Este documento establece lineamientos para el manejo de la propiedad de clientes en un municipio colombiano. Define la propiedad del cliente como cualquier información o documentos suministrados por clientes externos para desarrollar servicios o productos. Instruye garantizar la confidencialidad de la información del cliente, responsabilidad por la conservación de los bienes, y reportar pérdidas o daños. Además, presenta un formato para registrar la propiedad recibida del cliente.

1. SISTEMA DE GESTION DESISTEMA DE GESTION DE
LA CALIDADLA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARAINSTRUCTIVO PARA
EL MANEJO DE LAEL MANEJO DE LA
PROPIEDAD DELPROPIEDAD DEL
CLIENTECLIENTE
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2. PROPÓSITOPROPÓSITO
Definir los lineamientos para el
manejo de los bienes
suministrados por los clientes
para el desarrollo de los
servicios y productos del
Municipio de Pereira.
Numeral 7.5.4 de la Norma ISO
9001:2008 y la NTCGP 1000:2009
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3. POLÍTICAS DE OPERACIÓNPOLÍTICAS DE OPERACIÓN
La información o documentos personales del cliente tiene un carácter
de confidencialidad, por lo cual el servidor público responsable del
trámite o actividad con la propiedad del cliente, debe garantizar la
confidencialidad y su uso exclusivo para el trámite en relación.
Los servidores públicos que manejen propiedad del cliente son
responsables de su conservación y adecuado almacenamiento.
Si se presenta alguna perdida, deterioro o inconveniente en la
entrega de la propiedad del cliente se debe levantar una acción
preventiva o correctiva según el caso.
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4. DEFINICIÓNDEFINICIÓN
Propiedad del Cliente: Es propiedad del cliente toda aquella
información, documentos u objetos que sean suministrados por los
clientes externos para la realización de los procesos y que a su vez
sean devueltos por no requerir la conservación de los mismos en la
entidad.
Ej: Proyectos presentados por la comunidad o entidades, informes
presentado por las entidades, fotocopia de documentos personales,
documentos y/o bienes suministrados por otros procesos, entre otros.
Nota. La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual.
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5. PASOS PARA GARANTIZAR ELPASOS PARA GARANTIZAR EL
CONTROL DE LA PROPIEDAD DELCONTROL DE LA PROPIEDAD DEL
CLIENTECLIENTE
Identifique cual es la información, documentos o bienes
que se necesitan del cliente para la utilización en el
proceso o en la ejecución de un proyecto o programa
específico.
Reciba la información, documentos o bienes, verifique su
estado, si cumple con los requisitos necesarios para su
utilización (si se encuentran defectos o algún inconveniente
comunicarlo al cliente), informe al cliente en cuanto tiempo
son devueltos.
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6. PASOS PARA GARANTIZAR ELPASOS PARA GARANTIZAR EL
CONTROL DE LA PROPIEDAD DELCONTROL DE LA PROPIEDAD DEL
CLIENTECLIENTE
Registre adecuadamente los bienes recibidos, identifique
si en su proceso ya se tiene un formato que permita
registrar la información documentos o bienes recibidos o de
lo contrario diligencie el formato REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL CLIENTE.
Marque o identifique la información, documentos o bienes
de tal manera que puedan ser reconocida para archivarlo o
si estos recorre varios puestos de trabajo o si son
estregados al propietario.
Tenga organizado el espacio o archivo para almacenar
los documentos o bienes que no se devuelven.
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7. FORMATO REGISTRO DE LA PROPIEDAD DELFORMATO REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL
CLIENTECLIENTE
Escribir el proceso o dependencia
donde se realiza el trámite.
Escribir el proceso o dependencia
donde se realiza el trámite.
Se hace firmar al cliente para
confirmar la entrega y conformidad
con el uso de los bienes o
documentos por parte del proceso
receptor.
Se hace firmar al cliente para
confirmar la entrega y conformidad
con el uso de los bienes o
documentos por parte del proceso
receptor.
Relacionar el nombre de la persona
que entrega el bien o documento y
luego su numero telefónico
¿Se devuelve al Cliente?: marcar
con una X si el bien o documento
recibidos se devuelven al cliente o
no.
Relacionar el nombre de la persona
que entrega el bien o documento y
luego su numero telefónico
¿Se devuelve al Cliente?: marcar
con una X si el bien o documento
recibidos se devuelven al cliente o
no.
Identificar que tramite se
desarrollará con esta información.
Identificar que tramite se
desarrollará con esta información.
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Funcionario que se hace
responsable de los bienes y
documentos recibidos en el
transcurso del desarrollo del
tramite.
Funcionario que se hace
responsable de los bienes y
documentos recibidos en el
transcurso del desarrollo del
tramite.
Registrar la fecha en que se recibe
la propiedad del cliente.
Registrar la fecha en que se recibe
la propiedad del cliente.
Describa el tipo de bien o
documento que fue suministrado
por el cliente, ejemplo: Fotocopia
de la Cedula de Ciudadanía,
Proyecto de Inversión, entre otros.
Si son DOCUMENTOS se establece
si es un documento original o una
copia
Describa el tipo de bien o
documento que fue suministrado
por el cliente, ejemplo: Fotocopia
de la Cedula de Ciudadanía,
Proyecto de Inversión, entre otros.
Si son DOCUMENTOS se establece
si es un documento original o una
copia
Registre la fecha en que hace
entrega del bien o documento a su
propietario, en caso de que el bien
no se devuelva escriba No aplica o
su abreviación N.A.
Registre la fecha en que hace
entrega del bien o documento a su
propietario, en caso de que el bien
no se devuelva escriba No aplica o
su abreviación N.A.
Registre el sitio donde será
almacenado el bien o documento,
propiedad del cliente ya sea de
forma permanente cuando este no
se devuelve o transitoria mientras
este es devuelto a su dueño..
Registre el sitio donde será
almacenado el bien o documento,
propiedad del cliente ya sea de
forma permanente cuando este no
se devuelve o transitoria mientras
este es devuelto a su dueño..
Describa el estado del bien o
documento, puede ser en los
siguientes términos: buena, regular
o malo.
Describa el estado del bien o
documento, puede ser en los
siguientes términos: buena, regular
o malo.
Si es un Documento la cantidad de
hojas o folios y si en un bien la
cantidad con la unidad de media.
Si es un Documento la cantidad de
hojas o folios y si en un bien la
cantidad con la unidad de media.
Haga firmar esta casilla del
propietario del bien o documento
que recibe a conformidad.
Haga firmar esta casilla del
propietario del bien o documento
que recibe a conformidad.
En este espacio se pueden hacer
las anotaciones del manejo del
documento o el bien o si el cliente
no vuelve por estos.
En este espacio se pueden hacer
las anotaciones del manejo del
documento o el bien o si el cliente
no vuelve por estos.

8. RECUERDA:
LA PROPIEDAD DEL CLIENTE PUEDE INCLUIR
LA PROPIEDAD INTELECTUAL Y LOS DATOS
PERSONALES.
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