El Papel de la Oficina de Proyectos en la Implementación de la Estrategia Organizacional

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El Papel de la Oficina
de Proyectos en la
Implementación de la
Estrategia
Organizacional

Agenda
• Introducción
• Factores Críticos para una PMO estratégica que agrega valor a la organización.
• Prácticas que contribuyen a los resultados del negocio
• ¿Por qué las estrategias fallan?
• Conclusiones

Introducción

Introducción
• ¿Qué es una PMO?
√ Oficina de Dirección de Proyectos (Project Management Office)
√ De acuerdo al PMI:
Es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno
relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías,
herramientas y técnicas. La responsabilidad de una PMO puede abarcar desde
el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la
responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos.

Introducción
• Estrategia Organizacional:
Es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos
por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar
objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo
plazo

• Planeación Estratégica:
Introducción
Misión Visión
Objetivos
Estratégicos
Objetivos
Estratégicos
Objetivos
Estratégicos
• La razón de ser de la organización.
• Se ejecuta a través de procesos
(operación).
• Mantiene el valor de la organización
• Presupuesto: Gasto (OpEx)
Líneas de acción
para alcanzar la
Visión
Iniciativa
Iniciativa
Iniciativa
Iniciativa
Iniciativa
Programas
y Proyectos
Programas
y Proyectos
Programas
y Proyectos
Programas
y Proyectos
Programas
y Proyectos
AlcancedelaPPMO
• Hacia donde me dirijo
• Donde veo a mi empresa en el futuro a
corto, mediano y largo plazo
• Incrementa el valor de la organización
• Presupuesto: Inversión (CapEx)
Propuestas para
alcanzar los objetivos
estratégicos
Iniciativas que
pasaron por un
proceso de filtrado
para implementarse

• Planeación Estratégica:
Introducción
Misión Visión
Objetivos
Estratégicos
Objetivos
Estratégicos
Objetivos
Estratégicos
Iniciativa
Iniciativa
Iniciativa
Iniciativa
Iniciativa
Programas
y Proyectos
Programas
y Proyectos
Programas
y Proyectos
Programas
y Proyectos
Programas
y Proyectos
AlcancedelaPPMO
Estratégica
Operativa
Táctica

Introducción
• El Portafolio de Proyectos

Introducción
• Conceptos importantes:
1. El objetivo de todo proyecto es contribuir a los objetivos estratégicos de la
Organización
2. Los proyectos tienen sentido si agregan valor al negocio
3. Es importante establecer una buena planeación estratégica para obtener un
buen portafolio de proyectos
4. La estrategia es dinámica, cambia con las condiciones del mercado
5. La PMO debe ser parte integrante del equipo que define la estrategia
organizacional

Factores Críticos
para una PMO
estratégica que
agrega valor a la
organización

Factores Críticos para una PMO
estratégica que agrega valor a la
organización
1. Agilidad para adaptarse a las condiciones del entorno
• Concretarse en la operación del día a día no es suficiente
• El éxito en el negocio requiere tener a los clientes contentos
• Importantísima la innovación y la expansión de mercados
• La PMO debe enfocarse en obtener resultados satisfactorios para el negocio
2. Redireccionar la Misión de la PMO hacia un rol más estratégico
• Hoy en día sólo 39% de las PMOs se definen como estratégicas o corporativas
• Necesario definir claramente una visión estratégica
• Proveer un entorno adecuado para el cambio organizacional (change
management)
• Énfasis en la alineación estratégica

organización
3. Las PMOs estratégicas enfrentan retos universales
• Deficiencia en la evaluación de las capacidades actuales
• Carencia de un lenguaje común
• Resistencia al cambio
• Inconsistencia en las capacidades de los directores de proyectos
4. El camino al éxito estratégico se llega a través de la visibilidad
• La posición jerárquica de la PMO debe estar alta en la estructura organizacional
• Reporta al nivel más alto de la organización
• El medioambiente de los negocios cambia rápidamente y evoluciona
• La deficiencia en la inteligencia de negocios nos lleva a decisiones estratégicas
reactivas

organización
5. El correcto plan de ataque hace toda la diferencia
• Poner atención en la visión sin perder de vista los fundamentos de la organización
• Hacer de la gestión del cambio una actividad de alta prioridad
• Crear una cultura que premie a la excelencia organizacional
• La transparencia es vital para obtener resultados
6. Las PMOs exitosas reconocen el efecto de la regionalización e sector de la industria
• Las PMOs en contacto directo con los clientes afectan directamente los ingresos de
la organización
• La PMO tiene que poco a poco distanciarse del “delivery” de proyectos
• Reconocer las diferencias culturales regionales juega un rol importante en el éxito
de las estrategias

organización
7. Utilizar métricas estandarizadas facilita la evaluación de resultados
• La simplicidad es la mejor respuesta (KISS)
• Enfocarse en los puntos críticos
• Los únicos KPIs aceptables son los que son accionables
• Medir el valor de la PMO es difícil pero necesario

Prácticas que
contribuyen a los
resultados del
negocio

organización
1. La alineación de la PMO tiene impacto en la implementación de la estrategia
• Reporte de desempeño del portafolio
• Alineación estratégica con el negocio
• Confirmación de Prioridades organizacionales
• Alineación de los proyectos con los objetivos estratégicos
2. Principales competencias de las PMOs de alto desempeño
• Crean una cultura organizacional de Dirección de Proyectos
• Evalúan constantemente el desempeño de la PMO
• Evolucionan y mejoran a través de la gestión del conocimiento y del cambio

¿Por qué las
estrategias
fallan?

¿Por qué las estrategias fallan?
1. ¿Estamos haciendo lo que dijimos que íbamos a hacer?
• Foco en la ejecución de la estrategia para alcanzar resultados
• Formular una estrategia adaptable a las condiciones cambiantes del mercado
• Priorizar y fondear las estrategias apropiadas
• Retomar las lecciones aprendidas de la ejecución para incluirlas en la planeación
2. Encontrar el nivel adecuado de involucramiento del cuerpo directivo
• Soporte y compromiso con los líderes
• Habilidades para implementar la estrategia
• Un buen balance entre iniciativas adecuadas y estrategia general
• Buena planeación
• Las iniciativas obtuvieron los recursos humanos adecuados
• Buena comunicación
• Habilidad para gestionar el cambio organizacional
• Suficiente fondeo a las iniciativas correctas

¿Por qué las estrategias fallan?
3. Cerrando el círculo entre la formulación y la implementación de la estrategia
• Los involucrados en desarrollar a detalle la planeación estratégica son los
encargados de implementarla
• Los encargados de desarrollar la planeación estratégica a alto nivel le dan
seguimiento y se involucran en el proceso
• Se evalúa el desempeño de los objetivos estratégicos y se comunican las
lecciones aprendidas a la alta dirección
• Se diseñan procesos para retroalimentar los resultados de la implementación a
los que formulan la planeación estratégica
2. Además del cuerpo directivo hay que poner el foco en los recursos humanos
• Selección
• Priorización
• Localización
• Resistencia al cambio
• Desarrollo profesional

Conclusiones

Conclusiones
1. La ejecución de proyectos está íntimamente ligada a la estrategia organizacional y
se debe revisar constantemente su alineación
2. El entorno en el que se desarrollan las organizaciones es dinámico, la planeación
estratégica debe responder a éste constante cambio
3. El involucramiento del cuerpo directivo es esencial a todos los niveles, la PMO
estratégica debe ser parte integrante
4. Los recursos humanos son los encargados de llevar a cabo la ejecución de la
estrategia, hay que contar con las personas adecuadas para el trabajo
5. La gestión del conocimiento y del cambio son dos actividades sustantivas en los
procesos de planeación e implementación estratégica
6. La planeación es importante pero la mayor cantidad de fallas se dan en el proceso
de ejecución de la estrategia.
7. Es importante establecer métricas simples y de amplio alcance incluyendo el
desempeño de la propia PMO

Bibliografía
• A GuideToThe Project Management Body of Knowledge, Fifth Edition.
Project Management Isntitute Inc., 2013.
• Strategic PMOs Play AVital In Driving Business Outcomes.
Forrester Consulting, PMI’sThought Leadership Series, 2013.
• Why Good Strategies Fail, Lessons ForThe C-Suite.
The Economist Intelligence Unit, 2013.
• The Impact of PMOs on Stratgey Implementation.
PMI’s Pulse OfThe Profession In-Depth Report, 2013.

¡Gracias!
Arq. RicardoToledo, PMP, CSM
ricardo@alpha-consultoria.com
@jrtoledor

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