Objetivo: Como puede un líder y un sponsor definir en 7 pasos el diseño e implementación de una Cartera de Proyectos y Productos (PMO)

1. Guest Speaker: Leonardo Reyes
PMOfficers Founder
Moderador: Consultor Asociado PMOfficers
Miércoles 30 de Septiembre
Barcelona 20.00 Hora Local
Objetivo:
• Como puede un líder y un sponsor definir en 7 pasos el diseño e implementación
de una Cartera de Proyectos y Productos (PMO)
Webinar Series
La Magia de la PMO
Cómo diseñar e implementar tu PMO en 7
pasos

2.  Experiencia de +25 en múltiples sectores e industrias tanto sector público como privado,
principalmente en la gestión y liderazgo de oficinas de gestión de proyectos y productos bajo marcos
tradicionales (predictivos) y ágiles (adaptativos).
 Fundador de la marca PMOfficers que incluye:
 Consultoría especializada en Oficinas de gestión de proyectos y productos bajo la marca
PMOXperience.
 Formación bajo la marca PMOAcademy.
 P.O Plataforma PMOXSuite
 Grupo de Linkedin - Inteligencia Colaborativa
 Lic. Informática, Master EBM, Postgrado Dirección Empresa, Postgrado en Calidad, PMP, SM-I, Sig Sigma
Yellow Belt, PMO-CC, etc.
 Primer Certificado en España sobre PMO (PMO-CC de la PMOGA)
 Miembro activo: PMO Global Alliance, PMO Global Awards y del Capítulo PMI Barcelona.
 Profesor universitario sobre PMO:
 Certificación PMO-CP en la U. La Salle BCN
 Módulo PMO en la U.Europea Campus Valencia
 Project Manager PMO para Beetween
 Colaborador Capítulos PMI:
 Madrid, Valencia y LATAM Panamá, Colombia y U.Del Bosque (Colombia) entre otros .
www.pmoacademy.orgwww.pmoxperience.com
www.pmofficers.com
www.pmoxsuite.com

3. Paso.1 Definir: Porqué queremos una PMO?
Paso.2 Establecer: Para qué queremos una PMO?
Paso.3 Identificar: El mejor equipo que debe liderar la PMO
Paso.4 Diseñar la Categorización: de toda la Cartera que gestionará la PMO
Paso.5 Diseñar la Priorización: de toda la Cartera que gestionará la PMO
Paso.6 Presentar: Formalmente a la PMO ante la Organización “Kick-Off”
Paso.7 Implementar y Ejecutar
Sesión de Preguntas y Respuestas

4. El éxito dependerá de la capacidad de tu
PMO de ser lo suficientemente flexible para
adaptarse a las necesidades de TODOS los
interesados.
Sólo existe aquello que necesitas hacer
para que el valor de tu PMO sea reconocido.
Si se necesita (re)diseñar, (re)evaluar o
(re)inventar en una nueva PMO siempre se
hará mientras sea necesario.
No existen tipos predefinidos y
exitosos de una PMO.
No existe un correcto o incorrecto
concepto y/o descripción de una PMO.
No debes tener dudas de evaluar si tu
actual cartera de proyectos y productos
está bien gestionada bajo una PMO.
ÉXITOFALLO

5. SITUACIÓN ACTUAL
(Assessment AS-IS)
Es apropiado realizar uno de los 3 tipos de “chequeo de salud” de la
Cartera o de la PMO los cuales comprueban:
1. Si la autoridad para proceder se basa sólidamente en una
evaluación precisa del estado del proyecto o producto.
2. Si el caso de los objetivos y beneficios sigue siendo aún viable y
deseable.
3. Es el más apropiado cuando se sospecha que el proyecto se
encuentra en una posición irrecuperable o se acerca rápidamente.
ESTADO DE SALUD DE LA CARTERA
Informe Digital Alto Nivel del Estado de Salud (Health Check) de
una Cartera basado en el Método PMOfficers en 7 Pasos y
generado desde la PMOXSuite.com

6. SITUACIÓN ACTUAL
(Assessment AS-IS)
1. Objetivo principal es identificar en qué nivel de madurez de la Cartera o
de la PMO en el que se encuentra la cartera actualmente, es
fundamental este primer paso para mejorar la gestión de la cartera global
a través del tiempo de forma iterativa y constante.
2. Evaluación detallada bajo 7 áreas, las cuales están diseñadas para
adaptarse a cualquier metodología, marco de trabajo, método o modelo
en la gestión de la cartera de toda organización y lo que llamamos desde
PMOfficers como "Tailoring".
NIVEL DE MADUREZ DE LA CARTERA
Informe Digital Alto Nivel del Madurez de una Cartera o
PMO basado en el Método PMOfficers en 7 Pasos y
generado desde la PMOXSuite.com

7. SITUACIÓN ACTUAL
(Assessment AS-IS)
1. Objetivo: es la puesta en marcha desde la estrategia hasta la
ejecución de las tácticas establecidas para alcanzar los objetivos
denomina ejecución, y se ejecuta y evalúa a corto plazo.
2. Generalmente las organizaciones se preocupan de que las
tácticas se ejecuten en fases medibles y cuantificables con el
objetivo de intentar detectar posibles errores o fallos de las
mismas.
3. Consideramos 7 pasos o recomendaciones desde la Estrategia
hasta la ejecución en una PMO.
Se genera un Informe Digital Alto Nivel Grado de Entrega
de una Cartera o PMO basado en el Método PMOfficers en 7
Pasos y generado desde la PMOXSuite.com
GRADO DE EJECUCION (Delivery)

8. SITUACIÓN FUTURA – IDEAL
(Assessment TO-BE)

9. El año 2012, PM Solutions, empresa de servicios expertos fundada en 1996 por J. Crawford Kent, PMP, publicó
el estudio “The State of the PMO 2012“, basado en la encuesta a 554 empresas de Estados Unidos y la Unión
Europea principalmente, donde se destaca la siguiente lista de principales mejoras con las que contribuye
directamente una PMO.

10. BENEFICIOSSERVICIOS
SOLUCIONAR LOS
PROBLEMAS DE LA
CARTERA DE PROYECTOS
Y PRODUCTOS EN (TODA)
LA ORGANIZACION
Podemos identificar los dos beneficios más
frecuentes que espera el Sponsor al proponer
Implementar una PMO:
1. Mejorar las tasas de éxito de la Cartera
2. Implementación de prácticas estándar a
nivel transversal.
Además, al Diseñar una oficina Ofrecer (mínimo):
• Administrar la asignación de recursos entre
proyectos.
• Administrar a (todas) las partes interesadas.
• Categorizar y Priorizar toda la Cartera
• Proporcionar herramientas para gestión de la cartera
y sistemas de información.
• Ayudar a definir y alcanzar los objetivos estratégicos
de la organización.
Podemos identificar los dos servicios más
frecuentes que espera el Sponsor al proponer
Diseñar una PMO:
1. Proporcionar Informes del estado del
programa de la Cartera para la Alta Dirección.
2. Monitorizar y controlar la Cartera Global de
Proyectos y Productos.
Además, al Implementar una oficina Recibir (mínimo):
• Un gestión y control eficaz de la cartera.
• Minimizar los proyectos y productos fallidos y
promover un mayor éxito de los mismos.
• Mantener a la organización mejor informada.
• Mejorar la integración de los proyectos y productos
con el negocio (asegurar la continuidad del negocio).
• Ayudar a definir y alcanzar los objetivos estratégicos
de la organización.

11. 3 Principales consideraciones para
Implementar una PMO
1. Resolver la falta de visibilidad global, completa
y fiable de la información para la Alta
Dirección
2. Resolver el Conflicto en la gestión de todos los
recursos (financierós, técnicos, equipos
humanos, etc)
3. Para llegar al alcance y presupuesto en los
proyectos
4. Tener clara la estrategia “Customer Experience
“ para generar la entrega de valor en los
productos
1. Hay muchos proyectos y productos en
la cartera pero ingestionables.
2. No existe una Categorización y
Priorización claras para la ejecución de
la cartera
3. Cuando existen pérdidas económicas en
la implementación y ejecución de los
proyectos
PARA QUÉ?POR QUÉ?

12. https://pmoacademy.org/encuesta-2020

13. ES UN ROL
UNA POSICIÓN
UNA PERSONA
UNA PMO JAMÁS
UNA PMO ES?
El PMBOK en la sección 2.4.4.3 define la PMO como “una
estructura de gestión que estandariza los procesos relacionados
con la gobernabilidad de los proyectos de una organización.
Facilitando el uso compartido de recursos, metodologías,
herramientas y técnicas de la Gestión de Proyectos.

14. LIDERADA POR UNA PERSONA
(PMOfficer) y con apoyo del Sponsor
CON ROLES CLARAMENTE DEFINIDOS
UNA PMO ES UN
ENTE DENTRO DE
LA ORGANZACIÓN

15. 2
1
3 Nivel Operacional
Nivel Táctico
Nivel Estratégico
Proyectos y Productos que
se evaluan sus Casos de
Negocio con -500 horas de
presupuesto inicial
Proyectos y Productos que
los decide
la Alta Dirección
Proyectos y Productos que
los decide
la Alta Dirección
Fuente: Propuesta basada en el Modelo

16. La priorización exitosa La priorización fallida
Un buen proceso de priorización de proyectos
nos permitirá alinear estratégicamente las
decisiones de asignación de recursos para una
entrega de proyectos y productos más exitosos.
Los proyectos y productos que están mejor
alineados con los objetivos corporativos
naturalmente entregarán más valor a la
organización.
Una mala priorización puede conducir al
fracaso del proyecto o producto.
La PMO pierde credibilidad ante la alta
dirección
Y en consecuencia, puede conducir al fracaso
y pérdida de los objetivos comerciales de toda
la organización.
CONCLUSIÓN
Los Proyectos que están bien alineados con la estrategia son 57% más
propensos a tener éxito (datos PMI).

17. Beneficios
Económicos
para la
Organización
Inversión
Económica
Necesaria
Período de
Tiempo para
Obtener el
ROI
B I R I IS
Impacto al
Negocio
Satisfacción
Final de los
Clientes tanto
Internos y
Externos
Grado de
Complejidad en
la
Implementación
#RANKING
(PROJECTS &
PRODUCTS)

18. Inicio formal de la PMO dentro de la Organización “KICK-OFF”
• Sponsor: Convoca, presenta el Paso.1 Alto Nivel y presenta al líder de la
PMO (ie PMOfficer).
• PMOfficer: Desarrolla la presentación del Paso.1 y presenta al equipo.
• Interesados: Son los principales Invitados a nivel directivo.
• Miembros PMO: presentación del equipo nombre+apellido con sus roles
Y responsabilidades para que sea visible y claro a toda la organización.
• 5. Gestión del Cambio: persona encargada de informar a nivel formal y
corporativo al resto de la organización (mail, intranet, vídeos, flyers,
conferencias, reuniones, etc)

19. Implementar Ejecutar

21. PMO-FO 5,6, 13 y 14 Octubre
https://digital.pmoacademy.org/

22. Webinar Series
La Magia de la PMO
Cómo diseñar e implementar tu PMO en 7 pasos
Objetivo:
• Como puede un líder y un sponsor definir en 7 pasos el diseño e implementación de una
Cartera de Proyectos y Productos (PMO)
leoreyes@pmofficers.com
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@leoreyes71
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