El proceso administrativo y el control como actividad de la empresa

1. Proceso Administrativo
“Etapa de Control”
Tomado de “Desarrollo de habilidades directivas”, Juan José Huertas y
Gerardo Rodríguez.
Facultad de Ciencias Económicas

2. INTRODUCCIÓN
• Es la última etapa del proceso administrativo
• Es un eslabón inherente a la planeación
• El control permite establecer los beneficios,
riesgos (Cp, Lp).
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3. EL PROCESO DE CONTROL
¿Se
cumple el No hace nada
Compara el estándar? SI
desempeño real
con el estándar NO
¿aceptable
la No hace nada
variación? SI
Mide el NO
Objetivos Estándar desempeño
real
¿aceptable Identifica e
el origen de la
estándar? variación
SI
NO
Desempeño
Revisa el
adecuado
estándar
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4. GENERALIDADES ACERCA DEL CONTROL
• Permite la verificación de actividades de acuerdo a
lo planeado.
• Permite tomar acciones correctivas.
• En el idealismo administrativo, no existiría el
control.
• La realidad presenta situaciones cambiantes
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5. PASOS DEL PROCESO DEL CONTROL
1. Implantación de normas ó estándares de
control.
2. Medición del desempeño real.
3. Comparación del desempeño real con el
estándar.
4. Acciones correctivas.
“El diseño del sistema de control, se basa en:
Qué se mide, Cómo se mide, y Cuando se hará.”
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6. Tipos de controles
• Control preventivo: realiza por anticipado.
Requiere tiempo e información oportuna.
• Control concurrente: mientras la actividad esta
en proceso.
• Control de retroalimentación: se realiza
posterior al evento ó inconveniente.
Las áreas principales para realizar el control, son aquellas
donde se califica cantidad, calidad, tiempo y costo
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7. Características de un control eficiente
• Preciso
• De aplicación oportuna
• Económico
• Flexible
• Comprensible
• Criterio razonable, coherente y alcanzable
• De ubicación estratégica, factores críticos
• De criterio múltiple, el desempeño se evalúa teniendo
más de 1 indicador
• De acción correctiva
• El control se aplica cuando la variación sobrepasa el
margen estándar
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8. Normas para los controles
• Con base en la experiencia, y datos estadísticos.
• Por apreciación y juicio de directivos.
• Análisis objetivo y cuantitativo de una situación
específica. Normas desarrolladas para la medición de
la producción.
Importante: los controles se aplican a dos tipos de
normas, las cuantitativas (objetivos representados en
cantidades numéricas), y las cualitativas.
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9. Situaciones del control
• A mayor nivel de jerarquía, mayor necesidad de
controles de criterio múltiple.
• A mayor descentralización, mayor necesidad de
retroalimentación.
• Cuando el control es inflexible o el estándar no es
razonable, la persona pierde de vista las metas globales.
• Al estar en juego la compensación, los individuos
tiendes a manipular la información.
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10. HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL
Principios de la información de control.
• Calidad, relacionada con su exactitud
• Oportunidad, antes del evento y disponible para la
persona indicada, en su momento adecuado.
• Cantidad, debe ser suficiente
• Relevancia, importante para el personal, sus
funciones y labores.
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11. Sistema de información administrativa
• Controles de operaciones: permite producir bienes de mayor
calidad a menor costo.
• Control de costos: centros de costos por unidad
administrativa, incluye los costos directos e indirectos.
• Modelo de cantidad del lote económico: optimiza la orden
de compra, equilibra el costo de la orden y el inventario
(costos de compra, costos de orden, costos de flete, costos
por mercancía agotada).
• Sistemas para ordenar el inventario: sistema de seguimiento
y reabastecimiento de existencias. Sistema por intervalos
según periodos – factor tiempo -, y Sistema justo a tiempo.
• Control de mantenimiento: preventivo, correctivo, y
condicional – inspección-.
• Control de calidad: los que se produce satisface las normas
preestablecidas.
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12. Controles financieros
• Razones de liquidez: (activo circulante entre su pasivo circulante),
óptima 2:1, superior se desaprovechan activos, menor a 1:1, dificultad
para respaldar obligaciones a corto plazo. Prueba ácida, liquidez real de
la empresa.
• Razones de apalancamiento: uso del capital prestado para operar, su
objetivo utilizar la deuda correctamente.
• Razones operativas: refiere a la utilización de recursos, rotación de
inventarios, rotación de activos (activos necesarios para generar
ingresos).
• Razones de rentabilidad: porcentaje de utilidad sobre el ingreso y el
rendimiento de inversión.
• Auditorias: verificación formal de cuentas, registros y actividades
operativas. La auditoria verifica el mecanismo de control.
• Análisis costo beneficio: beneficios derivados de la actividad.
• Costeo basado en la actividad: el costo es asignado por las actividades
desempeñadas el recurso empleado.
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13. Controles conductuales
Evaluación del desempeño: proceso que califica el desarrollo
laboral.
• El análisis escrito: el evaluador redacta fortalezas y debilidades
del evaluado, desempeño anterior y potencial, formula
sugerencias de mejoramiento.
• El incidente crítico: el evaluador establece comportamientos
clave del evaluado entre lo eficiente y no eficiente. Son
comportamientos específicos sin incluir rasgos de personalidad.
• Las escalas gráficas de clasificación: señalan factores de
desempeño, cantidad, calidad, conocimiento del puesto,
cooperación, lealtad, asistencia, honestidad, iniciativa. Estos
clasificados según escalas.
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14. Juan Carlos Leal Céspedes
Juan.leal@unillanos.edu.co
Tomado de “Desarrollo de habilidades directivas”, Juan José Huertasc
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