué es un programa?

Es el conjunto de programas y proyectos definidos para el logro de los objetivos
estratégicos. Supervisa la gerencia de proyectos, programas o una combinación
de ambos.
(fuente: PMBOK)
Portafolio de
Proyectos
Selección y
Priorización
Programa 1
Programa 2
Proyecto1
Programa n
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto n
Proyecto n-1
Proyecto 5
Plan
Estratégico
Estrategias
Objetivos
Misión
Visión
¿Qué es un portafolio de proyectos?

El éxito en aquellos negocios que dependen de proyectos
requiere …
Fijar una estrategia, acorde a las posibilidades de la
organización.
• Una estrategia exitosa, posible y sostenible.
• Una estrategia apoyada por recursos
suficientes.
• Para una organización integrada con personal
identificado con su empresa y bien adiestrado.
• Adoptada y apoyada por todos dentro de la
organización.

Por lo tanto: Un ingrediente importante de éxito en los
negocios es el éxito en los proyectos, mediante:
• Proyectos bien seleccionados, que cumplan sus
objetivos, gracias un buen manejo de su
portafolio.
• Proyectos que finalicen a tiempo, dentro del
presupuesto y con la calidad correcta.
• Con personal bien adiestrado en temas, no sólo
de gerencia de proyectos, sino en destrezas de
liderazgo, negociación, manejo de conflictos,
resolución de problemas, etc.

Por lo tanto: Un ingrediente importante de éxito en los
negocios es el éxito en los proyectos, mediante:
• El apoyo de una PMO sólida y auspiciada por la Alta
Gerencia.
• Sabiendo en todo momento cual es nuestro grado de
madurez en Gerencia de Proyectos, Programas y
Portafolio, es decir:
– Dónde estamos.
– Hacia dónde queremos ir.
– Y cómo lo podemos lograr.

PMO = Project Management Office
¿Qué es una PMO?
PMO es un entidad en la organización con
diversas responsabilidades relacionadas a
la gestión centralizada y coordinada de los
proyectos bajo su dominio.

Beneficios de una PMO
• Mejor definición y gestión del alcance del proyecto.
• Mejores ciclos de duración de los proyectos.
• Mejores costos de entrega de los proyectos.
• Mejor calidad de los entregables.
• Permitirá identificar temprana y proactivamente los riesgos y
problemas.
• Mejor gestión de los recursos y las personas.
• Más oportunidades para rehusar el conocimiento.
• Mejor comunicación entre los proyectos de la organización.
• Mejorará la percepción del retorno de las inversiones.
La implementación de una PMO en una organización ofrecerá los
siguientes beneficios:

¿Por dónde empezar?

Objetivo PMO
Año 0 Año 1 Año 2 Año 3

Objetivo PMO
• Estrategia de implementación
– Nivel 1: PMO reporta a área funcional dentro de TI
– Nivel 2: PMO es unidad de TI y reporta al CTO (responsable de TI).
• Aparición de pool de project managers.
• Creación de carteras de proyectos.
– Nivel 3: PMO es unidad estratégica de la organización y reporta al
CEO.
• Implantación de cuadro de mando de portafolios, programas y
proyectos

Un modelo de madurez es una colección estructurada de elementos
que describen características de procesos eficaces.
¿Qué es un modelo de madurez?
Un modelo de madurez proporciona:
– Un lugar para empezar.
– El beneficio de las primeras experiencias de
una comunidad.
– Un idioma común y una visión compartida.
– Una estructura para priorizar las acciones.
– Una manera de definir qué mejora significa
para su organización.
Un modelo de madurez puede usarse como una referencia para evaluar
organizaciones diferentes por comparación equivalente.

Modelos de madurez de hoy …
• Modelos de Madurez de Capacidad
– CMMI,
– Bootstrap,
– SPICE, etc.
• Modelos de Madurez de Gestión de Proyectos
– OPM3
– PMMM de Harold Kerzner
– PMMM de PM Solutions (basado en CMMI)
– P3M3
• Modelos de Madurez de Habilidad de Cambio
– CPMM (Change Proficiency Maturity Model),
• Modelos de Madurez de Gestión del Conocimiento
– KMMM,
– QI-KMMM

OPM = Organizational Project Management
OPM
Es un marco de ejecución de estrategias que usa la
gestión de proyectos, programas y portafolio, así como las
prácticas de organización que permite entregar de manera
consistente y predecible una estrategia de la
organización y producir un mejor rendimiento, mejores
resultados, y la ventaja competitiva sostenible.
OPM aborda la integración de:
• Conocimiento
• Estrategia organizacional
• Personas
• Procesos

Análisis de
impacto en el
negocio
Revisión de
portfolio y
ajustes
Estrategia Portfolio:
Decisiones
de valor
Programas
y
Proyectos:
Entrega de
resultados
Operaciones:
Materalización
del valor de
negocio
Análisis de
rendimiento de
valor
Entorno
organizacional

OPM3 = Organizational Project Management Maturity Model
OPM3
Es un estándar diseñado para
ayudar a las organizaciones a
medir su madurez en el manejo
sistemático de proyectos,
programas y portafolios; en
forma alineada con el logro de
los objetivos estratégicos de
la organización.

Provee una forma de avanzar hacia los objetivos estratégicos de
la organización a través de la aplicación de los principios y
prácticas de Project Management.
OPM3: Puente entre estrategia y
proyectos individuales

• OPM3 compara el estado actual de la organización en:
– Proyectos,
– Programas,
– Portafolio.

 Knowledge: Presenta el
estándar en sí, la teoría del
mismo.
 Assessment: Presenta la
herramienta (assessment
tool) para medir la madurez.
 Improvement: Presenta un
proceso que permite que
cada organización encuentre
una ruta y un marco para
moverse a un grado de
madurez mas avanzado.
OPM3:
Tres Elementos Básicos

OPM3: Dimensiones
• 1era Dimensión: Dominios
– Gestión de Proyectos
– Gestión de Programas
– Gestión de Portafolio
• 2da Dimensión: Niveles de Mejora de
Proceso
– Estandarizado
– Medido
– Controlado
– En Mejora Continua
• 3era Dimensión: Grupo de Procesos de GP
– Inicio
– Planificación
– Ejecución
– Control
– Cierre

OPM3: Dimensiones (cont.)

Ciclo OPM3
1. Conocimiento del estándar
y planificación de la
evaluación incial.
2. Evaluación de la
organización.
3. Planificación de la etapa de
mejoras para evolucionar en
el nivel de madurez.
4. Implementación de los
procesos para mejorar la
madurez.
5. Repetición de todas las
etapas anteriores en un ciclo
de Mejoramiento Continuo.

Estructura del estándar
• El medio de difusión del estándar incluye el libro OPM3 –
Knowledge Foundation.
• Se puede adquirir la publicación por sí sola, para familiarizarse con
el modelo.
• En los inicios de OPM3, el estándar se distribuía a través de un CD-
ROM.
• Actualmente PMI ofrece dos maneras diferentes para implementar
OPM3:

OPM3 Online – DEMO

OPM3 Online – DEMO (Cont.)

 Empresa dedicada a la
elaboración de alimentos de
más de 40 años de creación,
con más de 500 productos y
1500 empleados en plantas y
servicios centrales.
 Una dirección general y 07
departamentos.
 La iniciativa sale desde el
departamento de TI,
apoyando por los
departamentos de
Operaciones y Marketing.
 Empresa dedicada al soporte
y servicio tecnológico de más
de 30 años de creación, con
una cartera de más de 400
clientes y con alrededor de
500 empleados distribuidos
en clientes y servicios
centrales.
 Una dirección general y 03-
04 departamentos.
 La iniciativa sale desde la
dirección general.
APLICANDO OPM3 – Diagnóstico
Casos

 Se inicia formación en Dirección de Proyectos basado en el
PMBOK a todo el departamento de TI (con énfasis en el equipo
PMO) y a personal de otros departamentos indicados por sus
respectivos gerentes.
 Se planifica las entrevistas con los stakeholders identificados:
Gerentes (departamentales), Project Managers y Equipo PMO.
Importante:
 Planificar las entrevistas para 2h aprox
 Informarse del carácter de cada gerente y forma de mando, así
como de la funcionalidad de su departamento y forma de trabajo.
 Elaborar un guión para las entrevistas, aunque luego se improvise.
APLICANDO OPM3 – Diagnóstico
Estrategia

Cuestionario

Resultados

Meta – Plan de acción

¿Dudas, preguntas?

Descarga de esta presentación
http://blog.luis-reyes-plasencia.info/download/presentacion-webinar-pmo-opm3-25-
07-2016/
Descarga de la plantilla del cuestionario del diagnóstico
http://blog.luis-reyes-plasencia.info/download/plantilla-cuestionario-opm3/
Herramienta de diagnóstico
http://www.pmc-bolivia.com/herrrraminetas/diagnostico-opm3
Descarga de Estándar OPM3 del PMI
http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/organizational-pm-maturity-
model-opm3-third-edition
Enlaces de interés

Luis Reyes, PMP
Gestor de Proyectos
lreyesp@gmail.com
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projectmanagement.com/profile/luisreyes
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