Este documento presenta el syllabus de un curso de Gestión Documental. El curso tiene una duración de 3 créditos y busca formar a los estudiantes en las competencias y herramientas necesarias para la gestión efectiva de documentos en el sector público. El syllabus describe los objetivos generales y específicos del curso, la metodología de enseñanza, criterios de evaluación y bibliografía recomendada.

1. SYLLABUS
OFERENTE: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ACTIVIDAD ACADÉMICA: GESTIÓN DOCUMENTAL
CICLO: TÉCNICO PROFESIONAL
CÓDIGO: 41041
NÚMERO DE CRÉDITOS: 3
PROFESOR: MANUEL ANTONIO BEDOYA DUQUE
CORREO ELECTRÓNICO: manuel_bedoya@cun.edu.co
TELÉFONO: 3006204824
HORARIO: 1:00 P.M A 3:30 P.M
JUSTIFICACIÓN
Es de vital importancia que el futuro administrador municipal conozca que para realizar la gestión de
documentos debe ceñirse a las normas nacionales e internacionales, sobre procesamiento y gestión de
documentos; pues al trabajar en una oficina se suele utilizar gran cantidad de papeles y documentación que
nos obligan a buscar una forma de clasificación y archivo para que en cualquier momento sea fácil encontrarla.
COMPETENCIAS GENERALES DEL CURSO
1. Concretar y definir el concepto de Gestión Documental
2. Definir los mecanismos de archivo documental
3. Organización y control en el proceso documental
4. Identificar mecanismos de difusión documental
5. Identificar herramientas para mejorar la gestión documental
PROPÓSITO GENERAL
Formar el talento humano competitivo, con convicción por el servicio público, centrado en el reconocimiento
de la realidad socio-política, económica, cultural y ambiental de las entidades territoriales. Dotado de las
competencias para abordar los problemas de gobernabilidad y enfrentar los acelerados cambios que afectan el
desempeño institucional mediante la aplicación de nuevas técnicas y modelos de gestión que permitan una
excelente calidad en los servicios, la optimización de los recursos y el mayor bienestar de las comunidades.
PROPÓSITOS ESPECÍFICOS
 Conocer las características de los sistemas de gestión documental y su importancia en los programas de
Gestión de la Información y del Conocimiento.
 Conocer los distintos tipos de soluciones tecnológicas disponibles para la gestión de documentos.
 Evaluar la aplicabilidad de las distintas soluciones tecnológicas en distintos contextos.
 Presentar la normatividad sobre gestión de documentos en las organizaciones.
ARTICULACIÓN DEL ESPACIO ACADÉMICO CON OTROS CURSOS Y ÁREAS DEL CONOCIMIENTO
 ADMINISTRACIÓN GENERAL
 PLANEACION MUNICIPAL
 ETICA Y FORMACIÓN CIUDADANA
 PRESUPUESTO PUBLICO

2. PROBLEMAS DE DISCUSIÓN PARA EL DESARROLLO DEL CURSO
(PREGUNTAS QUE SE ABORDARÁN)
1. ¿Qué es la gestión documental y como se realiza?
2. ¿Cómo se hace un archivo público o privado?
3. ¿Cuáles herramientas permiten el tratamiento de documentos?
4. ¿Cómo se difunden los documentos?
5. ¿Cómo puedo mejorar la gestión de documentos?
METODOLOGÍA DEL APRENDIZAJE
Seleccionando estrategias didáctico-pedagógicas acordes al perfil del estudiante para acompañarlo en su
aprendizaje, con base en material de apoyo y de acompañamiento al estudiante distribuido en cinco unidades.
El docente- tutor estará en condiciones de acompañar al estudiante en cada uno de los temas de la asignatura
y ampliar los temas que sucintan más interés o reorientando aquellos conceptos e información inmersos en el
sentido común y que obstaculizan una correcta interpretación de la situación actual de la población en el país.
EJES DE COMPETEN PROBLEMAS ACCIONES A DESARROLLAR BIBLIOGRAFIA
APRENDIZAJE (descripción de actividades
CIAS (Preguntas y categorías de aprendizaje)
Problematiza-
(Actuaciones)
doras)
1. Gestión Concretar y definir el ¿Qué es la gestión  Conceptuar sobre el Urrea Romero, Omar.
Documental concepto de Gestión documental? manejo y gestión de Gerencia de Recursos Físicos.
Documental documentos CUN Virtual, Filigrana, 2002.
¿Cómo se realiza?
 Comprender el proceso de
trazabilidad documental
CONDE, María Luisa: Manual
2.Archivística Definir los ¿Cómo se hace un  Concepto y objetivos de la de tratamiento de archivos
General mecanismos de archivo público o Archivística. administrativos. Madrid:
archivo documental privado? Dirección de Archivos
 Principios y normas de la Estatales,1992
Archivística
 Terminología archivística.
CORTÉS, Vicenta: Manual de
 Funciones básicas del archivos municipales. Madrid:
archivo. ANABAD, 1982.
 Planificación del personal.
 Política archivística. CRUZ MUNDET, José Ramón:
Manual de Archivística,
 Sistemas de archivos.

3. 3.Tratamiento Organización y ¿Cuáles herramientas  El proceso documental. Madrid: Fundación Germán
documental control en el proceso permiten el
documental tratamiento de  Archivos administrativos: Sánchez Ruipérez, 1994.
documentos? Archivo de oficina o
gestión, Archivo central,
Archivo intermedio.
FUSTER RUIZ, Francisco:
 Valoración, selección y Política y planificación de
expurgo de los archivos. Murcia: Diego
documentos. Marín, 1995.
 Organización de archivos.
 La organización en las
diferentes etapas del ciclo
documental
 Instrumentos de
descripción y control.
Guías, Inventarios,
Catálogos y otros
instrumentos auxiliares de
descripción.
4. La difusión Identificar ¿Cómo se difunden  Servicios del archivo.
documental mecanismos de los documentos?
difusión documental  Función administrativa y
jurídica del archivo.
 Difusión de la información
 Aplicación de las
tecnologías de la
información a los archivos.
5. Soluciones Identificar ¿Cómo puedo  Análisis de la organización
técnicas y herramientas para mejorar la gestión de
tecnológicas mejorar la gestión documentos?  Identificación de tipos
documental documentales.
 Soluciones técnicas para la
gestión electrónica de
documentos
 Adopción tecnológica e
implementación
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Para la evaluación se tomara en cuenta:
 Las habilidades adquiridas para el análisis normativo.

4.  La rigurosidad en la descripción.
 La participación en las sesiones.
Evaluación sumativa: de acuerdo con la exigencia de la institución para cualificar el nivel de competencias y
está compuesta por tres cortes, Primer corte 30%, segundo corte 30% y tercer corte 40% y la escala de las
mismas es de 1 a 5.
Cada uno de los cortes pueden estar conformados por una, dos o más actividades cuyo promedio constituye un
corte
Evaluación formativa:
Se debe identificar las fortalezas y debilidades que pueda tener el conjunto de estudiantes.
OBSERVACIONES DEL PROFESOR: Se les brindará asesoría adicional individual a cada uno de los estudiantes
previa coordinación o concertación de espacios de tiempo con cada uno de los estudiantes a la medida de sus
inquietudes, la intensidad es de acuerdo a necesidad del estudiante y complejidad de su trabajo final,
igualmente se atenderán a los estudiantes a través de la internet o telefónicamente.
FIRMA DEL DOCENTE: