El documento establece el procedimiento para el despacho de bienes en el almacén general de una institución. Describe los controles requeridos como el documento de pedido-comprobante de despacho de almacén y las firmas necesarias. Explica el flujo del proceso, que incluye la solicitud, verificación de disponibilidad, despacho y registro de los bienes, así como la elaboración de informes. El objetivo es garantizar la trazabilidad de los bienes que salen del almacén general hacia las unidades solicitantes.

1. Código: P.CPA.02.00
Fecha de Creación:
17 de Diciembre de 2007
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO
DE BIENES EN EL ALMACEN GENERAL
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Unidad Solicitante: Es la unidad responsable de solicitar y buscar la debida autorización para
adquirir Bienes y/o Servicios dentro de la institución con el objetivo de realizar sus tareas cotidianas
correspondientes a sus funciones dentro de la estructura.
Custodio: Es la figura responsable de cuidar y velar por los bienes y/o servicios en su destino final y
responde directamente por las condiciones en las que se encuentren los mismos durante el proceso de
ejecución y uso después de haber sido despachados por la unidad de almacenes.

3. Código: P.CPA.02.00
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I. CONTROLES
El documento “Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén” es el documento que se
utiliza para integrar tres (3) operaciones que afectan directamente al registro de los bienes
que se encuentran bajo custodia y almacenamiento en el Almacén General del Sistema
Estatal de Radio y Televisión.
Estas operaciones son:
Pedido de Bienes al Almacén General: es responsabilidad de la unidad solicitante llenar éste
campo, describiendo con detalle y con la ayuda del catálogo de artículos del almacén, aquellos
insumos que va a solicitar, la cantidad específica y el código correspondiente. Debe incluir la
fecha en el extremo superior izquierdo del documento, el detalle de la unidad que solicita (Ej.
Unidad de Escenografía).
Comprobante de Despacho de Almacén: lo realiza el almacenista y en ésta sección
documenta el proceso de entrega colocando la cantidad despachada, el número de orden de
compra correspondiente y el valor unitario y total de cada artículo solicitado.
Afectación Contable: lo realiza el Departamento de Contabilidad cuando le es remitido el
documento con el informe final de todos los despachos realizados en la unidad del Almacén
General.

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Este documento debe ir respaldado por las siguientes firmas:
• Aprobación y Fecha Debe Firmar el Director de área o el Jefe inmediato.
• Entregado por Debe Firmar el Almacenista.
• Recibido Conforme Debe Firmar la Unidad Solicitante o el Custodio Final.
Las Direcciones deben contar con un mínimo disponible del documento Pre-Impreso
“Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén, de manera tal, que cada secretaria de
Dirección sea quien lo custodie y lo pueda distribuir entre las unidades que solicitarán los
bienes al Almacén General.
El documento Pre-Impreso “Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén” contará con
una numeración secuencial que permitirá saber la ubicación del formulario, y se llevará un
registro en el Almacén cada vez que las secretarias de las Direcciones retiren el “stock” de
éstos documentos para su área. Esta actividad de retirar los Pads para cada Dirección se puede
realizar mensualmente o cuando se llegue al “stock” de seguridad de éste documento y tengan
que hacer un re-pedido para abastecerse.
Se establece un horario de despacho con el detalle de los días de entrega de bienes dentro de la
institución, siendo éstos los días Lunes, Miércoles y Viernes de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. de
manera que se pueda desarrollar una planificación de las solicitudes internas por parte de las
unidades solicitantes.

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En los casos en que se presente una URGENCIA EVIDENTE será potestad de la Jefa de
Compras y Almacén, el Director de Administración y Finanzas o el Director General dar
autorización para la entrega fuera de horario siempre y cuando este requerimiento esté bien
sustentado y no que sea producto de la mala planificación de las unidades administrativas u
operativas de la institución.
Se elabora para Contabilidad, posterior a la jornada diaria de despacho de bienes, un informe
con el detalle de los movimientos de salidas realizados en el Almacén General, debidamente
respaldados con los documentos de “Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén” de
cada una de las transacciones realizadas.
En el caso de que al momento de solicitar un bien en el Almacén General, no se disponga del
inventario, el documento Pre-impreso “Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén”
deberá anularse por medio de firma y sello de anulado, y la copia original se quedará en los
archivos del Almacén, llevándose la unidad solicitante la copia de éste documento. Esto nos
permitirá llevar una historia de las solicitudes que presenten insuficiencias en el inventario y
poder medir el impacto de la planificación de las compras.

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METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES
• Flujo del Macro-proceso (Despacho de Bienes en el Almacén General):

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CUSTODIO
DIRECTOR O JEFE DE UNIDAD
GESTORA
ALMACENISTA
DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACEN GENERAL
SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISION
PANAMA
Se registra el No.
de Serie, la Marca y
el Modelo.
Confirma que las
cantidades y condiciones
del bien son optimas y
corresponden a lo
solicitado.
Firma de recibido
conforme y recibe copia el
documento “Pedido-
Comprobante de
Despacho de Almacén”
¿El bien es un
activo Fijo?
NO
SI
Retira el bien del
Almacén.
Archiva Doc. “Pedido-
Comprobante de
Despacho de
Almacén”
Envía a Contabilidad
Informe de los
Despachos diarios con el
respaldo
correspondiente.
Elabora Informe de
Despachos Diarios con
respaldo adjunto de copia
de los “Pedidos-
Comprobantes de
Despacho de Almacén”
FIN
1
1

8. Código: P.CPA.02.00
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PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO
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• Narrativa del Proceso de Despacho de Bienes en el Almacén General:
Paso DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Llena el Documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén"
Custodio/Unidad
Solicitante
2
Revisa y autoriza con su firma, el Documento "Pedido-Comprobante de
Despacho de Almacén"
Director / Jefe de
Unidad Solicitante
3 Recibe el Documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén" Almacenista
4
Verifica la disponibilidad que existe en el Almacén para comprobar que
cantidades podrán ser despachadas en el proceso a la unidad solicitante.
Almacenista
5
Si en el momento de verificar dentro del almacén, confirma que no existe
inventario para proceder a despachar el artículo solicitado, se elimina del
documento y se firma y coloca el sello de “No Existencia”.
Almacenista
6
Se le entrega copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de
Almacén a la unidad solicitante como parte del proceso, dejando
establecido que no se realizó el despacho por falta de inventario.
Almacenista
7
Se debe guardar copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho
de Almacén" con el sello de anulado como parte del registro que lleva el
almacén de los artículos en los cuales hay insuficiencia.
Almacenista
8
Si al verificar el documento "Pedido-Comprobante de Despacho de
Almacén" se observa que existe inventario para despachar, pero no el
suficiente para cumplir con el total de lo solicitado se coloca en la columna
en la sección que llena el Almacén, la cantidad real que se va a despachar
con el Vo.Bo de la unidad solicitante y/o custodio.
Almacenista

9. Código: P.CPA.02.00
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Paso DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
9
Se revisa con el documento "Pedido-Comprobante de Despacho de
Almacén" las cantidades físicas que se están entregando a la unidad
solicitante y/o custodio para garantizar el cumplimiento de la solicitud.
Almacenista
10
Se revisan las condiciones físicas del artículo solicitado, de manera tal que
se garantice la buena condición antes de la salida del almacén.
Almacenista/Unidad
Solicitante/Custodio
11
Si el bien que se esta recibiendo en el Almacén corresponde a un Activo
Fijo se debe registrar en la documentación el No. de Serie, la Marca y el
Modelo.
Almacenista
12
Firma para garantizar que ha recibido las cantidades correctas de los
bienes solicitados en condiciones óptimas y de manera conforme.
Unidad
Solicitante/Custodio
13
Recibe copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de
Almacén".
Unidad
Solicitante/Custodio
14 Retira el Bien solicitado del Almacén General.
Unidad
Solicitante/Custodio
15
Registra en el Sistema los despachos realizados y elabora informe de
Despachos diarios en el Almacén General, adjuntándole al paquete final
copia de todos los documentos "Pedido-Comprobante de Despacho de
Almacén", que fueron utilizados para cada una de las solicitudes.
Almacenista
16
Envía al departamento de contabilidad el informe de los despachos diarios
con sus respectivos respaldos.
Almacenista
17
Archiva copia del Documento "Pedido--Comprobante de Despacho de
Almacén"
Almacenista

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ANEXOS
• Formulario Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén